Zeitwirtschaft. Friedl, Sven Sven Friedl Verlag
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- Petra Böhler
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1 Zeitwirtschaft Friedl, Sven 2014 Sven Friedl Verlag
2 Fachlehrgang Service Center Personalwirtschaft Personalprozessmanagement Personalplanung Personalkostenplanung Entgeltabrechnung Personalcontrolling Internes Kontrollsystem Kurzbeschreibung F1: Personalprozessmanagement Als Prozess bezeichnet man eine auf die Erbringung eines festgelegten Ergebnisses gerichtete Folge von Aktivitäten. Prozessmanagement bedeutet regelmäßiges Kontrollieren von Prozessvorgaben, eine konsequente kontinuierliche Verbesserung und damit verbunden eine permanente Weiterentwicklung der Unternehmensprozesse. Aufbauend auf den Grundlagen wird beschrieben, wie Prozesse erkannt, modelliert, dokumentiert und zuverlässig gesteuert werden können. F2: Personalplanung Für die professionelle Steuerung der Mitarbeiter sind Personalplanung und -kostenplanung unentbehrlich. In diesem Modul erfahren Sie, wie die Personalplanung als Teil der Unternehmensplanung die kurz-, mittel- und langfristigen Maßnahmen zur Erfüllung der Unternehmensziele berücksichtigt und die dazu erforderlichen Mitarbeiter zur Verfügung stellt. Darüber hinaus werden die verschiedenen Arten und Instrumente der Personalplanung vorgestellt. F3: Personalkostenplanung Auf Grundlage der Personalplanung werden der Personalbedarf und die zugehörigen Personalkosten geplant und in Forecast- und Budgetvarianten detailliert ermittelt. Von der Lohnartenklassifizierung, Planvariantenrechnung, SOLL-IST-Vergleichsrechnung bis zum Reporting und Kennzahlenbericht werden die einzelnen Schritte dargestellt und erläutert. F4: Entgeltabrechnung Die Entgeltabrechnung in Unternehmen und Organisationen muss hohen Anforderungen genügen. Dieser komplexe und sensible Bereich erfordert eine hohe Fachkompetenz, Verlässlichkeit und die exakte Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Regelungen. Außerdem muss die entsprechende Software Datensicherheit garantieren und gleichzeitig eine optimale Integration in die vorhandene Infrastruktur ermöglichen. Dieses Modul macht Sie mit den Grundlagen der Entgeltabrechnung vertraut und vermittelt Ihnen das erforderliche Rüstzeug für die praktische Durchführung einer sachlich und rechnerisch richtigen Entgeltabrechnung. F5: Personalcontrolling Wollen Sie Personal, Personalkosten und Produktivität gezielt steuern? Wollen Sie Ihre personalwirtschaftlichen Ziele sicher erreichen? Strategisches und operative Personalcontrolling, Berichtswesen, Kennzahlen und Kennzahlensysteme, Prozessanalyse und Prozesskostenrechnung bilden die Schwerpunkte. Darüber hinaus werden die verschiedenen Ansätze und Instrumente des modernen Personalcontrollings dargestellt und erläutert. F6: Interne Kontrollsysteme (IKS) Funktion, Handhabung und Bedeutung des Internen Kontrollsystems (IKS) für den Personalbereich sind zentrale Themen. Das Management muss für die Zielerreichung sorgen und die Risiken des Unternehmens beachten. Interne Kontrollsysteme unterstützen die betriebswirtschaftliche Führungsverantwortung und Aufsichtspflicht und sind sowohl vom GmbH- als auch vom Aktiengesetz vorgeschrieben. Sie erfahren, was Sie bei der Implementierung beachten müssen und wie Sie ein IKS im Personalbereich aufbauen, um die Ordnungsmäßigkeit und effiziente Gestaltung Ihrer Personalprozesse zu sichern. Sie erhalten Einblick in Detailfragen und Hilfsmittel an die Hand, mit denen Sie eine effektive und effiziente Prüfung sicherstellen. 2 Zeitwirtschaft
3 Manuskripte Personalbeschaffung Zeitwirtschaft Shared Service Center Migration von HR-Software M1: Personalbeschaffung Der Prozess der Personalbeschaffung wird transparent dargestellt. Ausgehend von einer Personalbedarfsermittlung und Beschreibung der Funktionen und Aufgaben in Stellenbeschreibungen werden Fragestellungen zu den Themen interne/externe Stellenausschreibungen, Beschaffungswege, Bewerberverwaltung und -kommunikation, Auswahl des zukünftigen Mitarbeiters und dem Einstellungsprozedere behandelt. Die Themen Demografie und Fachkräftemangel fließen in die Betrachtung mit ein. : Zeitwirtschaft Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Zutrittskontrolle und Fehlzeitenmanagement sind zentrale Themen einer modernen Zeitwirtschaft. Der Faktor Zeit spielt in den Unternehmen eine wesentliche Rolle. Umso wichtiger ist es, diesen effektiv zu nutzen. Die Grundlagen der Zeitwirtschaft werden dargestellt. Darüber hinaus sind weitere Themen: flexible Arbeitszeitmodelle, leistungsbezogene Vergütung, Ressourcensteuerung und der Einsatz moderner Zeitwirtschaftssoftware. M3: Shared Service Center Die Einführung eines HR Shared Service Centers ist mittlerweile ein bewährtes Konzept zur Optimierung des Personalbereiches geworden. Nach anfänglich eher zögerlicher Akzeptanz in Europa werden Shared Services nun von Unternehmen jeglicher Größe eingesetzt. Zunehmend finden sie auch im Mittelstand Verbreitung. Was heißt das? Administrative HR-Aufgaben werden zunehmend standardisiert, zentralisiert und vielfach auch automatisiert. Das soll Kosten sparen und die Qualität sowie Kundenorientierung verbessern. Viele Unternehmen sehen das HR-SCC als Schlüssel zur Optimierung der Personalprozesse. Neben den Grundlagen werden Inhalte, Aufbau und die Umsetzung in die Praxis beschrieben. M4: Migration von HR-Software Dieses Modul behandelt die Problematiken eines Softwarewechsels im Bereich Human Resources (HR) und vermittelt Erfahrungen, Hilfestellungen und Anregungen in Bezug auf die Projektierung und Umsetzung. Von der Durchführung der IST-Analyse, der Fachkonzepterstellung und Ressourcenplanung, der Software-auswahl, Systemanpassung und -optimierung bis hin zur Migration und dem Echtbetrieb werden alle Details dargestellt 3 Zeitwirtschaft
4 Vorwort Seit einigen Jahrzehnten wirft die Gestaltung und Planung der Arbeitszeit in Unternehmen immer wieder Diskussionen zwischen Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Betriebsräten auf. Die Auseinandersetzung mit diesem Thema wurde in der Vergangenheit immer mehr zu einem gesellschaftlichen Anliegen und ist heute aktueller als je zuvor. Für die Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer und daraus resultierend auch für die Produktivität und Kosten nimmt die Lage und Dauer der Arbeitszeit einen hohen Stellenwert ein. Die Arbeitsumwelt wird zunehmend komplexer und vernetzter und verlangt nach flexiblen und individuellen Personal- und Arbeitszeitstrategien. In modernen Organisationseinheiten stellt sich für Personalmanager immer häufiger die Frage nach der optimalen Gestaltung der Arbeitszeit, denn sie hat großen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit und damit auch auf das Arbeitsergebnis der Arbeitnehmer. Die Herausforderung, der sich die Personalmanager in diesem Zusammenhang immer wieder stellen müssen, ist der wirtschaftlichste Einsatz der Arbeitszeit im Hinblick auf ein optimales Arbeitsergebnis. Es ist in diesem Zusammenhang sehr wichtig abzuschätzen, in welchem Umfang eine Flexibilisierung der Arbeitszeit sinnvoll ist und in welchem Maße Kontrolle und Reglementierung von Seiten des Arbeitgebers dabei noch eine Rolle spielen müssen. Doch nicht nur die Unternehmensumwelt unterliegt einer immer stärker werdenden Veränderung, auch die interne Organisation einer Unternehmung ist einem ständigen Wandel unterworfen. In der Personalpolitik sind in diesem Zusammenhang die Belange der vielen unterschiedlichen Arbeitnehmergruppen besonders in den Vordergrund zu rücken. Die Anliegen und Bedürfnisse sowohl von Männern als auch von Frauen, Facharbeitern und angelerntem Personal, Arbeitern, Angestellten, Akademikern, Schwerbehinderten, Ausländern und jugendlichen Arbeitnehmers müssen Schwerpunkte in der Diskussion um die Arbeitszeitgestaltung sein. Darüber hinaus ist auch die fortschreitende technische Entwicklung besonders im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie Auslöser für die Forderung nach flexiblen Arbeitszeiten. Doch nicht nur auf Arbeitnehmerseite ist der Wunsch nach Flexibilisierung der Arbeitszeit vorhanden. Auch die Arbeitgeber sind daran interessiert, durch das weitestgehende Aufbrechen starrer Arbeitszeiten die Arbeitskräfte markt- und bedarfsorientiert einsetzen zu können. Auf diese Weise lassen sich deutliche Kosteneinsparungen und eine effizientere Nutzung der Arbeits- und Betriebszeit erzielen. Die menschliche Arbeitskraft ist eine zentrale Ressource im Produktionsprozess und nimmt somit eine wertschöpfende Rolle ein. Den so bewerteten Produktionsfaktor bezeichnet man auch als Humankapital. Die Entwicklung hat gezeigt, dass sich das Personal sowohl aus volkswirtschaftlicher als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht zu einer knapper werdenden Ressource entwickelt hat. Für einen effizienten Einsatz dieser knappen Ressource bedarf es daher geeigneter Steuerungsinstrumente, die je nach Branche unterschiedlich eingesetzt werden müssen. Flexibles Arbeitszeitmanagement Chronometrie Chronologie Chronomorphie Dauer der Arbeitszeit Lage der Arbeitszeit Verteilung der Arbeitszeit betrifft die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit kann für alle Arbeitnehmer gleich oder verschieden sein zeigt Beginn und Ende der zu leistenden Arbeitszeit an kann einförmig oder vielfältig sein kann gleichmäßig oder ungleichmäßig flexibel verteilt sein kann in Bezug auf den Zeitraum starr oder beweglich sein Mögliche Varianten: - Teilzeit - Schichtsysteme - Gleitzeit - Job-Sharing - versetzte Arbeitszeiten - Jahresarbeitszeit - Altersteilzeit - Springerlösungen - Vertrauensarbeitszeit 4 Zeitwirtschaft
5 Inhaltsverzeichnis Vorwort 4 Inhaltsverzeichnis 5 1. Zeitwirtschaft 6 2. Arbeitszeit Jahresarbeitszeit Arbeitszeitmodelle Möglichkeiten der Flexibilisierung und der Verkürzung Mobile Formen der Arbeit Alternierende Telearbeit Bereitschaft Arbeitsbereitschaft Bereitschaftsdienst Rufbereitschaft Arbeitszeitkonto Nutzung von Langzeitkonten in der betrieblichen Praxis Langzeitkonto Zeitwertkonto Das Zeitkonto nach dem Ampelprinzip Arbeitszeitmanagement: Loslassen vom Sparbuch-Konzept Flexi II Anforderungen an Zeitwirtschaftssysteme durch Flexi II Details zur Schichtplangestaltung Kapazitätsplanung Personalbedarfsrechnung Schichtplanung Gesetzliche, tarifliche und betriebliche Regelungen zur Arbeitszeit Arbeitszeitgesetz Teilzeit- und Befristungsgesetz Altersteilzeitgesetz Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit Bundesurlaubsgesetz Entgeltfortzahlungsgesetz Gesetz über Sonderurlaub für Hessisches Gesetz über den Anspruch auf Bildungsurlaub Jugendarbeitsschutzgesetz Mutterschutzgesetz Pflegezeitgesetz Manteltarifvertrag Kurz erläutert Elternzeit Kurzarbeit Work-Life-Balance Sabbatical Personaleinsatzplanung / Workforce Management Personaleinsatzplanung als Prozess Bedarfsorientierter Personaleinsatz im Schichtbetrieb Zeitwirtschaftssoftware Kleiner Exkurs Selbst- und Zeitmanagement 46 Autor und Verlag 55 5 Zeitwirtschaft
6 1. Zeitwirtschaft Die Zeitwirtschaft umfasst alles rund um die Themen Arbeitszeit, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Sonderurlaub, Bildungsurlaub, Mutterschutz, Elternzeit, Dienst- und Arbeitsbefreiung, Altersteilzeit, Dienstreisen, Gleitzeit, 2. Arbeitszeit Die optimale Gestaltung der Arbeitszeit ist ein entscheidender Faktor wenn es darum geht, die Interessen eines Unternehmens mit denen seiner Beschäftigten und seiner Kunden auszubalancieren. Flexiblere Arbeitszeiten und Teilzeitangebote helfen, Beruf und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren, z.b. bei der Überbrückung eines Zeitraums, in dem Kinder oder pflegebedürftige Angehörige betreut werden müssen. Interessant sind Modelle, die dem Unternehmen wie den Beschäftigten Zeitsouveränität, Flexibilität und Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu verkürzen, bieten. Sie helfen, Spannungen abzubauen und die Belastung für die Beschäftigten zu mindern. Die Arbeitszeit wird im Arbeitsvertrag festgelegt. Im Zweifel gilt die betriebsübliche Arbeitszeit. Darüber hinaus gibt es gesetzliche Einschränkungen, u.a. geregelt im: Arbeitszeitgesetz Jugendarbeitsschutzgesetz Mutterschutzgesetz Als Arbeitszeit zählt nach dem Arbeitszeitgesetz die Zeit von Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Wege- und Reisezeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, es sei denn, dass diese betrieblich so geregelt sind. In arbeitszeittechnischer Hinsicht ist von der vollen Arbeitsleistung die sog. Arbeitsbereitschaft, der Bereitschaftsdienst und die Rufbereitschaft zu unterscheiden. Nach dem Arbeitszeitgesetz gilt nur die Arbeitsbereitschaft als Arbeitszeit, nicht hingegen die Zeiten des Bereitschaftsdienstes und der Rufbereitschaft. Aktivität Fragen zur generellen Arbeitszeitregelung im Unternehmen Welche Unternehmensziele und Interessen werden verfolgt? Wie viele Arbeitszeitmodelle sind erforderlich? Welche Eckpunkte sind (zumeist mit dem Betriebsrat) zu vereinbaren? Wie sollen die Arbeitszeitkonten im Unternehmen geführt werden? Mit welchen Instrumenten sollen die Arbeitszeitregularien umgesetzt werden? Wie wird im Unternehmen kommuniziert? Welche Informationen benötigen die Führungskräfte und Entscheidungsgremien? Wie erfolgen die Implementierung, der Betrieb und das Controlling? Welche zeitwirtschaftlichen Auswertungen werden benötigt und können erstellt werden? 2.1 Jahresarbeitszeit Jahresarbeitszeit einer Vollzeitarbeitskraft Eine maßgebliche Berechnungsgröße bei der Personalbedarfsermittlung ist die Jahresarbeitszeit. Hierbei ist die der Mitarbeiter mit regelmäßiger Normalarbeitszeit (im Folgenden = Mitarbeiter) als abstrakte Größe von Bedeutung. Er wird herangezogen, um den Personalbedarf für die betrachtete Aufgabe zu berechnen. Hierfür wird der auf Basis der Arbeitsmengen, Bearbeitungszeiten und Verteilzeiten ermittelte jährliche Arbeitszeitbedarf für eine Aufgabe durch das jährliche Arbeitszeitangebot eines Mitarbeiters dividiert. Die Jahresarbeitszeit eines Mitarbeiters charakterisiert die normale zeitliche Verfügbarkeit, das Arbeitszeitangebot von Beschäftigten bezogen auf ein Arbeitsjahr und beinhaltet die Zeit, die einer vollzeitbeschäftigten Person durchschnittlich zur Verfügung steht. Diese Zeit wird in Minuten pro Jahr (Jahresarbeitsminuten) ausgedrückt. Basisgröße zur Ermittlung der Jahresarbeitszeit eines Mitarbeiters ist die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit in Stunden, aus der sich durch Dividieren mit der Anzahl der Arbeitstage pro Woche die tägliche Arbeitszeit ergibt. Diese wird in Minuten umgerechnet. Multipliziert mit der Anzahl der Nettoarbeitstage eines Jahres errechnet sich dadurch die jährliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters. In einem ersten Schritt werden die jährlichen Nettoarbeitstage ermittelt. Hierfür werden die in der Regel arbeitsfreien Zeiten, wie zum Beispiel Samstage, Sonntage, Feiertage sowie Ausfallzeiten durch Krankheit, Kur- und Heilverfahren, Urlaub und sonstige Abwesenheitstage von den 365 Kalendertagen eines Jahres abgezogen. Richtwerte für die durchschnittliche Anzahl an Feiertagen in der Bundesrepublik sowie die durchschnittliche Anzahl an Urlaubs- und Ausfalltagen im Bereich der Bundesverwaltung liefert das Berechnungsschema zur Jahresarbeitszeit, das den regelmäßig vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten Personalkostensätzen zugrunde liegt. Für die Berechnung der Jahresarbeitszeit eines Mitarbeiters werden die im Untersuchungsbereich konkret geltenden Werte (zum Beispiel Anzahl der Feiertage im jeweiligen Bundesland) herangezogen, um den Grundpersonalbedarf für den Untersuchungsbereich hinreichend sicher zu ermitteln und den tatsächlichen Gegebenheiten (Ausfalltage aufgrund von Urlaub und Erkrankungen) gerecht zu werden. Sofern im Untersuchungsbereich Statistiken zu durchschnittlichen Ausfalltagen vorliegen, sind diese in jedem Fall heranzuziehen. Nur im Ausnahmefall, wenn andere Anhaltspunkte fehlen, sollte auf die betrieblichen Durchschnittswerte zurückgegriffen werden. Weicht die Anzahl der tatsächlichen Ausfalltage aufgrund von Erkrankungen erheblich vom Durchschnittswert des Unternehmens ab, sollten diese vor ihrer Verwendung für die Personalbedarfsberechnung kritisch hinterfragt werden. Die möglichen Ursachen müssen ermittelt und auf ihre Veränderbarkeit hin überprüft werden. Es ist wichtig, sich zum Start der Untersuchung mit dem Auftraggeber auf eine Vorgehensweise zu verständigen. 6 Zeitwirtschaft
7 Kontakt und weitere Informationen: 7 Zeitwirtschaft
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