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1 Kurzanleitung für Forscher In drei Schritten zu einem vollständigen Profil Stand: Diese Anleitung beschreibt die ersten Schritte zur Komplettierung des eigenen Profils mit entsprechenden Inhalten. Konkrete Hilfestellungen und Nutzungshinweise werden auch direkt im System auf den Bearbeitungsseiten bereitgestellt. Sie können auch jederzeit Ihre(n) AnsprechpartnerIn oder die Projektgruppe an der UNI Kassel unter erreichen. Grundsätzliches zum besseren Verständnis Die in CONVERIS vorhandenen Forschungsinformationen sind in sogenannte Informationstypen wie Projekte, Publikationen, Patente, Aktivitäten und Anträge untergliedert. Jeder Informationstyp hat verschiedene Attribute, die ihn beschreiben. In ihrem persönlichen Profil finden Sie weitere Informationstypen wie Forschungsfelder und Mitgliedschaften. Weiter sind einige Informationstypen über eine oder mehrere Relationen mit anderen Informationstypen verknüpft. Inhalte im öffentlichen Portal sichtbar machen Jeder Informationstyp kann die folgenden Statuswerte annehmen und wird von dem Nutzer gesetzt, der den Inhalt angelegt hat oder ihn gegenwärtig bearbeitet: Wird registriert: Der Inhalt wird gerade registriert und bedarf weiterer Vervollständigung. nicht öffentlich sichtbar: Der Inhalt wurde vervollständigt, ist aber nicht im öffentlich zugänglichen Forschungsportal sichtbar. Öffentlich sichtbar: Der Inhalt wird im öffentlichen Portal für jeden dargestellt. Anmeldung am neuen Forschungsportal der Universität Kassel Der Login erfolgt mit ihrer normalen Kennung durch einen Klick auf LOGIN im rechten oberen Bereich des öffentlichen Portals. Achten Sie darauf, dass Sie, falls Sie 60 Minuten lang im System untätig sind, ausgeloggt werden. Dies ist aus Sicherheitsgründen nötig und schützt Ihre Information. Sollte dies passieren, loggen Sie sich einfach wieder ein. Nach einem erfolgreichen Login sehen Sie die Startseite. Diese bietet Ihnen einen direkten Zugriff auf die folgenden Punkte: () Unter Mein Profil bearbeiten den Zugriff auf persönliche Daten, CV Tätigkeiten und Rufe, PUMA Synchronisierung. () Unter den Icons den Zugriff auf die Liste der Publikationen, Projekte, Patente, Aktivitäten und Anträge. () Unter Berichte den Zugriff auf die Ausgabe von Inhalten. () Unter Inhalte den Zugriff auf weitere Forschungsinformationen. AVEDAS AG 0 / 7

2 () Daten und CV Aktivitäten komplettieren Nach einem Klick auf Das eigene Profil bearbeiten landen Sie in der Bearbeitungsseite ihres Profils. Hier haben Sie die folgenden Möglichkeiten: () Hier können Sie ihren Namen, den akademischen Titel und weitere persönliche Daten bearbeiten. () Hier können Sie ihre Visitenkarte(n) durch einen Klick auf Relatierten Inhalt bearbeiten aktualisieren. () Hier können Sie ihre CV Aktivitäten bearbeiten und ein (schönes) Foto von sich hoch laden. Mit ein paar Einstellungen lassen sich zudem Ihre in PUMA angelegten Publikationen mit der Forschungsdatenbank automatisiert abgleichen. () Ein Klick auf die Kugel bringt Sie immer zurück auf die Startseite Ihre Visitenkarte(n) werden automatisch via Synchronisierung mit IDM angelegt. Zusätzlich können Sie Visitenkarten für Ihre externen Engagements anlegen. () Passen Sie Namen, die Zugehörigkeit durch Klick auf die Kalender-Icons und Ihre Organisationszugehörigkeit an. () Vergessen Sie bitte nicht den gewünschten Prozessstatus und damit die Sichtbarkeit der Visitenkarte zu setzen. Dies sollten Sie bei allen Inhalten beachten. AVEDAS AG 0 / 7

3 Ihre CV Aktivitäten sind in fünf Abschnitte unterteilt. Sie haben folgende Möglichkeiten: () Legen Sie Ihren Bildungsgang an und nutzen dabei die angebotenen Formatierungsmöglichkeiten () Durch Klick auf Anlegen können Sie Ihre Beruflichen Tätigkeiten, Weiteren Qualifikationen oder Rufe auf eine Professur ergänzen. Zum Abschluss wechseln Sie in die Sektion Foto, klicken auf Hochladen, wählen die Bilddatei auf ihrem Computer aus und sind dann mit ihrem persönlichen Profil fertig weiter geht es mit ihren Publikationen. () Publikationen ergänzen und komplettieren Über einen Klick auf das Icon für Publikationen oder den Link Alle anzeigen gelangen Sie in eine Liste ihrer Publikationen. Sie haben die folgenden Möglichkeiten: 5 () Eine neue Publikation anlegen. () Eine Aktion ausführen, wie z.b. eine bestimmte Publikation zu editieren. () Einen Filter setzen und die Liste einschränken z.b. auf die Publikationen mit dem Status Wird erfasst. () Die Liste nach dem Publikationsjahr sortieren. (5) Eine Aktion auf mehrere Publikationen, z.b. die Zuordnung zu einem Themenfeld, ausführen. Zum Anlegen einer neuen Publikation stehen Ihnen mehrere Wege zur Verfügung: () Für das manuelle Anlegen müssen Sie einfach auf den Publikationstyp klicken und schon gelangen Sie in die Bearbeitungsseite. () Der Import aus einer Online-Quelle führt Sie auf eine Seite mit einem Suchfeld. () Beim Import anhand einer Datei z.b. im BibTeX Format, wählen Sie diese Datei auf ihrem Computer aus und bestätigen dann die einzelnen Publikationen. Danach können Sie diese importieren und weiter bearbeiten. () Legen Sie Suchprofile, welche Ihnen die manuelle Suche in den Onlinequellen abnehmen. AVEDAS AG 0 / 7

4 Beim Import aus einer Online-Quelle gehen Sie wie folgt vor: () Geben Sie ihren Nachnamen und ihre Initiale ein. () Klicken Sie anschließend auf Suchen. Damit starten Sie die Suche in den Online-Quellen. () Wählen Sie nun aus der Suchtrefferliste ihre Publikationen aus und klicken Sie anschließend auf Import. () Im letzten Schritt bestätigen Sie bitte die ausgewählten Publikationen indem Sie auf OK klicken. Nachdem die Publikationen über die Suche in einer Online-Quelle oder per Dateiimport im System sind, können Sie diese bearbeiten. Dies entspricht dann auch dem manuellen Anlegen einer Publikation. Zum Anlegen einer Relation gehen Sie wie folgt vor: () In diesem Bereich können Sie den Publikationstyp ändern und weitere Felder wie den Titel oder die Autoren eingeben. () Hier legen Sie die Relationen zu anderen Inhalten fest. Die folgende Grafik beschreibt, wie Sie Relationen zu anderen Inhalten anlegen. () Wichtig: hier setzen Sie den Status der über die Sichtbarkeit der Publikation nach außen entscheidet. () Nicht vergessen: Ihre Eingabe immer mit Speichern beenden. () Wählen Sie die Sektion die die gewünschte Relation enthält also z.b. Zugehörige Projekte um die einer Publikation zuordenbare Projekte / Drittmittelprojekte der UNI zu verknüpfen. () Zur Auswahl eines Projektes steht Ihnen sowohl eine Suche als auch eine alphabetische Liste zur Verfügung. () Nach einer Suche sehen Sie die entsprechende Trefferliste. Fügen Sie nun mit einem Klick auf + das Projekt zur Publikation hinzu. So gehen Sie bei allen Relationen vor. Bitte nicht vergessen: Setzen Sie den gewünschten Status und klicken Sie abschließend auf Speichern. AVEDAS AG 0 / 7

5 () Fehlende Projekte, Patente, Aktivitäten, ZFF Anträge, Promotionen und Promotionsanträge eingeben Und nun die gute Nachricht zum Schluss: bei den genannten Informationsobjekte gehen Sie einfach wie bei den Publikationen vor. Damit sind Ihnen die wichtigsten Funktionen und Vorgehensweisen jetzt bekannt. Einer Vervollständigung ihrer Forschungsinformationen steht nichts mehr im Wege. Los geht s. AVEDAS AG 0 5 / 7

6 () Ausgaben und Datenexport Mit diesem Modul können Daten in beliebiger Kombination von CONVERIS nach Excel exportiert und dort weiter analysiert werden. Dabei wird wie folgt vorgegangen: () Wählen Sie den Inhaltstyp, auf dem Ihr Export basieren soll (z.b. Publikation). 5 () Wählen Sie alle Attribute aus, die in den Export eingehen sollen (z.b. Titel, Abstract etc.). () Wählen Sie dann einen weiteren Informationstyp, der zur Publikation verknüpft ist (z.b. Visitenkarte). () Wählen Sie nun auch hier die Attribute aus, die Sie im Export berücksichtigen wollen (z.b. Funktion). Dieses Vorgehen können Sie bei Bedarf wiederholen. Im Abschnitt Exporteinstellungen können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Klicken Sie auf abschließend auf Export, um die Datei zu erstellen und im passenden Anwendungsprogramm zu öffnen. Sie können hier außerdem eine Vorlage für zukünftige Erstellung der gleichen Tabelle abspeichern. Diese können Sie dann zu jederzeit direkt aufrufen. (5) Berichte Mit diesem Modul können Projekt- und Publikationsberichte sowie ein Bibliometriebericht erstellt werden. () Zeigt Ihnen, wie viele Inhalte sich gemäß Ihren Einstellungen im Bericht befinden werden. () Wählen Sie das Ausgabeformat zwischen Microsoft Word (.doc) und Acrobat (.pdf) und klicken Sie auf Erstellen. () Filtern Sie gemäß Ihren Vorstellungen zwischen standardisierten Attributen oder über definierte Informationsobjekte wie Personen, Organisationen, etc. Bitte beachten Sie: Je nach gefilterter Datenmenge kann eine Berichtserstellung etwas Zeit in Anspruch nehmen. AVEDAS AG 0 6 / 7

7 (6) CV Mit diesem Modul erstellen Sie Ihren CV welcher Ihnen Ihre Informationsobjekte aggregiert darstellt. () Wählen Sie die Visitenkarten, welche Sie als Basis für Ihren CV zugrunde legen. Inhalte welche an eine nicht gewählte Visitenkarte relatiert sind werden auch nicht in den CV übernommen. () Stellen Sie individuell die Inhalte in Ihrem CV ein. () Wählen Sie das Ausgabeformat zwischen Microsoft Word (.doc) und Acrobat (.pdf) und klicken Sie auf Erstellen. AVEDAS AG 0 7 / 7

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