OUTLOOK Der schnelle Einstieg in Outlook Den Ordner- und Lesebereich richtig nutzen

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1 1 Der schnelle Einstieg in Outlook 2016 Den Ordner- und Lesebereich richtig nutzen Level Zeit ca. 5 min Outlook-Module anschauen Größe der Bereiche ändern Zoomregler und Ansichtssteuerung nutzen 1. Starten Sie Outlook. 2. Klicken Sie im Navigationsbereich nacheinander auf die verschiedenen Modulschaltflächen, um die unterschiedlichen Module anzusehen. 3. Minimieren Sie die Aufgabenleiste und zeigen Sie diese wieder normal an. 4. Minimieren Sie anschließend das Menüband und lassen Sie es danach wieder erweitert anzeigen. 5. Wechseln Sie zum Modul Kalender und vergrößern Sie mithilfe des Zoomreglers die Anzeige. 6. Wechseln Sie im Modul über die Ansichtssteuerung zwischen der Leselayout- und der Normalansicht. 1

2 2 s richtig nutzen Ordnung im Posteingang Level Zeit ca. 5 min Ordnerliste einblenden Ordner erstellen, umbenennen und löschen Elemente kopieren 1. Erstellen Sie für den Ordner Posteingang einen neuen Ordner mit der Bezeichnung Private s. 2. Ziehen Sie einige s aus Ihrem Posteingang in den neuen Ordner. 3. Zeigen Sie die Ordnerliste an. 4. Benennen Sie den Ordner Private s in Private Mails um. 5. Löschen Sie den Ordner Private Mails. 2

3 2 s richtig nutzen avoriten nutzen und Mails sortieren oder suchen Level Zeit ca. 10 min avoriten nutzen Suchordner erstellen und öffnen 1. Erstellen Sie unter den avoriten einen Ordner mit dem Namen Wichtig. 2. Verschieben Sie zwei beliebige s in den Ordner Wichtig. 3. Erstellen Sie einen Suchordner, in dem nur Ihre ungelesenen s angezeigt werden. 4. Öffnen Sie den neuen Suchordner. 5. Weisen Sie beliebigen s in Ihrem Posteingang eine bestimmte arbkategorie zu. 6. Erstellen Sie einen Suchordner, in dem nur s mit der soeben zugewiesenen arbkategorie angezeigt werden. 3

4 2 s richtig nutzen Kontaktgruppen bzw. Verteilerlisten verwenden Level Zeit ca. 15 min Kontaktgruppen erstellen an eine Kontaktgruppe senden Kontaktgruppe beim Adressieren bearbeiten Kontaktgruppe bearbeiten und aktualisieren 1. Erstellen Sie eine neue Kontaktgruppe und geben Sie ihr den Namen Schulungsteilnehmer. 2. Nehmen Sie vier Teilnehmer der Outlook-Schulung in die Kontaktgruppe auf. 3. ügen Sie ein weiteres Mitglied aus Ihren Kontakten hinzu. 4. Erstellen Sie eine und schicken Sie diese an die neue Kontaktgruppe. 5. Erstellen Sie eine zweite . Adressieren Sie die an die Kontaktgruppe, aber entfernen Sie diesmal vor dem Senden zwei Empfänger. 6. ügen Sie ein neues Mitglied der Kontaktgruppe hinzu. 7. Öffnen Sie das Kontaktformular des Mitglieds und ändern Sie die -Adresse. 8. Speichern Sie das Kontaktformular. 9. Aktualisieren Sie die Kontaktgruppe. 4

5 2 s richtig nutzen -Abwesenheitsnotiz einrichten und Mails von unterwegs prüfen Level Zeit ca. 15 min Abwesenheitsnotiz erstellen Abwesenheitsnotiz deaktivieren Outlook Web App nutzen 1. Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz für ein beliebiges Datum mit einer Abwesenheitsdauer von drei Arbeitstagen ein. 2. Schreiben Sie sowohl für Innerhalb meiner Organisation wie auch für Außerhalb meiner Organisation eine Abwesenheitsnachricht. 3. Bitten Sie einen Teilnehmer der Outlook-Schulung, an Sie eine zu schicken. 4. Deaktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz. 5. Wechseln Sie, falls die Möglichkeit besteht, in die Outlook Web App und melden Sie sich dort mit Ihren Zugangsdaten an. 6. Schreiben Sie einem Teilnehmer der Outlook-Schulung eine und bitten Sie ihn, diese zu beantworten. 5

6 3 Termine und Besprechungen managen Termine eintragen und nicht vergessen Level Zeit ca. 5 min Termine direkt im Kalender eintragen Termindauer ändern Termine verschieben 1. Planen Sie den morgigen Tag wie in der nachfolgenden Abbildung dargestellt. 2. Die Projektrunde findet eine Woche später zur gleichen Zeit statt. Verschieben Sie den Termin entsprechend. 3. Der Termin Outlook-Schulung dauert eine halbe Stunde länger, dadurch verschieben sich alle an grenzenden Termine um eine halbe Stunde. Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor. 6

7 4 Personen Adressen per Mausklick Kontakte anzeigen, einpflegen und weiterleiten Level Zeit ca. 10 min Kontakte erstellen Visitenkarte gestalten 1. Erstellen Sie einen neuen Kontakt und geben Sie die der Abbil dung zu entnehmenden Informationen im Kontaktformular ein. 2. Gestalten Sie die Visitenkarte so, dass sie wie die abgebildete Visi tenkarte aussieht. Verwenden Sie hierzu ein beliebiges Bild. 3. Legen Sie für den Bildbereich den Wert 28% fest und wählen Sie für die Bildausrichtung die Einstellung An Kante anpassen. 4. Speichern Sie die neue Visitenkarte. 7

8 5 Aufgaben Planung leicht gemacht Aufgaben erstellen und organisieren Level Zeit ca. 10 min Aufgabe erstellen Eine Aufgabe zu einem anderen Zeitpunkt beginnen bzw. enden lassen Weitere Informationen einer Aufgabe hinzufügen Aufgaben mit OneNote verknüpfen 1. Erstellen Sie eine Aufgabe für den heutigen Tag und geben Sie der Aufgabe einen ansprechenden Namen. 2. Verschieben Sie den Beginn der Aufgabe auf den morgigen Tag und lassen Sie diese zwei Arbeitstage später enden. 3. Weisen Sie der Aufgabe den Status In Bearbeitung zu und setzen Sie die Priorität auf Hoch. 4. Da Sie schon einen Teil der Aufgabe erledigt haben, setzen Sie den Bearbeitungsstand auf 25%. 5. Verknüpfen Sie die Aufgabe mit OneNote und wählen Sie in OneNote einen entsprechenden Speicherort für die Aufgabe aus. 8

9 6 Outlook organisieren Outlook standortunabhängig verwenden und anpassen Level Zeit ca. 15 min RSS-eed abonnieren RSS-Beitrag im Browser öffnen RSS-eed löschen Wettervorhersage einrichten 1. Öffnen Sie im Webbrowser den Webauftritt von heise online ( wechseln Sie über die angebotenen Hyperlinks zur Webseite mit dem RSS-Angebot für alle Nachrichten von heise online im Atom-ormat ( newsticker/heise-atom.xml) und kopieren Sie die URL aus der Adresszeile Ihres Webbrowsers. 2. Richten Sie ein Konto für diesen RSS-eed in Outlook ein. 3. Zeigen Sie die Liste der Artikel an und öffnen Sie einen Artikel. 4. Ändern Sie den Namen des neu erstellten Ordners in Nachrichten von heise um. 5. Löschen Sie den Ordner. 6. Wechseln Sie in das Modul Kalender und richten Sie die Wettervorhersage für eine Stadt in Ihrer Nähe ein. 9

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