Methodische und organisatorisch-technische Maßnahmen im Kontext der Einführung der Goethe-Card

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1 Methodische und organisatorisch-technische Maßnahmen im Kontext der Einführung der Goethe-Card Hansjörg Ast Hochschulrechenzentrum Goethe Universität Frankfurt am Main 1 Subtitel

2 Die Goethe Universität Frankfurt am Main Gegründet 1914 als Stiftung Frankfurter Bürger Seit wieder eine Stiftungsuniversität (rechtsfähige Stiftung des öffentlichen Rechts) Zur Zeit Studierende, ca. 600 Professoren, 2000 wiss. MitarbeiterInnen, 2500 techn.-administr. Angestellte. 4 Campi im Stadtgebiet Traditionscampus Bockenheim geisteswissenschaftlicher Campus Westend naturwissenschaftlicher Campus Riedberg medizinischer Campus und Klinik Niederrad

3 Die Goethe-Card Bibliotheksausweis Studierendenausweis Universitätsausweis Kopierkarte oder Gastkarte Kopierkarte Parkkarte für Tagesgäste

4 Status: Funktionen der Goethe-Card Funktion Bibliothek Stud. Mitarbeiter Kopierk. Gastk. Bib. Nr. Mat/Pers Nr. Schließnr. Gleitzeit Schrank Sub/Kont. Geldbörse ÖPNV DienstKfz Parkplatz in Produktion 2 Wochen 2 Monate < 6 Monate

5 Beteiligte Institutionen ASTA Präsidium Datenschutzbeauftragte Finanzbuchhaltung Personalrat Personalabteilung Studierenden -verwaltung Immobilienmanagement Campusservice Finanzamt HRZ Beschaffung u. Anlagenwirtschaft Bibliothek Studentenwerk PA Klinik 5 Subtitel

6 Technische Voraussetzungen Konsolidierte elektronische Identität Identity Management Hintergrundsystem(e) zur Verwaltung von Applikationen Datenbanken Mechanismen zur Verwaltung der Hintergrundsysteme Webschnittstellen zur Administration Nur Kernanwendungen schreiben auf die Karte, alle anderen lesen Mechanismus zum Karten update Validierungsdrucker

7 Technische Voraussetzungen Nach der Produktion unveränderlicher Bereich TRW-Streifen : Thermo Read Write Temporär bedruckbarer Bereich: Wird an den Validierern bedruckt (mehrfach) Chip

8 Lesbare Informationen Gespeicherte Informationen Name und Bild - Bibliothekskontonummer Bibliothekskontonummer - Matrikelnummer/Personalnummer Gültigkeit Semestergültigkeit / Kartengültigkeit ÖPNV Stud.Werk / Palmengarten - - private und dienstl. Börse Kartenseriennummer Kartenseriennummer - Status (0 = Student, 1 = Mitarbeiter) - Firma (0 = FH, 1 = Uni) - Schließsystem(pseudonyme Schließnummer) Schrankschließung Fahrberechtigung Dienstkfz

9 Workflow Kartenerstellung Batch > 8.000/a Immatrikulation Einstellung elektr. Identität Antrag von Kostenst.- Verantwortlichem (online) Fotostudio < 2000/a

10 Kartenupdate Alle Änderungen werden in Hintergrundsystem(en) gespeichert Gültigkeit (Rückmeldung, Verlängerung Arbeitsvertrag, Verlängerung Status als externer Mitarbeiter) Aufbuchung dienstlicher Kontingente für Druck und Kopie, Erteilung/Entzug Fahrberechtigung für Dienst KFZ, Jobticket Update von Chip und TRW Streifen im Validierungsdrucker Aufladen priv. Geldbörse mit Bargeld oder EC-Karte mit PIN Alle weiteren Anwendungen fragen nur das Hintergrundsystem

11 Beispiel Hardware Nutzung der Validatoren Validatoren, die Schnittstelle zwischen IMS und Karte Löscht und beschreibt den TRW Streifen Aktualisiert Informationen auf dem Chip

12 Administration: Vollständig Web-basiert mittels Java-Servlets auf Applicationsserver (Tomcat) Rollen sind in HRZ-DB abgelegt je nach Rolle bekommt man das individuelle Menue der möglichen Tätigkeiten serviert Rollen können delegiert werden z.b. Kostenstelleninhaber delegiert Recht zur Kontingentbuchung an Sekretariat, und Beantragung von externen Mitarbeitern an seinen Assistenten

13 Adminoberfläche steht jedem zur Verfügung Rollenkonzept subsidär Vererbung/Delegation eigener Rechte in jeder Hierarchiestufe

14 Maske Fahrerlaubnisverwaltung

15 Rechtliche Rahmenbedingungen Bibliotheksausweis Benutzungsordnung für das Bibliothekssystem der Johann Wolfgang Goethe- Universität (Bibliotheksbenutzungsordnung) vom 23. September 2005 in der Fassung vom 15. Januar 2008 Studienausweis Satzung der Johann Wolfgang Goethe-Universität zum Studienausweis als Chipkarte Fassung vom 11. September 2008 (Chipkartensatzung). Veröffentlicht am Mitarbeiterausweis Satzung der Johann Wolfgang Goethe-Universität über die Einführung der Universitätskarte 'Goethe-Cardplus' vom 31. März 2009 (Satzung Universitätskarte Goethe-Cardplus). Veröffentlicht am ) Dienstvereinbarungen zur Einführung und zum Betrieb der Universitätskarte - [DV Universitätskarte] über die gleitende Arbeitszeit über die Einrichtung und Anwendung elektronischer Schließsysteme Datenschutzverfahren

16 Organisatorische Maßnahmen Vor Einführung der Goethe-Card fand keine Organisationsuntersuchung und entwicklung statt Schrittweise Einführung, zunächst nur Kernapplikationen Bibliotheksausweis ( ) Bibliothek, private Geldbörse Studierendenausweis (Gültigkeitsaufdruck, Asta-RMV Semesterticket) Mitarbeiterausweis (Jobticket, Fahrberechtigung für Dienst-KFZ) FB 1-15 externe Mitarbeiter Mitarbeiterausweis für FB 16 (Medizin) Zug um Zug Einführung der weiteren Applikationen, jeweils in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Fachabteilung Einbeziehung von ASTA, Personalrat, BDSB von Beginn an Beteiligung der jeweiligen Fachabteilungen

17 Treibende Faktoren Einführung eines neuen Bibliotheksausweis bei Eigentümerwechsel der Stadt- und Universitätsbibliothek von der Stadt Frankfurt zum Land Hessen Studierendenausweis: Auftrag des Präsidiums Mitarbeiterausweis: Wunsch des Personalrats insb. in Verbindung mit dem Jobticket Weitere Anwendungen: Wunsch des Kanzlers nach multifunktionaler Nutzung der Karte Arbeitserleichterungen für Fachabteilungen Reduzierung der Stand-alone Systeme mit eigner Nutzerverwaltung Kostenersparnis: keine separaten Kopierkarten, keine Gleitzeit-Terminal-Chips, kein eigener Bibliotheksausweis

18 Credo der Einführung Reden, reden und nochmals reden Disziplin bei Datenerzeugung in Quellsystemen Fachabteilungen dürfen nicht den Eindruck gewinnen, dass ihnen Aufgaben entzogen werden, die sie zu ihren Kernaufgaben zählen. Inhaltliche Administration muss bei der Fachabteilung bleiben, HRZ ist Technologiepartner. Neues Verfahren sollte Arbeitserleichterungen und Vereinfachungen mit sich bringen.

19 Beispiele der Arbeitserleichterungen Aufdruck Fahrberechtigung einige Clicks im Browser vers. Ausstellung und Administration eigner Fahrberechtigungskarten. Kopierer Statt Abrechnung der Kopierer mit den einzelnen Kostenstellen, Sammelkonto, das von den Kostenstellen selbst gefüllt wird und nur noch zentrale Abrechnung mit den Betreibern der Kopiersysteme. Vereinfachung der Schließsystemlogik, da keine Gebäude übergreifenden Schließberechtigungen mehr verwaltet werden müssen. Verminderung der Bargeldentsorgungskosten

20 Iststand (ohne Sperrungen + Fernleihkarten) aktive Karten Mitarbeiter; 4263; 4% Bibliothek; 51874; 45% Studenten; 57292; 50% Sonderkarten; 1397; 1% Externe; 426; 0%

21 Chronik der Kartenproduktion 9000 Noch aktive Karten Sep 06 Nov 06 5 Jan 07 Mrz Mai 07 Jul Sep Nov 07 Jan Mrz Mai 08 Jul Sep Nov 08 Jan Mrz Mai Jul 09 Sep Nov 09 Jan Mrz Mai Jul

22 Personaleinsatz Einführungsphase: 6-8 Personen (HRZ) Dauerbetrieb Kartenversorgung und Publikumsverkehr: 2.5 Personen in der Benutzerverwaltung zu ca. 50 % Arbeitsbelastung hat deutliche Lastspitzen Einführungsprozess der weiteren Applikationen 2 Personen für Projektmanagement und Programmierung. Bedarf reduziert sich aktuell, da Parkplatz die letzten größere Applikation ist, die eingeführt wird Langfristig 2 FTE, anteilig auf mehrere MitarbeiterInnen verteilt