BusinessLine. Kommissionieren in der Warenwirtschaft

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1 BusinessLine Kommissionieren in der Warenwirtschaft 0799

2 1999 Apiras Software GmbH Freiburger Str. 93 D Weil am Rhein Tel / Fax 07621/ Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Dokumentation oder von Teilen daraus sind - in welcher Form und zu welchem Zweck auch immer - ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die Apiras Software GmbH ausdrücklich untersagt. 2

3 Kommissionieren mit der BusinessLine Überblick Bei der Erfassung von Aufträgen bietet die BusinessLine vielfältige Möglichkeiten der Bearbeitung, insbesondere auch bei der Kommissionierung. Zahlreiche Belege, Papiere und Listen ermöglichen eine reibungslose Auftragsbearbeitung und Kommissionierung. Bei einem Auftragseingang haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie zuerst einen Auftrag erfassen und diesen anschließend in einen Lieferschein wandeln, oder ob Sie den Auftrag gleich als Lieferschein erfassen. So sollten Sie sich vor der Auftragsbearbeitung überlegen, welche Belege und zusätzliche Versandpapiere Sie und Ihr Kunde benötigen. Des weiteren sollte geklärt sein, ob Sie anfallende Versand-, Verpackungs,- Versicherungs- und evtl. Entsorgungskosten automatisch berechnen, oder als Pauschale (Prozent des Warenwertes oder festgelegter Wert) dem Kunden in Rechnung stellen wollen. Wenn Sie kein Auftragsformular, bzw. Auftragsbestätigung benötigen, so ist die Erfassung eines Auftrages gleich als Lieferschein sicherlich die einfachste und schnellste Art der Auftragsbearbeitung/Kommissionierung. Hierbei haben Sie jedoch nicht die Möglichkeit Versanddaten zu erfassen und Verpackungs- und Versandkosten automatisch berechnen zu lassen. Sollte die Kommissionierung direkt im Lager/Versand erfolgen, so geschieht dies über das Modul Lager. Hierbei haben Sie noch zusätzlich die Möglichkeit, Packlisten und Packscheine zu erstellen. 3

4 Modul Vertrieb erfassen erfassen Auftrag Lieferschein Direktfakturierung Liefertermine aufteilen (Teillieferung) möglich Liefertermine aufteilen (Teillieferung) nicht möglich Versand, Verpackung Versicherung pauschal in % oder Wert berechnen? Daten über Zuschläge eingeben Versand, Verpackung Versicherung pauschal in % oder Wert berechnen? Auftrag Wechsel zu innerhalb Modul Vertrieb Modul Lager/ Kommissionieren Daten über Zuschläge eingeben Auftrag wandeln nach Rechnung oder Lieferschein Liefertermine aufgeteilt? Auftrag wandeln nach Rechnung oder Lieferschein Kommissionieren Liefermenge eintragen und bestätigen Angezeigte Aufträge auswählen u. markieren Packliste/Packschein drucken automatische Lagerabbuchung Bestell-, Vorschlags- und Liefermenge identisch? Rechnung oder Lieferschein drucken? Packlisten, Packscheine Beleg ohne automatische Versanddaten und -berechnung Beleg ohne Versanddaten und -berechnung Beleg mit Versanddaten und -berechnung Rechnung oder Lieferschein mit Teillieferung drucken? Beleg mit Teillieferung ohne automatische Versanddaten und -berechnung Verpackung, Versicherung und Versand automatisch berechnen? Automatische Berechnung automat. Lagerabbuchung der Verpackung Verpackungs-, Versicherungsund Versandpauschale übernehmen? Begleitpapier f. Sendung drucken Beleg ohne Versanddaten und -berechnung Beleg mit Versanddaten und -berechnung Begleitpapiere für Sendung Beleg mit automat.versanddaten und -berechnung 4

5 Dokumente und Begleitpapiere In der BusinessLine haben Sie neben einem Lieferschein noch zahlreiche andere Dokumente, die gerade im Lager und Versand hilfreich sind. Packliste, Packschein: Diese Dokumente können ausschließlich über das Fenster Kommissionieren erstellt werden. Unter «Lager Kommissionieren» wählen Sie im Fenster zur Kommissionierung den gewünschten Auftrag aus und markieren diesen über die gleichlautende Schaltfläche. Klicken Sie nun die Schaltflächen Packschein und Packliste an und drucken Sie diese Dokumente aus. Packliste: Anhand dieser Liste kann der Mitarbeiter die zu dem jeweiligen Auftrag gehörenden Artikel verpacken, Stückzahl, Artikel- und Artikelnummer kontrollieren und gegenzeichnen. Diese Liste kann somit auch als Nachweis korrekter Verpackungstätigkeit herangezogen werden. In vielen Fällen wird die Packliste auch der zugehörigen Sendung beigelegt, mit Datum und Unterschrift des Mitarbeiters. Bei Reklamationen über fehlende Stückzahlen oder Beschädigung der Verpackung wird diese Liste mitgeschickt, so daß eine genauere Rückverfolgung erfolgen kann. Packschein: dieser Schein dient dem Lagermitarbeiter bei der Vorbereitung der zu verpackenden Artikel. Es ist somit der "Auftrag" für den Mitarbeiter. Anhand dieses Scheins werden für die jeweiligen Aufträge die Artikel aus dem Lager entnommen und verpackt. Begleitpapiere für die Sendung: Begleitpapiere sind neben einem Lieferschein wichtige Dokumente, die einer Sendung beigefügt werden. Insbesondere bei großen Sendungen, die aus vielen Einzelpaketen besteht, kann somit ein besserer Überblick für Paketdienste und Speditionen, Zollformalitäten, aber auch im Wareneingang des Kunden behalten werden. Begleitpapier Paket: dient dazu Inhalt und Stückzahl des Artikels, sowie wichtige Hinweise für das jeweilige Paket auszuweisen. Begleitpapier Sendung: dient dazu, sämtliche Einzelpakete mit Inhalt und Stückzahl aufzulisten. Hinweise zu bestimmten Anlieferungen der Sendung beim Kunden können dieses Papier noch ergänzen. Vertrieb Belegbearbeitung/Kommissionieren Über «Vertrieb Belegbearbeitung» erfassen Sie Ihre Aufträge und erstellen die gewünschten Belege. 1. Auftrag erstellen und in einen Lieferschein wandeln. Hierzu wählen Sie im Belegkopf über den Listfeldpfeil "Auftrag" aus und geben die notwendigen Daten ein. 5

6 In der Positionsbearbeitung wählen Sie die gewünschten Artikel aus. Über die Schaltfläche Liefertermine haben Sie die Möglichkeit, die Liefertermine aufzuteilen (Teillieferung). Haben Sie den Auftrag erfaßt, so wandeln Sie diesen in einen Lieferschein. Über die Schaltfläche Wandeln Beleg im Belegkopf erscheint folgendes Fenster: Wählen Sie "Lieferschein" und klicken auf OK. Da Sie zuvor die Liefertermine aufgeteilt haben, erscheint anschließend das Fenster zur Kommissionierung. Über die Schaltfläche Markieren können Sie die zu kommissionierenden Teillieferungen auswählen. 6

7 Drucken Packliste: drucken Sie hier die zu dem Lieferschein zugehörige Packliste aus. Drucken Packschein: drucken Sie hier den zugehörigen Packschein.! Dieses Fenster zur Kommissionierung erscheint bei diesem Vorgang jedoch nur, wenn Sie bei der Erfassung des Auftrages die Liefertermine aufgeteilt haben. Sind bei einem Auftrag keine Teillieferungen vorgesehen, gelangen Sie direkt in das Fenster für den Mengeneintrag. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mengeneintrag. Für den künftigen Lieferschein werden Ihnen die zugehörenden Artikel angezeigt. Die Felder Auftrags- Menge und Vorschlags-Menge sind vom Programm vorbelegt und können nicht geändert werden. Das Programm schlägt hier automatisch die Vorschlagsmenge entsprechend der Auftragsmenge vor. Tragen Sie im Feld Liefermenge die zu liefernde Anzahl ein.! Ist die eingetragene Liefermenge niedriger als die Auftrags- und Vorschlagsmenge, erfolgt automatisch eine Teillieferung. Bestätigen Sie die eingetragene Menge mit [RETURN] oder wenn die Vorschlagsmenge übernommen werden soll, so klicken Sie auf die Schaltfläche alles buchen. Die Stückzahl wird dann im Feld Liefermenge gemäß der Vorschlagsmenge automatisch übernommen. In beiden Fällen erfolgt eine automatische Lagerabbuchung. Wollen Sie die Kommissionierung unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen, so betätigen Sie die Schaltfläche Unterbrechen. Im Fenster zur Kommissionierung erscheint dann zu dieser Position im Feld Status "Unterbr." 7

8 Einträge fertig: haben Sie keine Liefermenge eingetragen und bestätigt und klicken auf diese Schaltfläche, so gelangen Sie wieder zum aktuellen Auftrag zurück. Haben Sie die Liefermenge eingetragen, bestätigt und auf die Schaltfläche Einträge fertig geklickt, so ist dieser Auftrag kommissioniert, ohne jedoch einen Lieferschein erstellt zu haben. Dieser kann zu einem späteren Zeitpunkt erstellt (gewandelt) werden. Der Auftrag erhält den Status Komm. (für Kommissioniert). Lagerbestand: zeigt den aktuellen Lagerbestand des jeweiligen Artikels an. Beleg erstellen: Wollen Sie keine weiteren Versand- und Verpackungsdaten eingeben, betätigen Sie diese Schaltfläche. Nach einer Abfrage, die Sie mit OK bestätigen wird der gewünschte Lieferschein erstellt und kann gleich ausgedruckt werden. Versanddaten eingeben: zur weiteren Kommissionierung mit Angabe der Versanddaten klicken Sie diese Schaltfläche an. Nachdem Sie die Versandart, sowie die jeweils zuständigen Mitarbeiter eingetragen haben, geben Sie die Verpackung, sowie die benötigte Menge das Gewicht pro Paket und den Gesamtwert der Sendung an. Die Felder Paket-Nr. von..bis werden gemäß Ihren Angaben unter «Basisdaten Basisdaten2 Register Paket-Nr.-Kreis» automatisch vorbelegt. Unter Formulare haben Sie die Möglichkeit auszusuchen, welche Versandpapiere (Begleitpapiere) noch zusätzlich erstellt werden sollen. Paketinhalt: über diese Schaltfläche erhalten Sie weitere Informationen zum Paketinhalt. Sie sehen auf einen Blick, wie viele Artikel für ein Paket und mit welchem Gewicht bestimmt sind. 8

9 Kosten berechnen: betätigen Sie diese Schaltfläche, so werden die Verpackungs-, Entsorgungs und Versandkosten für den jeweiligen Auftrag automatisch berechnet und eingetragen. Zuvor müssen Sie jedoch unter «Vertrieb Stammdaten Verpackungen» und unter «Vertrieb Stammdaten Versandarten» ihre entsprechenden Angaben bereits gemacht haben. Wollen Sie keine automatische Berechnung dieser Kosten, so haben Sie die Möglichkeit die gewünschten Werte auch manuell einzutragen. In beiden Fällen werden diese Zusatzkosten dann bei der Fakturierung einbezogen. Einzelkosten: über diese Schaltfläche gelangen Sie in ein weitere Fenster, das Ihnen Auskunft über die berechneten Verpackungs-, Entsorgungs-, Versicherungs- und Versandkosten geben soll. Sie sehen hier auf einen Blick, wie sich die berechneten Kosten zusammensetzen. Belege erstellen: klicken Sie diese Schaltfläche an, so erscheint folgende Abfrage: Klicken Sie auf OK, so öffnet sich ein weiteres Fenster mit einem Druckdialog: 9

10 Klicken Sie die Kontrollkästchen der Belege an, die Sie ausdrucken wollen (falls dieses nicht in der Maske: Auslieferung / Versand Einzeldaten bereits geschehen ist). Der Druckdialog belegt das Kästchen Lieferschein automatisch vor. Wollen Sie den Lieferschein nicht gleich ausdrucken, so deaktivieren Sie mit einem Mausklick dieses Kästchen. Des weiteren haben Sie die Möglichkeit über eine Druckvorschau die gewünschten Belege auf dem Bildschirm anzusehen. Über Druck Abbrechen werden alle Druckaufträge gelöscht. Sie gelangen anschließend in die Belegbearbeitung zurück, in der Ihnen der eben erstellte Lieferschein angezeigt wird. 2. Auftrag erstellen und in eine Rechnung wandeln. Benötigen Sie keinen Lieferschein, so können Sie einen erstellten Auftrag direkt in eine Rechnung umwandeln. Die Belegwandlung erfolgt analog der zuvor beschriebenen Vorgehensweise. 3. Auftrag gleich als Lieferschein erfassen. In der BusinessLine haben Sie Möglichkeit einen erteilten Auftrag auch gleich als Lieferschein zu erfassen.! Dies ist sicherlich die einfachste und schnellste Art, einen Auftrag abzuwickeln. Beachten Sie jedoch hierbei, daß Sie keine Angaben zu Versand und Verpackung machen können. Des weiteren haben Sie hier nicht die Möglichkeit Liefertermine aufzuteilen. Es erfolgt hierbei keine eigentliche Kommissionierung. Es erscheinen bei der Positionsbearbeitung keine zusätzlichen Fenster (Kommissionierung, Versanddaten etc.). Der Beleg wird wie ein Auftrag erstellt und kann anschließend gleich ausgedruckt werden. Wie bei der Kommissionierung nimmt die BusinessLine auch hier eine automatische Lagerabbuchung der Artikel vor. Eine automatische Berechnung der Versand-, Verpackungs- Versicherungs- und Entsorgungskosten ist hier nicht möglich. 10

11 Wollen Sie dem Kunden trotzdem Zuschläge für Verpackung, Versand etc. zuweisen, so geschieht dies am Belegende des erstellten Lieferscheins. Klicken Sie hierzu in der Positionsbearbeitung auf Belegende. Es erscheint automatisch wie bei Erstellung aller Belege ein Fenster, über das Sie Zuschläge und Nachlässe (z.b. Verpackungs- oder Versandzuschlag) eingeben können. Beachten Sie hierbei, daß Sie nur pauschale Werte (prozentual vom Warenwert oder als fester Betrag) vergeben können. Voraussetzung hierfür sind jedoch Angaben (z.b. Verpackungs- oder Versandzuschlag), die Sie zuvor unter «Basisdaten Zuschläge/Nachlässe» erfaßt haben. Lager Kommissionieren Wird die Kommissionierung Ihrer im Vertrieb erstellten Aufträge über die Abteilung Lager/Versand abgewickelt, so haben Ihre Mitarbeiter über das Modul «Lager Kommissionieren» die Möglichkeit, die erstellten Aufträge anzusehen und je nach Liefertermin auszuwählen, welcher Auftrag zur Kommissionierung weiter bearbeitet werden soll. 11

12 Über die Schaltfläche Tabelle aktualisieren erscheint ein Zusatzfenster, in dem Sie nach Lieferterminen, Artikel, Lager, Warengruppen etc. die anstehenden Aufträge anzeigen lassen können. Markieren: betätigen Sie diese Schaltfläche, so wird der ausgesuchte Auftrag markiert und bei der weiteren Bearbeitung übernommen. Mengeneintrag: klicken Sie auf diese Schaltfläche, so erscheint das Fenster zum Mengeneintrag: Die weitere Bearbeitung erfolgt analog der bereits beschriebenen Kommissionierung. Wollen Sie die Vorschlagsmenge übernehmen, so klicken Sie wiederum auf die Schaltfläche alles buchen. Die Lagerentnahme wird automatisch gebucht. Wollen Sie den Lieferschein ohne Versanddaten erstellen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Beleg erstellen. Machen Sie weitere Angaben zum Versand, betätigen Sie die Schaltfläche Versanddaten eingeben. 12

13 Vertrieb Fakturierung Haben Sie Lieferscheine erstellt und wollen diese nicht gleich in eine Rechnung wandeln, sondern gesammelt fakturieren (Lieferscheine berechnen), so geschieht dies unter «Vertrieb Fakturierung». Geben Sie das gewünschte Lieferscheindatum der zu berechnenden Lieferscheine ein. Handelt es sich um Sammelrechnungskunden, so können Sie über den Listfeldpfeil den vereinbarten Sammelrechnungszyklus auswählen. Über die Register Kunde, Sort Kunde und Sort Beleg haben Sie die Möglichkeit nach verschiedenen Selektionskriterien (Sortierart und Sortierbezeichnung) die gewünschten Lieferscheine auszuwählen. Über das Suchverzeichnis wählen Sie die Kundennummer aus. Wählen Sie das Register Kunde und haben Sie die gewünschte Kundennummer ausgewählt, so werden die zugehörigen Adreßdaten vom Programm hinzugefügt und sind hier nicht überschreibbar. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Start, so gelangen Sie in ein weiteres Fenster, das Ihnen eine Tabelle mit den dazugehörigen Lieferscheinen anzeigt. Über die Schaltfläche Erzeuge Rechnungen können Sie nach Bestätigung eines weiteren Abfragefensters die Rechnungen erstellen. Beim Erzeugen der Rechnungen werden Ihnen in einem Infofeld Daten angezeigt. Nach erfolgreicher Erstellung der Rechnungen erscheint im Infofeld, Fertig. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. 13

14 Über das Menü «Drucken Beleg» können Sie die erzeugten Rechnungen drucken und über «Fakturierung Rechnungen freigeben» übergeben Sie die Rechnungen an die Finanzbuchhaltung. 14

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