Projektverwaltung Stundenerfassung Rechnungs- + Mahnwesen

Transkript

1 Officelösung ACTIVA FEATURES Benutzerverwaltung Kundenkartei Korrespondenz Projektverwaltung Stundenerfassung Rechnungs- + Mahnwesen Umsatzauswertungen Mitarbeiterauswertung Datensicherung EINSATZ Mit der Officelösung ACTIVA wird aus einer meist lästigen Pflicht fast spielerisch ein fundierter Nachweis. Endlich Schluss mit Stundenzetteln, manuellen Additionen und Abrechnungslisten. Komplexe Strukturierung der Aufgabengebiete, permanente Tätigkeitssumme, strukturierte Reports, Eigenkontrolle der Tagesaktivitäten, Organisieren per Zuteilung und mehr. Die Officelösung ACTIVA ist speziell für Unternehmen Klein- und mittelgrosse Unternehmen entwickelt worden, welche eine einfache, aber vollständige Lösung für Erfassung und Verarbeitung der geschäftsund erfolgsrelevanten Daten wie Kundenverwaltung, Produktivitätskontrolle und Rechnungswesen. Die Lösung beinhaltet unterschiedliche Module, welche basierend auf den Kundenstammdaten und Mitarbeiterinformationen in der Lage ist, auf einfache Art Rechnungen zu erstellen, EZ-Scheine zu drucken, Kurzbriefe oder allgemeine Korrespondenz zu verfassen oder offene Debitoren aufzulisten und zu mahnen. Zudem stehen eine Vielzahl an Tools für unterschiedliche Rapporte zu Verfügung. ANWENDUNG Die Officelösung ACTIVA basiert auf einem bekannten Datenbankeditor und ist grundsätzlich eine Peerto-Peer Lösung. Der Vorteil liegt bei kleinen bis mittleren Netzwerken durch den schnelleren Datenfluss. Die Anwendung kann auf einen Sql Server aufgerüstet werden und so mit kann die Anwendung mit den Bedürfnissen eines Unternehmens wachsen. Die Mitarbeiter können von Ihrem Arbeitsplatz aus die jeweiligen Aufgaben ausführen und die Daten erfassen, unterstützt durch wöchentliche Kontrolllisten erhalten Sie Auskunft über Tätigkeit, Wertschöpfung, Projektstand und Präsenz. Das Programm verfügt über eine Benutzerverwaltung, mit welcher klar definiert werden kann, wer zu welche Daten Zugriff hat. Es sind 4 Gruppen vordefiniert. Die Benutzeroberfläche ist klar und übersichtlich gestaltet. Alle Felder und Funktionen sind in deutscher Sprache angeschrieben, was die Benutzbarkeit und Benutzerführung auch für weniger versierte Mitarbeiter sicherstellt. Für sämtliche Funktionen wird über den Hilfe-Button die notwendige Beschreibung und Arbeitsanleitung angeboten sowie ein kostenloser Telefonsupport. Die Basis der Informationen sind Ihre Kundenstammdaten: Adressdaten, Ansprechpartner, etc.. Aber auch "Kundenbeziehungs" -Informationen wie z.bsp. Geburtstage können erfasst werden und werden 3 Tage im voraus beim Start erscheinen oder für ganze Memoranden. Jedem Kunden können individuelle Kostenwerte und Stundensätze pro Mitarbeiter zugewiesen werden. Ebenso Rabatte, Verwaltungsspesen, Skontosätze sowie Währungen.

2 INTROSCREEN MIT PENDENZENÜBERSICHT

3 BENUTZERVERWALTUNG

4 KUNDENKARTEI Die Kundenkartei ist eine vollständige Adressdatei mit allen herkömmlichen Adressfeldern wie Sie diese aus Outlook oder anderen Adressenverwaltungsprogrammen kennen. Sie können nebst allen Verknüpfungen welche für das Rechnungswesen vorhanden sind, die Daten für das Erstellen von Seriendokumenten [ Brief, Etikettendruck, etc.] verwenden oder direkt aus der Adresskarte einen Kurzbrief, Brief oder Faxdokument erstellen. Die dazu notwendigen Vorlagen können individuell angepasst werden. Ebenfalls können Sie in der Adressverwaltung alle kunden- oder lieferantenspezifischen Daten in vordefinierte Felder oder in ein freies Textfeld erfassen.

5 KOMMUNIKATION + KORRESPONDENZ Wie bereits erwähnt, können Sie die Daten aus der Officelösung ACTIVA für das Erstellen von Seriendokumenten [ Brief, Etikettendruck, etc.] verwenden oder direkt aus der Adresskartei einen Kurzbrief, Brief oder Faxdokument erstellen. Die dazu notwendigen Vorlagen können individuell angepasst werden. Die Verknüpfung mit Ihrem programm funktioniert dabei ebenso, wie der Export in verschiedene Formate.

6 PROJEKTVERWALTUNG KOSTENSTELLEN TRÄGER Auf der Anwenderseite werden Arbeitsschritte oder Tätigkeiten, Kostensstellen und entsprechende Codes erfasst, auf deren Basis die weiterführenden Verknüpfungen wie Rechnungen und Rapporte erstellt werden. So lassen sich Preisansätze pro Kostenstelle, pro Mitarbeiter nach 3 Tarifen und pro Kostenstelle, Kunde, Mitarbeiter erstellen. Die Kostenstellen sind einteilbar in Zeit und Material für den Rapport sowie Produktiv, Intern, Spesen, Fremdarbeiten, Militär, Faktura, Krank, Ferien, unbezahlte Ferien, Kompensation für die Mitarbeiterauswertung. Für die Faktura lassen sich die Kostenträger(Hauptgruppen) frei definieren welche in der Faktura erscheinen und die freidefinierbaren Kostenstellen sind nach Arbeitsschritten den Kostenträger unterstellt

7 STUNDEN- + LEISTUNGSERFASSUNG Durch die einfache Handhabung können Rapporte in kürzester Zeit dem Kunden und dem Projekt/Rechnung zugeteilt werden. Damit Sie jederzeit die Übersicht über die offenen und zu verrechnenden Arbeiten haben und damit keine wertvollen Dienstleistungen verloren gehen, kann jeder Mitarbeiter seine geleisteten Arbeiten kunden- und projektzugeordnet selbständig erfassen. Dadurch entsteht ein aktuelles Arbeitsjournal, Sie können Ihren Kunden jederzeit Auskunft über die geleisteten Arbeiten und Kosten geben. Auf den Stundendaten der Mitarbeiter generieren sie automatisch Rapporte und erstellen Rechnungen, immer dem vorgängig angelegten Projekt zugeordnet oder auf den Kunden addiert.

8 RECHNUNGSWESEN Die Funktionen für das gesamte Rechnungswesen erlauben es Ihnen auf Basis der festgelegten Stundensätze pro Tätigkeit und Kunde, multipliziert mit den geleisteten Stunden schnell und unkompliziert Rechnungen, inkl. Einzahlungsschein zu drucken. Die Rechnungen werden automatisch in die Debitorenverwaltung übertragen. In dieser Ansicht erstellen Sie Auswertungen über alle offenen Rechnungen, erfassen eingegangene Zahlungen oder A-Konto- Zahlungen und generieren auf Knopfdruck eine aktuelle Debitorenliste mit allen Eckdaten.

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10 MAHNWESEN Damit Sie immer auf dem aktuellen Stand sind und bei Bedarf frühzeitig auf Umstände reagieren können, bietet Ihnen das Mahnwesen nebst der Übersicht über Ausstände auch die Druckfunktion für das Erstellen von Mahnungen. Gleichzeitig mit dem Erstellen der Mahnung wird die Mahnstufe angepasst und Sie sehen sofort, wo Handlungsbedarf entsteht. Die Mahnfristen können individuell ausgesetzt und angepasst werden.

11 UMSATZAUSWERTUNG Die Funktionen sind vielfältig: egal ob Sie wissen wollen, wie viel Umsatz in einer bestimmten Periode gemacht wurde, oder welches Ihre grössten Kunden sind, mit unserer Lösung erstellen Sie einfache und übersichtliche Auswertungen und haben dabei Ihre Liquidität jederzeit im Griff.

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13 MITARBEITERAUSWERTUNGEN Die Officelösung ACTIVA bietet nicht nur ein vollständiges Tool zum Stundenerfassen, sondern damit verbunden auch die Möglichkeit, effektive Produktivitätskontrolle zu erstellen. Die Sollstunden werden unter Berücksichtigung der Samstage, Sonntage, Feiertage sowie übrige bezahlte Tage berechnet und mit den eingegebenen Daten abgeglichen. Sie können Auswertungen über geleistete Stunden pro Mitarbeiter/Kunde ebenso erstellen, wie eine Auflistung über allfällige Überzeit oder Ferienrestanspruch.

14 DATENSCHUTZ Damit die erfassten Daten täglich gesichert werden, verfügt die Officelösung ACTIVA über einen Automatismus, welcher alle relevanten Daten auf Diskette, ZIP oder andere Datenträger speichert. So sind Sie vor der unangenehmen Tatsache des Datenverlust Ihrer Kunden- und Officedaten optimal geschützt. Im Falle eines Hardware-Defekts können die zuletzt gespeicherten Daten auf einfache Art wieder zurückgespielt werden. DEMOVERSION Damit Sie sich selber von der Leistungsfähigkeit unserer Officelösung ACTIVA überzeugen können, bieten wir Ihnen eine Demoversion zum unverbindlichen Test auf einem Ihrer Computer an. Oder noch besser: Vereinbaren Sie mit uns einen Termin und lassen Sie sich die Officelösung ACTIVA mit allen Funktionen zeigen und vorführen. Ihr Ansprechpartner für alle Fragen zur Officelösung ACTIVA: Nathan Kröni [ nkroeni@activa-widnau.ch ]