Wer gewinnt das Ressourcen Ping Pong zwischen Projekten und Linie? Johann Strasser

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Anna Melsbach
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1 Wer gewinnt das Ressourcen Ping Pong zwischen Projekten und Linie? Johann Strasser TPG The Project Group, Slide 1

2 TPG The Project Group Kompetenz in Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Firmengründung 1998, Erfahrung mit Microsoft Project seit 1989 Full Service Anbieter für unternehmensweites Projektmanagement Beratung / Konzepte Lösungen / Hosting / Schulung / Wartung / Support Größtes Produktportfolio zu Microsoft Project Server Weltweit führende SAP Integration (von SAP zertifiziert) Einer der führenden Microsoft EPM Partner in Europa Microsoft Gold Certified Partner (PPM + ISV) Offene Seminare für verschiedenen Zielgruppen Microsoft Project und Project Server für Anwender Vorbereitung auf die PMP Zertifizierung TPG The Project Group, Slide 2

Project Server Weltweit führende SAP Integration (von SAP zertifiziert) Einer der führenden Microsoft EPM Partner in Europa Microsoft Gold Certified Partner (PPM

3 Standorte und Partner TPG The Project Group, Slide 3

4 Auszug unserer Kunden aus vielen Branchen TPG The Project Group, Slide 4

5 Organisation Dedizierter Ressourceneinsatz Klare Trennung von Ressourcen für Linientätigkeiten und Projekte Teuer, weil auf beiden Seiten genügend Ressourcen vorgehalten werden Das wäre eigentlich die Lösung, wenn die Auslastung kostant wäre Gemischter Ressourceneinsatz Bedarfsweise Zuordnung derselben Ressourcen für Linientätigkeiten und Projekte Kostengünstiger, weil Einsatz flexibel gestaltet werden kann Führt immer zu Konflikten, weil sich die Dringlichkeiten ändern Erfordert entsprechende Kultur für den Umgang mit den Konflikten TPG The Project Group, Slide 5

Bedarfsweise Zuordnung derselben Ressourcen für Linientätigkeiten und Projekte Kostengünstiger, weil Einsatz flexibel gestaltet werden kann

6 Unterscheidung Linientätigkeit / Projekt Projektwürdigkeitsanalyse Kriterien Linientätigkeit Kleinprojekt Projekt Auswahl 1 Unternehmensumfeld - Bedeutung für alle Bereiche Nein Ja/Nein Ja Ja 2 Soziale Komplexität - Anzahl der involvierten Bereiche 1 Bereich bis zu 3 Bereiche mehr als 3 Bereiche bis zu 3 Bereiche - Größe des gesamten Projektteams 2-5 Personen 6 Personen 12 Personen 6 Personen 3 Personaleinsatz 10 PT - 30 PT 30 PT PT > 100 PT 30 PT PT 4 Ausgabewirksame Kosten < > Dauer 1 Monat - 3 Monate 4 Monate - 10 Monate > 10 Monate 4 Monate - 10 Monate 6 Risiken im Projekt auf die Qualität des Projektergebnisses gering mittel hoch mittel - inhaltliche / technische Komplexität gering mittel hoch hoch - Neuartigkeit für das Projektteam gering mittel hoch gering - rechtliche Aspekte gering mittel hoch mittel 7 Risiken aufgrund geringer Qualität des Projektergebnisses - wirtschaftliches Risiko, wenn das Projektergebnis nicht den Anforderungen entspricht gering mittel hoch mittel - Außenwirkung (außerhalb des Unternehmens) gering mittel hoch gering Empfehlung laut PWA Kleinprojekt TPG The Project Group, Slide 6

Personen 3 Personaleinsatz 10 PT - 30 PT 30 PT - 100 PT > 100 PT 30 PT - 100 PT 4 Ausgabewirksame Kosten <10.000 10.000 50.000 > 50.000 10.000-50.

7 Steuerung Linientätigkeit / Projekt Projekt Auftrag wird formuliert und unterschrieben Auftraggeber und Projektleiter werden definiert Risikoanalyse Stakeholderanalyse Detaillierter Projektplan (Termine, Ressourcen, Ergebnisse) Projektmeetings (Team, Auftraggeber,...) Satusberichte Abschlussbericht Linientätigkeit Wiederkehrende Themen (Support, Wartung, kleiner Neuerungen,...) Grobe Ressourcenplanung durch Abteilungsleitung Fortschritt im Rahmen von Abteilungsmeetings TPG The Project Group, Slide 7

Auftraggeber,...) Satusberichte Abschlussbericht Linientätigkeit Wiederkehrende Themen (Support, Wartung, kleiner Neuerungen,.

8 Kapazitätsplanung Einlastung neuer Projekte Kapazitätsgrenze Neue Projekte Laufende Projekte TPG The Project Group, Slide 8

9 TPG PortfolioPlanner Portfoliomanagement nach Ressourcenverfügbarkeit in Microsoft Project Client Aggregation laufender Projekte auf Projekt- und Abteilungsebene Neue Projekte aus verschiedenen Quellen oder direkte Eingabe ins Portfolio Manuelle Verschiebung bis es passt Speichern beliebiger Szenarien laufende Projekte neue Projekte Consultants Project Server & SQL Quellen Laufende Projekte Neue Projekte Developer TPG The Project Group, Slide 9

Eingabe ins Portfolio Manuelle Verschiebung bis es passt Speichern beliebiger Szenarien laufende Projekte neue

10 TPG PortfolioPlanner Ressourcenhistogramm Laufende und neue Projekte zeigen diverse Überlasungen in den Abteilungen... TPG The Project Group, Slide 10

11 Ressourcenplanung in Projekten und Linie Ausgangslage Abteilungsleiter verplanen Ressourcen für eigene Linientätigkeiten Projektleiter verplanen Ressourcen aus verschiedenen Abteilungen Die Summe der beiden Planungen ergibt die Gesamtauslastung Problem Abteilungsleiter sind von der Planung der Projektleiter abhängig bezüglich der Vollständigkeit der Abteilungsauslastung Änderungen wirken sich gegenseitig sofort aus und erzeugen Konflikte Lösung Projektleiter und Abteilungsleiter haben eigene Datenbestände, die für Ihre Perspektive vollständig und unabhängig sind Projektleiter melden den Ressourcenbedarf und Abteilungsleiter reservieren Änderungen erzeugen Differenzen die analysiert und abgestimmt werden TPG The Project Group, Slide 11

Abteilungsauslastung Änderungen wirken sich gegenseitig sofort aus und erzeugen Konflikte Lösung Projektleiter und Abteilungsleiter haben eigene Datenbestände, die für Ihre Perspektive

12 Zusammenarbeit Projektleiter und Abteilungsleiter Linienorganisation Lieferung von Ergebnissen aus den Abteilungen Grobplanung im Projekt Detailplanung in der Linie Matrixorganisation Reservierung von Ressourcen aus den Abteilungen Grobplanung in der Abteilung Detailplanung im Projekt P 1 Abteilung A Abteilung B Abteilung C Projekt- Planung Abteilung A P1 P2 P3 Berger, Gruber Res... Res... Abteilung B PX P1 PY Projekt 1 Res... Meier, Müller Res... Abteilung C PA PB P1 Res... Res... Gruber, Fischer Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung A Abteilung A P 1 Müller Meier P 1 P X Linien- Planung Abteilung A Abteilung A Abteilung A P X P X P 1 TPG The Project Group, Slide 12

Planung Abteilung A P1 P2 P3 Berger, Gruber Res.

13 Matrixorganisation: Projektreservierung in der Linie Brückenschlag zwischen Projekt- und Abteilungsleitern mit einem Vergleich zwischen Anfragen und Zusicherungen Project A Jan Feb Mar Apr May Department A Demand 200h 450h 500h 350h 180h Commit 200h 400h 400h 340h 200h Department B Demand 20h 250h 30h Commit 40h 240h 30h Department C Demand 40h 180h 160h Commit 40h 160h 160h Project A (Resources) Jan Feb Mar Apr May Department A 200h 450h 500h 350h 180h Department A Jan Feb Mar Apr May Project A Demand 200h 450h 500h 350h 180h Department B 20h 250h 30h Department C 40h 180h 160h Project X,Y,Z,... Commit 200h 400h 400h 340h 200h Project A (Tasks) Department B Jan Feb Mar Apr May Task 1 Department A Project A Demand 20h 250h 30h Task 2 Department B Commit 40h 200h 30h Task 3 Department A Project X,Y,Z,... Task 4 Task 5 Task 6 Task 7 Department A Department C Department C Department A Department C Jan Feb Mar Apr May Project A Demand 40h 180h 160h Commit 40h 160h 160h Project X,Y,Z,... TPG The Project Group, Slide 13

(Resources) Jan Feb Mar Apr May Department A 200h 450h 500h 350h 180h Department A Jan Feb Mar Apr May Project A Demand 200h 450h 500h 350h 180h Department B 20h 250h 30h Department C 40h 180h 160h

14 Matrixorganisation: Reservierung in der Linie Projektleiter plant mit Microsoft Project Abteilungsleiter plant mit TPG TeamManager Verglichen wird in TPG TeamManager bzw. mit TPG TeamLink Project A Jan Feb Mar Apr Mai Consulting Development Deployment Anfrage 200h 450h 500h 350h 180h Zusicherung 200h 400h 400h 340h 200h Anfrage 20h 250h 30h Zusicherung 40h 240h 30h Anfrage 40h 180h 160h Zusicherung 40h 160h 160h TPG The Project Group, Slide 14

mit TPG TeamLink Project A Jan Feb Mar Apr Mai Consulting Development Deployment Anfrage 200h 450h 500h 350h

15 TPG TeamManager (Abteilungsleiter) Ressourcenplanung und Zusicherung in der Abteilung TPG The Project Group, Slide 15

16 TPG TeamManager (Abteilungsleiter) Komplette Planung der Personen in einer Abteilung TPG The Project Group, Slide 16

17 TPG TeamManager (Abteilungsleiter) Laden von Anfragen aus Microsoft Project Server auf Abteilungsebene und aufteilen / zusichern auf Personenebene TPG The Project Group, Slide 17

18 TPG TeamLink (Projektleiter) Der Abteilungsleiter hat nicht alle Anfragen voll zugesichert... TPG The Project Group, Slide 18

19 Linienorganisation: Detailplanung in der Linie Projektleiter plant den Rahmen mit generischen Ressourcen Abteilungsleiter plant die Projektdetails und Linienaufgaben in einem eigenen Plan mit persönlichen Ressourcen P 1 Abteilung A Abteilung B Abteilung C Projekt- Planung Abteilung A Abteilung B Abteilung C P 1 Müller Meier P 1 P X Linien- Planung P X P X P 1 TPG The Project Group, Slide 19

persönlichen Ressourcen P 1 Abteilung A Abteilung B Abteilung C Projekt- Planung Abteilung A

20 Linienorganisation: Detailplanung in der Linie Projekt (Grobplanung) 80 h 140 h Anfrage aus dem Projekt Antwort aus der Abteilung Abteilung (Detailplanung) 80 h 140 h TPG The Project Group, Slide 20

21 TPG ProjectLink Verbindung zwischen Projekt und Team Links mit Anfang/Ende und der geplanten Arbeit sind hergestellt und zeigen Differenzen zwischen den beiden Planungsansätzen... TPG The Project Group, Slide 21

22 TPG The Project Group Adressen weltweit Zentrale München Destouchesstr. 68 D München Tel: +49 (89) Zweigstelle Dortmund Wülferichstraße 20 D Dortmund Tel: +49 (231) Zweigstelle Mainz Gonsenheimer Höhe 12 D Mainz Tel: +49 (6131) Niederlassung Österreich Mooslackengasse 17 A-1190 Wien Österreich Tel.: +43 (1) Niederlassung USA/Kanada 2500 York Road, Suite 115 Jamison, PA USA Tel: Niederlassung Schweiz Christoph Merian-Ring 11 CH-4153 Reinach/Basel Schweiz Tel.: Niederlassung Großbritannien Innovation House, Parkside Business Park, Golborne, Warrington, Cheshire, WA3 3PY United Kingdom Tel: TPG The Project Group, Slide 22

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