Benutzerhandbuch. Herbert

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1 1 Benutzerhandbuch Herbert

2 2 Inhaltsverzeichnis Allgemeines Erste Schritte Anlegen eines Kunden Anlegen eines Lieferanten Erstellung eines Angebots über Dokumente Umwandlung eines Angebots in einen Auftrag Allgemeines

3 3 Erste Schritte mit Herbert - das Herholz-Angebotsprogramm auf Basis der Software der Firma MoveIT Um Ihnen Ihren Einstieg in Herbert zu erleichtern, bieten wir Ihnen hier übersichtlich eine Kurzanleitung über die ersten wichtigsten Funktionen, wie > Einrichtung und Installation der Software > Anlegen eines Kunden > Anlegen eines Lieferanten > Anlegen eines Angebots > Umwandlung des Angebots in einen Auftrag und Auslösen der Bestellungen A Installieren Sie die Software entsprechend der Anleitung, die Sie per Post direkt von MoveIT bekommen haben. B Laden Sie die Herbert-Stammdaten entsprechend der Anleitung unter Einspielen_Stammdaten.pdf ein. 1 Legen Sie die Stammdaten-CD in das CD-Laufwerk Ihres Rechners ein 2 Starten Sie 3 Melden Sie sich wie folgt an: Benutzername: ISS / Kennwort: ISS 4 Wählen Sie im Menüpunkt Datei den Punkt ISS-Tools 5 Wählen Sie hier im Menüpunkt Programme den Punkt Update 6 Starten Sie die Installation durch Auswahl der Datei setup.scr (manchmal auch nur Setup ) auf der CD im Ordner Daten. Die Installation beginnt automatisch. 7 Während der Installation erscheint die Maske PIN/TAN-Abfrage. Hier geben Sie folgende Daten ein: a Land / PLZ: Ländercode ( D für Deutschland) und Postleitzahl b Kunden-Nr.: 8-stelliger Code, beginnend mit einem K oder I (Kunde oder Interessent), gefolgt von Nullen und Ihrer Herholz-Kundennummer (K00xxxxx) c PIN: hier geben Sie ISS ein d TAN: hier geben Sie ISS ein

4 4 Anlegen eines Kunden A Starten Sie und melden sich mit Ihren Benutzerdaten an. B Öffnen Sie im Navigator (links) mit einem Klick auf das Pluszeichen den Punkt Adressverwaltung. C Klicken Sie nun im Navigator auf den Punkt Kunden. Sie sehen hier eine Auflistung der bereits angelegten Kunden. Um einen neuen Kunden zu erfassen klicken Sie nun auf das Symbol Erfassen. D Geben Sie nun alle wichtigen Informationen rund um den Kunden ein und wählen anschließend die Schaltfläche Speichern. Der Kunde ist nun angelegt und es können Angebote und Aufträge für ihn erstellt werden.

5 5 Anlegen eines Lieferanten A Starten Sie und melden sich mit Ihren Benutzerdaten an. B Öffnen Sie im Navigator (links) mit einem Klick auf das Pluszeichen den Punkt Adressverwaltung. C Um einen neuen Lieferanten anzulegen, wählen Sie in der oberen Menüleiste das Symbol Erfassen oder klicken Sie auf den Punkt Adressen und anschließend auf das Symbol Erfassen. D Geben Sie nun alle wichtigen Informationen rund um den Lieferanten ein und wählen anschließend die Schaltfläche Speichern.

6 6 Erstellung eines Angebots über Dokumente A Starten Sie und melden sich mit Ihren Benutzerdaten an. B Öffnen Sie im Navigator (links) mit einem Klick auf das Pluszeichen den Punkt Dokumente. C Klicken Sie nun im Navigator auf den Punkt Angebote. D Um ein neues Angebot anzulegen, wählen Sie in der oberen Menüleiste das Symbol Erfassen. Es öffnet sich die Kundensuche.

7 7 E Wählen Sie hier den entsprechenden Kunden aus, für den Sie das Angebot erstellen möchten. F Das Angebot ist nun mit einer eindeutigen Angebotsnummer angelegt. Sie können dem Angebot noch einen Betreff (Bauvorhaben, Kommission, etc.) geben. Für eine schnellere Wiedervorlage des Angebots klicken Sie auf das Symbol Navigator-Bearbeiten. Der Kunde wird nun im Navigator angezeigt. G In der Positionsübersicht des Angebotes können Sie nun die einzelnen Positionen erfassen. Dazu wählen Sie in der Menüleiste der Positionsübersicht das Symbol Erfassen. Es wird automatisch die erste Position angelegt.

8 8 H Mit einem Doppelklick in das blinkende Feld Modell oder mit Befehl F4 öffnet sich die Modellsuche. I In der Modellsuche wählen Sie den Ordner des jeweiligen Lieferanten aus (links). Es öffnet sich die jeweilige Struktur der Lieferantendaten. J Wählen Sie den gewünschten Artikel durch einen Doppelklick auf die Bezeichnung aus (rechts). Der Artikel wird automatisch in die erste Übersicht eingesetzt. K Durch die Bestätigung mit Enter oder öffnet sich der Konfigurator für diesen Artikel L Hier bewegen Sie sich zwischen den einzelnen Feldern mit der Tabulator- Taste vor. Sind Sie am Ende der jeweiligen Maske angekommen, erreichen Sie die nächste Maske durch einen Klick auf Enter. Ab dem Maßbereich führt der Befehl 2 zu einem automatischen Ausfüllen der Masken mit Standard Beschlägen, Türblattund Zargenausstattungen.

9 9 M Ist die Checkliste komplett abgearbeitet, erscheint eine Meldung, dass der Artikel vollständig erfasst ist und ob Sie die Konfiguration für diesen Artikel beenden wollen. Klicken Sie auf Ja und Sie sehen in der Preisübersicht nun den vollständig erfassten Artikel. N Es öffnet sich automatisch die nächste Position. Entweder können Sie nun direkt einen weiteren Artikel erfassen oder durch einen Klick auf Escape diese neue Position abbrechen und die bereits erstellte Position bearbeiten (siehe Punkt O). das Duplizieren einer Position das Löschen einer Position das Anzeigen des Positionsinhaltes O Scrollen Sie weiter nach rechts und Sie sehen alle wichtigen Angaben rund um den ermittelten Artikel. Sie haben hier noch weitere Möglichkeiten, wie: das Anzeigen des Positionstextes das Öffnen des Konfigurators zum bearbeiten bestehender Positionen

10 10 P Das Angebot können Sie nun für Ihren Kunden exportieren. Dazu wählen Sie in der Menüleiste der Kopfübersicht des Angebots das Symbol Menü und darunter den Punkt Drucken. Sie können das Angebot entweder als pdf drucken oder die Textbearbeitung öffnen. Hier öffnet sich ein separates Fenster, in welchem Sie den entsprechenden Vordruck auswählen und sich diesen unter Vorschau anzeigen lassen können. (Versenden von Angeboten siehe Kommunikationsschnittstelle S. 17)

11 11 Umwandlung eines Angebots in einen Auftrag und Auslösen der Bestellungen A Starten Sie und melden sich mit Ihren Benutzerdaten an. B Öffnen Sie im Navigator (links) mit einem Klick auf das Pluszeichen den Punkt Dokumente. C Klicken Sie nun im Navigator auf den Punkt Angebote und wählen Sie das Angebot aus, das Sie in einen Auftrag umwandeln möchten. D Klicken Sie auf das Symbol Speichern unter > Auftrag. Dem Angebot wird automatisch eine Auftragsnummer zugeordnet.

12 12 E Wählen Sie nun im Navigator unter dem Punkt Aufträge den soeben erzeugten Auftrag aus. F Wählen Sie dann in der Menüleiste der Kopfübersicht des Auftrags das Symbol Bestellung > Bestellvorschläge erzeugen aus. Alle Bestellungen bleiben dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. G Es erscheint die Meldung Sollen alle zugehörigen Bestellvorschläge auch gleich automatisch zum versenden markiert werden?. Bestätigen Sie diese Meldung mit Ja, so wird der Auftrag nach den Lieferanten gesplittet und die entsprechenden Positionen über die Kommunikationsschnittstelle als Bestellung versendet. Die Auftragsbestätigungen der Lieferanten erhalten Sie über die Kommunikationsschnittstelle zurück. Hinweis Kommunikationsschnittstelle: Zur elektronischen Übermittlung der Bestellungen an die jeweiligen Lieferanten wird eine Kommunikationsschnittstelle benötigt. Bei der Kommunikationsschnittstelle handelt es sich um eine - Adresse bei Ihnen im Hause, die ausschließlich mit einer -adresse bei Herholz kommuniziert. Die Einrichtung der Kommunikationsschnittstelle übernimmt MoveIT für Sie. Die einmaligen Einrichtungskosten von 50 erhalten Sie von Herholz via Gutschrift. Wenden Sie sich einfach an MoveIT Hotline Sofern Sie keine separate -adresse zur Verfügung stellen können, richtet MoveIT eine -adresse für Sie ein und übernimmt die Wartung dieser. Lediglich in diesem Fall entstehen für Sie jährliche Kosten in Höhe von 8.

13 13 Allgemeines Die Darstellung der Adressen A Grundeinstellung der Adressdaten von Familienname und Wohnort jeder Adresse automatisch in Großbuchstaben hinterlegt und wird auch in den Ausdruck so übernommen. Zum ändern dieser Einstellung öffnet man in der Menüleiste den Punkt Systeme Stammdaten Adress-Definition und anschließend klickt man mit der linken Maustaste auf Adressformat. Nun können alles gewünschten Standards eingestellt werden. B Wie oben beschrieben können auch Einstellungen zum Kurznamen geändert werden. Der Kurzname dient in verschieden Sichten zur Übersicht der vorhandenen Daten, aber auch in einzelnen Masken zur Suche nach einem Datensatz (z. B. Kundenname) und wird aus vorab definierten Werten zusammengesetzt (Familienname, Vorname, Land, Postleitzahl und Ort). Einen Sachbearbeiter erstellen Zum erstellen eines Sachbearbeiters klicken Sie im Menü Systeme auf den Punkt Basisdefinitionen Sachbearbeiter. Mit einem Klick auf den Punkt Datei Erfassen werden folgende Felder aktiv: Sachbearbeiter und Bezeichnung. Als Sachbearbeiter kann z. B. die Kostenstelle eingetragen werden und unter Bezeichnung der vollständige Name des Mitarbeiters. Wenn man nun auf die Schalfläche Einfügen klickt, wird der Datensatz gespeichert. Nun kann der Sachbearbeiter bei einem Kunden oder einem Beleg eingefügt werden und ist in den Standardformularen (Angebot, Auftrag, etc.) unter der Belegnummer sichtbar. Wenn adresse und Telefonnummer im Mitarbeiterstamm hinterlegt sind, können diese dem Sachbearbeiter hinzugefügt werden. Der Mitarbeiterstamm Datenerfassung eines Mitarbeiters erfolgt über die Punkte Systeme Stammdaten Mitarbeiterstamm. Durch klicken auf den Punkt Datei Erfassen wird ein Fenster geöffnet. Im Feld Nr./Name aus dem Bereich Adresse wird nun der Wert aus der Maske Sachbearbeiter eingetragen. Das Nachbarfeld zeigt automatisch die Werte des Kurznamen. Der 2. Teil des Bereichs Adresse dient der optionalen Datenpflege. Es ist wichtig die Felder Telefon und auszufüllen, wenn der Mitarbeiter als Sachbearbeiter angelegt ist. Zum Speichern der Daten klicken Sie auf Einfügen.

14 14 Benutzer anlegen Unter dem Menüpunkt Systeme Menü Benutzerstamm können neue Benutzer angelegt werden. Wenn zum ersten Mal ein Benutzer erstellt wird, befinden sich in diesem Fenster 3 Benutzer, welche niemals gelöscht werden dürfen: Benutzer _STDUSR _Standardbenutzer nur intern für Benutzer ISS Supervisor Benutzer erhält alle Rechte Benutzer User Anwender Benutzer erhält nur eingeschränkte Rechte Soll ein Benutzer alle Rechte erhalten und somit Supervisor sein, so markiert man den Benutzer ISS Supervisor und dupliziert ihn mit dem Befehl Datei Duplizieren. Wenn ein Benutzer eingeschränkte Rechte haben soll, wird der Benutzer User Anwender dupliziert. Wenn das Feld Code aktiv ist, kann der neue Benutzer bearbeitet werden. Dann können die Werte in den Feldern bedenkenlos überschrieben werden. Code Stellt den Benutzernamen dar und ist gleichzeitig das Kennwort. Er soll aus mindestens 2 und maximal 8 Zeichen bestehen. Es können Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen verwendet werden. Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant. Name Der Name des Benutzers. Initialen Das Kurzzeichen des Benutzers. Sprache Wenn der neue Benutzer für alle Oberflächen und Menüs in eine andere Standardsprache verwendet, kann diese hier festgelegt werden. Mehrsprachig Wird diese Markierung gesetzt, kann der Benutzer bei der Anmeldung in der Anmeldemaske im Feld Sprache die von ihm gewünschte Oberflächensprache auswählen. Texte In diesem Feld können Informationen zum Benutzer eingetragen werden. Zugeordnete Benutzergruppen und Menü-Daten Diese Felder werden nicht verändert. Sachbearbeiter Hier kann jedem Benutzer ein spezieller Sachbearbeiter zugewiesen werden. D. h., wenn dieser Benutzer z. B. einen neuen Beleg erstellt, wird automatisch der hier ausgewählte Sachbearbeiter im Beleg eingetragen. Zum Speichern auf die Schaltfläche Einfügen klicken.

15 15 Stammdaten pflegen Auf den bereitgestellten CD-Roms(s) befinden sich die Stammdaten der verschiedenen Industrien. Diese Stammdaten können einfach eingespielt werden. Sobald die Lieferanten in verfügbar sind, sollten alle Daten im Lieferstamm gepflegt werden. Die Daten des eigenen Unternehmens des eigenen Unternehmens werden im Verzeichnisknoten Lieferanten unter dem Eintrag EIGENE ADRESSE, A-4600, WELS eingegeben. Die Felder auf den Registerkarten Basisdaten und Zusatzdaten sollten wie gewünscht ausgefüllt werden. Die Daten müssen nach der Bearbeitung gespeichert werden. Die Registerkarten Basisdaten und Zusatzdaten wurden beim einspielen der Daten des/der Lieferanten automatisch gefüllt. Das Feld Eigene Kundennr.: auf der Registerkarte Zusatzdaten sollte mit der Kundennummer, welche Sie bei dem Lieferanten haben, gefüllt werden. Falls Rabatte oder sonstige Einkaufsbedingungen vereinbart wurden, müssen diese auf der Registerkarte Rabatte eingetragen werden. Um die Daten zu sichern muss auch hier eine Speicherung vorgenommen werden.

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