g²software service gmbh celle beschäftigt sich mit: besitzt Erfahrungen in folgenden Softwarebereichen: besitzt Erfahrungen in folgenden Branchen:

Transkript

1 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Seite 1 g²sftware service gmbh celle beschäftigt sich mit: Vertrieb und Supprt vn Spezialsftware für die Dienstleistungsbereiche Handelsvertretungen Betntrenntechnik snstige Auftragsverwaltungen Installatin, Supprt und Schulung dieser Sftware Schulung weiterer Standard- und Spezialsftware Anpassung weiterer Individual- und Standardsftware an die Bedürfnisse der Kunden besitzt Erfahrungen in flgenden Sftwarebereichen: Fertigung Auftragsabwicklung Einkauf Buchhaltung Prjektierung Datenbankanwendungen besitzt Erfahrungen in flgenden Branchen: Handelsvertreter Betntrenntechnik- und Abbruchunternehmen Reiseveranstalter Behörden Handel Dienstleistungen Maschinenbau Baustellenabsicherung Labre Autmbilvertrieb betreut Kunden im gesamten Bundesgebiet:

2 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 2 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Inhaltsverzeichnis G²SOFTWARE SERVICE GMBH CELLE... 1 G²FAHRZEUG AUFTRAGSVERWALTUNG FÜR FAHRZEUGHÄNDLER... 2 INHALTSVERZEICHNIS... 2 VORWORT... 3 VORAUSSETZUNGEN... 3 PROGRAMMSTART... 4 STARTSCHIRM (VOLLBILDANSICHT)... 5 STAMMDATEN... 7 GRUNDLAGEN... 7 Währungskurse... 9 FIRMA... 9 PERSONAL Vrgangsübersicht Auftragsübersicht LIEFERANTEN KUNDEN Kundendatenblatt Etiketten Suchen KUNDENARCHIV FAHRZEUGDATEN AUFTRAGSBEARBEITUNG Erzeugen einer Rechnung BEMERKUNGEN... 24

3 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 3 Vrwrt Das Prgramm g²fahrzeug wurde in Zusammenarbeit mit Fahrzeughändlern erstellt, um deren typische Arbeiten cmputergestützt zu verbessern. Das Prgramm g²fahrzeug benutzt verwaltet erstellt erstellt Übersichten erstellt Archivdaten Fahrzeugdaten aus Carcalc der PS-Manager (Datenbanken für Internet-Shps) Kundendaten Mitarbeiterdaten Lieferantendaten Angebte Vermittlungsaufträge Bestellungen Auftragsbestätigungen Fahrzeugavisierungen Lieferscheine Rechnungen Empfangsbetätigungen Zulassungsrechnungen versandte Angebte, Aufträge usw. Rechnungsübersicht Wiedervrlagen Kundenarchiv Vraussetzungen Das Prgramm g²fahrzeug läuft unter Windws98, Windws ME, Windws 2000, Windws NT, Windws XP usw.. Vraussetzung ist das Prgrammpaket Micrsft Office mit Micrsft Access in den Versinen Access 97 der Access Vrteilhaft für die Anwendung sind Kenntnisse in der Bedienung vn Micrsft Windws wie Mausklick, Dppelklick, rechter Mausklick, Shrtcuts, Kpier- Ausschneide- und Einfügeperatinen swie idealerweise über die Verknüpfungsmöglichkeiten innerhalb Micrsft Office. Aufgrund der weiten Verbreitung wurde das Prgramm basierend auf Micrsft Access erstellt. Die Speicherung der Daten in Access-Tabellen garantiert eine leichte Übernahme vn Daten z.b. nach Wrd (z.b. zur Serienbrieferstellung) der nach Excel, um weitere Statistikauswertungen erstellen zu können. S wurde bei der Prgrammierung auch Wert darauf gelegt, möglichst sprechende (Name gibt Hinweis auf Inhalt, z.b. Auftragsdetails sind die Psitinen zu den Aufträgen) Tabellen- und Feldnamen zu verwenden um.g. Datenübernahme zu vereinfachen.

4 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 4 Prgrammstart Nach der Installatin des Prgramms befindet sich auf Ihrem Desktp das Symbl Verknüpfung steht:, das für flgende "C:\Prgramme\Micrsft Office\Office\msaccess.exe" "C:\g²Fahrzeug\auftrag.mde" Durch Dppelklick auf dieses Symbl starten Sie das Prgramm. Es ist natürlich auch möglich, über die Befehlsflge START PROGRAMME g²fahrzeug das Prgramm zu starten. (siehe flgende Abbildung)

5 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 5 Startschirm (Vllbildansicht) Nach erflgtem Prgrammstart sehen Sie das Auswahlfenster des Prgramms auf dem Bildschirm:

6 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 6 Durch Betätigen der entsprechenden Schaltflächen der durch Benutzung entsprechender Tastenkmbinatinen (z.b. gleichzeitiges Drücken der Tasten Alt und G auf der Tastatur betätigen Sie die Schaltfläche mit der Aufschrift Grundlagen, mittels Alt und R betätigen Sie Rechnung usw.) gelangen Sie in die entsprechenden Prgrammzweige:

7 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 7 Stammdaten Das Prgramm g²fahrzeug verwaltet flgende Stammdaten: Grundlagen Firma Persnal Lager Vertreter Lieferanten Kunden Artikel Warengruppen Durch Betätigen der einzelnen Schaltflächen gelangen Sie in die entsprechenden Unterfrmulare: Grundlagen Im Prgrammteil Grundlagen werden grundsätzliche Einstellungen des Prgramms vrgenmmen, wie die Angaben zu Ihrem Unternehmen, die aktuellen Währungskurse und Steuersätze. Außerdem wird hier festgelegt, in welcher Währung alle internen Auswertungen erflgen. Das Prgramm kann Aufträge in mehreren verschiedenen Währungen erstellen; Sie können als z.b. Ihren Auftraggebern in Dänemark die Bestellungen auch in DKK erstellen. Trtzdem werden alle statistischen Auswertungen wie Umsatzlisten in der eingestellten Standardwährung des Prgramms (meist ) erstellt.

8 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 8 Im Menüpunkt Grundlagen definieren Sie, wie die einzelnen Nummernkreise aufgebaut sind, welche Überschriften die erstellten Dkumente bekmmen sllen. In den Untermenüs Währungskurse und Steuersätze tragen Sie weitere Stammdaten ein. Für die Darstellung der unterschiedlichsten Arten vn Nummernkreisen wird im Prgramm ein eigenes Regelwerk benutzt. Die individuellen Möglichkeiten werden dabei berücksichtigt. Beispiele für mögliche Nummernvergabe: An/1000, An/1001, An/ usw. A423-1, A424-1, A usw. R/0012, R/0013, R/ usw. L/0003. L/0004, L/ usw. Art00904, Art00905, Art usw. K0082, K0092, K0102

9 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 9 Währungskurse In diesem Frmular tragen Sie die jeweils gültigen Wechselkurse zwischen verschiedenen Währungen entsprechend dem vrgegebenen Schema ein. Firma Aus diesen Angaben ermittelt das Prgramm die Absenderdaten, die in den einzelnen Reprts (Druckausgaben des Prgramms) benutzt werden. Das Firmenlg, das Sie hier als Grafikdatei (*.jpg der *.bmp) einfügen können, kann ebens in den Reprts benutzt werden, falls Sie Ihre Aufträge, Rechnungen usw. nicht auf bereits bedruckte Kpfbögen drucken.

10 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 10 Persnal Dieses Frmular ist für Infrmatinen über eigene Mitarbeiter zu benutzen. Im Prgramm werden lediglich die Felder Vr - und Nachname zur Bestimmung eines Ansprechpartners verwendet.

11 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 11 Vrgangsübersicht Durch Betätigung der Schaltfläche Vrgänge in den jeweiligen Frmularen gelangt man in die Vrgangsübersicht. Hier sind alle Vrgänge (Angebte, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen) zu sehen. Durch Dppelklick auf die entsprechende Angebtsnummer bzw. Auftragsnummer gelangen Sie zum entsprechenden Angebt, Auftrag usw.

12 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 12 Auftragsübersicht Durch Betätigung der Schaltfläche Angebte gelangt man in die Angebtsübersicht. Hier sind alle Angebte dargestellt. Durch Dppelklick auf die Angebtsnummer gelangen Sie zum entsprechenden Angebt.

13 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 13 Lieferanten Im Frmular Lieferanten können Sie alle relevanten Adressangaben zu Ihren Lieferanten swie die entsprechenden Ansprechpartner eintragen.

14 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 14 Kunden Kundendatenblatt Im Frmular Kunden können Sie alle relevanten Adressangaben zu Ihren Kunden eintragen. In diesem Frmular können Sie als Kurzübersicht ebens alle Lieferanten, alle zugerdneten Termine und die zugerdneten Ansprechpartner sehen.

15 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 15 Durch Betätigung der Schaltfläche Liste erhalten Sie eine Übersichtsliste über alle gespeicherten Kunden, nach Pstleitzahlen srtiert. Durch Betätigung der Schaltfläche Drucken erhalten Sie diese Übersicht für den ausgewählten Kunden: Etiketten Durch Betätigen der Schaltfläche Etiketten können Sie Adressetiketten für den ausgewählten Kunden erstellen lassen. Für das Aussehen der Etiketten sind mehrere Varianten möglich, diese passen wir Ihnen individuell an. Suchen Nach Betätigung der Schaltfläche Suchen erhalten Sie das Frmular Kundenübersicht, in dem Sie durch Dppelklick auf den Kundennamen sfrt zum gesuchten Kunden wechseln können:

16 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 16 Kundenarchiv Zur Erleichterung der Arbeit mit Ihrem Kundenstamm gibt es die Möglichkeit, nicht mehr im unmittelbaren Zugriff benötigte Kundendaten zu archivieren. Hierbei werden alle Angebte usw. des archivierten Kunden aus der aktiven Datenbank entfernt. Eine Infrmatin darüber, welche Vrgänge mit diesem Kunden abgewickelt wurden, wird in das Bemerkungsfeld des Kundenarchivs geschrieben. Fahrzeugdaten Ein weiterer wesentlicher Teil der Stammdaten sind die Fahrzeugdaten: Die Fahrzeugdaten verwalten Sie jedch in der Datenbanklösung, mit der Sie Ihre internet- Fahrzeugdatenbestände pflegen (z.b. CarCalc der PS-Manager). Das Prgramm g²fahrzeug kann Ihnen die Fahrzeugdaten und deren Zubehördaten anzeigen, aus Gründen der Datensicherheit und zur Wahrung Ihrer Garantieansprüche bei auftretenden Fehlern erlaubt Ihnen g²fahrzeug keine Änderung dieser Daten:

17 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 17 Per Dppelklick auf die Mdellbezeichnung gelangen Sie zu flgendem Bild, in dem Ihnen die in der Datenbank vrhandenen Zubehördaten angezeigt werden:

18 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 18

19 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 19 Auftragsbearbeitung Die Beschreibung der Auftragsbearbeitung erflgt am Beispiel der Angebte, gilt jedch sinngemäß auch für die Aufträge, Bestellungen, Avisierungen, Rechnungen usw.. Nach Öffnen den Frmulars Auftrag sehen Sie stets zunächst den ersten im System gespeicherten Auftrag. Zum Erzeugen eines Angebts betätigen Sie die Schaltfläche neu (der Tastencde ALT-N): Sie erhalten eine leere Angebtsmaske, die Sie dann durch Betätigen der Schaltflächen Kundenauswahl bzw. Fahrzeugauswahl und Snderzubehör und entsprechende Auswahl vervllständigen können. (siehe flgende Bilder):

20 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 20

21 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 21 Dieses Angebt können Sie nun ausdrucken der per Fax /Mail versenden:

22 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 22 Selbstverständlich gibt es auch hier wieder eine Suchmöglichkeit:

23 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 23 Durch Dppelklicken auf die Angebtsnummer gelangen Sie zum entsprechenden Angebt. Erzeugen einer Rechnung Unter Benutzung der Schaltfläche Rechnung erzeugen können Sie jederzeit aus einem bestehenden Angebt eine Rechnung erstellen (alle Angaben werden in eine neue Rechnung kpiert); ebens können Sie selbstverständlich jederzeit aus einem Angebt eine Auftragsbestätigung der eine Bestellung der wiederum ein Angebt erstellen.

24 g²fahrzeug Auftragsverwaltung für Fahrzeughändler Dkumentatinsstand: Seite 24 Bemerkungen Für die Richtigkeit (Schreibweise) der extern übernmmenen Testdaten übernimmt die g²sftware service gmbh keine Gewähr. g²sftware service gmbh Tränkeweg 5 D Celle Telefn: Telefax: E- Mail inf@g-quadrat.cm