FH D FACHHOCHSCHULE DÜSSELDORF UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES TERMINFINDUNG. Besprechungstermine mit Outlook und DFN-Terminplaner erstellen

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1 FH D FACHHOCHSCHULE DÜSSELDORF UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES TERMINFINDUNG Besprechungstermine mit Outlook und DFN-Terminplaner erstellen

2 Impressum Herausgeber: Präsidium der Fachhochschule Düsseldorf Anschrift: Fachhochschule Düsseldorf, Campus IT Haus-/ Zustelladresse: Josef-Gockeln-Str. 9, Düsseldorf Telefon: +49 ( Adresse: Version: 1.2 Autoren: Mathäus Hruby 2013 Fachhochschule Düsseldorf. Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieses Dokumentes darf ohne vorherige schriftliche Erlaubnis durch die Fachhochschule Düsseldorf nicht (ganz oder teilweise) reproduziert, benutzt oder veröffentlicht werden. Das Copyright gilt für alle Formen der Speicherung und Reproduktion, in denen die vorliegenden Informationen eingeflossen sind, einschließlich und zwar ohne Begrenzung Magnetspeicher, Computerausdrucke und visuelle Anzeigen. Alle in diesem Dokument genannten Gebrauchsnamen, Handelsnamen und Warenbezeichnungen sind zumeist eingetragene Warenzeichen und urheberrechtlich geschützt. Warenzeichen, Patente oder Copyrights gel- Seite 2 von 19

3 Geltungsbereich Dieses Dokument gilt für alle Bereiche der Fachhochschule Düsseldorf, an denen elektronische Datenverarbeitung genutzt wird. Seite 3 von 19

4 Änderungsübersicht Datum Änderung Version Status Entwurf 0.1 Entwurf Finale Version 1.0 Finale Version DFN- Tester hinzugefügt DFN- Terminplaner ergänzt Raumbelegung und -buchung hinzugefügt 1.3 Seite 4 von 19

5 Inhalt Impressum... 2 Geltungsbereich... 3 Änderungsübersicht Vorwort Manueller Besprechungstermin Auf Kalenderansicht wechseln Neue Besprechung auswählen An Räume Belegungsübersicht Raumbuchung Antwortoptionen Terminplanungsassistent Frühestmöglicher Termin DFN- Terminplaner Benutzerkonto erstellen Terminabstimmung erstellen Eigene Antwort verwalten Alle Antworten in einer Übersicht Sonstige Abstimmungen...19 Seite 5 von 19

6 1 Vorwort In der folgenden Dokumentation werden zwei verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen eines Besprechungstermins mit Outlook und die Terminabstimmung mit dem DFN-Tester gezeigt. In Outlook wird die Erstellung eines manuellen Besprechungstermins sowie mit dem Terminplanungsassistenten erklärt. Um den Datenschutz zu gewährleisten empfiehlt der Datenschutzbeauftragte der FH D die Nutzung von Outlook mit einem Mailkonto auf dem Exchange Server der FH oder die Nutzung des DFN Terminplaners. Die Nutzung von Doodle und den meisten anderen Terminplanungswebseiten zu dienstlichen Zwecken ist datenschutzrechtlich hingegen nicht zulässig (siehe https://portal.cit.fh-duesseldorf.de/datenschutz/faq/doodle,%20foodle,%20terminkoordination.aspx). 2 Manueller Besprechungstermin 2.1 Auf Kalenderansicht wechseln [Kalender] auswählen Seite 6 von 19

7 Terminfindung 2.2 Neue Besprechung auswählen Auf [Neue Besprechung] klicken Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster [An] auswählen Seite 7 von 19

8 2.3 An Das Feld [An] öffnet ein Fenster zur Auswahl der gewünschten Teilnehmer, Räume oder Equipment. 3) 4) Unter Adressbuch kann zwischen verschieden Listen gewählt werden. [Globale Liste] - Alle Personen der FH D 3) [All Equipment] Die Ressourcen der FH D 4) [All Rooms] Räume der FH D 5) 6) 7) 5) [Erforderlich]- Teilnehmer sind für die Besprechung zwingend erforderlich 6) [Optional]- Teilnehmer sind zusätzlich eingeladen 7) [Ressourcen] - Wird genutzt um eigene Ressourcen mit eigenem Konto zu buchen, z.b. Unter 3) Projektoren, Beamer oder 4) Räume 2.4 Räume Unter dem Button [Räume] befindet sich eine Liste der zur Verfügung stehenden Besprechungsräume Seite 8 von 19

9 Terminfindung Belegungsübersicht Um die aktuelle Belegung des gewünschten Raumes einzusehen, wird das Feld [Kalender öffnen] und dann [Aus Raumliste ] ausgewählt. Im darauffolgenden Fenster unter [Adressbuch] All Rooms auswählen. 3) Nun werden die zur Auswahlstehenden Räume angezeigt. 3) Jetzt kann der Raum ausgewählt werden und der Terminplan des Raumes wird angezeigt. Seite 9 von 19

10 2.4.2 Raumbuchung Um einen neuen Raum zu buchen auf [Neuer Termin] klicken. Daraufhin [Teilnehmer einladen] wählen. Unter [Adressbuch] erneut [All Rooms] auswählen. Anschließend muss der gewünschte Raum angeklickt werden. Seite 10 von 19

11 Hier wird der geforderte Termin eingetragen. Um Serientermine zu erstellen [Serientyp] wählen. Im neuen Fenster wird der Termin eingetragen. Abschließend wird der Termin und Raum angezeigt. Danach kann die Buchung abgeschickt. Bei unregelmäßigen Terminen, muss man mehrere Anfragen abschicken. Seite 11 von 19

12 2.5 Antwortoptionen Unter [Antwortoptionen] hat man folgende Möglichkeiten: [Bitte um Antwort] Alle Teilnehmer werden gebeten, eine Antwort zu senden [Vorschläge für Besprechungszeitänderungen zulassen] Teilnehmer können einen anderen Termin vorschlagen 3 Terminplanungsassistent Um einen Termin mit dem Terminplanungsassistent einen Termin zu erstellen muss zunächst, wie unter 2.2 bereits beschrieben, das Feld [Neue Besprechung] ausgewählt werden. Im darauffolgenden Fenster wird [Terminplanungsassistent] ausgewählt Der Terminplanungsassistent ist eine andere Ansicht zum Planen eines Termins. Alle Teilnehmer sind in einer Liste aufgeführt. Man sieht ob sie an dem Tag bereits Termine haben. Es werden nur Termine angezeigt, die nicht als Privat markiert wurden. Seite 12 von 19

13 6) 3) 4) 5) 7) 4) Unter [Teilnehmer hinzufügen] oder [Räume hinzufügen] können die, unter 2.3 erläuterten, erforderlichen oder optionalen Teilnehmer sowie die Räume hinzugefügt werden. Die Teilnehmer mit einem Haken erhalten eine Einladungs-Mail. 3) Symbolbedeutung: schwarz - Organisator rot - Teilnehmer ist erforderlich blau - Teilnehmer ist optional grün - Gebuchte Ressource, z.b. Raum oder Projektor 4) Die Markierung zeigt im Kalender den Status des Teilnehmers an. 5) Die vorgeschlagenen Zeiten für einen verfügbaren Raum werden angezeigt. 6) [Einladung stornieren] - Um eine Planung abzubrechen oder stornieren. 7) Unter [Option] kann z.b. der nächstmögliche Termin mit allen Teilnehmern und Ressourcen automatisch vorschlagen lassen. 7) Seite 13 von 19

14 Terminfindung 3.1 Frühestmöglicher Termin Der frühestmögliche Termin ist der Montag, an dem alle erforderlichen Teilnehmer und Ressourcen verfügbar sind. 4 DFN- Terminplaner Der DFN- Tester bietet die Möglichkeit einer Terminabstimmung mit jeder Person, z.b. wenn ein Termin mit externen Kontakten erstellt werden muss, denn diese befinden sich nicht im FHD-Exchange. Dieser befindet sich unter terminplaner2.dnf.de. Termine mit dem Terminplaner+ können nur erstellt werden, wenn Sie registriert sind. Ansonsten kann auch ein Termin anonym erstellt werden. Dazu Wählen Sie Basic Mode aus. Im Basic Mode sind Sie bei der Terminerstellung eingeschränkter, z. B. fällt die nachträgliche Bearbeitung weg, sonstige Abstimmungen, welche mit Ja/ Nein/ Vielleicht beantwortet werden sollen, können nicht erstellt werden. Seite 14 von 19

15 Terminfindung 4.1 Benutzerkonto erstellen Falls Sie noch kein Benutzerkonto angelegt haben, rufen Sie zunächst terminplaner2.dfn.de auf. Wählen Sie die Benutzerverwaltung aus. Neues Benutzerkonto registrieren Hier können Sie nachher auch Ihr Benutzerkonto bearbeiten. Es öffnet sich ein neues Fenster und Sie müssen Ihre adresse eintragen. Sobald Sie auf abschicken geklickt haben, bekommen Sie eine mit dem Link zur Benutzererstellung. Seite 15 von 19

16 Terminfindung Die sieht wie folgt aus: Nachdem Sie den Link geöffnet haben, können Sie ihr Benutzerkonto erstellen: Nun können Sie eine Terminabstimmung erstellen. 4.2 Terminabstimmung erstellen Wählen Sie Neue Abstimmung erstellen aus. Seite 16 von 19

17 Terminfindung Als Erstes wird der Name der Abstimmung eingetragen. Danach muss das Ablaufdatum der Abstimmung ausgewählt werden. Es besteht noch die Möglichkeit, eine 3) Beschreibung hinzuzufügen. 3) Im nächsten Fenster wird die Abstimmung eingerichtet. Es kann zwischen Terminvorschlag und sonstiger Abstimmung gewählt werden. Daten der Termine/ des Termins wird ausgewählt. 3) gewünschte Uhrzeit wird eingetragen. 4) Hier kann die, für den ersten Termin, bestimmte Uhrzeit für alle Tage verwendet. 5) Eine weitere Tagesspalte kann hinzugefügt werden. 6) Eine weitere Zeitspalte kann hinzugefügt werden. 7) Dies ist eine Live- Vorschau. So wird die Abstimmung nachher aussehen. 3) 4) 6) 5) 7) Seite 17 von 19

18 Terminfindung Im letzten Fenster kann die Abstimmung nochmal überprüft werden und entschieden werden, ob auch nicht angemeldete Nutzer an dieser Umfrage teilnehmen können. Nachdem die Abstimmung erstellt wurde, erscheint ein neues Fenster mit dem Link, der an die Personen, die an der Umfrage teilnehmen sollen, versandt wird. 4.3 Eigene Antwort verwalten Unter Meine Antwort wird die eigene Abstimmung angezeigt und kann bearbeitet werden. Seite 18 von 19

19 Terminfindung 4.4 Alle Antworten in einer Übersicht Unter Alle Antworten wird eine Übersicht angezeigt, welche Termine die Teilnehmer ausgewählt haben. Teilnehmer, die abgestimmt haben. Beim Klick auf den Umschlag werden die adressen der abgestimmten Teilnehmer angezeigt. 4.5 Sonstige Abstimmungen Es ist auch möglich sonstige Abstimmungen beim DFN- Terminplaner zu erstellen. Diese Abstimmung kann, muss aber nicht, mit einem Termin verbunden sein. 3) Es muss eine Spaltenüberschrift z.b. eine Frage und die zur Auswahl stehenden Optionen ausgefüllt werden. 4) So wird die Abstimmung aussehen. In diesem Beispiel stehen Ja, Nein und Vielleicht zur Auswahl. 3) 4) Seite 19 von 19

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