Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung

Transkript

1 10 Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 399 Der Aufbau des Kalenders 405 Im Kalender navigieren 408 Termine und Ereignisse planen 426 Besprechungen planen 436 Suchen und organisieren 439 Kalender und Termine drucken 443 vcalendar-dateien erstellen und weitergeben 444 Den Kalender anpassen In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie: b im Kalender navigieren b das Datum eingeben b Termine erstellen b Terminserien erstellen b Besprechungen planen b Termine suchen b den Kalender anpassen b den Kalender ausdrucken b Feiertage und Zeitzonen zum Kalender hinzufügen b vcalendar-dateien im- und exportieren D Planen über alles Der Aufbau des Kalenders Ein wichtiges Element von Outlook ist der Ordner Kalender. Im Kalender können Sie zahlreiche Aktivitäten planen und sich daran erinnern lassen. Auch die Planung von Ressourcen, von Besprechungen und von Online-Besprechungen ist möglich. Für die Eingabe des Datums stehen Ihnen viele verschiedene Formate zur Verfügung. Bevor Sie nun jedoch erfahren, wie Sie Termine, Ereignisse und Besprechungen anlegen und nutzen, beschreibt dieser Abschnitt, wie Sie im Ordner Kalender navigieren und Daten eingeben. 399

2 Termine, Ereignisse, Besprechungen und Ressourcen Bevor Sie mit der Navigation im Kalender loslegen, sollten die grundlegenden Begriffe geklärt werden. Outlook unterscheidet vier Terminarten: Termine, Ereignisse, Besprechungen und Ressourcen. b Termine: Termine sind alle Aktivitäten, die Sie in Ihrem Kalender planen und zu denen weder andere Personen eingeladen noch Ressourcen reserviert werden. Sie können anderen Personen jedoch die Berechtigung erteilen, Termine für Sie zu planen und zu ändern. Sie können Ihren Terminkalender auch anderen Personen zur Einsicht überlassen. b Ereignisse: Ereignisse sind Aktivitäten, die 24 Stunden oder länger dauern. In Outlook gibt es also keine mehrtägigen Termine, sondern diese werden als Ereignisse bezeichnet. Ereignisse sind z.b. Seminare, Urlaub und Messen. Ereignisse werden anders als Termine keinen bestimmten Zeiten innerhalb eines Tages zugeordnet, sondern sie erscheinen unterhalb der Datumsangabe im Kalender. Eigentlich werden Ereignisse über eine spezielle Funktion angelegt. Sie können aber auch über das Terminformular eingegeben werden, denn stellt Outlook fest, dass es sich um einen 24 Stunden oder länger dauernden Termin handelt, wird dieser automatisch zum Ereignis gemacht. Finden innerhalb eines Ereignisses Termine statt, wie z.b. auf einer Messe, müssen Sie diese separat als Termine eintragen. b Besprechungen: Besprechungen sind Termine, an denen mehrere Personen teilnehmen. Die Terminabsprache, d.h. die Ermittlung von Zeiten, zu denen alle beteiligten Personen frei sind, wird über die Terminplanungsfunktion von Outlook erheblich vereinfacht. Die Teilnehmer können über Outlook außerdem per eingeladen werden und die benötigten Räumlichkeiten und Geräte können automatisch reserviert werden. Besprechungen können auch online, wie z.b. über NetMeeting, geführt werden. b Ressourcen: Ressourcen sind Räume, wie z.b. Besprechungs- oder Konferenzzimmer, Geräte wie Overhead-Projektoren, Tafeln, Videogeräte etc., die von mehreren Personen genutzt werden können und deren Benutzung deshalb zeitlich geplant werden muss. Der Aufbau des Kalenders Der Kalender enthält drei Bereiche: den Terminbereich, den Datumsnavigator und den Aufgabenblock (siehe Abbildung 10.1). Im Terminbereich werden Ihre Termine angezeigt. Neben der Tagesansicht, die standardmäßig angezeigt wird, können Sie im Terminbereich auch die ganze Arbeitswoche oder eine 7-Tage-Woche betrachten. Eine weitere Terminansicht ist die Monatsansicht. In dieser werden der Datumsnavigator und der Aufgabenblock jedoch nicht angezeigt. Über den Datumsnavigator können Sie bequem zu jedem beliebigen Termin gelangen. Standardmäßig werden der aktuelle und der Folgemonat angezeigt. Über die Pfeilschaltflächen können Sie jedoch zu weiter zurückliegenden Daten oder Daten in der Zukunft wechseln (siehe Abbildung 10.2). Mehr hierzu erfahren Sie im X Abschnitt»Im Kalender navigieren«in diesem Kapitel. 400 Kapitel 10

3 Abbildung 10.1: Der Kalender D Abbildung 10.2: Der Datumsnavigator Planen über alles Im Aufgabenblock (siehe Abbildung 10.3) werden alle Aufgaben angezeigt, die Sie eingetragen haben. Sie können neue Aufgaben erstellen, Aufgaben als erledigt kennzeichnen, Aufgaben verändern und löschen, Aufgaben Terminen zuweisen und Aufgaben per versenden. Die Behandlung von Aufgaben wird in X Kapitel 11 ausführlich beschrieben. Abbildung 10.3: Der Aufgabenblock Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 401

4 Die Ansichten Im Terminbereich des Ordners Kalender ist die Tagesansicht voreingestellt. Über die Symbolleiste können Sie jedoch per Mausklick zur Ansicht Arbeitswoche gelangen. Die Tagesansicht Die Tagesansicht ist die Standardansicht (siehe Abbildung 10.4). Der Bereich eines normalen Arbeitstags zwischen 8.00 und Uhr ist gelb unterlegt, die Zeiten von 0.00 bis 8.00 Uhr und ab Uhr sowie Samstage und Sonn- und Feiertage sind ockerfarben unterlegt. Arbeiten Sie zu anderen Zeiten oder auch an Samstagen, können Sie diese Anzeige anpassen. Mehr hierzu erfahren Sie im X Abschnitt»Die Arbeitswoche anpassen«in diesem Kapitel. Haben Sie die Tagesansicht einmal verlassen, können Sie sie über die Schaltfläche Tagesansicht wieder aktivieren. Abbildung 10.4: Die Tagesansicht Das aktuelle Datum wird unterhalb der Adressleiste angezeigt. Klicken Sie doppelt darauf, öffnet sich das Formular Unbenannt Ereignis. Im Datumsnavigator wird das aktuelle Datum mit einer roten Umrandung gekennzeichnet. Der momentan angezeigte Tag wird grau unterlegt dargestellt. Aktivieren Sie ein Terminfeld, können Sie den Termin direkt eingeben. Klicken Sie doppelt auf ein Terminfeld, öffnet sich das Formular Unbenannt Termin, in dem das aktuelle Datum und die gewünschte Uhrzeit bereits eingetragen sind. Klicken Sie doppelt auf einen bestehenden Termin, öffnet sich das Terminformular. 402 Kapitel 10

5 Die Arbeitswoche Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Arbeitswoche oder wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Arbeitswoche, um diese Ansicht zu öffnen (siehe Abbildung 10.5). In dieser Ansicht werden die fünf normalen Arbeitstage der Woche in Spalten nebeneinander angezeigt. Die einzelnen Tage sind wie in der Tagesansicht in Stundenintervalle unterteilt. Die angezeigten Tage sind im Datumsnavigator grau unterlegt. In der Adressleiste wird außerdem der angezeigte Zeitraum angegeben. Abbildung 10.5: Die Ansicht Arbeitswoche D Planen über alles Klicken Sie doppelt auf ein Zeitfeld, öffnet sich das Formular Unbenannt Termin, in dem das aktuelle Datum und die gewünschte Uhrzeit bereits eingetragen sind. Klicken Sie doppelt auf einen bereits vorhandenen Termineintrag, öffnet sich das zugehörige Formular. Sehen Sie am oberen oder unteren Rand der Uhrzeitangabe eine gelbe Schaltfläche mit einem Pfeil, wissen Sie, dass ein Termin zu einem früheren oder späteren Zeitpunkt eingetragen ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Uhrzeit einzublenden. Arbeiten Sie beispielsweise in einer Branche, in der auch samstags, dafür aber montags nicht gearbeitet wird, können Sie die Anzeige des Beginns und des Endes der Arbeitswoche entsprechend anpassen. Mehr hierzu erfahren Sie im X Abschnitt»Die Arbeitswoche anpassen«in diesem Kapitel. Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 403

6 Die Woche In der Wochenansicht werden die sieben Tage (Montag bis Sonntag) der Woche angezeigt. Die Anzeige erfolgt nun nicht mehr in Spalten, sondern in Kästchen. Innerhalb dieser Kästchen werden die Termine mit Uhrzeitangabe untereinander aufgelistet. Eine weitere Unterteilung wie in der Tagesansicht oder der Arbeitswoche erfolgt jedoch nicht. Wie in der Arbeitswoche sind alle angezeigten Tage im Datumsnavigator grau unterlegt (siehe Abbildung 10.6). In der Adressleiste wird außerdem der angezeigte Zeitraum angegeben. Abbildung 10.6: Die Wochenansicht Doppelklicken Sie auf einen der Tage, öffnet sich das Formular Unbenannt Ereignis. Klicken Sie doppelt auf einen Termineintrag, öffnet sich das zugehörige Formular. Die Monatsansicht Die Monatsansicht enthält alle Tage eines Monats als Kästchen. Diese sind nach dem Wochentag in Spalten angeordnet. Für den Datumsnavigator und den Aufgabenblock ist kein Platz mehr. Die Monatsangabe steht in der Adressleiste. Über die Bildlaufleiste können Sie zu den Vormonaten und den nachfolgenden Monaten wechseln (siehe Abbildung 10.7). 404 Kapitel 10

7 Abbildung 10.7: Die Monatsansicht D Klicken Sie mit der Maus auf das Bildlauffeld in der Bildlaufleiste, wird das Datum des Felds in der linken oberen Ecke angezeigt. Ziehen Sie die Maus nach oben oder unten, passt sich die Anzeige des Datums entsprechend an. Sie können so die Anzeige wochenweise verschieben. Lassen Sie die Maustaste z.b. auf der Mitte eines Monats los, wird die Hälfte des Monats angezeigt. Die verbleibenden Felder der Ansicht werden mit den Tagen des Folgemonats ausgefüllt. Enthält ein Feld im Kalender in der rechten unteren Ecke ein kleines gelbes Symbol (ein Rechteck mit einem Pfeil), können Sie darauf klicken, um zur Tagesansicht für diesen Tag zu gelangen. Klicken Sie doppelt auf einen der Tage, die keine Schaltfläche enthalten, öffnet sich das Formular Unbenannt Ereignis. Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag, öffnet sich das zugehörige Formular. Planen über alles Im Kalender navigieren Es gibt in Outlook zwei Möglichkeiten, um zu einem bestimmten Tag zu gelangen: über den Datumsnavigator und über den Befehl Gehe zu. Über den Datumsnavigator können Sie außerdem mehrere Tage anzeigen lassen, die nicht genau der Arbeitswochen-, Wochen- oder Monatsansicht entsprechen. Das Datum über den Datumsnavigator wechseln Im Datumsnavigator werden normalerweise zwei volle Monate angezeigt. Über den Datumsnavigator können Sie innerhalb eines Monats zu einem bestimmten Tag gelangen oder aber die Ansicht mehrerer Tage öffnen. Über die Pfeilschaltflächen in der Monatsangabe des Datumsnavigators gelangen Sie zu nachfolgen- Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 405

8 den und zurückliegenden Monaten. In der linken Monatsübersicht wird in der ersten Zeile grau unterlegt die letzte Woche des Vormonats angezeigt. Beginnt der Monat in der Mitte der Woche, wird die Zeile nur bis zu diesem Termin mit Tagen des Vormonats ausgefüllt. In der rechten Monatsübersicht werden in der letzten Zeile leere Felder mit den grau unterlegten Tagen des nachfolgenden Monats ausgefüllt. Der graue Hintergrund dient jedoch nur der Übersichtlichkeit. Selbstverständlich können Sie durch Doppelklicken neue Termine eintragen. b Einzelne Tage: Klicken Sie im Datumsnavigator auf ein Datum, wird der entsprechende Tag in der Tagesansicht angezeigt und Sie können Termine eingeben. Liegt der Tag in der Vergangenheit, werden Sie darauf aufmerksam gemacht, falls Sie trotzdem versuchen, einen Termin einzugeben. b Mehrere aufeinander folgende Tage: Klicken Sie mit der Maus auf ein Datum, wie z.b. den 8. des Monats und ziehen die Maus bis zu einem weiteren Datum, wie z.b. den 10. des Monats, werden in der Terminansicht alle drei Tage angezeigt (siehe Abbildung 10.8). Im Beispiel erfolgt dies mit einer Spalte pro Tag, wobei jeder Tag in Stundenintervalle unterteilt ist. Markieren Sie mehr als fünf Tage, werden die einzelnen Tage wie in der Wochenansicht dargestellt. Abbildung 10.8: Mehrere Tage in der Tagesansicht b Mehrere auseinander liegende Tage: Sie können auf diese Weise auch mehrere auseinander liegende Tage anzeigen. Drücken Sie dazu die Strg-Taste und halten Sie diese gedrückt, während Sie auf die einzelnen Tage klicken, wie z.b. den 12., den 17. und den 21. eines Monats. Es werden nun alle markierten Tage angezeigt. Wird die Anzahl von fünf Tagen überschritten, erfolgt ein Wechsel der Ansicht. Die einzelnen Tage werden wie in der Wochenansicht als Kästchen ohne Unterteilung in Stundenintervalle dargestellt. b Heute: Um zum heutigen Datum zu wechseln, klicken Sie auf das rot umrandete Feld im Datumsnavigator. Ist dieses nicht sichtbar, weil Sie z.b. mehrere Monate nach hinten gewandert sind, gelangen Sie über die Schaltfläche Heute in der Symbolleiste zum aktuellen Tag. b Termine: Tage, an denen Termine eingetragen sind, werden im Datumsnavigator fett markiert. Klicken Sie auf die nach links weisende Pfeilschaltfläche, gelangen Sie zum Vormonat. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche und halten die linke Maustaste gedrückt, wandert die Datumsanzeige automatisch sehr schnell zurück, so dass Sie rasch zu den Monaten zurückliegender Jahre gelangen. Um ein sehr weit in der Vergangenheit liegendes Datum aufzurufen, eignet sich jedoch eher die Funktion Gehe zu Datum. Klicken Sie auf die nach rechts weisende Pfeilschaltfläche, gelangen Sie zum nachfolgenden Monat. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche und halten die linke 406 Kapitel 10

9 Maustaste gedrückt, wandert die Datumsanzeige automatisch sehr schnell nach vorn, so dass Sie rasch zu den Monaten nachfolgender Jahre gelangen. Um ein sehr weit in der Zukunft liegendes Datum aufzurufen, eignet sich jedoch eher die Funktion Gehe zu Datum. Der Befehl Gehe zu Datum Wählen Sie im Kalender im Menü Ansicht den Befehl Gehe zu/wechseln zu Datum oder drücken Sie die Tasten Strg+G, um das Dialogfeld Gehe zu Datum zu öffnen (siehe Abbildung 10.9). Abbildung 10.9: Das Dialogfeld Gehe zu Datum Im Listenfeld Datum können Sie das gewünschte Datum direkt eingeben oder auf die nach unten weisende Pfeilschaltfläche klicken und das Datum über den Kalender auswählen, der sich nun öffnet. Die Bedienung ist die gleiche wie beim Datumsnavigator. Über die Schaltfläche Heute aktivieren Sie das aktuelle Datum. Für die Direkteingabe des Datums stehen zahlreiche Formate zur Verfügung. Diese werden im nächsten X Abschnitt»Formate für die Datumseingabe«näher beschrieben. Über das Listenfeld Anzeigen in können Sie auswählen, ob das gewählte Datum im Tages-, Wochen-, Monats- oder Arbeitswochenkalender angezeigt werden soll. Formate für die Datumseingabe Outlook bietet nicht nur für das Dialogfeld Gehe zu Datum, sondern auch für die Eingabe von Terminen, Ereignissen und Besprechungen zahlreiche Datumseingabeformate. Sie brauchen das Datum nicht in Zahlen einzugeben, sondern Sie können auch eine Angabe in Worten benutzen, wie z.b.»heute in 14 Tagen«. Outlook wandelt diese Angabe dann automatisch in das korrekte Datum um. In gleicher Weise können Sie auch Tage oder Feiertage eingeben, die jedes Jahr auf denselben Tag fallen, wie z.b.»tag der deutschen Einheit«oder»Heiligabend«. Verantwortlich für diese komfortable Umwandlung ist die Funktion AutoDatum. In Tabelle 10.1 sehen Sie Beispiele für Datums- und Uhrzeitangaben, die Sie im Feld Gehe zu Datum und in den Datums- und Uhrzeitfeldern der Termin-, Ereignis- und Besprechungsformulare benutzen können. D Planen über alles Tabelle 10.1: Mögliche Eingabeformate für Datums- und Uhrzeitangaben Angabe Mögliche Eingaben Datum ; , ; , 7. Mai 2002 Siebter Mai Zweitausendzwei, fünfter August, siebter Aug, neunter Nov Heute in 14 Tagen, morgen, in 4 Tagen, nächsten Freitag, nächste Woche nächsten Monat, vor drei Monaten, Jan, Feb, in zwei Monaten, diesen Samstag, von Montag bis Donnerstag, für Mittwoch Allerheiligen, Tag der Arbeit, Tag der deutschen Einheit, Heiligabend 2004, Sylvester, Neujahr, Valentinstag X Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 407

10 Angabe Mögliche Eingaben Bis Freitag, bis einschließlich Freitag Uhrzeit 7:00, 19:25 Mittags, um Mitternacht Neun Uhr vormittags, fünf Uhr zwanzig Termine und Ereignisse planen Termine können Sie in Outlook entweder direkt in den Terminbereich oder über das Terminformular eingeben. Geben Sie Termine direkt ein, können Sie nur das Datum, die Uhrzeit und den Betreff wählen. Über das Terminformular können Sie einen Betreff und Ort wählen, angeben, ob eine Erinnerung erfolgen soll, festlegen, wie die Zeitspanne angezeigt werden soll und vieles mehr. Termine direkt in den Terminbereich eintragen Tragen Sie einen Termin direkt in den Terminbereich ein. 1. Suchen Sie sich im Datumsnavigator einen Tag im aktuellen Monat aus, an dem Sie einen Termin eintragen wollen, und klicken Sie auf diesen Tag, um ihn zu aktivieren. 2. Klicken Sie mit der Maus auf die untere Hälfte des Zeitintervalls 10:00 und ziehen Sie die Maus bei gedrückter linker Maustaste bis zum Zeitintervall 15:30. Die Zeit zwischen 10:00 und 15:30 ist nun blau markiert. 3. Geben Sie über die Tastatur den Text Projektskizze fertig stellen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Der Zeitblock ist nun als Termin markiert (siehe Abbildung 10.10). Die Erinnerungsfunktion wurde automatisch aktiviert, was Sie am Glockensymbol erkennen. DIE AUFGABE DIE LÖSUNG Abbildung 10.10: Ein Beispiel für einen direkt eingegebenen Termin 408 Kapitel 10

11 Abbildung 10.11: Die Anzeige der Zeitspanne verändern 4. Standardmäßig wird der Termin als»gebucht«eingetragen und deshalb mit einem blauen Rand versehen. Sind Sie jedoch noch nicht ganz sicher, ob der Termin tatsächlich stattfinden wird, können Sie ihn auch unter Vorbehalt buchen. Zeiten, zu denen Sie nicht verfügbar sind, weil Sie sich beispielsweise für einen Arztbesuch freigenommen haben, können Sie außerdem mit der Markierung Abwesend versehen. Klicken Sie dazu im Kalender mit der rechten Maustaste auf den Rand des Termins und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zeitspanne anzeigen als/mit Vorbehalt bzw. Zeitspanne anzeigen als/ Abwesend (siehe Abbildung 10.11). Die Farbe des Rahmens passt sich an Ihre Wahl an. Bei einem Termin mit Vorbehalt ist der Rahmen in der Tagesansicht und der Ansicht Arbeitswoche blau/weiß schraffiert, bei einem Termin des Typs»Abwesend«ist der Rahmen violett. Die Kategorisierung von Zeitspannen ist insbesondere dann nützlich, wenn andere Personen Zugriff auf Ihren Terminkalender haben, um Besprechungen automatisch zu planen. Siehe hierzu den X Abschnitt»Besprechungen planen«in diesem Kapitel. D Planen über alles NEU IN OUTLOOK 2002 Abbildung 10.12: Termine lassen sich nun»beschriften«5. In Outlook 2002 haben Sie die Möglichkeit, Termine anhand einer farbigen Hervorhebung zu»beschriften«. Anhand der Farben erkennen Sie auf einen Blick, um welche Art von Termin es sich handelt. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Kalenderfarben und wählen Sie die gewünschte Farbe aus (siehe Abbildung 10.12). Der Hintergrund des Termins wird nun in der gewählten Farbe dargestellt. Dies ist insbesondere in der Monatsansicht praktisch, weil die Termine hier durch die farbige Gestaltung wesentlich deutlicher hervorgehoben werden als bisher. Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 409

12 Eignen sich die zehn vorgegebenen Beschriftungen für Ihre Bedürfnisse nicht, können Sie sie auch leicht anpassen. Mehr hierzu erfahren Sie im X Abschnitt»Den Kalender anpassen«. Bei Bedarf können Sie diesen Termin nun ändern oder löschen. Wollen Sie nur den angezeigten Betreff ändern, klicken Sie mit der Maus darauf. Sie können nun einzelne oder alle Buchstaben über die Tasten Entf und Rück löschen und neu eingeben. Sie können auch den gesamten Betreff mit der Maus markieren und ihn neu eingeben. Wollen Sie dagegen weitere Details zu einem Termin eingeben, klicken Sie doppelt auf diesen, um das Terminformular zu öffnen. Das Terminformular wird wie im X Abschnitt»Termine über das Terminformular eintragen«in diesem Kapitel beschrieben bearbeitet. HINWEIS Termine über das Terminformular eintragen Tragen Sie einen Termin über das Terminformular in den Terminkalender ein. 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neuer Termin oder wählen Sie im Menü Datei den Befehl Neu/Termin. Es öffnet sich das Terminformular (siehe Abbildung 10.13). DIE AUFGABE DIE LÖSUNG Abbildung 10.13: Das Terminformular 2. Geben Sie im Feld Betreff die Terminbezeichnung ein. Diese wird auch im Kalender angezeigt. 3. Geben Sie im Feld Ort an, wo der Termin stattfinden soll. Dies kann z.b. ein bestimmter Raum, das Büro einer bestimmten Person oder auch ein Restaurant sein. 4. Geben Sie im Uhrzeitlistenfeld des Bereichs Beginnt um den Beginn des Termins ein oder wählen Sie diesen über das Listenfeld. Die Werte im Listenfeld 410 Kapitel 10

13 haben ein Intervall von 30 Minuten. Im Feld Endet um wird automatisch der Wert angepasst und auf 30 Minuten später als im Feld Beginnt um gesetzt. Soll der Termin zu einer späteren Uhrzeit enden, geben Sie diese in das Feld ein oder wählen Sie sie über das Listenfeld aus. Hinter den Werten des Listenfelds wird in Klammern jeweils die Zeit angezeigt, die seit dem Beginn vergangen ist (siehe Abbildung 10.14). Abbildung 10.14: Die Zeitdauer eines Termins lässt sich bequem ablesen 5. Das Kontrollkästchen Ganztägig ist deaktiviert. Belassen Sie dies so, weil Sie den Termin sonst zu einem Ereignis machen. 6. Wollen Sie an den Termin erinnert werden wollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung. Geben Sie im Listenfeld daneben an, wie viel Zeit zwischen der Erinnerung und dem Beginn des Termins liegen soll. Voreingestellt ist die Zeitspanne von 15 Minuten. Das Maximum liegt bei zwei Tagen, das Minimum bei 0 Minuten. 7. In Outlook wird standardmäßig der Sound Reminder.wav zur Erinnerung abgespielt. Wollen Sie darauf verzichten oder einen anderen Sound auswählen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Lautsprechersymbol. Es öffnet sich das Dialogfeld Erinnerungssound (siehe Abbildung 10.15). Um den Erinnerungssound abzustellen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Sound abspielen. Wollen Sie den Sound ändern, geben Sie in das Textfeld den Namen und den Pfad zur Sounddatei ein oder wählen Sie die Sounddatei über die Schaltfläche Durchsuchen aus. Bestätigen Sie anschließend über OK. D Planen über alles Abbildung 10.15: Den Erinnerungssound ändern 8. Wählen Sie im Listenfeld Anzeigen als, ob der Termin als Gebucht, Mit Vorbehalt oder als Abwesend angezeigt werden soll. Standardmäßig wird der Wert Gebucht verwendet. Gebuchte Werte werden in den Ansichten Tagesansicht und Arbeitswoche mit einem mittelblauen, Termine mit Vorbehalt mit einem blau-weiß schraffierten, die Abwesenheit mit einem violetten und freie Termine mit einem weißen Rahmen gekennzeichnet. 9. Wählen Sie im Listenfeld Beschriftung bei Bedarf eine Kategorie aus (siehe Abbildung 10.16). Durch die farbige Kennzeichnung lassen sich Termine sowohl in der Tagesansicht als auch in der Monatsansicht erheblich einfacher unterscheiden als bisher. Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 411

14 Abbildung 10.16: Durch die Zuweisung von Beschriftungen wird der Terminkalender übersichtlicher 10. Klicken Sie auf das Notizenfeld und geben Sie bei Bedarf Notizen zum Termin ein, wie z.b. Punkte, die Sie unbedingt berücksichtigen oder Personen, die Sie unbedingt anrufen müssen. In das Notizfeld können Sie außerdem Bilder, Dateien und andere Outlook-Elemente einfügen, wie in den X Abschnitten»Dokumente an Termine anhängen«und»outlook-elemente mit Terminen verknüpfen«in diesem Kapitel beschrieben. 11. Wollen Sie den Termin einem bestimmten Kontakt zuordnen, um die Angaben schneller finden zu können, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakte und wählen im Dialogfeld Kontakte wählen einen oder mehrere Kontakte aus, zu denen Sie eine Verknüpfung herstellen wollen (siehe Abbildung 10.17). Bestätigen Sie anschließend über OK. Abbildung 10.17: Termine lassen sich bequem mit Kontakten verknüpfen 12. Wollen Sie einen Termin einer oder mehreren Kategorien zuordnen, wählen Sie die Schaltfläche Kategorien. Im Dialogfeld Kategorien können Sie eine oder mehrere der verfügbaren Kategorien aktivieren oder aber in das Feld Elemente gehören zu den Kategorien eine neue Kategorie eingeben und diese über die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen in die Kategorienliste aufnehmen. Das Kontrollkästchen wird dabei automatisch aktiviert. Kennzeichnen Sie z.b. persönliche Termine als zu der Kategorie Persönlich gehörig, können Sie diese vom Ausdruck ausschließen oder nur diese ausdrucken. In der Anzeige Kategorien werden außerdem in der Kategorie Persönlich die entsprechenden Termine angezeigt. 412 Kapitel 10

15 13. Handelt es sich um einen privaten Termin, können Sie dies auch kennzeichnen, indem Sie das Kontrollkästchen Privat aktivieren. Beim Ausdruck steht Ihnen dann das Kontrollkästchen Details bei privaten Terminen nicht drucken zur Verfügung, über das Sie festlegen können, dass zu privaten Terminen nur der Betreff, das Datum und die Uhrzeit gedruckt werden sollen. 14. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen, um den Termin zu speichern und das Terminformular zu verlassen. Terminüberschneidungen Abbildung 10.18: Ein Warnhinweis für eine Terminüberschneidung HINWEIS Um einen Termin einzugeben, brauchen Sie den entsprechenden Tag nicht zu aktivieren. Es genügt, wenn Sie das korrekte Datum eintragen. Ist am gleichen Datum zur gleichen Uhrzeit bereits ein Termin eingetragen, werden Sie im Terminformular mit einem Warnhinweis darauf aufmerksam gemacht (siehe Abbildung 10.18). Sie können den Termin trotzdem anlegen. Das Feld für den ersten Termin wird dann verkleinert, und es werden beide Termine nebeneinander angezeigt. Entfernen Sie einen der beiden Termine, so dass sich kein Konflikt ergibt, verschwindet der Warnhinweis wieder. Versuchen Sie, einen Termin anzulegen, der sich bereits in der Vergangenheit befindet, wird ebenfalls ein Warnhinweis im Terminformular angezeigt, der Sie darauf aufmerksam macht. Auch hier ist es trotzdem möglich, den Termin anzulegen. D Planen über alles DIE AUFGABE DIE LÖSUNG Dokumente an Termine anhängen Benötigen Sie für einen Termin ein ganz bestimmtes Dokument, ist es sinnvoll, dieses an den Termin anzuhängen, um nicht lange danach suchen zu müssen. Hängen Sie ein Dokument an einen Termin an. 1. Öffnen Sie das Terminformular. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Datei einfügen oder wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Datei. Es öffnet sich das Dialogfeld Datei einfügen (siehe Abbildung 10.19). Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 413

16 Abbildung 10.19: Das Dialogfeld Datei einfügen 3. Wählen Sie bei Bedarf im Listenfeld Dateityp die Art der Datei aus, die Sie anhängen wollen. 4. Wählen Sie im Listenfeld Suchen in das Laufwerk und den Pfad aus, in dem sich die gewünschte Datei befindet, und klicken Sie anschließend im Dateifeld auf den gewünschten Dateinamen. 5. Über die nach unten weisende Pfeilschaltfläche neben der Schaltfläche Einfügen öffnen Sie ein Menü, über das Sie festlegen können, ob die Datei als Text, als Anlage, als Verknüpfung oder einfach nur eingefügt werden soll. Beim Einfügen als Anlage oder»normal«wird eine Kopie des Dokuments in den Termin eingefügt oder an diesen angehängt. Bei der Verknüpfung wird nur ein Verweis auf die Originaldatei aufgenommen. Bei einer Verknüpfung wird am wenigsten Speicherplatz verbraucht. Außerdem ist das Dokument immer auf dem neuesten Stand, weil eine Verknüpfung zum Original besteht. Wird das Originaldokument verändert, sind die Änderungen ebenfalls sichtbar. Fügen Sie ein Dokument normal oder als Anlage ein, werden Änderungen des Originals nicht berücksichtigt. 6. Die eingefügte Datei wird nun im Nachrichtenfeld angezeigt (siehe Abbildung 10.20). 414 Kapitel 10

17 Abbildung 10.20: Ein Termin mit angehängtem Dokument D HINWEIS DIE AUFGABE DIE LÖSUNG 7. Klicken Sie doppelt auf das Dokument im Nachrichtenfeld, öffnet sich dieses in der Anwendung, mit der es erstellt wurde. Outlook-Elemente mit Terminen verknüpfen Über das Menü Einfügen können Sie auch Outlook-Elemente wie z.b. - Nachrichten oder Objekte mit einem Termin verknüpfen oder in diesen einfügen. Verknüpfen Sie eine oder mehrere -Nachrichten aus Ihrem Posteingang mit einem Termin. 1. Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Element. Es öffnet sich das Dialogfeld Element einfügen (siehe Abbildung 10.21). Planen über alles Abbildung 10.21: -Nachrichten können Sie mit Terminen verknüpfen Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 415

18 2. Wählen Sie im Listenfeld Suchen in den Ordner Posteingang aus und klicken Sie im Listenfeld Elemente auf die -Nachricht, die Sie mit dem Termin verknüpfen wollen. Um mehrere aufeinander folgende -Nachrichten zu markieren, müssen Sie die Umschalt-Taste gedrückt halten, während Sie auf die Nachrichten klicken. Um mehrere verstreut liegende -Nachrichten zu markieren, müssen Sie die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie auf die Nachrichten klicken. 3. Wählen Sie im Bereich Einfügen als, ob die -Nachricht(en) als Nur Text, als Anlage oder als Verknüpfung in den Termin eingefügt werden sollen. Bei der Option Nur Text werden die -Nachrichten geöffnet und in den Termin kopiert, so dass Sie die -Nachrichten im Nachrichtenfeld lesen können. Bei der Option Anlage wird eine Kopie der Nachrichten erstellt, die als Symbol an den Termin angehängt wird. Bei der Verknüpfung wird nur eine Verknüpfung zu den -Nachrichten in das Nachrichtenfeld eingefügt. 4. Bestätigen Sie über OK. Die -Nachricht(en) wird/werden nun in das Nachrichtenfeld des Termins eingefügt. Termine bearbeiten und löschen Haben Sie einen Termin direkt eingegeben und stellen später fest, dass noch einige Zusatzangaben erforderlich sind, können Sie den Termin über das Terminformular bearbeiten. Um das Terminformular zu öffnen, klicken Sie doppelt auf den Termin. Es spielt dabei keine Rolle, welche Ansicht Sie aktiviert haben. Sie können dann alle Felder wie im X Abschnitt»Termine über das Terminformular eintragen«beschrieben ausfüllen oder vorhandene Werte verändern. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Bearbeitung abzuschließen. Haben Sie ein Terminformular geöffnet und wollen den nächsten Termin am gleichen Tag bearbeiten, brauchen Sie das Formular nicht zu schließen und dann das nächste zu öffnen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Nächstes Element, wird dieses automatisch geöffnet. Über die daneben liegende Schaltfläche Vorheriges Element gelangen Sie zum zurückliegenden Element. Termine verschieben und kopieren Wollen Sie einen Termin auf eine andere Uhrzeit an einem Tag verschieben, brauchen Sie nicht extra das Terminformular zu öffnen. Es genügt, wenn Sie mit der Maus auf den Termin klicken und ihn bei gedrückter linker Maustaste auf die neue Uhrzeit ziehen. Lassen Sie dann die linke Maustaste los, wird der Termin an der neuen Uhrzeit angezeigt. Um einen Termin zu kopieren, drücken Sie die Strg-Taste und halten diese gedrückt, während Sie den Termin mit der linken Maustaste auf eine neue Uhrzeit am selben Tag oder auf einen anderen Tag im Datumsnavigator ziehen. HINWEIS Termine löschen Um einen Termin zu löschen, markieren Sie diesen und klicken in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Löschen. Der Termin wird nun in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Über den Befehl Rückgängig im Menü Bearbeiten können Sie die Löschung gegebenenfalls wieder zurücknehmen. 416 Kapitel 10

19 DIE AUFGABE DIE LÖSUNG Wiederkehrende Termine planen Termine, die wöchentlich, zweiwöchentlich, jeden ersten Mittwoch im Monat oder in einer ähnlichen Folge stattfinden, können Sie über die Funktion Serientyp bequem in Outlook eintragen. Falls nötig, lassen sich einzelne Termine einer Serie auch nachträglich verschieben oder sogar löschen. Tragen Sie eine Terminserie ein. 1. Klicken Sie im Kalender auf die Schaltfläche Neu oder wählen Sie im Menü Datei den Befehl Neu/Termin, um das Terminformular zu öffnen. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste des Terminformulars auf die Schaltfläche Serientyp oder wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Serientyp. Es öffnet sich das Dialogfeld Terminserie (siehe Abbildung 10.22). Abbildung 10.22: Das Dialogfeld Terminserie D Planen über alles 3. Wählen Sie im Listenfeld Beginn den Terminbeginn, im Listenfeld Ende dessen voraussichtliches Ende und im Listenfeld Dauer die zu erwartende Dauer. 4. Geben Sie im Bereich Serienmuster an, ob der Termin sich täglich, d.h. auch alle zwei, drei oder vier Tage, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt. Die verfügbaren Optionen passen sich an Ihre Wahl an. Täglich: Bei einer täglichen Wiederholung können Sie weiter spezifizieren, ob damit tatsächlich jeder Arbeitstag oder nur alle 2 Tag(e) gemeint ist. In das Wertefeld können Sie Werte zwischen 1 und 6 eingeben. Ab sieben Tagen handelt es sich um einen wöchentlichen Termin. Wöchentlich: Über die Option Wöchentlich können Sie auch zwei- oder dreiwöchentlich stattfindende Termine eintragen. Geben Sie dazu im Feld Jede/Alle 1 Woche(n) am eine»2«oder eine»3«ein. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen des Zeitintervalls in dem der Termin stattfindet. Sie können auch mehrere Kontrollkästchen gleichzeitig aktivieren. Monatlich: Über die Option Monatlich müssen Sie nicht unbedingt einen monatlichen Turnus wählen. Es sind auch alle zwei, drei, vier etc. Monate möglich (siehe Abbildung 10.23). Ab zwölf Monaten handelt es sich jedoch um einen jährlichen Termin. Monatliche Termine können entweder immer an einem be- Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 417

20 stimmten Datum im Monat oder an einem bestimmten Wochentag stattfinden. Aktivieren Sie zunächst die Option, die für Ihren Termin gültig ist, und füllen Sie dann die weiteren Felder aus. Geben Sie entweder ein, am wievielten Tag jedes wievielten Monats der Termin stattfindet. Haben Sie die zweite Option gewählt, geben Sie nun an, an welchem Wochentag der Termin stattfindet und ob dies der erste, zweite, dritte, vierte oder letzte Wochentag des Monats ist. Im Wertefeld können Sie außerdem den monatlichen Turnus angeben, also z.b. jeden zweiten, dritten, vierten Monat. Abbildung 10.23: Das Serienmuster Monatlich Jährlich: Beim jährlichen Termin können Sie angeben, ob dieser immer an einem bestimmten Datum, wie z.b. dem 18. März stattfindet oder an einem bestimmten Wochentag in einem Monat (siehe Abbildung 10.24). Abbildung 10.24: Das Serienmuster Jährlich 5. Geben Sie im Bereich Seriendauer an, wann die Terminserie beginnen und wann sie enden soll. Geben Sie den Beginn in das gleichnamige Listenfeld ein oder wählen Sie den Beginn über die Pfeilschaltfläche und den Datumsnavigator, der sich dadurch öffnet, aus. Gibt es ein Enddatum, geben Sie dieses in das Feld Endet am ein oder wählen es über den Datumsnavigator aus, der sich öffnet, wenn Sie auf die Pfeilschaltfläche des Listenfelds klicken. Sie können Terminserien auch ohne Enddatum oder mit einem Ende nach einer bestimmten Anzahl von Terminen festlegen. 6. Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Im Terminformular wurde nun unterhalb der Zeile Ort eine Zeile Serie eingefügt, in der genau steht, wann der Termin stattfindet (siehe Abbildung 10.25). Abbildung 10.25: Das Serienmuster und die Seriendauer werden unter Serie angegeben 7. Füllen Sie nun noch den Rest des Terminformulars aus. Legen Sie z.b. fest, wann eine Erinnerung erfolgen soll, wie die Zeitspanne angezeigt werden soll, und geben Sie bei Bedarf Notizen ein. 418 Kapitel 10

21 8. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen, um den Termin in Ihren Kalender einzutragen. 9. Im Kalender sehen Sie nun zu den angegebenen Zeitpunkten den Serientermin. Die Termin wird durch zwei Pfeile, die sich zum Kreis schließen, als Terminserie gekennzeichnet. Terminserien bearbeiten und löschen Wollen Sie eine Terminserie verändern, klicken Sie doppelt auf einen der Termine. Es öffnet sich ein Hinweisfenster, in dem Sie angeben müssen, ob Sie dieses eine Serienelement oder die Serie öffnen wollen (siehe Abbildung 10.26). Abbildung 10.26: Wollen Sie die ganze Terminserien oder nur ein Element bearbeiten? D Wählen Sie die Option Die Serie öffnen, können Sie die Terminserie wie im letzten X Abschnitt»Wiederkehrende Termine planen«beschrieben bearbeiten. Soll nur der aktuelle Termin verändert werden, weil sich beispielsweise dessen Uhrzeit geändert hat, wählen Sie die Option Dieses Serienelement öffnen und klicken Sie auf OK. Wollen Sie die Terminserie löschen, markieren Sie einen Termin aus der Serie und klicken in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Löschen. Es öffnet sich das Dialogfeld Terminserie löschen, das identisch aufgebaut ist wie das Dialogfeld Terminserie öffnen. Wählen Sie die Option Die Serie löschen, um die gesamte Terminserie aus dem Kalender zu entfernen. Klicken Sie anschließend auf OK. Planen über alles Terminserien betrachten Um Terminserien zu betrachten, wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Aktuelle Ansicht/Terminserien. Es öffnet sich die Terminserienansicht, die in die Kategorien Täglich, Wöchentlich, Monatlich und Jährlich unterteilt ist. Pro Serie werden der Dokumenttyp, Anhänge, der Betreff, der Termin-/Besprechungsort, das Serienmuster, der Serienbeginn, das Serienende und die Kategorie angezeigt (siehe Abbildung 10.27). Abbildung 10.27: Die Ansicht Terminserie Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 419

22 Termine einer Terminserie verschieben Auch bei fest eingeplanten Terminen wie Terminserien kann es vorkommen, dass ein einzelner Termin auf eine andere Uhrzeit oder sogar einen anderen Tag verschoben werden muss. Wie Einzeltermine können Sie auch die Termine einer Terminserie mit der Maus verschieben. Klicken Sie auf den Termin und ziehen Sie ihn bei gedrückter linker Maustaste auf die neue Uhrzeit innerhalb eines Tages oder auf den neuen Tag im Datumsnavigator, an dem der Termin stattdessen stattfinden soll. Lassen Sie die linke Maustaste los, wird der Termin verschoben. Das Terminseriensymbol (die sich zu einem Kreis schließenden Pfeile) wird durchgestrichen dargestellt, um zu symbolisieren, dass sich dieser Termin außerhalb der Reihe befindet. Sie können den Termin auch öffnen, indem Sie doppelt darauf klicken und im Dialogfeld Terminserie öffnen die Option Dieses Serienelement öffnen wählen. Geben Sie dann im Terminformular ein anderes Datum und, falls erforderlich, eine andere Uhrzeit für diesen bestimmten Termin ein. Termine aus einer Terminserie löschen Markieren Sie ein Element einer Terminserie und klicken auf die Schaltfläche Löschen in der Symbolleiste, öffnet sich das Dialogfeld Terminserie löschen, in der Sie bestätigen müssen, ob Sie alle Serienelemente, d.h. die gesamte Terminfolge, oder nur dieses Serienelement löschen wollen. Wählen Sie die Option Dieses Serienelement löschen. Das Element wird nun entfernt und in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Ereignisse eintragen Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Ereignissen um Termine, die 24 Stunden oder länger dauern, wie z.b. Messen oder Seminare, aber auch Geburts- und sonstige Jahrestage oder der Urlaub. Tragen Sie ein Ereignis in Ihren Terminkalender ein, wie z.b. einen mehrtägigen Messebesuch. 1. Öffnen Sie den Ordner Kalender. 2. Wechseln Sie über den Datumsnavigator zu dem Tag, an dem das Ereignis stattfinden oder beginnen soll. 3. Wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Neues ganztägiges Ereignis, oder klicken Sie mit der linken Maustaste in der Tagesansicht doppelt auf den grauen Bereich zwischen dem aktuellen Datum und dem ersten Terminbereich. Es öffnet sich das Ereignisformular, das genau gleich aufgebaut ist wie das Terminformular, in der Titelzeile aber die Bezeichnung Ereignis enthält (siehe Abbildung 10.28). Außerdem ist das Kontrollkästchen Ganztägig aktiviert. DIE AUFGABE DIE LÖSUNG 420 Kapitel 10

23 Abbildung 10.28: Das Ereignisformular D 4. Geben Sie im Feld Betreff die Bezeichnung ein, wie z.b.»besuch Messe X«. 5. Geben Sie im Feld Ort eine Bezeichnung für den Ort ein, an dem das Ereignis stattfindet, wie z.b.»messe Köln«. 6. Das Kontrollkästchen Erinnerung ist aktiviert. Behalten Sie dies bei, wenn Sie an das Ereignis erinnert werden wollen. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen andernfalls. Legen Sie außerdem fest, wann vorher die Erinnerung erfolgen soll. 7. Wählen Sie im Listenfeld Anzeigen als den Wert Gebucht, um deutlich zu machen, dass diese Tage nicht anderweitig verfügbar sind. Sie können trotzdem noch Termine für diese Tage anlegen. Handelt es sich bei dem Ereignis jedoch um einen Geburtstag oder Ähnliches, was Ihren Tagesablauf nicht weiter beeinflusst, sollten Sie im Listenfeld Anzeigen als den Wert Frei wählen. 8. Wählen Sie bei Bedarf im gleichnamigen Listenfeld eine Beschriftung. 9. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen. Das Ereignis wird nun unterhalb des Tagesdatums als grauer Balken angezeigt (siehe Abbildung 10.29). Planen über alles Abbildung 10.29: Das Ereignis wird unterhalb des Datums angezeigt Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 421

24 Ereignisse bearbeiten und löschen Ereignisse lassen sich wie Termine bearbeiten und löschen. Klicken Sie doppelt auf ein Ereignis, öffnet sich das Ereignisformular und Sie können alle Einstellungen wie im letzten Abschnitt beschrieben verändern. Um ein Ereignis zu löschen, markieren Sie dieses und wählen die Schaltfläche Löschen in der Symbolleiste oder drücken die Entf-Taste. Am einfachsten lassen sich Ereignisse bearbeiten, wenn Sie im Menü Ansicht den Befehl Aktuelle Ansicht/Ereignisse wählen. Es werden dann wie bei der Ansicht Terminserien alle Ereignisse untereinander aufgelistet, und Sie können leichter das Ereignis auswählen, das Sie öffnen wollen (siehe Abbildung 10.30). Abbildung 10.30: Die Ansicht Ereignisse Ereignisserien erstellen, bearbeiten und löschen Wollen Sie einer Person nicht nur einmal, sondern jedes Jahr zum Geburtstag gratulieren, müssen Sie eine Ereignisserie einrichten. Dies gilt auch für andere Ereignisse, die über einen längeren Zeitraum eingerichtet werden sollen. Haben Sie das Ereignis bereits eingerichtet, öffnen Sie nun das Ereignisformular. Rufen Sie andernfalls im Menü Aktionen den Befehl Ganztägiges Ereignis auf und geben Sie im Ereignisformular die notwendigen Daten ein. Klicken Sie anschließend im Ereignisformular auf die Schaltfläche Serientyp. Es öffnet sich das Dialogfeld Terminserie. Dieses wird auf die gleiche Weise ausgefüllt wie das Formular bei normalen Terminen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im X Abschnitt»Wiederkehrende Termine planen«in diesem Kapitel. Ereignisserien können Sie wie Terminserien bearbeiten, indem Sie doppelt auf ein Ereignis der Serie klicken. Es erfolgt eine Abfrage, ob Sie dieses Serienelement oder die Serie öffnen wollen. Wählen Sie die Option Die Serie öffnen, um die Ereignisserie zu bearbeiten. Um eine Ereignisserie zu löschen, markieren Sie ein Ereignis und klicken in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Löschen. Es erfolgt einen Abfrage, ob Sie alle Serienelemente oder nur dieses Serienelement löschen wollen. Wählen Sie die Option Alle Serienelemente löschen. Das Erinnerungsfenster Haben Sie die Erinnerung für einen Termin oder ein Ereignis aktiviert, wird im gewünschten Zeitabstand vorher ein Sound ausgegeben und es öffnet sich das Erinnerungsfenster mit einer Erinnerung, falls Sie Outlook zur entsprechenden Zeit gestartet haben (siehe Abbildung 10.31). Im Erinnerungsfenster werden alle Erinnerungen zusammengefasst, die Sie noch nicht deaktiviert haben. Das Erinnerungsfenster können Sie außerdem über den Befehl Erinnerungsfenster im Menü Ansicht jederzeit öffnen. NEU IN OUTLOOK Kapitel 10

25 Abbildung 10.31: Das Erinnerungsfenster Der Titelleiste des Erinnerungsfensters können Sie die Anzahl der aktiven Erinnerungen entnehmen. Dies ist insofern praktisch, als die Anzahl der aktiven Erinnerungen auch in der Taskleiste von Windows angezeigt wird. Im Erinnerungsfenster werden der Betreff und die Fälligkeit angezeigt. Für die markierte Erinnerung wird außerdem der Beginn angegeben. Das Erinnerungsfenster bleibt so lange geöffnet, bis Sie eine der angebotenen Schaltflächen wählen. b Alle schließen: Über diese Schaltfläche deaktivieren Sie alle Erinnerungen, die im Erinnerungsfenster angezeigt werden, und schließen das Erinnerungsfenster. b Element öffnen: Wählen Sie diese Schaltfläche, um den Termin-, das Ereignisoder das Besprechungsformular zu öffnen und bei Bedarf zu bearbeiten. b Erneut erinnern: Wählen Sie zunächst im Listenfeld einen Zeitraum aus, in dem Sie erneut erinnert werden wollen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erneut erinnern. Standardmäßig werden Sie 5 Minuten vor dem Start nochmals erinnert. b Schließen: Wählen Sie diese Schaltfläche, schließt sich das Erinnerungsfenster und die derzeit aktive Erinnerung wird deaktiviert. D Planen über alles Die Standarderinnerung ändern Im Feld Erinnerung von Termin- und Ereignisformularen ist als Standard der Wert von 15 Minuten vorgegeben. Wollen Sie prinzipiell ein kürzeres oder längeres Zeitintervall einstellen, wählen Sie im Menü Extras den Befehl Optionen. Es öffnet sich das Dialogfeld Optionen. Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungen unter Anpassen der Kalenderanzeige ein anderes Zeitintervall im Listenfeld aus, beispielsweise 30 Minuten (siehe Abbildung 10.32). Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 423

26 Abbildung 10.32: Die Standarderinnerung verändern Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Es wird nun in allen neuen Termin- und Ereignisformularen der aktuelle Wert für die Erinnerung angezeigt. Kalender als Webseite speichern In Outlook können Sie Ihren Kalender oder einen Teamkalender als Webseite speichern und im Web veröffentlichen oder über eine -Nachricht im HTML-Format verschicken. Speichern Sie Ihren Kalender als Webseite. 1. Öffnen Sie Ihren Kalender. 2. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Als Webseite speichern. Es öffnet sich das Dialogfeld Als Webseite speichern (siehe Abbildung 10.33). DIE AUFGABE DIE LÖSUNG Abbildung 10.33: Geben Sie hier Details zum Speichern des Kalenders als Webseite an 3. Legen Sie im Bereich Dauer fest, welcher Zeitraum Ihres Kalenders als Webseite gespeichert werden soll. Geben Sie im Feld Beginnt den Beginn und im Feld Endet das Datum an, bis zu dem der Kalender als Webseite erstellt werden soll. 4. Legen Sie im Bereich Optionen fest, ob Termindetails einbezogen werden sollen. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, werden Inhalte des Notizenfeldes in die Webseite mit einbezogen. 5. Soll eine spezielle Hintergrundgrafik für die Webseite verwendet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Hintergrundgrafik verwenden und geben den Dateinamen in das nebenstehende Feld ein oder wählen ihn über die Schaltfläche Durchsuchen aus. 424 Kapitel 10

27 Abbildung 10.34: Der fertige Terminkalender als Webseite 6. Geben Sie im Feld Kalendertitel die Bezeichnung ein, die als Überschrift für die Webseite verwendet werden soll, wie z.b.»schichtplan Gruppe B«oder»Terminkalender von Karl Klammer«. 7. Geben Sie im Feld Dateiname den Pfad und den Dateinamen der Webseite ein. Sie können hier bereits den Pfad angeben, unter dem die Datei im Web veröffentlicht werden soll. Sie können die Webseite aber auch an einem beliebigen anderen Ort speichern und zu einem späteren Zeitpunkt auf den Webserver kopieren. Kennen Sie den Pfad nicht auswendig, können Sie ihn auch über die Schaltfläche Durchsuchen auswählen. 8. Wollen Sie das Ergebnis der Speicherung direkt in Ihrem Webbrowser betrachten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gespeicherte Webseite im Browser öffnen. 9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Webseite wird nun erzeugt und unter dem angegebenen Pfad und Dateinamen gespeichert. Haben Sie die entsprechende Funktion aktiviert, wird die Webseite anschließend im Browser geöffnet (siehe Abbildung 10.34). Sie enthält eine Monatsübersicht sowie eine Liste der Termin- und Ereignisdetails. In der Monatsübersicht ist relativ wenig von den Terminen zu sehen, da die Felder klein sind. Enthalten Felder mehrere Einträge, wird dies durch eine gelbe Markierung gekennzeichnet. In der Liste der Termin- und Ereignisdetails sind jedoch alle Termine eines Tages gut lesbar aufgelistet. D Planen über alles 10. Umfasst die Webseite mehrere Monate, können Sie über die Pfeilschaltfläche neben der Monatsangabe zum nächsten Monat gelangen. Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 425

28 Besprechungen planen Müssen Sie eine Besprechung mit einer oder mehreren anderen Personen planen, kann es sich recht schwierig gestalten, einen passenden Termin und die benötigten Räumlichkeiten zu finden. Outlook unterstützt Sie jedoch bei dieser Tätigkeit. Outlook kann automatisch feststellen, zu welcher Zeit alle Teilnehmer und falls Outlook als Exchange-Client eingesetzt wird auch, ob die gewünschten Ressourcen verfügbar sind. Sind echte Treffen wegen der räumlichen Entfernung nicht möglich, können Sie Ihre Besprechungen auch über NetMeeting durchführen. Eine Besprechung planen Sie brauchen nun nicht mehr in einer reinen Exchange-Umgebung zu arbeiten, um den automatischen Abgleich der Terminkalender nutzen zu können. Mit dem Microsoft Office Internet Frei/Gebucht-Dienst können nun auch Personen, die keinen Zugriff auf Exchange und Ihren Terminkalender haben, über das Internet einen automatischen Terminabgleich durchführen. Dazu müssen Sie diesen Dienst wie im X Abschnitt»Der Microsoft Office Internet Frei/Gebucht-Dienst«in diesem Kapitel beschrieben aktivieren. Planen Sie eine Besprechung in einer Exchange-Umgebung. Bei Bedarf können Sie zusätzlich Teilnehmer einladen. 1. Öffnen Sie den Kalender von Outlook. 2. Aktivieren Sie den Tag, an dem die Besprechung stattfinden soll. 3. Klicken Sie im Menü Aktionen auf den Befehl Besprechung planen. Es öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld (siehe Abbildung 10.35). NEU IN OUTLOOK 2002 DIE AUFGABE DIE LÖSUNG Abbildung 10.35: Das Dialogfeld Besprechung planen 426 Kapitel 10

29 4. Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, für die angegebenen Teilnehmer und bei Outlook als Exchange-Client auch für Ressourcen automatisch einen freien Termin zu finden. Über die Schaltfläche AutoAuswahl können Sie festlegen, für wen eine AutoAuswahl erfolgen soll. Möglich sind Alle Personen und Ressourcen, Alle Personen und eine Ressource, Erforderliche Personen und Erforderliche Personen und eine Ressource. 5. Geben Sie nun die Teilnehmer der Besprechung ein. Kennen Sie die Namen auswendig, können Sie diese in der Spalte Hier Teilnehmer eingeben direkt eingeben. Klicken Sie andernfalls auf die Schaltfläche Weitere einladen und wählen den Befehl Von Adressbuch hinzufügen, um das Dialogfeld Teilnehmer und Ressourcen auswählen zu öffnen (siehe Abbildung 10.36). Abbildung 10.36: Teilnehmer und Ressourcen können Sie auch aus dem globalen Adressbuch auswählen D EXCHANGE 6. Wählen Sie bei Bedarf im Listenfeld Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen das Adressbuch aus, das die Teilnehmer enthält. 7. Markieren Sie dann zunächst die Personen, die an der Besprechung unbedingt teilnehmen müssen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Erforderlich. Die Teilnehmer werden nun zum entsprechenden Feld hinzugefügt. Arbeiten Sie in einer Exchange-Umgebung und gibt es Kontakte, die keinen Zugriff auf den Exchange Server haben, deren Terminkalender jedoch über den Microsoft Internet Frei/Gebucht-Dienst im Internet bereitgestellt wird, können Sie diese aus dem Adressbuch Kontakte hinzufügen. Besteht eine Verbindung zum Internet, können die Termindaten der Person im Internet abgerufen werden. 8. Gibt es Personen, die an der Besprechung teilnehmen können, aber nicht unbedingt müssen, markieren Sie diese und klicken auf die Schaltfläche Optional, um diese auf jeden Fall über die Besprechung zu informieren. 9. Arbeiten Sie mit Outlook als Exchange-Client und sind auf dem Server Postfächer für Ressourcen eingerichtet, wie z.b. für Konferenzräume, wählen Sie die gewünschten Ressource für die Besprechung aus und klicken auf die Schaltfläche Ressourcen. Planen über alles Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 427