Dienstanweisung. für den Einsatz des Bayerischen Inventarisierungssystems. BayIVS

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1 Dienstanweisung für den Einsatz des Bayerischen Inventarisierungssystems BayIVS Stand: 03/2005 Musterdienstanweisung für den Einsatz des Bayerischen Inventarisierungssystems BayIVS bei... (Dienststelle)

2 Inhaltsübersicht 1. Geltungsbereich 2. Verfahren 3. Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche 3.1 Datenermittlung Buchungsanweisung Pflege und Wartung Verleih 3.2 Datenerfassung 3.3 Bestandsprüfung 3.4 Datenverarbeitung BayIVS-Verwalter (SB bayivs) Vertreterregelung DV-Systemverwalter Zusammenfassung von Aufgaben Anwendung des Inventarisierungssystems (Sachbearbeiter) 3.5 Prüfung der Verfahrensabläufe und der Einhaltung der Dienstanweisung 3.6 Störungen 4. Reports/Ausdrucke 4.1 Änderungsjournal 4.2 Sonstige Ausdrucke 5. Datensicherung 6. Abschluss der Bestandsverzeichnisse 6.1 Aufbewahrung und Ablage der Ausdrucke und Belege 6.2 Benutzerhandbuch / Betriebssystem- und BayIVS-Versionen 7. In-Kraft-Treten Anlage 1: Abgrenzung der Zuständigkeitsbereiche beim Einsatz von BayIVS Anlage 2: Dokumentation der eingesetzten Software Anlage 3: Notfallkonzeption beim Ausfall von BayIVS

3 Vorbemerkung: Zur besseren Lesbarkeit wurde hier auf geschlechtsspezifische Angaben verzichtet. Die entsprechenden Passagen sind in der entsprechenden Form zu verstehen. 1. Geltungsbereich Die im Geschäftsverteilungsplan festgelegten Aufgaben im Rahmen des Vermögensnachweises nach Artikel 73 BayHO werden unter Einsatz des Landesamt für Finanzen Dienststelle Regensburg - entwickelten Bayerischen Inventarisierungssystems (BayIVS) abgewickelt. Ebenso werden die Aufgaben im Zusammenhang mit der KLR- Anlagenbuchhaltung, der Erfassung der Verbrauchsdaten und der Dokumentation zu Prüfungen prüfpflichtiger Geräte grundsätzlich über BayIVS erledigt. Bei der Anwendung des Bayerischen Inventarisierungssystems sind neben den haushaltsrechtlichen Bestimmungen, festgelegt im Artikel 73 BayHO und in der VV zu Art. 73 BayHO, auch die sonstigen Vorschriften dieser Dienstanweisung, die Dienstanweisung für den DV-Einsatz und die jeweilige Geschäftsverteilung zu beachten. Die Einrichtung und Bedienung des Bayerischen Inventarisierungssystems richtet sich nach den Installations- und Bedienungshinweisen sowie nach der Online-Hilfe. 2. Verfahren Für die Anwendung des Bayerischen Inventarisierungssystems wird die in der Anlage 2 aufgeführte Software eingesetzt. Das Verfahren BayIVS wird vom Staatsministerium der Finanzen nach den ADV- Projektrichtlinien erstmalig freigegeben. Weitere Freigaben werden vom Landesamt für Finanzen, Leitstelle Finanzwesen erteilt. Die Freigabe neuer Versionen wird jeweils schriftlich von der Leitstelle Finanzwesen mitgeteilt. Es dürfen nur von der Leitstelle Finanzwesen freigegebene Versionen eingesetzt werden. Änderungen und Ergänzungen der eingesetzten Versionen der Anwendungssoftware sowie der Sicherheits- und Sicherungssoftware sind unzulässig. Die Anwendung des Bayerischen Inventarisierungssystems auf privaten Rechnern ist unzulässig.

4 3. Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche 3.1 Datenermittlung Buchungsanweisung Zugänge und Abgänge, denen keine haushaltsmäßige Zahlung gegenübersteht, sind auf Grund einer schriftlichen Buchungsanweisung des Dienstellenleiters oder eines von ihm bestimmten Bediensteten zu buchen. Für geringwertige (Anschaffungswert bis 410, ohne Umsatzsteuer) und kurzlebige (bis 3 Jahre Lebensdauer) Gegenstände kann von einer Buchungsanweisung abgesehen werden. Grundsätzlich muss nur Inventar mit einem 410 übersteigenden Anschaffungswert (netto) in BayIVS gebucht werden Pflege und Wartung Verleih Pflege- und Wartungsmaßnahmen an Inventar sind nachzuweisen. Die Dokumentation kann mittels eines Pflegescheins erfolgen. Der Verleih von Inventar ist nachzuweisen. Die Dokumentation kann mittels eines Verleihscheines erfolgen. 3.2 Datenerfassung Die Datenerfassung über Bildschirm-Masken wird von den damit beauftragten Bediensteten vorgenommen. Die Datenerfassung hat entsprechend den Vorgaben der Online-Hilfe zu erfolgen. Die mit der Datenerfassung beauftragten Bediensteten, bescheinigen auf der die Buchung begründenden Unterlage, die vollständige und richtige Erfassung aller vorgegeben Daten. 3.3 Bestandsprüfung Die Bestandsprüfung ist nach VV Nr. 8 zu Art. 73 BayHO durchzuführen. Alle zwei Jahre soll eine ordentliche Prüfung der vorhandenen Bestände vorgenommen werden. Dazu stellt BayIVS folgende Listen in der Auskunft zur Verfügung: Bestandliste Geräteverzeichnis Bestandsliste Material Bestandliste Bücher Bestandliste EDV Bestandliste KFZ Bestandsliste Zeitschriften

5 3.4 Datenverarbeitung Für die Verwaltung und Anwendung des Bayerischen Inventarisierungssystems sowie für die DV-Systemverwaltung werden nach Maßgabe des Geschäftsverteilungsplans folgende Zuständigkeitsregelungen getroffen. Den Sachbearbeitern ist auch die Datenerfassung übertragen, sie dürfen aber nicht zugleich BayIVS-Verwalter (SB bayivs) sein BayIVS-Verwalter (SB bayivs) Für die Verwaltung der Benutzerrrechte und der Systemdaten, die Einrichtung und Veränderung von Schlüsseldateien, weitere, sich aus der Online-Hilfe ergebende Zuständigkeiten, die Kontrolle der Log-Datei bei Einsatz von Sicherheitssoftware ist ein besonderer Sachbearbeiter(=BayIVS-Verwalter, SB bayivs) bestellt (vgl. Anlage 1) Vertreterregelung Es ist von der Dienststelle organisatorisch sicherzustellen, dass bei unvorhergesehener Abwesenheit (Krankheit) des BayIVS-Verwalters (SB bayivs) ein Vertreter bereitsteht, der Zugang zum System hat und die administrativen Aufgaben des SB bayivs wahrnehmen kann DV-Systemverwalter Für die Systemverwaltung, insbesondere Installation und Update der Programme, Datenbankadministration und Erteilung der Zugangsberechtigungen zum System, die Datensicherung ist ein besonderer Bearbeiter (= DV-Systemverwalter) bestellt Zusammenfassung von Aufgaben Die Aufgaben des BayIVS-Verwalters (SB bayivs) und des DV-Systemverwalters oder des DV-Systemverwalters und der Sachbearbeiter können zusammengefasst werden Anwendung des Inventarisierungssystems (Sachbearbeiter) Für die Neuzugänge und Bestandsveränderungen (Abgänge, Verleihe, Instandhaltungen u. ä.), die Einrichtung und Pflege der Schlüsseldateien und ggf. weiterer Dateien, die weiteren, sich aus der Online-Hilfe ergebenden Aufgaben werden Sachbearbeiter bestellt (vgl. Anlage 1).

6 3.5 Prüfung der Verfahrensabläufe und der Einhaltung der Dienstanweisung Die Durchführung einer stichprobenweisen Prüfung zur Einhaltung der Verfahrensabläufe und der in der Dienstanweisung getroffenen Regelungen (Nr. 10 HKR-ADV-Best) wird dem Dienststellenleiter oder einem von diesem Beauftragten übertragen (vgl. Anlage 1). Die Prüfung ist mindestens einmal jährlich durchzuführen. Über die Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen. 3.6 Störungen Unerwartetes Systemverhalten (Störungen), insbesondere jeder Datenverlust ist unverzüglich dem DV-Systemverwalter zu melden. Im Falle einer unkontrollierten Beendigung des Programms ist der zuletzt angesprochene Buchungsfall nochmals aufzurufen und zu kontrollieren, ob die vorgegebenen Daten richtig und vollständig gespeichert wurden. (Bei Mehrplatzbetrieb im Client/Server-Modus ist bei Auftreten eines eklatanten Programmfehlers bis zur Lösung ein vollständiger Arbeitsstopp zu verfügen). Hinweis: Das Verhalten bei Störfällen ist in der Anlage 3 geregelt. 4. Reports/Ausdrucke 4.1 Änderungsjournal Nach Beendigung aller Arbeiten kann bei Bedarf ein Änderungsjournal über alle vorgenommenen Buchungen erstellt werden. Diese Liste ist von einem von der Dienststellenleitung Beauftragten und dem mit der Datenerfassung beauftragten Bearbeiter zu unterzeichnen. 4.2 Sonstige Ausdrucke Weitere Listen werden jeweils auf Anordnung erstellt und der anfordernden Stelle übermittelt. 5 Datensicherung Nach Beendigung der Arbeit mit dem Bayerischen Inventarisierungssystem ist arbeitstäglich eine Sicherung der Datenbestände vorgenommen werden. Die Kopien der Dateien sind räumlich getrennt vom Arbeitsplatzrechner sicher aufzubewahren, so dass eine nachträgliche Änderung der Sicherungsdatenträger ausgeschlossen ist. Die zwischen den Datensicherungen angefallenen Buchungsunterlagen sind gesondert aufzubewahren (Sicherstellung des Nachvollzugs von Buchungen bei Geräteausfall oder Programmstörungen). Auf Datenträger gespeicherte Daten, die nicht oder nur zum Teil ausgedruckt sind, dürfen erst nach Ablauf der jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen gelöscht werden.

7 6. Abschluss der Bestandsverzeichnisse 6.1 Aufbewahrung und Ablage der Ausdrucke und Belege Die während eines abgeschlossenen Haushaltsjahres in den einzelnen Bestandsverzeichnissen erfassten Daten, die abgeschlossenen Detaildrucke für Einzelnachweise und die Journallisten sind nach Nr. 4.2 der VV zu Art. 73 BayHO i. V. m. Nr Satz 2 der VV zu Art. 73 BayHO i. V. m. Schreiben des Bayerischen Staatsministeriums für Finanzen vom Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des abgeschlossenen Haushaltsjahres. Über den Menüpunkt Datenpflege werden die löschbaren Datensätze entfernt. 6.2 Benutzerhandbuch / Betriebssystem- und BayIVS-Versionen sowie sonstige Unterlagen Die Aufbewahrungszeit für das Benutzerhandbuch, die einzelnen von der Leitstelle MBS, IVS nicht mehr gültigen Betriebssystemund BayIVS-Versionen, die übrigen Belege und das Prüfprotokoll (Nr. 3.3) richtet sich nach Nr In-Kraft-Treten 7. Die Dienstanweisung tritt am... in Kraft.... (Ort, Datum)... (Name, Dienstbezeichnung)

8 ... Anlage 1 Az.:... an Landesamt für Finanzen Leitstelle Finanzwesen Postfach Regensburg Einsatz des Bayerischen Inventarisierungssystems BayIVS; Abgrenzung der Zuständigkeitsbereiche und Einsatz neuer Versionen Mit Wirkung vom (Datum) werden bestellt zum Name Vertreter(in) IVS-Verwalter(in)/ Privilegierte(r) Sachbearbeiter(in) (bayivs) Sachbearbeiter/in zuständig für Sachbearbeiter/in zuständig für Sachbearbeiter/in zuständig für Prüfung der Verfahrensabläufe...(Ort, Datum)...(Unterschrift, Dienstbezeichnung)

9 ... Anlage 2 Az.:... an Landesamt für Finanzen Leitstelle Finanzwesen Postfach Regensburg Dokumentation der eingesetzten Software Version Release BayIVS Sicherheitssoftware... Betriebssystem... Drucker...(Ort, Datum)...(Unterschrift, Dienstbezeichnung)

10 Anlage 3 Notfallkonzeption beim Ausfall von BayIVS Maßnahmen zur Sicherung der Führung der Bestandsverzeichnisse: 1. Grundlage 1.1 Mehrplatzanwendung (Client/Server-Betrieb oder Terminalserver-Betrieb) Sicherungen werden bei Mehrplatzanwendungen stets durch die Systemverwaltung erstellt. 1.2 Einzelplatzbetrieb (stand alone) Bei Einzelplatzanwendern ist eine tägliche Datensicherung gemäß der Beschreibung für die Datensicherung für BayIVS durch den Anwender selbst zu erstellen. 1.3 Die erstellten Sicherungen sind so aufzubewahren, dass nach dem Totalausfall des Betriebssystems die Sicherungen wieder eingespielt werden können. 1.4 Buchungen zwischen der letzten Sicherung und dem Systemausfall müssen anhand der Buchungsbelege nachvollzogen werden. Sämtliche Buchungsunterlagen sind entsprechend aufzubewahren. 2. Systemausfall Beim Ausfall von BayIVS muss die jeweilige Dienststelle festlegen, nach wie vielen Tagen die Umstellung auf die manuelle Führung von Bestandsverzeichnissen zu erfolgen hat. Liegt das Ende des Systemausfalles zeitlich nach der Umstellung auf die manuelle Führung von Bestandsverzeichnissen, so sind die manuell erfolgten Buchungen in BayIVS nachzubuchen.