Verarbeitung von SEPA-XML-Dateien aus PC-VAB in ebanking business

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1 Verarbeitung von SEPA-XML-Dateien aus PC-VAB in ebanking business Nachdem Sie im Programm PC-VAB den Zahlungsverkehr auf SEPA umgestellt haben, prüfen Sie bitte, ob bei allen Mitgliedern auch wirklich das Kennzeichen IBAN und BIC für den Zahlungsverkehr verwenden gesetzt ist. Dies können Sie am schnellsten und einfachsten feststellen, indem Sie eine Buchungsliste DTA erstellen lassen. Liefert diese Auswertung ein Ergebnis, so ist noch nicht bei allen Mitgliedern der Zahlungsverkehr auf SEPA umgestellt (vermutlich betrifft dies nur Neu-Mitglieder). Die Buchungsliste DTA erstellen Sie am schnellsten über die Symbolleiste mit folgendem Symbol: Abb 1: Symbol für Buchungsliste DTA Erscheint folgende Meldung, Abb 2: Wenn das SEPA-Kennzeichen richtig gesetzt wurde, liefert die Buchungsliste DTA kein Ergebnis. so ist bei allen Mitgliedern das Kennzeichen richtig gesetzt. Ansonsten drucken Sie sich die DTA-Buchungsliste aus und setzen bitte bei den ausgedruckten Mitgliedern in den Beitragsdaten unter dem Punkt Euro-Zahlungsverkehr SEPA den Haken bei BIC und IBAN sollen für den Euro-Zahlungsverkehr (SEPA) verwendet werden. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie noch Mandate erstellen, falls Sie bei der Neuanlage von neuen Mitgliedern diese nicht erfasst haben. Dies führen Sie bitte über Finanzen->Mandate für SEPA-Lastschrift->Mandate erzeugen (ohne Druck) durch. Bestätigen Sie die folgenden Fenster bitte mit OK und Ja. Seite 1 von 8 Stand:

2 Der eigentliche Beitragseinzug erfolgt nun über den Menüpunkt Finanzen- >Datenträgeraustausch->Euro-Zahlungen (SEPA) über Datenträger (Wechseldatenträger). Abb 3: Erstellen der SEPA-XML-Datei für den Beitragseinzug Bestätigen Sie die nachfolgenden Fenster mit OK: Abb 4: Auswahl des Bankkontos für den Beitragseinzug Abb 5: Festlegung der Sortierreihenfolge des Ausdrucks Abb 6:Auswahl, ob der Einzug für alle Mitglieder erfolgen soll Seite 2 von 8 Stand:

3 Abb 7:Auswahl weiterer Selektionskriterien Abb 8: Auswahl des Terminschlüssels Seite 3 von 8 Stand:

4 Abb 9: Auswahl des Druckers Wählen Sie als Speicherort der SEPA-XML-Datei am besten den vorgeschlagenen Pfad oder ein Verzeichnis aus, welches Sie später für den Upload wieder benötigen. Abb 10: Auswahl des Speicherorts für die SEPA-XML-Datei. Geben Sie das Datum der Ausführung der SEPA-Lastschriften an. Wichtig: bei erstmaliger Ausführung einer SEPA-Lastschrift muss dieses Datum mindestens 6 und darf maximal 45 Werktage in der Zukunft liegen. Dieses Abbuchungsdatum muss den Mitgliedern vorab mitgeteilt werden (Pre-Notification). Seite 4 von 8 Stand:

5 Abb 11: Angabe des Ausführungsdatums Abb 12: Erfolgreiche Erstellung der SEPA-XML-Datei Sollte das eingegebene Datum nicht den Vorgaben entsprechen, so passt das PC-VAB- Programm das Buchungsdatum der Lastschriften ggfs. automatisch an. Abb 13: Anpassung des Buchungsdatums Anschließend erhalten Sie Den Ausdruck des Einzugs sowie einen Begleitzettel für Ihre Unterlagen. Starten Sie nun unser ebanking Business, indem Sie unsere Internetseite aufrufen und dort auf Login->eBanking Business klicken. Abb 14: Aufruf von ebanking business Melden Sie sich hier mit Ihrem VR-Netkey und Ihrer PIN an. Klicken Sie hier nun den Menüpunkt Dateiverarbeitung und anschließend SEPA-Datei an. Seite 5 von 8 Stand:

6 Abb 15: Auswahl der SEPA-Dateiübertragung Klicken Sie anschließend auf Datei übertragen Abb 16:Anklicken von Datei übertragen Klicken Sie auf Durchsuchen. Abb 17: Öffnen des Dialogfelds zum Suchen der SEPA-Datei Hinweis: Je nach verwendeter Betriebssystemversion kann die folgende Maske unterschiedlich aussehen. Seite 6 von 8 Stand:

7 Wählen Sie hier den vorher ausgewählten Pfad, auf dem die SEPA-XML-Datei vom PC-VAB- Programm gespeichert wurde (z. B. C:\PC-VAB\DTA) aus, klicken die DTAUS0.xml-Datei an und bestätigen Sie mit Öffnen. Abb 18: Auswahl der SEPA-XML-Datei Klicken Sie anschließend auf Übertragen. Abb 19: Übertragen der SEPA-XML-Datei Nun wird die SEPA-Datei übertragen und geprüft. Bei weniger als Lastschriften können Sie die Datei nun sofort per klicken auf Freigeben mit einer TAN-Nummer freigeben. Bei mehr als Lastschriften kann die Freigabe erst nach Prüfung der Daten durchgeführt werden, was bis zu 30 Minuten dauern kann. Klicken Sie hierfür unter Aktionen auf Freigeben. Prüfen Sie vor der Freigabe die Beträge anhand Ihres Begleitzettels, den das PC-VAB-Programm Ihnen ausgedruckt hat. Seite 7 von 8 Stand:

8 Abb 20: Freigabe der SEPA-Datei(en) Nach Eingabe der TAN-Nummer erhält die Datei den Status wartet auf Ausführung bis der Fälligkeitstermin erreicht wurde. An diesem Termin werden die Lastschriften gebucht und Ihrem Konto gutgeschrieben und von den Konten der Mitglieder abgebucht. Abb. 21: nach Freigabe der SEPA-Datei. Seite 8 von 8 Stand:

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