Vorwort 15 Das ist auf der CD 15. Projektmanagement 19. Projektplanung 31. Die Projektplanung mit Project umsetzen 39

Transkript

1 Projektmanagement mit MS Project ISBN Page 1 of 14 Inhaltsverzeichnis Vorwort 15 Das ist auf der CD 15 TEIL 1 Grundlagen 17 1 Projektmanagement Grundlagen 20 Was ist Projektmanagement? 21 Projektziele Projektphasen 23 Zieldefinition 24 Prognose für die Realisierung 24 Grobgliederung 25 Feingliederung 25 Projektplanung 25 Projektüberwachung 27 Projektkontrolle 28 2 Projektplanung Projektstrukturen festlegen Abhängigkeiten definieren Ressourcen zuordnen Kosten Optimieren des Projektplans 38 3 Die Projektplanung mit Project umsetzen 39

2 3.1 Projektstruktur und Vorgangsliste 41 Page 2 of 14 Anordnungsbeziehungen 42 Einschränkungen Ressourcen 44 Ressourcen der Art Arbeit 44 Ressourcen der Art Material Kosten 45 Satzbasierte Kosten 45 Kosten pro Einsatz 46 Feste Kosten 46 Fälligkeit Optimierung des Projektplans Basisplan 49 4 Microsoft Project starten Der erste Start Der erste Blick auf Project Ein Projekt speichern Das Programm beenden Effektiv starten 56 5 Project bedienen und anpassen Bildschirmelemente 60 Fensterbedienung 63 Individualisierte Menüs und Symbolleisten 63 Mit Kontextmenüs arbeiten Anpassen von Microsoft Project 67

3 Standardeinstellungen verändern 67 Page 3 of 14 Symbolleisten anpassen 67 Symbolleisten und Menübefehle anpassen 69 Ein Symbol verändern 71 Eine eigene Symbolleiste 72 Ein eigenes Menü 73 Individuelle Masken 74 Benutzerdefinierte Felder erstellen 75 Benutzerdefinierte Felder einsetzen 78 6 Hilfefunktionen 81 Willkommen 82 Die QuickInfo 83 Die direkte Hilfe 83 Hilfeschaltflächen 85 Der Office-Assistent 85 Die Project-Hilfe 87 Hilfe aus dem Internet 89 TEIL 2 Projektplanung und Projekterstellung 93 7 Projektorganisation Szenario Das Projekt anlegen Die Standardeinstellungen ändern 101 Ansichteinstellungen 101 Allgemeine Einstellungen 101 Kalendervorgaben 103 Terminplanvorgaben 105

4 Vorgaben für Berechnungen 106 Page 4 of Kalender 107 Basiskalender 108 Projektkalender 110 Vorgangskalender 111 Ressourcenkalender Terminplan Vorgänge Vorgänge erfassen 114 Dateneingabe 116 Einen Meilenstein festlegen 117 Periodische Vorgänge Informationen zu Vorgängen 120 Allgemeine Informationen zum Vorgang 120 Informationen zum Vorgänger 121 Informationen zu den Ressourcen eines Vorgangs 123 Spezielle Informationen zum Vorgang 125 Notizen zum Vorgang Vorgänge kopieren, verschieben, löschen Vorgangskalender Vorgang unterbrechen Gliederungsstruktur 132 Sammelvorgänge erzeugen 132 Mit der Projektgliederung arbeiten Gliederungscodes für Vorgänge 135 Der Projektstrukturplan-Code 137 Die benutzerdefinierten Projektstrukturplan-Codes von Vorgängen neu nummerieren 139

5 8.8 Vorgänge miteinander verknüpfen 141 Page 5 of 14 Vorgänge verknüpfen 141 Vorgangsverknüpfungen ändern 141 Anordnungsbeziehungen 143 Überlappende Vorgänge Ressourcen Ressourcen erfassen und speichern 146 Zuordnung von Ressourcen und die Dauer von Vorgängen Informationen zu Ressourcen 150 Allgemeine Informationen zur Ressource 150 Ändern des Arbeitsplans einer Ressource 152 Codes für Ressourcen Kosten für Ressourcen 153 Kosten einer Ressource 154 Interne und externe Kosten 155 Anzeigen von Vorgangs- oder Ressourcenkosten Ansichten Grundlagen 162 Ansichtsarten 162 Individuelle Ansichten erstellen 164 Ansichten formatieren 167 Informationen in einer Ansicht sortieren 171 Informationen in einer Ansicht gruppieren 173 Informationen in Ansichten filtern 174 Eigene Filter 180 AutoFilter 181 Der Balkenplan-Assistent /02/02

6 10.2 Vorgangsansichten 184 Page 6 of 14 Vorgang: Tabelle 185 Vorgang: Maske 186 Balkendiagramm (Gantt) 188 Balkendiagramm: Abgleich 189 Balkendiagramm: Einzelheiten 190 Balkendiagramm: Überwachung 192 Meilensteindatums-Rollup 192 Beziehungsdiagramm Ressourcenansichten 195 Ressource: Tabelle 195 Ressource: Maske 196 Ressource: Einsatz 198 Ressource: Grafik 199 Ressource: Zuteilung Terminplan 201 Den Terminplan anzeigen 201 Kritischer Weg 203 Den Terminplan anpassen 205 Anordnungsbeziehungen und Zeitabstände 205 Mit Einschränkungen arbeiten Das Netzplandiagramm 208 Netzplandiagramm formatieren 210 Ansicht: Beschreibendes Netzplandiagramm 211 Netzplandiagramme drucken Basisplan und Projektplan 213 Basisplan manuell speichern 215 Basisplan anzeigen /02/02

7 Plan- und Istwerte vergleichen 216 Page 7 of 14 Anzeigen der Gesamtkosten des Projekts 218 Zwischenpläne speichern 219 Zwischenplan anzeigen 220 In Projektdatenbanken speichern Das Projektteam 225 Benutzeradministration 226 Das Projekt freigeben Projektdaten drucken 233 Ansichten wählen 234 Einrichten der Druckvorgaben 236 Die Seitenansicht 241 Standardberichte drucken 243 Standardberichte verändern 245 Erstellen benutzerdefinierter Berichte 250 TEIL 3 Projektüberwachung Vorgangs- und Ressourcenkontrolle 255 Die Symbolleiste Überwachen 256 Den Vorgangsfortschritt überwachen 257 Die Terminsituation kontrollieren 257 Die Aufwendungen überwachen 263 Überwachung bei Vorgängen in Arbeit 266 Kontrolle bei Vorgängen durch Eingabe tatsächlicher Informationen 266 Den Ressourcenfortschritt überwachen 267 Informationen bei Veränderungen 269 Ausgleich von zeitlichen oder finanziellen Puffern /02/02

8 15 Page 8 of 14 Terminkontrolle Meilensteine überwachen 272 Erstellen eines Meilensteins für eine externe Abhängigkeit Den Endtermin kontrollieren Analyse des Terminplans 273 Änderungen am Projektendtermin 274 Anzeige des kritischen Weges 274 Die Anordnungsbeziehungen überprüfen 275 Vorgangseinschränkungen untersuchen 275 Unvollständige oder verzögerte Vorgänge 276 Visuelle Darstellung des Projektfortschritts 277 Terminüberschneidungen 278 Einen Vorgang verzögern Die Überwachung des Projektteams 283 Grundlagen der Teamfunktionen 284 Teamwork mit Project Central 285 Teamwork über -Systeme 286 Nichtelektronische Methoden 287 Teamwork in Microsoft Project 288 Ressourcen anfragen 289 Projekt aktualisieren 291 Status abfragen Die Kostenkontrolle 295 Vorgangskosten 296 Ressourcenkosten 299

9 Abweichungen zum Kostenrahmen (Basisplan) 300 Page 9 of 14 Kostenanalyse 301 Ertragswertanalyse 302 Kostenberichte 304 TEIL 4 Project und andere Project und Microsoft Office Datenaustausch 310 Mit der Zwischenablage arbeiten 310 Daten importieren oder exportieren 317 Import-Export-Schemata 320 Datenaustausch zwischen Project und Microsoft Excel bzw. Microsoft Access 322 Zeitskalendaten analysieren Project und Outlook 325 Projekte im Outlook-Journal 325 Ressourcen aus dem Outlook-Adressbuch übernehmen 329 Mahner einstellen 331 Projekt verteilen Im Intranet veröffentlichen 333 Projekt als Webseite speichern 334 Projektinformationen als Grafik veröffentlichen Project Central Der Project Central-Administrator 340 Servermodi von Project Central 341 Benutzerkonten erstellen 343 Wahl der Authentifizierungsmethode 343 Benutzerkonten verwalten /02/02

10 Benutzerkonten zusammenführen 346 Page 10 of 14 Informationen aus der Project Central-Datenbank löschen 347 Project Central anpassen 348 Ansichten verwalten Der Project Central-Manager 351 Allgemeine Aufgaben 351 Posteingangsregeln 352 Statusberichte anfordern 353 Informationen übernehmen Die allgemeinen Project Central-Funktionen 356 Die Arbeitszeittabelle 357 Neue Vorgänge erzeugen 358 Arbeitszeitänderungen 359 Aktualisierungen 360 Das persönliche Balkendiagramm 361 Aufgaben delegieren 362 Statusberichte senden 364 Statusberichte 366 Statusanfragen beantworten 366 TEIL 5 Workshops Messestandplanung mit Ressourcenpool Das Vorgangsprojekt 370 Die Pool-Projekte 370 Überlastungen 371 Grafische Anzeige der Überlastungen 372 Abgleichsvarianten Das Beispiel 377 Projektansichten 380

11 Erstellung der Pools 382 Page 11 of 14 Ressourcen aus dem Pool zuordnen 384 Basisplan speichern 386 Arbeiten während des Projektfortschritts 387 Fortschrittslinien 388 Zwischenplan 388 Termin- und Basisplan vergleichen 388 Eigene Balken im Balkendiagramm 390 Pufferzeiten analysieren 391 Kostenvergleiche Zusammenführung der Einzelprojekte 395 Bericht Kostenanalyse Risikominimierung in der Messestandplanung Risiko Kosten: bestimmte Standgröße 398 Lösung Risiko Zeit: Transport, Aufbau- und Abbauzeit 399 Lösung Risiko Humanressource: geplante Mitarbeiter 400 Lösung Risiko Ressourcen: Hotelbuchung 403 Lösung Risiko Ressourcen: Einsatzmaterialien 403 Lösung Risiko Ressourcen: Versorgungsleitungen am Messestand 404 Lösung Risiko Neue Ausstattung 405 Lösung 405

12 22 Page 12 of 14 Mit Ressourcen arbeiten 407 Ressourcentabelle erzeugen 408 Ressourcenzuordnung 410 Ressourcenverfügbarkeit 410 Ressourcenprofile 411 Ressourcenzuordnungen lösen und ersetzen 413 Ressourcenkalender 414 Kapazitätsabgleich 415 Automatischer Abgleich 416 Automatischen Abgleich rückgängig machen 419 Gemeinsame Ressourcennutzung 420 Ressourcenpools anlegen Projektvorlagen nutzen und optimieren Mit Projektvorlagen arbeiten 424 Eingeben des Starttermins 426 Sammelvorgänge 427 Speichern der Projektvorlage als eigenes Projekt 427 Überprüfen der vorhandenen Vorgänge und Daten 428 Anordnungsbeziehungen 431 Zeitskala verändern Ressourcen verändern 432 Projektkalender 433 Kosten eingeben Projektrealisierung 435 Das Statusdatum eingeben 435 Den Vorgangsfortschritt eingeben 436 Balken definieren 437

13 23.4 Ressourcenauslastung 438 Page 13 of 14 Freie Ressourcen 439 Ausgleich von Überlastungen und freier Arbeitszeit Automatischer Kapazitätsausgleich 441 Vorgangsprioritäten für den Kapazitätsabgleich 441 Den Kapazitätsabgleich überprüfen Spezielle Techniken 442 Berichte zur Überprüfung 442 Netzplan über den Projektverlauf 443 Kostendarstellung pro Ressource 444 Gesamtkostendarstellung Varianten bei der Projektplanung Berechnung über Anfangs- oder Endtermin? Vorgangsarten Ansichten optimieren Ansichten zur Bearbeitung des Projekts Die Anwendung der PERT Analyse 455 Erstellen der PERT-Analyse 456 PERT-Gewichtung festlegen 459 Die Ergebnisse der PERT-Analyse darstellen 459 TEIL 6 Anhang 463 A Microsoft Project 2000 installieren 465 A.1 Die Voraussetzungen 466 A.2 Der Installationsvorgang 467

14 A.3 Nachträgliche Veränderungen der Installation 469 Page 14 of 14 B Microsoft Project Central installieren 471 Microsoft Project Central Server installieren 472 Installation einer neuen MSDE-Datenbank 473 Die Anmeldung bei Project Central 476 C Glossar 481 Stichwortverzeichnis 497