Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten - Kopiervorlage Projektmanagement VU /3 im SS 2006 (März 2006)

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1 Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten - Kopiervorlage Projektmanagement VU /3 im SS 2006 (März 2006) 1. Wahl eines geeigneten Themas die Projektidee Ausfüllen des Projektantrags Auswahl der Projekte Präsentation der Projektideen Evaluierung der Projektidee Diskussion der Evaluierungsergebnisse (im Seminarraum) Auswahl der Projekte Gruppenbildung Projektorganisation Projektauftrag Lösungsfindung Ablaufplanung Durchführung (je Projektabschnitt bzw. Projektphase) Dokumentation und Berichtswesen Präsentation und Projektabschluss Evaluierung - Reflexion Checkliste für den Projektablauf Aufgabenstellungen Kontrollfragen Problemstellungen...11 Quelle der Graphik: dilbert.com, ( ) Vorlage aus Quelle: Schwab, F. / Schneider, W. / Schwab-Matkovits, I. (1998): Projektentwicklung, Manz Verlag - Wien, ISBN:

2 Projektmanagement Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten (Bakk.) 2/11 1. Wahl eines geeigneten Themas die Projektidee Voraussetzungen: keine (nur der den Willen, ein Projekt durchzuführen). Aktivitäten: Suche nach einem geeigneten Projektthema. Ergebnis: Jede(r) StudentIn hat mindestens eine Projektidee. Der erste Schritt, ein Projekt zu beginnen, ist das Finden einer geeigneten Projektidee mit Wirtschaftsinformatik oder Informatik Schwerpunkt. Dabei stehen eine Vielzahl von Themenbereichen zur Verfügung, z.b. Themen aus der betriebswirtschaftlichen Praxis, Themenbereiche aus anderen Lehrveranstaltungen, Beispiele: Automatische Aufzeichnungen und Analyse von Messwerten in einem Chemieunternehmen. Konzeption eines neuen Netzwerkes in einem großen Bürobetrieb. Schaffung einer Bausteinbibliothek für eine zweisprachige Geschäftskorrespondenz In dem Abschnitt gilt: Je mehr Ideen, desto besser. Jede Studentin bzw. jeder Student sollte zumindest eine Projektidee einbringen. Jede Idee hat die Chance, von einer Projektgruppe realisiert zu werden! 2. Ausfüllen des Projektantrags Voraussetzungen: eigene Projektidee. Aktivitäten: schriftliche Formulierung der Projektidee (= Projektantrag). Ergebnis: Projektantrag. Je genauer ein Projektthema beschrieben ist, desto besser können sich die StudentInnen entscheiden, ob ein Projekt für sie thematisch in Frage kommt. Ein Grundgerüst für die Beschreibung eines Projektthemas bildet der Projektantrag. Ausgehend von der Projektidee müssen die Projektziele formuliert sowie alle relevanten Randbedingungen für ein Projekt bestimmt werden. Der Projektantrag bringt die Projektidee in eine konkrete, auf eine Umsetzung hin gerichtete Struktur. Er beschreibt die Rahmenbedingungen des Projektes in den Punkten VU: /3 - Wahl eines geeigneten Themas die Projektidee - SS 2006

3 Projektmanagement Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten (Bakk.) 3/11 Rahmenbedingungen des Projekts Fragestellungen Zielformulierungen Was soll erreicht werden? Qualitätskriterien Wie gut müssen die Lösungen für eine Erreichung des Projektzieles sein? Termine Was muss bis wann abgeschlossen sein, wann ist das Projektende? Organisation und Personen Wie viele bzw. welcher Mitarbeiter sind für das Projekt erforderlich? Kosten Welche Kosten werden im Projektablauf anfallen? Erst wenn sich (im nächsten Schritt) eine Projektgruppe konstituiert, werden diese und weitere Projektmerkmale definitiv festgelegt und mit dem Auftraggeber (mittels Projektauftrag) abgestimmt. 3. Auswahl der Projekte Voraussetzungen: Projektantrag. Aktivitäten: Präsentation der Projektideen, Gruppenbildung. Ergebnis: Projektgruppen, Projektname und -logo. Die Auswahl der Projekte sollte in folgenden Schritten erfolgen: 1. Präsentation der Projektideen (je StudentInnen), 2. Evaluierung der Projektidee (in Einzelarbeit), 3. Diskussion der Evaluierungsergebnisse (im Seminarraum), 4. Auswahl der Projekte, 5. Gruppenbildung. 3.1 Präsentation der Projektideen Jeder Student bzw. jede Studentin präsentiert die jeweilige Projektidee denn KollegInnen. Anhand der im Projektantrag festgehaltenen Rahmenbedingungen wird das Projekt kurz beschrieben. 3.2 Evaluierung der Projektidee Kriterien (Bereich 1-5) Projekt 1 Projekt 2 Erfüllt die Themenstellung die (ja / nein) Projektkriterien? Wie hoch ist das Interesse der StudentInnen (gering / groß) am vorgestellten Projektthema? Wie ist der Nutzen (klein / groß) - für die Universität - für den Auftraggeber Wurde ein ähnliches Projekt bereits (ja / nein) durchgeführt? (Merkmal der Neuartigkeit) Wie gut ist die Realisierbarkeit des (einfach / VU: /3 - Auswahl der Projekte - SS 2006

4 Projektmanagement Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten (Bakk.) 4/11 Projektes mit dem vorgestellten Thema hinsichtlich - Fachwissen, - zeitlichen Rahmen, - finanzieller sowie sonstiger Ressourcen? Welchen Gesellschaftsbezug hat das Projektthema? schwierig) (verbal zu bewerten) 3.3 Diskussion der Evaluierungsergebnisse (im Seminarraum) Im Rahmen der Diskussion können Fragen zu den vorgestellten Projektthemen geklärt werden. 3.4 Auswahl der Projekte Die Auswahl der Projekte kann durch ein Bewertungsverfahren unterstütz werden: Alle Projektthemen werden auf ein Flipchart oder eine Pinnwand geschrieben bzw. gesteckt. Jede Studentin oder Student hat 3 Punkte, die er (nach Interesse) einem oder mehreren Projekten zuordnen kann. Die Projekte mit den meisten Punkten werden ausgewählt. 3.5 Gruppenbildung Bereits im Laufe des Auswahlverfahrens bilden sich Gruppen heraus, welche sich für bestimmte Projektthemen interessieren. Der gemeinsame Entschluss für ein Projektthema motiviert und fördert bereits in diesem Stadium die Identifikation der Gruppenmitglieder mit dem Projekt. Dabei sollen 2 bis 3 StudentInnen eine Gruppe bilden, da hier bereits Aspekte der Projektorganisation und kommunikation auftreten und eine Arbeitsteilung für das Projekt möglich ist. Erste Aufgabe jeder neu konstituierten Projektgruppe: Das gemeinsame gestalten eines treffenden Projektnamens und eines Projekt-Logos. 4. Projektorganisation Voraussetzungen: Projektgruppe und Projektthema. Aktivitäten: Organisation bzw. Verantwortungen in der Projektgruppe festlegen. Ergebnis: Organigramm, Verantwortungsmatrix. Der Organisationsgrad eines Projektes ist stark vom Projektumfang, von der Komplexität und der Anzahl der beteiligten Personen abhängig. Im Rahmen eines Studentenprojektes ist eine zu starre Organisationsstruktur nicht unbedingt erforderlich. Wesentlich ist aber, dass alle VU: /3 - Projektorganisation - SS 2006

5 Projektmanagement Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten (Bakk.) 5/11 Beteiligten ihre Rolle und ihre Aufgaben im Projekt kennen und akzeptieren. Folgende Fragen können bei der Organisation der Projektgruppe helfen: Wer ist der Ansprechpartner für den Auftraggeber (Außenkontakt)? Gibt es einen Koordinator innerhalb der Projektgruppe? Sollen alle fachliches und organisatorischen Entscheidungen rein demokratisch getroffen werden? Haben einzelne Gruppenmitglieder autonome Entscheidungsbefugnisse in ihrem Bereich? In welcher Form werden getroffene Entscheidungen dokumentiert und damit verbindlich für die Gruppe? Erfolgt zwischen den Projektmitgliedern eine Aufgabenteilung nach fachlichen Gesichtspunkten? Die festgelegt Organisationsstruktur wird in Form eines Organigramms und/oder einer Verantwortungsmatrix festgehalten. 5. Projektauftrag Voraussetzungen: Projektantrag, Organisationsstruktur der Projektgruppe. Aktivitäten: Beschreibung von Projektaufgabe und Randbedingungen. Ergebnis: Verbindliche Erklärung von Auftraggeber und Projektgruppe über Aufgabe und Durchführung. Die im Projektantrag festgehaltenen Randbedingungen werden gruppenintern sowie mit dem Auftraggeber abgestimmt und erhalten als gemeinschaftliche unterzeichneter Projektauftrag verbindlichen Charakter (siehe folgendes Muster). VU: /3 - Projektauftrag - SS 2006

6 Projektmanagement Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten (Bakk.) 6/11 Thema des Projektes: (Projektbezeichnung) Projektauftraggeber: (Institutionen, Betriebe etc. außerhalb der Universität) Kurzbeschreibung des Projektes: (Grund, Auslöser des Projektes) Projektziele: Nutzen: (Wer zieht aus dem erfolgreichen Projektabschluss welchen Nutzen?) (Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Was soll am Ende des Projektes vorliegen? Festlegen des Zielgegenstandes, des Zielausmaßes und des Zeitbezuges. Kontrollfrage: Was ist nicht Ziel des Projektes?) Risiken: (Welche Risiken liegen vor und könnten das Projekt gefährden?) Projektbudget: Ressourcen: (Welche? Woher? Kosten?) Projektstart: (Wann und mit welchem Ereignis wird das Projekt offiziell gestartet?) Projektende: (Mit welchem Ergebnis wird das Projekt offiziell beendet, wann soll dieses Ereignis sein?) Projektleiter: Projektteam: Name: Aufgabenbereich: Projektbetreuer: (Lehrveranstaltungsleiter, die das Projekt betreuen.) Datum: Unterschrift aller Verantwortlichen VU: /3 - Projektauftrag - SS 2006

7 Projektmanagement Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten (Bakk.) 7/11 6. Lösungsfindung Voraussetzungen: Akzeptierter Projektauftrag. Aktivitäten: Finden geeigneter Problemlösungsalternativen, Abstimmung mit dem Auftraggeber. Ergebnis: Variantenentscheid. In dieser Phase müssen in der Projektgruppe Ideen und Alternativen für die Umsetzung des Projektthemas gefunden werden. Die Suche sollte dabei nicht zu schmal aber auch nicht zu breit sein. Zu schmal bedeutet: Die erste Idee für die Projektrealisierung wird ohne Hinterfragen akzeptiert. Es erfolgt keine Analyse, ob andere Lösungsstrategien leichter, sicherer, effizienter zum Projektziel führen könnten. Dies passiert oft, wenn sich ein Gruppenmitglied mit besonderer (z.b. fachlicher) Autorität innerhalb der Gruppe für eine bestimmte Gruppe für eine bestimmte Lösung einsetzt oder wenn sich die Gruppe nur oberflächlich mit dem Projektziel beschäftigt. Zu breit bedeutet. Es werden mehrere, z.t. sehr unterschiedliche Varianten gefunden. Zu jeder dieser Varianten werden Detailvarianten gebildet, zu diesen abermals etc. Dieser Prozess endet irgendwann in einem chaotischen Zustand, in dem die Projektgruppe den Wald (= das Projekt) vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Die letztlich notwendige Auswahl einiger Varianten erfolgt dann meist zufällig. Bei richtiger Variantenbildung wird vor jeder Detaillierung eine (die beste) Variante ausgewählt. Zu dieser werden Untervarianten gebildet, von denen wieder eine ausgewählt wird etc. Je umfangreicher und komplexer ein Projekt ist, desto tiefer kann dieser Variantenbaum werden. Unterstützend in dieser Phase wirken verschiedene Methoden der Kreativitätstechnik, Brainstorming, Methode 635 Morphologischer Kasten, Synektik, Ergebnis dieser kreativen Phase ist die überblicksmäßige Beschreibung von 2 bis 3 Alternativen für die Realisierung des Projektes mit deren Vor- und Nachteilen. Diese VU: /3 - Lösungsfindung - SS 2006

8 Projektmanagement Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten (Bakk.) 8/11 Alternativen werden mit dem Auftraggeber besprochen, wobei die Projektgruppe bereits eine Empfehlung für eine der Varianten abgibt. In Abstimmung mit dem Auftraggeber wird die gemeinsame Lösungsvariante festgelegt. Hilfe bei der Entscheidungsfindung bieten Methoden wie: Zielanalyse und bewertung Nutzwertanalyse Wirtschaftlichkeitsrechnung Kosten-Nutzen-Analyse 7. Ablaufplanung Voraussetzungen: Projektauftrag, Variantenentscheid. Aktivitäten: Inhaltliche, zeitliche und organisatorische Planung des Projektablaufes. Ergebnis: Projektstrukturplan, Meilensteinliste, Balkendiagramm, Netzplan, Verantwortungsmatrix. Spätestens mit dem Variantenentscheid muss der weitere Projektablauf genau geplant werden. Die gemeinsame Lösungsidee wird mit Hilfe eines Projektstrukturplanes in einzelne, lose gekoppelte Projektteile untergliedert. Der grobe projektzeitplan wird in Form einer Meilensteinliste festgelegt. Bei längerfristig angelegten Projekten mit vielen parallelen Aktivitäten empfiehlt sich auch die Verwendung einer Planungssoftware zur Erstellung eines Netzplanes. Die Meilensteinliste enthält Zeitpunkte, an denen bestimmte Arbeiten abgeschlossen, Ergebnisse erbracht oder Teilziele erreicht sein müssen. Nach jeder Erreichung eines Meilensteines erfolgt die Feinplanung (Detailplanung) der jeweils nächstfolgenden Phase. 8. Durchführung (je Projektabschnitt bzw. Projektphase) Voraussetzungen: Abschluss der vorgelagerten Phase. Aktivitäten: Festlegung der Phasenergebnisse, Festlegung der Phasenorganisation (zeitliche und organisatorische Detailplanung), Durchführung der Projektarbeiten.. Ergebnis: Erfolgreiche Durchführung der geplanten Projektarbeit, Phasenabschluss. Durch die Strukturierung des Projektes mit Hilfe der Meilensteinliste ergeben sich einzelne Projektabschnitte (Projektphasen). An jedem Meilenstein muss überprüft werden: VU: /3 - Ablaufplanung - SS 2006

9 Projektmanagement Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten (Bakk.) 9/11 Wurden die gesetzten Ziele in der gewünschte Qualität erreicht? Wurden dabei die vorgegebenen Rahmenbedingungen eingehalten (z.b. Kosten, Arbeitsaufwand)? Im Falle von Abweichungen müssen entsprechende Schritte der Projektsteuerung gesetzt werden. Dies können z.b. sein: Eine Korrektur im Projektablauf, Die Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen, Die inhaltliche Anpassung der Projektaufgabe. Danach erfolgt die Feinplanung des folgenden Abschnitts. Diese hat als Ergebnis: Teilaufgaben, Genauere Zeitschätzung, Erforderliche Personen und Ressourcen. in den folgenden Abschnitt. 9. Dokumentation und Berichtswesen Dokumentation und Berichtwesen sind in allen Abschnitten eines Projektes erforderlich. Sie bilden daher eine so genannte Querschnittsaufgabe. Dokumente im Projektverlauf sind: Projektorganisationspläne und Projektkonventionen (z.b. Layoutregeln für Dokumente), Protokollierung des Projektverlaufes ( Projekttagebuch ) mit Besprechungsprotokollen, Korrespondenz, Angeboten, Informationsbroschüren, etc. sowie Die begeleitende fachliche Beschreibung der projektspezifischen (Zwischen- )Ergebnisse. Dazu kommt die von der Projektaufgabe abhängige - Erstellung der Benutzerdokumentation (z.b. Bedienungshandbuch für ein Softwarepaket, etc.) Zu jedem Meilenstein erstellt: Die Ergebniskontrolle (Protokoll über den Fertigstellungsgrad zum Meilenstein), Der Soll-Ist-Vergleich in den Bereichen Zeit und Kosten, Die Verantwortungsmatrix, Eine detaillierte Aktivitätenliste für die nächste Phase, Falls erforderlich ein modifizierter Zeitplan. VU: /3 - Dokumentation und Berichtswesen - SS 2006

10 Projektmanagement Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten (Bakk.) 10/ Präsentation und Projektabschluss Voraussetzungen: Fertigstellung des Projektes Erreichung des Projektziels. Aktivitäten: Präsentation der Projektergebnisse und Übergabe an den Nutzer. Ergebnis: Entlastung des Projektteams durch den Auftraggeber. Den Abschluss des Projektes bildet die Projektpräsentation. Sie ist der letzte Abschnitt des Projektablaufes. Das Projektergebnis wurde bereits vorher zur Nutzung übergeben oder/und wird (evt. symbolisch) im Rahmen der Präsentation dem Auftraggeber überreicht. Im Rahmen dieser Präsentation werden der Projektablauf ( Wie wurde gearbeitet? ) und die Projektergebnisse ( Was wurde erreicht bzw. verändert? ) möglichst mit multimedialer Unterstützung vorgeführt. 11. Evaluierung - Reflexion Voraussetzungen: abgeschlossenes Projekt. Aktivitäten: Analyse des Projektverlaufes und der Projektergebnisse. Ergebnis: aufgearbeitete Projekterfahrungen. Im Rahmen der Evaluierung sollen die Mitglieder der Projektgruppe kritischen Rückblick auf den Projektverlauf halten. Dabei kann analysiert werden: Wo liegen die Stärken und Schwächen der Projektgruppe? Welche Faktoren haben zum Erfolg des Projektes geführt? Welche Faktoren und Situationen haben die Erreichung des Projektzieles gefährdet? Was kann (jeder Einzelne) bei zukünftigen Projekten besser machen? VU: /3 - Präsentation und Projektabschluss - SS 2006

11 Projektmanagement Leitfaden für die Durchführung von Projektarbeiten (Bakk.) 11/ Checkliste für den Projektablauf Schritte / Ergebnisse am / bis Projektidee Projektantrag Auswahl des Projektthemas und Bildung der Projektgruppe Name und Logo für das Projekt Organigramm und Verantwortungsmatrix der Projektgruppe Erstellung des Projektauftrages Auftraggeber und Projektgruppe unterzeichnen Projektauftrag Variantenbildung für die Projektdurchführung Variantenentscheid gemeinsam mit dem Auftraggeber Projektstrukturplan Meilensteinliste Balkendiagramm / Netzplan Verantwortungsmatrix Je Projektabschnitt (-phase): Detaillierte Aktivitätenliste vor Beginn der Phase Verantwortungsmatrix vor Beginn der Phase Zeit- und Kostenplan (evtl. modifizierte) vor beginn der Phase Durchführung / Abschluss der Phasentätigkeiten Ergebniskontrolle Bericht: Fertigstellungsgrad zum Meilenstein, Soll-Ist-Vergleich in den Bereichen Zeit und Kosten Abnahme des Projektergebnisses / Übergabe an den Nutzer Projektpräsentation Projektevaluierung 13. Aufgabenstellungen 13.1 Kontrollfragen 1. Was ist der Unterschied zwischen Projektantrag und Projektauftrag? 2. Was ist ein Meilenstein? 3. Welche Berichte sollten je Meilenstein erstellt werden? 4. Welche Kreativitätstechniken kennen Sie? 5. Wozu dient die Variantenbildung? 13.2 Problemstellungen 1. Ordnen Sie die Begriffe in der richtigen Reihenfolge: Variantenbildung, Gruppenbildung, Vorstellen der Projektidee, Projektevaluierung, Projektantrag, Projektpräsentation, Projektauftrag 2. Welche Kriterien würden Sie für die Projektauswahl heranziehen? VU: /3 - Checkliste für den Projektablauf - SS 2006