SOX-konforme Gestaltung einer Einkaufsrichtlinie

Transkript

1 BrainNet Mittelstandsforum Einkauf 2006 Frankfurt, 16. Mai 2006 SOX-konforme Gestaltung einer Einkaufsrichtlinie Risiken und Effektivität geschäftsbereichsübergreifend erfolgreich managen Edwin Ehrhard, Leiter Strategischer Einkauf, Sirona Dental Systems GmbH Seite 1

2 Agenda Die Sirona-Gruppe und Produkte im Überblick Ausgangssituation Entwicklung einer Einkaufsrichtlinie Bevorstehende, zukünftige Herausforderungen Seite

3 Die Sirona-Gruppe arbeitet mit ca Mitarbeitern an weltweit 16 Standorten mit einem Jahresumsatz von 365 Mio. * Unternehmenssitz in Bensheim Mitarbeiter, davon ca. 20% im Ausland 365 Millionen Umsatz* im GJ 2004/2005, davon 73% außerhalb Deutschlands 16 Standorte weltweit * Zahlen nach HGB Seite

4 Sirona - The Dental Company Innovations- und Technologieführerschaft im Dental-Markt Behandlungseinheiten Instrumente Bildgebende Systeme/ Röntgen CEREC Dentale CAD/CAM- Systeme Seite

5 Agenda Die Sirona-Gruppe und Produkte im Überblick Ausgangssituation Entwicklung einer Einkaufsrichtlinie Bevorstehende, zukünftige Herausforderungen Seite

6 Vor der Reorganisation existierte keine klare Trennung von strategischen und operativen Aufgabenfeldern im Einkauf Standort Bensheim Einkaufs-Management - Stabsstelle 1MA - V o r s t a n d Interne Services Zentrale Dienste BS* Behandlungseinheiten BS* Bildgeb. Syst./ Röntgen BS* Instrumente BS* Dent. CAD/CAM CEREC Entwicklung Entwicklung Entwicklung Entwicklung Marketing Marketing Marketing Marketing Controlling Controlling Controlling Controlling Produktion Produktion Produktion Produktion Einkauf operativ strategisch Disposition Einkauf operativ strategisch Disposition Einkauf operativ strategisch Disposition Einkauf operativ strategisch Disposition * BS= Business Segment Seite

7 Seit 2,5 Jahren existiert eine strategische Einkaufsabteilung mit zentralen und in der Matrixorganisation verteilten Aufgaben Sirona Bensheim übergreifende Einkaufsaufgaben Bensheim BS A BS B BS C BS D Strategischer Einkauf Einkaufsstrategie Methoden/Q-Sicherung Einkaufs-Tools Einkaufsprozess-Mgmt. Sourcing Compliance/ Einkaufsrichtlinie Materialgruppen- Management Strategische Bearbeitung Materialfelder u.a.: -Preisarbeit -Sourcing - Kontrakting Operative Aufgaben/Disposition z.b. Bestellungen mit Mengen- u. Termincontrolling Strategische Bearbeitung BS-spezifischer Materialfelder Seite

8 Die Restrukturierung verfolgte Best-in-Class Ziele und eine noch höhere Effektivität und Effizienz im Einkauf Etablierung eines Strategischen Einkaufs Effektivität und Effizienz in Einkauf und Beschaffung erhöhen durch: Organisatorische Trennung strategischer und operativer Aufgaben Optimierung der Effektivität und Effizienz des operativen Einkaufs Weiterentwicklung/Optimierung bestehender und Einführung neuer Tools Definition Nahtstellen u. Spielregeln der neuen Organisation Start des Prozesses mit dem Langfristziel: Best in Class im Strategischen Einkauf Seite

9 Durch Methodenkompetenz und breites Sourcing nach 14 Materialgruppen sollen hohe Einsparungen erzielt werden Gleichzeitige Durchführung von Sourcing-Projekten Realisierung von Einsparungen durch: Sehr breites Sourcing nach 14 (!) Materialgruppen (BS-übergreifend) gleichzeitig national u. international Nutzung von modernen Tools (esourcing), die schnell und effizient Einsparpotentiale aufzeigen Professionelles, nachvollziehbares und konsequentes Auftreten im Beschaffungsmarkt Seite

10 Roadmap Einkaufsstrategie Strategieziel/ Schritte Fokus Fokus Einkaufsbestlei Einkaufs- Bestleistung stungen Optimierung der Einkaufshebel Stärkung und Standardisierung interner Prozesse, Organisation u. Zusammenarbeit Strategische Ausrichtung des Lieferantennetzwerkes (TCO) Supply-Chain-Management Einsparungen Einsparungen Fitmachen der eigenen Organisation Kosten gesamte Versorgun gskette + Interne Prozesse + Einstands kosten Steigerung des Ergebnisbeitrages Wandel der Rolle der Funktionen Einkauf, Entwicklung, QS, Kurzfristig mittelfristig Effekte Seite

11 Hohe Priorität aktuell hat die relativ kurzfristige Erfüllung der Compliance gemäß des Sarbanes-Oxley Actes (SOX) Aktuelle Herausforderungen Im Sept hat Sirona mit Schick Technologies Inc., New York, eine Vereinbarung über dessen Übernahme abgeschlossen. Schick ist an der NASDAQ 1) gelistet. Entsprechend wird auch die künftige Sirona Dental Systems, Inc. nach Abschluss der Transaktion an der US-Technologieböres notiert sein. Sirona muss alle relevanten SOX-Anforderungen erfüllen. Dazu gehört die Einrichtung eines internen Kontrollsystems, bestehend aus anforderungsgemäß gestalteten Prozessen und Richtlinien, die die Wirksamkeit des Kontrollsystems sicherstellen sollen. Der Einkauf wird in der Zukunft regelmäßig auf SOX- Compliance überprüft. Eine umfassende Einkaufsrichtlinie existiert nicht innerhalb der Sirona Einkaufsorganisation. 1) NASDAQ: National Association of Securities Dealers Automated Quotations Seite

12 Der Sarbanes-Oxley Act stellt weit reichende Anforderungen an die internen Kontrollsysteme besonders im Einkauf. Sektion 302 Management ist verantwortlich für Wirksamkeit von Kontrollen, Offenlegung der Finanzberichtserstattung, Abläufe, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Offenlegung von Schwächen beim Bilanzprüfungsausschuss und Wirtschaftsprüfern Bestätigung der Inhalte der SEC-Berichte durch CEO und CFO Sektion 404 Geschäftsbericht muss einen Management-Bericht über die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems enthalten Dokumentation des Kontrolldesigns Tests zur Wirksamkeit Beglaubigung durch Wirtschaftsprüfer Sektion 409 Schnelle / aktuelle Informationen über Änderungen in finanziellen Verhältnissen / Abläufen, einschließlich Trendund qualitativer Informationen zum Schutz der Anleger Seite 12 Quelle: BrainNet

13 Einkaufsrichtlinie nur Pflicht oder auch Chance? Pflicht: Legislative für SOX Klare Definition von Rollen und Zuständigkeiten Mitarbeiter erhalten Guidance - Richtiges Handeln wird stimuliert Risiken werden beschrieben und durch entsprechende Regelungen vermieden Compliance wird messbar Klare Eskalationswege bei Non-Compliance Prozesse sind transparent und dokumentiert Chance: Optimierung Einkauf Institutionalisierte, effektives Steuerungsinstrument zur Ausrichtung des Einkaufsgeschehens in der Gruppe. Der Stellenwert des Einkauf gewinnt im Unternehmen und beim Top- Management weiter an Bedeutung Förderung des Vertrauens von internen und externen Stakeholdern, Erhöhung des Unternehmenswertes (Börsenwertes) durch best-practice- Prozesse Synergetischen Handelns in Supply- Chain- Netzwerken wird erleichtert Quelle: BrainNet Seite 13 Sirona sieht in der Einführung einer Einkaufsrichtlinie nicht eine administrative Notwendigkeit, sondern vielmehr die Chance seinen Einkauf weiter zu optimieren

14 Eine Einkaufsrichtlinie muss eingeführt werden, um die Ziele eines effektiven Risikomanagementsystems zu erfüllen Anforderungen des Risikomanagements (COSO I) Beobachtung Bewertung der Leistungsfähigkeit eines Kontrollsystems im Zeitablauf Kombination von laufenden und gesonderten Bewertungen Management und Aufsichtsrataktivitäten Revisionsaktivitäten Information und Kommunikation sachdienliche Informationen identifiziert, gefangen und in zeitgemäß kommuniziert Zugang zu internen und externen Informationen Informationsfluss, der erfolgreiche Kontrollen ermöglicht Kontrolle der Umwelt Setzt den Tonus der Organisation, der das Kontrollbewußtsein der Personen beeinflusst Faktoren beinhalten Integrität, ethische Werte, Befugnis, Authorität, Verantwortung Grundlage für alle andere Komponenten der Kontrolle Kontrollaktivitäten Richtlinien/Prozesse, die die Ausführung der Vorgaben des Managements sicherstellen Bandbreite von Aktivitäten eingeschlossen Freigaben, Bevollmächtigungen, Bestätigungen, Empfehlungen, Leistungsbewertungen, Sicherheit der Assets und Trennung von Pflichten Risikobeurteilung Risikobeurteilung ist die Identifikation und Analyse von relevanten Risiken für die Erreichung der Ziele determiniert als Basis alle Kontrollaktivitäten Für eine effektive Kontrolle müssen alle fünf Bereiche etabliert sein Seite

15 Agenda Die Sirona-Gruppe und Produkte im Überblick Ausgangssituation Entwicklung einer Einkaufsrichtlinie Bevorstehende, zukünftige Herausforderungen Seite

16 Eine Einkaufsrichtlinie ermöglicht Sirona Risiken zu managen und SOX-Compliance durchzusetzen Ziele der Einkaufsrichtlinie Erfüllung aller SOX-Anforderungen und -Regularien Strukturierung des gesamten Einkaufsgeschehens für die Zukunft mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten Gebündelte Informationen über die Strukturen und Prozesse innerhalb der Einkaufsorganisation Verbesserte Fähigkeit, Risikomanagement zu betreiben und SOX-Compliance in der Organisation durchzusetzen Die Einkaufsrichtlinie soll die Basis sein, um ein cross-funktionales Verständnis des Einkaufs zu entwickeln und zu fördern weiterer Schritt in Richtung Best-in-Class Zielen im Einkauf Seite

17 Die Richtlinie ist die Basis für effiziente und effektive Prozesse innerhalb Sirona Strategischer Einkauf Entscheidungsrechte Operativer Einkauf Rollen/ Verantwortlichkeiten Geschäftspartner/ Lieferanten Compliance Geschäftsbereiche/ Unterstützungsfkt. Interne Kunden Service Funktionen Seite

18 Die Entwicklung der Einkaufsrichtlinie erfolgte in drei Phasen mit verschiedenen Abstimmungsrunden Entwicklung des Inhaltes Abstimmung der Richtlinie Erstellung der finalen Version Entwicklung des ersten Entwurfes Inhalt der Richtlinie basierend auf Sirona s strategischen Zielen und BrainNet s Best Practice Erfahrung Alignment des ersten Entwurfes mit dem parallel laufenden SOX- Projekt, um von Beginn an gegenseitige Kompatibilität zwischen Einkaufsrichtlinie und SOX- Prozessen sicherzustellen Abstimmung des ersten Entwurfes mit dem Top Management Präsentation des ersten Entwurfes & Diskussion mit dem Management des Einkaufs und dem für das SOX- Projekt zuständigen Consulting- Unternehmens Abstimmung der Einkaufsrichtlinie mit dem Management des Einkaufs und dem SOX-Berater in einem Feedback-Workshop Harmonisierung der gewünschten Änderungen mit dem Top Management Spell check der aktuellen Richtlinie Qualitätsüberprüfung inkl. der Überprüfung auf SOX-Compliance aus Sicht eines Wirtschaftsprüfers falls notwendig Anpassungen! Entwicklung der finalen Version Freigabe der Richtlinie durch das Top Management Bestimmung eines Kommunikationsplans innerhalb der Organisation Seite Source: BrainNet

19 Die Richtlinie regelt Strukturen, Prozesse in der Organisation und zu externen Partnern und Lieferanten Inhalt der Richtlinie Seite 19 Ziel der Richtlinie Einkaufsorganisation Rollen und Verantwortlichkeiten Strategische Ziele des Einkaufs Beschaffungs- und Einkaufsprozesse Leistungsmessung Supplier Relationship Management Make-or-Buy Bewertung Auschreibungsanalyse Vertraulichkeitserklärungen etc Source: BrainNet

20 Agenda Die Sirona-Gruppe und Produkte im Überblick Ausgangssituation Entwicklung einer Einkaufsrichtlinie Bevorstehende, zukünftige Herausforderungen Seite

21 Die Etablierung von Best-in-Class Practice sowie die Ausbau der Richtlinie sind Herausforderungen der Zukunft Bevorstehende Herausforderungen Richtlinie am Standort Bensheim intensiv kommunizieren, um das Alignment sicherzustellen Detaillierung der Richtlinie in den Anhängen Weiterverfolgung des langfristigen Zieles der Etablierung Best-in-Class Standards und Verankerung in der Richtlinie Basisdokumentation zur strukturierten Diskussion der Arbeitsweise eines Sirona-Gruppen-Einkaufs Unterstützung der Internationalisierung von Sirona durch Anpassung der Richtlinie Global purchasing guideline Management der Abstimmungsrunden mit beteiligten Parteien bei Änderungen Seite

22 Zukünftige Herausforderungen: Ausweitung bzw. Harmonisierung der Richtlinie für die Sirona-Gruppe Führungs- sox Instrument Bensheim BS A BS B andere Standorte USA BS C BS D Strategischer Einkauf Einkaufsstrategie Methoden/Q-Sicherung Einkaufs-Tools Einkaufsprozess-Mgmt. Sirona-Gruppe: übergreifende Einkaufsaufgaben Sourcing Compliance/ Einkaufsrichtlinie Materialgruppen- Management Strategische Bearbeitung Materialfelder u.a.: -Preisarbeit -Sourcing - Kontrakting Operative Aufgaben/Disposition z.b. Bestellungen mit Mengen u. Termincontrolling Strategische Bearbeitung BU-spezifischer Materialfelder Seite

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Edwin Ehrhard Leiter Strategischer Einkauf Sirona Dental Systems GmbH Fabrikstraße Bensheim Tel.: 06251/ Seite