Beispiel einer Potentialanalyse

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1 Arbeitszeitmanagement & Personaleinsatzplanung Seite 1

2 Fokus der Potentialanalyse Aufgabenstellung und Zielsetzung Welche Potentiale und Möglichkeiten zur Optimierung des Arbeitszeitmanagements sowie der Personaleinsatzplanung gibt es im Unternehmen? In welchen Unternehmensbereichen ist ein weiterführendes Projekt in welcher Ausprägung sinnvoll? Welcher Nutzen entsteht? Wie sehen mögliche Ergebnisse aus? Aufzeigen eines Umsetzungsszenarios Darlegung von möglichen nächsten Schritten (Empfehlung) Seite 2

3 Fokus der Potentialanalyse Ergebnisvorschau (Prinzipdarstellung): Maßnahmen, Bewertung, Umsetzungsplan Potential hoch mittel niedrig Zusammenfassung nach Priorität Priorität Bereich 1 C Maßnahme... A Maßnahme... 2 D Maßnahme... B Maßnahme... 3 E Maßnahme... Schwerpunkte 1. Maßnahme 2. Maßnahme Heute Umsetzungsdauer Maßnahme 4. Maßnahme Heute 2012 Umsetzungsdauer Seite 3

4 Grundverständnis: Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung Bedarfsorientierte Arbeitszeitgestaltung Personalbedarfsermittlung Personaleinsatzplanung Abrechnung WfM Systeme Lohn & Gehalt Komponenten und Grundelemente des effizienten Personaleinsatzes Bedarfsorientierter Personaleinsatz gelingt nur durch engste Verzahnung von... Arbeitszeitgestaltung Personalbedarfsermittlung / -planung Personaleinsatzplanung Erläuterung: WfM-Systeme = Personaleinsatzplanung Personalbedarfsermittlung Seite 4

5 Grundverständnis: Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung Personaleinsatzplanung Personalbedarfsermittlung Bedarfsorientierte Arbeitszeitgestaltung WfM Systeme Bedarf Bedarf Bedarf Bedarf Bedarf Bedarfsorientierte Arbeitszeitgestaltung Arbeitszeitmodelle als wichtiger Baustein für den optimierten Personaleinsatz Welche Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten können geschaffen werden? Wie sehen ergonomische Arbeitszeiten aus, die unseren Bedarf optimal abdecken? Inwieweit werden die gesetzlichen, tarifvertraglichen und betrieblichen Spielräume bereits ausgeschöpft? Schicht F1 Schicht F2 Schicht S1 Schicht S2 Seite 5

6 Grundverständnis: Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung Personaleinsatzplanung Personalbedarfsermittlung Bedarfsorientierte Arbeitszeitgestaltung WfM Systeme Prozessgestaltung PBE, PEP, ZW Wie soll gearbeitet werden? Prozess- und Ablaufbeschreibung sowie Visualisierung Rollenbasierte Arbeitsanweisung in jeder Planungsphase Einzelaufgaben / Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten Seite 6

7 Grundverständnis: Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung Personaleinsatzplanung Personalbedarfsermittlung Bedarfsorientierte Arbeitszeitgestaltung WfM Systeme Systemunterstützung durch WfM-Systeme Software PBE, PEP, ZW Abbildung der definierten Prozesse der Einsatzplanung und in WfM Systemen Funktionen und Workflows Benutzer- und Rollenprofile Beispiel: Die richtige Softwareunterstützung ist die elementare Basis für den bedarfsorientierten Personaleinsatz! Seite 7

8 Fokus der Potentialanalyse Schwerpunkte und Untersuchungsumfang 1. Bedarfsorientierte Arbeitszeitgestaltung 2. Prozessgestaltung PBE, PEP, ZW 3. Systemunterstützung durch WfM-Systeme (Software PBE, PEP, ZW) Seite 8

9 Legende Auffälligkeiten, Problembereiche, Bewertung Bewertung der Potenziale Hoch Mittel Niedrig Klassifizierung der Potenziale (...hat Einfluss auf...) Umsatz = Umsatzsteigerung Kosten = Kostenreduktion Zeit = Zeitersparnis Fehler = Reduktion Fehlerquote Risiko = Risiko für das Unternehmen Nr. = Kennzeichnung der wichtigen Punkte (Big Points) Kategorie (Bezug zum Fachthema): Prozess = Prozessoptimierung Software = Verbesserung Softwareunterstützung Seite 9

10 Bewertung der Potenziale Potenzial hoch mittel niedrig 16 START 1. Monat Pakete Monat 3. Monat 6 Monate 9 Monate Komplexität Umsetzungsdauer Seite 10

11 Bewertung der Potenziale Quantifizierung Dimension (Quantifizierung) ausgewählter Potenziale Potenzial hoch Nr. Maßnahmen / Optionen mittel niedrig : Rundungen zugunsten der Mitarbeiter Abbildung der korrekten Bewertung der gestempelten Zeit in der ~ 57 T START 1. Monat 2. Monat 3. Monat 6 Monate 9 Monate 5 Bedarfsprognose auf Basis von Vergangenheitsdaten, Erstellung eines qualitativ hochwertigen Forecasts (Erstellung von sog. Bedarfsprofilen / Tag, Woche, Saison) Die restlichen Potenziale bieten weitere Optionen zur Verbesserung der heutigen Situation! Erstellung einer Einsatzplanung (Schichtplanung) auf Basis der definierten Bedarfsprofile (Bereich, Woche, Tag etc.) Bedarfsorientierte Planung Einführung eines einheitlichen Planungsprozesses (Prozessgrundsätze) in allen Bereichen mit gleicher Softwareunterstützung Einsatz qualitativ, hochwertige, integrierte Softwareunterstützung (WfM-System) Verbesserte Aussteuerung Personaleinsatz (Über- und Unterdeckung) Minimierung der Wegezeiten ( Stempeluhr zum/vom Arbeitsplatz) Stempeln am Arbeitsplatz sollte möglich sein, dadurch Wegfall der Wegezeiten Shops sind dann länger geöffnet! ~ 4,6 Mio. ~ 7,1 Mio. Seite 11

12 Aufwand und Nutzen Aufwand (extern) Einmalaufwand ( ): 230 T Software 105 T Dienstleistung (~75 MT) 83 T Implementierung Prozessbegleitung, (~30 MT) 42 T Arbeitszeitberatung Laufende Aufwand pro Jahr: 21 T Wartung & Pflege Hotline-Support Einmalaufwand 230 T 40 T 21 T 21 T 21 T 21T Nutzen (quantitativ): Einsparungen p.a.: ~ 90 T (ausgewählte Punkte) Umsatzpotenziale p.a. ~10-12 Mio. (ausgewählte Punkte) Nutzen Seite 12

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