Aufgaben Was ist zu tun? Erledigt Ja/Nein

Transkript

1 Checkliste für Vereine Fit für SEPA (Single Euro Payments Area) Damit Ihr Verein fit für SEPA wird, haben wir für Sie eine Check- und Arbeitsliste entwickelt. Für Fragen steht Ihnen Ihre Volksbank Kur- und Rheinpfalz eg gern zur Verfügung und unterstützt Sie. Aufgaben Was ist zu tun? Erledigt / Eventuell benötigte Unterlagen, falls diese der Volksbank Kur- und Rheinpfalz eg noch nicht vorliegen (bitte vorab Rücksprache mit dem Kundenberater): aktuelle Satzung Falls noch nicht erledigt, Kopie der Satzung möglichst vor dem vereinbarten Termin einreichen. Liegt der Voba KRP die aktuelle Satzung vor? aktueller Vereinsregisterauszug Gläubiger ID Falls noch nicht erledigt, Kopie des Vereinsregisterauszuges möglichst vor dem vereinbarten Termin einreichen. Falls bei der Bundesbank bereits beantragt, Kopie der Gläubiger-ID zum vereinbarten Termin bitte mitbringen. Liegt der Voba KRP ein aktueller Vereinsregisterauszug vor? Liegt der Voba KRP die Gläubiger-ID vor? Vorbereitungen Datum 1. Beantragung einer Gläubiger- Identifikationsnummer (CI) bei der Deutschen Bundesbank, falls noch nicht erledigt 2 Mitteilung der Gläubiger- ID an uns 3. Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung 4. Nutzen Sie für neue Mitglieder die neuen SEPA-Lastschriftmandate Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige Gläubiger-ID. Diese ist über das Internet unter zu beantragen. Die Bundesbank sendet die Gläubiger-ID (CI) per Mail zu. Damit Sie SEPA-Lastschriften einreichen können, muss die Gläubiger ID bei Ihrer Bank hinterlegt sein. Die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften muss neu vereinbart werden Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf der Beitrittserklärung, bzw. dem Aufnahmeantrag, erteilt. Ändern Sie Ihre Formulare und ergänzen diese um folgende Punkte: Gläubiger-ID beantragt? Gläubiger-ID an Bank weitergegeben Neue Inkassovereinbarung unterschrieben Beitrittserklärung geändert Stand

2 - Ihre Gläubiger-ID - Verwendung des Mandatstextes gemäß der offiziellen Vorlage - Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds Wenn Sie kein eigenes Formular für die Aufnahme eines neuen Mitglieds haben, stellen wir Ihnen gerne Mandatsformulare zur Verfügung. 5. Mandatsreferenz festlegen Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Sie können z.b. die Mitgliedsnummer als Referenznummer verwenden. Mandatsreferenz festgelegt 6. Keine Einreichung von beleghaften Lastschriften ab dem möglich 7. Keine Einreichung von DTA-Disketten oder CDs mehr möglich 8. SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. Bisher haben Sie ihre Beiträge per Beleg bei uns eingereicht. Unter SEPA gibt es diese Möglichkeit nicht mehr. Sprechen Sie uns zur Umstellung an. Unter SEPA ist die Einreichung von DTA-Datenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns den Beitragseinzug einfach online und sprechen uns zur Umstellung an. - Die ProfiCash-Software ist dafür bereits vorbereitet - Dateien, die Sie erstellen, können Sie direkt über Online-Banking verarbeiten. Die Software, mit der Sie Ihren Beitragseinzug durchführen, muss SEPA-fähig sein und muss Daten verarbeiten können (wie z.b. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw.) - Unsere Vereinssoftware GENO-Verein ist ab der Version 6.4 fit für SEPA - Die ProfiCash-Software kann ab der Version 10 SEPA-Lastschriften verwalten In beiden Programmen werden die SEPA-Funktionen durch kostenlose Umstellung der beleghaften Lastschriften auf Online Banking bzw. auf eine Software Umstellung der Datenträger auf Online Banking Software ist auf aktuellem Stand/ SEPA-fähig Software ist veraltet/nicht SEPA-fähig Update wurde bestellt Stand

3 9. Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Online-Updates weiter ausgebaut. Ältere Versionen der oben genannten Programme unterstützen die SEPA-Funktion nicht. Verwenden Sie die Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPAfähig ist. Legen Sie fest, ab welchem Zeitpunkt Sie SEPA-Lastschriften einziehen. Bitte daran denken, dass bis zum die Umstellung abgeschlossen sein muss. Zeitpunkt festgelegt, ab wann die Umstellung auf SEPA-Lastschriften erfolgen soll 10. Künftige Termine für den Beitragseinzug festlegen (s. Punkt 14 ff.) Umstellung 11. Umwidmung/Wandlung der bestehenden Einzugsermächtigung in SEPA-Lastschriftmandate Bislang haben Sie Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums etwa "zum hresanfang / Mitte November" eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich und im Original vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Basis-Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Die Nichtvorlage einer original unterzeichneten Einzugsermächtigung hat keine Gültigkeit für eine Umstellungslösung. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung unterrichten. Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht ausschließlich per Brief an jedes einzelne Mitglied! Der Informationstext kann unter Angabe folgender Punkte lauten: Beitragstermin festgelegt am Name und Anschrift Verein Datum der brieflichen Unterrichtung Gläubiger- Stand Einzugsermächtigung liegt vor Benachrichtigung der Mitglieder über die Wandlung erfolgt am:

4 12. Einholung neuer SEPA- Mandate 13. Aufbewahrung der Mandate Identifikationsnummer Mandatsreferenz Name des Vereinsmitglieds Adresse des Vereinsmitglieds Überschrift: Änderung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschriftmandat Sehr geehrtes Mitglied, zum Einzug des hresbeitrages verwenden wir Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung. Ab dem TT.MM.JJ (Datum Brief Vorabankündigung) ziehen wir den Beitrag als SEPA-Lastschrift ein. Mit freundlichen Grüßen XXX Anmerkung: Es besteht die Möglichkeit in die Umwidmung die sog. Vorabinformation/(Pre-Notification) mitaufzunehmen und das Datum und den Fälligkeitstermin mitzuteilen (siehe Punkt 14). Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt (Punkt 9) nur noch SEPA-Mandate. Diese sind für alle neuen Mitglieder aber ggf. auch für jene notwendig die nicht gewandelt werden konnten, weil die Einzugsermächtigung nicht vorlag. Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA- Mandate im Original vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare dementsprechend auf. Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Mitglieder, die austreten und nach mehr als 3 hren erneut beitreten, müssen ein neues Mandat unterzeichnen. Neue Formulare im Einsatz Ablage der Mandatsformulare geregelt 14. Vorabinformation (Pre- Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder Notification) über die mit einem Vorlauf von mindestens Beitragsbelastung 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin (siehe Punkt 10) über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren Mitgliedern beispielsweise in der Satzung vereinbart werden. Stand kürzere Vorlauffrist wurde beschlossen

5 Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht für die Vorabankündigung ausschließlich per Brief an jedes einzelne Mitglied! Der Informationstext kann unter Angabe folgender Punkte lauten: Name und Anschrift Verein Datum der Unterrichtung Gläubiger- Identifikationsnummer Mandatsreferenz Name des Vereinsmitglieds Adresse des Vereinsmitglieds Überschrift: Änderung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschriftmandat Vorabankündigung wurde geregelt. Mitteilung erfolgt am/per: Aufnahmeantrag wurde um Vorabankündigung ergänzt 15. Einreichung / Vorlauffristen Sehr geehrtes Mitglied, den Mitgliedsbeitrag in Höhe von xx.- Euro ziehen wir mit einer SEPA- Lastschrift von Ihrem Konto IBAN DE bei der xy-bank XYZZZDEKKDWS jährlich zum 1. März, beginnend mit dem 01. März 2014, ein. Fällt dieser Tag nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Mit freundlichen Grüßen XXX Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil des Aufnahmeantrags / der Beitrittserklärung sein! SEPA-Lastschriften müssen mit einer Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet: - bei erstmaliger Einreichung 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin - danach 3 Bankarbeitstage Achtung! Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA-Lastschrift durch Sie als Verein insgesamt. Vielmehr geht es um Ihr Mitglied, bei dem erstmals oder zum Zeitvorlauf eingeplant die Einreichung bei der Bank erfolgt am Stand

6 16. Rücklastschriften mangels Deckung / erneute Einreichung Weitere Informationen wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA- Lastschrift abgebucht wird. Beispiel: Sie haben 2013 für sämtliche Mitglieder erstmalig SEPA- Lastschriften eingereicht. Dabei haben Sie die Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeitstermin bei uns eingereicht führen Sie einen wiederholten Beitragseinzug durch. Dabei sind auch 3 neue Mitglieder zu belasten. Für jedes Mitglied, das bereits 2013 seinen Beitrag per SEPA-Lastschrift abgebucht bekommen hat, dürfen Sie "wiederholte" Lastschriften einreichen. Diese dürfen spätestens 3 Arbeitstage vor Fälligkeit bei Ihrer Bank eingereicht werden. Für die o.g. 3 neuen Mitglieder ist es aber die "erstmalige" Belastung. Deshalb müssten diese 3 mit den vollen 6 Tagen vor Fälligkeit eingereicht werden. Da dies in der Praxis schwer zu handhaben sein könnte, empfehlen wir Ihnen die Lastschriften 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. Möglicherweise ergeben sich im Lauf der kommenden Monate neue Fristvorgaben seitens der Gesetzgebung. Trotzdem dass Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die Fristen gemäß der Punkte 14 u. 15 gelten. Wenn Sie wie oben empfohlen kürzere Fristen für die Vorabankündigung festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt Aktuelle und weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Homepage (z.b. der sog. SEPA-Navigator = Online Hilfe zur Umstellung auf SEPA). Stand