7.11 Besprechungen planen und organisieren

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1 7. Effektive Zeitplanung und Organisation von Aufgaben 7.11 Besprechungen planen und organisieren Wie bereits zu Beginn des Kapitels erwähnt, nehmen im Gegensatz zu einem normalen Termin mehrere Teilnehmer an einer Besprechung teil. Dies bedeutet, dass die Terminkalender mehrerer Personen miteinander abgeglichen werden müssen. Diese Aufgabe übernimmt Outlook für Sie, indem das Programm die Kalenderdaten anderer Teilnehmer ausliest und in einer Tabelle darstellt. 1 Klicken Sie auf den Menüpunkt Aktionen/Besprechung planen. Sie sehen nun ein Fenster, in dem Sie unten rechts den gewünschten Besprechungstermin eintragen. Auf der linken Seite sehen Sie eine Liste, in der Sie selbst als erster Teilnehmer eingetragen sind. Bewegen Sie die Maus über die kleine Lupe in der zweiten Spalte Sie erkennen, dass Sie der Organisator der Besprechung sind. 2 Sie müssen nun die weiteren Teilnehmer zu Ihrer Besprechung einladen. Entweder klicken Sie auf das graue Feld unterhalb Ihres Eintrags und geben dort einen weiteren Namen ein oder Sie klicken auf Weitere einladen. Damit können Sie das Adressbuch öffnen und dort eingetragene Personen einladen. 3 Neben realen Personen können Sie auch Ressourcen einladen. Dazu gehört beispielsweise der Konferenzraum, der für die Besprechung gebucht werden kann. Sobald Sie alle Teilnehmer eingeladen haben, können Sie in der zweiten Spalte der Teilnehmerliste festlegen, ob der Teilnehmer erforderlich oder optional ist beziehungsweise ob es sich bei einem Teilnehmer um eine Ressource handelt. 220

2 Besprechungen planen und organisieren 4 Da die Einladung der Teilnehmer per erfolgt, können Sie in der ersten Spalte festlegen, ob ein Teilnehmer die Einladung überhaupt erhalten soll. Schalten Sie die Benachrichtigung gegebenenfalls aus. 5 Auf der rechten Fensterseite sehen Sie neben den Teilnehmern eine Übersicht über deren Verfügbarkeit. Wie Sie erkennen können, liegen bei drei Teilnehmern keine Informationen vor, Sie selbst haben ab 16 Uhr einen Termin. 6 Sie können die senkrechte Terminspalte nun an einen Platz verschieben, an dem keiner der Teilnehmer einen Termin aufweist. Beachten Sie, dass der Arbeitstag auf 8 bis 17 Uhr festgelegt ist, spätere Termine also nicht angeboten werden. Wenn Sie auf AutoAuswahl klicken, sucht Outlook automatisch den nächsten freien Termin. Klicken Sie dann auf Besprechung einberufen. 7 Sie legen jetzt die Mail an, die alle Teilnehmer an der Besprechung erhalten. Geben Sie eine Beschreibung für die Besprechung im Betreff-Feld ein und tragen Sie einen Ort ein, sofern Sie ihn nicht als Ressource angegeben haben. 8 Sie können den Termin noch farbig mit der Option Beschriftung markieren, falls es sich um ein besonders wichtiges Ereignis handelt. Außerdem können Sie die Besprechung in eine Kategorie einordnen, indem Sie auf die Schaltfläche Kategorien klicken. Anschließend klicken Sie oben links im Fenster auf Senden. 221

3 7. Effektive Zeitplanung und Organisation von Aufgaben 9 Die Teilnehmer erhalten nun die Einladung zur Besprechung und haben gleichzeitig die Möglichkeit, die Teilnahme anzunehmen oder beispielsweise eine andere Zeit vorzuschlagen. 222

4 Besprechungsanfragen beantworten 7.12 Besprechungsanfragen beantworten Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erhalten haben, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, darauf zu antworten. Sie können beispielsweise eine andere Zeit vorschlagen, wenn Ihnen der Termin nicht zusagt. 1 Öffnen Sie die Besprechungsanfrage. Mit einem Klick auf Kalender können Sie den Kalender anzeigen lassen. Die Besprechungsanfrage wird Ihnen im Kalender am gewünschten Datum angezeigt. 2 Klicken Sie je nach Wunsch auf Zusagen, Mit Vorbehalt oder Ablehnen. Sie erhalten dann weitere Optionen. Wenn Sie auf Antwort sofort senden klicken, wird die Antwort unbearbeitet an den Organisator der Besprechung geschickt. Klicken Sie auf OK. 3 Wenn Sie Antwort vor dem Senden bearbeiten anklicken, können Sie noch eine Nachricht an den Organisator schicken. Klicken Sie auf Senden. 4 Wenn Sie als Option Keine Antwort senden anklicken, wird die Besprechung zwar in Ihren Kalender eingetragen, allerdings wird dem Organisator keine Nachricht gesendet. Falls die Besprechung später aktualisiert wird, erhalten Sie keine Nachricht darüber. Klicken Sie auf OK. Eine andere Besprechungszeit vorschlagen 1 Klicken Sie die Option Andere Zeit vorschlagen an. Stellen Sie dann eine Zeit ein, an der alle anderen Teilnehmer verfügbar sind. Sie können dies anhand der Kalenderübersicht prüfen. Sie können auch auf AutoAuswahl klicken, dann sucht Outlook automatisch den nächsten Termin, an dem alle Teilnehmer verfügbar sind. 223

5 7. Effektive Zeitplanung und Organisation von Aufgaben 2 Klicken Sie auf Zeit vorschlagen und abschließend auf Senden. Der Organisator erhält eine Nachricht mit dem Hinweis, dass Sie eine neue Zeit vorschlagen und der Besprechung unter Vorbehalt zusagen. 3 Wenn Sie eine neue Zeit vorschlagen wollen und die Besprechung ablehnen möchten, dann klicken Sie im Menü Extras auf Optionen/Kalenderoptionen. 4 Geben Sie neben Andere Besprechungszeiten vorschlagen mit den Eintrag Ablehnen an. Damit wird der ursprüngliche Termin von Ihnen abgelehnt Privatkalender anlegen Sie können in Outlook nicht nur einen Kalender verwenden, sondern gleich mehrere Kalender anlegen, die allerdings nicht für andere Teilnehmer freigegeben werden können. Damit eignet sich ein solcher Kalender beispielsweise für private Termine, auf die nur Sie Zugriff haben. 1 Klicken Sie auf Wechseln zu und dann auf Ordnerliste. Damit blenden Sie auf der linken Seite die Ordner ein, in denen Outlook seine Informationen ablegt. 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Kalender. Wählen Sie dann Neuer Ordner und geben Sie als Namen Privatkalender ein. Sobald der neue Kalender in der Ordnerliste erscheint, klicken Sie ihn an. Sie können nun Ihre privaten Termine eintragen Zweite Zeitzone wenn der Partner im Ausland sitzt Termine zu organisieren fällt besonders schwer, wenn einige Mitglieder des Unternehmens im Ausland, beispielsweise in den USA, sitzen. Dort muss die Zeit berücksichtigt werden, damit Besprechungen nicht für Mitternacht einberufen werden. Mit der Zeitzonendarstellung lässt sich dies berücksichtigen. 1 Klicken Sie auf Extras/Optionen und dort auf Kalenderoptionen. Klicken Sie dann auf Zeitzone. Aktivieren Sie im folgenden Fenster die Option Eine zusätzliche Zeitzone anzeigen. Geben Sie als Beschriftung beispielsweise USA 224

6 Aufgaben anlegen, delegieren und verfolgen WK für die Westküste Amerikas an und wählen Sie die zugehörige Zeitzone aus. Wenn automatisch zwischen Sommer- und Winterzeit umgeschaltet werden soll, lassen Sie die Option aktiviert. Normalerweise wird die aktuelle Zeitzone direkt neben der Kalenderansicht dargestellt. Wenn die zweite Zeitzone neben der Kalenderansicht erscheinen soll, aktivieren Sie Zeitzonenwechsel. Damit werden die Einträge im Fenster getauscht. 2 Bestätigen Sie mit OK und schauen Sie sich die Kalenderansicht an. Sie sehen nun in der Zeitspalte neben der aktuellen Zeit eine Spalte mit der Bezeichnung USA WK, die die vorher eingestellte Uhrzeit der entsprechenden Zeitzone enthält Aufgaben anlegen, delegieren und verfolgen Eng verbunden mit dem Kalender sind Aufgaben. Die Aufgaben können an andere Personen übergeben werden, sie lassen sich verfolgen und können sogar Daten zu Reiseabrechnungen beinhalten. 1 Klicken Sie im Menü Datei auf Neu/Aufgabe. 2 Geben Sie nun unter Betreff eine Bezeichnung für die Aufgabe ein. Tragen Sie in den Registerkarten Aufgabe und Details alle Informationen ein, die für 225

7 7. Effektive Zeitplanung und Organisation von Aufgaben die Aufgabe aufgezeichnet werden sollen. Falls die Aufgabe begonnen wurde, stellen Sie den Status auf In Bearbeitung. Geben Sie an, wann Sie an die Aufgabe erinnert werden möchten. Klicken Sie auf Speichern und schließen. Wiederkehrende Aufgaben erstellen Sie können mit Outlook nicht nur einmalige Aufgaben erledigen, sondern die Aufgaben zu einer Serie zusammenfassen oder neue Aufgaben in Abhängigkeit von früheren Aufgaben erledigen. 1 Wenn Sie eine Serienaufgabe erstellen möchten, dann klicken Sie auf Serientyp. Hier geben Sie das Serienmuster (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich) an. Außerdem können Sie den Tag für die Aufgabe festlegen, den Beginn der Serie und bei Bedarf deren Ende. Klicken Sie auf OK. 2 Wenn Sie eine Aufgabe in Abhängigkeit des Erledigungsdatums erstellen möchten, dann klicken Sie Neue Aufgaben erstellen, jeweils an und geben die An- 226

8 Aufgaben anderen Personen zuordnen zahl der Wochen nach Abschluss einer Aufgabe an, nach der die neue Aufgabe gestartet werden soll. Abhängigkeiten verhindern regelmäßige Aufgaben Achten Sie darauf, dass bei einer regelmäßigen Aufgabe die Option Neue Aufgaben erstellen, jeweils nicht aktiviert ist. Dies würde verhindern, dass die Aufgaben in regelmäßigen Abständen aufgerufen werden, da zunächst die Erledigung einer früheren Aufgabe abgewartet würde. Eine Aufgabe aus einer Aufgabenserie überspringen 1 Klicken Sie in Outlook auf Aufgaben und doppelklicken Sie auf die Serie, aus der Sie eine Aufgabe stornieren möchten. 2 Klicken Sie im Menü Aktionen auf Aufgabe dieser Serie überspringen. Damit entfernen Sie eine Aufgabe. Beachten Sie, dass die so gelöschte Aufgabe als erledigt betrachtet wird. Aufgabenserie stoppen Wenn Sie eine Aufgabenserie als endlos angelegt haben, kann es vorkommen, dass Sie die Aufgabenserie stoppen müssen. 1 Klicken Sie in Outlook auf Aufgaben und doppelklicken Sie auf die Serienaufgabe, die Sie stoppen möchten. 2 Klicken Sie im Menü Aktionen auf Serientyp und dann auf Serie entfernen. Damit haben Sie die Serie beendet Aufgaben anderen Personen zuordnen Sie können Aufgaben nicht nur für sich anlegen, sondern auch anderen Personen zuweisen. Dieses Hilfsmittel eignet sich also zur Delegation von Aufgaben, wobei Sie die Aufgaben jederzeit verfolgen können. Aufgabe einer Person zuordnen 1 Klicken Sie im Menü Datei auf Neu/Aufgabenanfrage. Wenn Sie bereits zuvor eine Aufgabe erstellt haben, dann öffnen Sie per Doppelklick diese Aufgabe und klicken auf Aufgabe zuordnen. 227

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