Studienergebnisse Prozessmodellierung in Banken

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1 Studienergebnisse Prozessmodellierung in Banken Münster, Lehrstuhl Prof. Dr. Jörg Becker ERCIS

2 Zielsetzung der Studie Status t quo des bestehenden Einsatzes von Prozessmodellierungsmethoden erfassen Wie wird bisher modelliert? (Einsatzbereiche, Sprachen, Tools) Warum und mit welchem Ziel werden Prozesse modelliert? Bedarf an Entwicklung einer bankenspezifischen Modellierungssprache erfassen Zufriedenheit mit dem IST-Zustand der Methoden/Modelle sowie Erfassen des SOLL-Zustand Spezielle Anforderungen an die bankenspezifische PICTURE-Sprache ableiten Defizite bisheriger Prozessmodellierungsmethoden / Modelle Potenzieller Nutzen einer neuen Prozessmodellierungsmethode 1 ERCIS

3 Systematik der Studie Die Studie wurde mit Hilfe eines Online-Fragebogens mit 75 Fragen durchgeführt. Drei Hauptpfade, abhängig von den derzeitigen Modellierungsaktivitäten des Umfrageteilnehmers. Teilgenommen haben 97 Experten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mind. 73 unterschiedliche Banken. 2 ERCIS

4 Zeitlicher Verlauf der Ergebnisse Ausgefüllte Fragebögen im Zeitverlauf Verlauf der Umfrage Ausgefüllte Fragebögen (kumuliert) Zu den Nachfassaktionen am 30. Juni (DE, AT), 3. Juli (CH) und 14. Juli (DE, AT, CH) ist ein deutlicher Anstieg zu verzeichnen. n = 89 n/n = 0,92 3 ERCIS PICTURE@Banking

5 Überblick über die Studienteilnehmer nach Ländern Überblick über die Studienteilnehmer Anzahl Deutschland Schweiz Österreich Zur Teilnahme an der Studie wurden Fachexperten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz eingeladen. Mit 51 Teilnehmern macht Deutschland den größten Teil der Grundgesamtheit aus, gefolgt von der Schweiz mit 27 und Österreich mit 18 Teilnehmern. n = 96 n/n = 0,99 4 ERCIS PICTURE@Banking

6 Landesbezogene Gruppierung des Teilnehmerfeldes Überblick über die Studienteilnehmer 12 Privatbanken öffentlich rechtliche Banken Genossenschaftsgruppe Großbanken Kantonalbanken Regionalbanken und Sparkassen Raiffeisengruppe Privatbanken Sonstige einstufiger Sektor Sk mehrstufiger Sektor Die befragten Institute aus Deutschland stammen zum Großteil aus dem Bereich der Privatbanken. Auch in der Schweiz haben sich viele Privatbanken aber auch Kantonalbanken beteiligt. Die österreichischen Banken stammen überwiegend aus dem mehrstufigen Sektor. Die verschiedenen Klassifikationen sind den landesspezifischen Systemen geschuldet. n = 96 n/n = 0,99 5 ERCIS PICTURE@Banking

7 Status Quo der Prozessmodellierung in der Bankenbranche Modellierungsaktivität der Studienteilnehmer 7% 19% Es wurde bereits modelliert Bisher keine Modellierung Keine Kenntnis 74% Nahezu ¾ der Studienteilnehmer haben angegeben bereits Prozessmodellierung in ihrem Institut durchzuführen. Die Industrialisierung des Bankensektors hat demnach bereits sehr konkrete Formen angenommen. n = 97 n/n = 1 6 ERCIS PICTURE@Banking

8 Position der Studienteilnehmer Überblick über die Studienteilnehmer 8 19 Sonstiges 45 Untere Führungsebene Obere Führungsebene Mittlere Führungsebene 25 Der größte Teil der Studienteilnehmer hat Positionen auf mittlerer Führungsebene inne. Nennung im Bereich Sonstiges waren vor allem Prozessmanagement und Stabsstellen. n = 97 n/n = 1 7 ERCIS PICTURE@Banking

9 Tätigkeitsfelder der Studienteilnehmer Überblick über die Studienteilnehmer Personal IT / EDV Abteilung Controlling Organisation Sonstiges Prozessorganisation/ management 21 Passend zum Thema der Studie stammen die meisten Studienteilnehmer aus dem Tätigkeitsfeld Prozessorganisation und/oder Prozessmanagement. Im Bereich Sonstiges wurde besonders Vorstand (5x) und Vertrieb (3x) genannt. n = 97 n/n = 1 8 ERCIS PICTURE@Banking

10 Art der Bankgeschäfte der Studienteilnehmer Überblick über die Studienteilnehmer Kreditgeschäfte Einlagengeschäfte Depotgeschäfte Girogeschäfte Investmentgeschäfte Emissionsgeschäfte Finanzkommissionsgeschäfte Garantiegeschäfte Sonstiges Diskontgeschäfte 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Das Kreditgeschäft, das Einlagengeschäft und das Depotgeschäft werden von einem Großteil der Banken, die sich an der Studie beteiligt haben, betrieben. Besonders selten wurden Diskontgeschäfte genannt. Im Bereich Sonstiges wurde unter anderem Leasing (3x) genannt. n = 96 n/n = 0,99 9 ERCIS PICTURE@Banking

11 Status Quo der Prozessmodellierung in der Bankenbranche Aktueller und angestrebter Modellierungsgrad 35% 30% nehmer Studienteil 25% 20% 15% 10% 5% 0% Modellierungsgrad (Ist) Modellierungsgrad (Soll) Mit dem aktuellen Modellierungsgrad ist kaum eine der an der Studie beteiligten Banken zufrieden. Der Großteil der Banken (ca. 32%) wünscht sich eine Dokumentation von 70%-80% der betrieblichen Prozesse. Diesen Modellierungsgrad haben bisher jedoch lediglich ca. 13% erreicht. Die Erfassung der gesamten Prozesslandschaft ist eine große Herausforderung für die nächsten Jahre. n = 72 n/n = 0,74 10 ERCIS PICTURE@Banking

12 Status Quo der Prozessmodellierung in der Bankenbranche Modellierungsgrad nach Ländern 100% 80% 60% 40% 20% Modellierungsgrad (Ist) Modellierungsgrad (Soll) 0% Deutschland Österreich Schweiz Auch die Aufschlüsselung des bereits erreichten und des gewünschten Modellierungsgrades nach Teilnehmerländern zeigt, dass die Banken unabhängig vom Herkunftsland an einer breiteren Erfassung der Prozesse arbeiten. Die deutschen Banken geben sich dabei jedoch in der Tendenz mit einem geringeren Erfassungsgrad zufrieden. n = 71 n/n = 0,73 11 ERCIS PICTURE@Banking

13 Status Quo der Prozessmodellierung in der Bankenbranche Modellierungsgrad nach Abteilungen 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Im Fokus derzeitiger Prozessmodellierungsbestrebungen liegen die Abteilungen Kreditsachbearbeitung, Kundenberatung und die IT- Abteilung. In Abteilungen wie Revision und Marketing wird Prozessmodellierung nur in einem geringen Umfang durchgeführt. Hier wird dies zumeist auch für die Zukunft nicht geplant. n = 65 n/n = 0,67 12 ERCIS PICTURE@Banking

14 Status Quo der Prozessmodellierung in der Bankenbranche Zuständigkeit für die Prozesserfassung Erfassung durch MA mit Modellierungskenntnissen Erfassung durch Fachabteilungen Erfassung durch Interne Prozessmodellierungsabteilung Systemunterstützung bei der Prozessvalidierung Erfassung durch MA ohne Modellierungskenntnisse Erfassung durch externes Beratungsunternehmen Erfassung auf andere Art und Weise 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hauptsächlich werden geschulte Mitarbeiter zur Prozesserfassung eingesetzt. Dies ist naheliegend, da diese auch über das fachliche Prozesswissen verfügen. Externe Beratungsunternehmen werden hingegen zur Prozesserfassung seltener eingesetzt. n = 72 n/n = 0,74 13 ERCIS PICTURE@Banking

15 Status Quo der Prozessmodellierung in der Bankenbranche Zuständigkeit für die inhaltliche Überprüfung Durch die am Prozess beteiligten Mitarbeiter Durch den Vorgesetzten Auf andere Art und Weise 0% 20% 40% 60% 80% 100% Wenn die Prozessmodelle nach ihrer Erfassung inhaltlich geprüft werden, geschieht dies meist durch die am Prozess beteiligten Mitarbeiter. n = 72 n/n = 0,74 14 ERCIS PICTURE@Banking

16 Notationen für die Prozessmodellierung und Toolunterstützung Genutzte Tools zur Prozessmodellierung Oracle Workflow igrafx BusinessObjects Designer ViFlow mysap Business Suite ADONIS Prometheus Word Powerpoint Excel Visio ARIS Toolset 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Zur Prozessmodellierung werden hauptsächlich Standardsoftwareprodukte wie Microsoft Office sowie das auf das Fachgebiet der Prozessmodellierung spezialisierte Softwareprodukt ARIS eingesetzt. n = 54 n/n = 0,49 15 ERCIS PICTURE@Banking

17 Notationen für die Prozessmodellierung und Toolunterstützung Genutzte Notationen zur Prozessmodellierung Aktivitätsdiagramme/UML BPMN Eigene Notationen Wertschöpfungs(ketten)diagramme EPK 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Neben der erwarteten häufigen Nutzung von EPK, Wertschöpfungsdiagrammen sowie BPMN fällt die häufige Nennung eigener Notationen auf. Gründe dafür könnten die jeweils individuellen Anforderungen der Studienteilnehmer sein. n = 72 n/n = 0,74 16 ERCIS PICTURE@Banking

18 Notationen für die Prozessmodellierung und Toolunterstützung Zufriedenheit mit der genutzten Methode Einfachheit der Sprache und der Modellierung Verständlichkeit der Modelle Integration der Mitarbeiter Einheitlichkeit itli hk it und Vergleichbarkeit itder Modelle Inhaltliche Standardisierung der Fachbegriffe Automatisierte Auswertbarkeit der Modelle Wirtschaftlichkeit der Modellerstellung Aufwand Nutzen Relation der Prozesspflege % 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 1=Sehr gut =Sehr schlecht Insbesondere bei der automatischen Auswertbarkeit und der Wirtschaftlichkeit der Modellierung bestehen im Vergleich zu Aspekten wie der Verständlichkeit der Modelle und der Einfachheit der Sprache Optimierungspotenziale. n = 72 n/n = 0,74 17 ERCIS PICTURE@Banking

19 Notationen für die Prozessmodellierung und Toolunterstützung Zufriedenheit mit dem genutzten Tool Unternehmensweite Prozesserhebung Stabilität und Pflegbarkeit der Modelle Dezentrale Prozessmodellierung Prozesskennzahlen / Reporting Prozessmonitoring / steuerung Prozesskostenrechnung Möglichkeit der Prozesssimulation Automatische Prozessanalyse Automatische Prozessoptimierung % 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 1=Sehr zufrieden =Sehr unzufrieden Speziell im Bereich der Anwendbarkeit von Prozessmodellen auf die Prozesskostenrechnung sowie die automatische Prozessoptimierung und steuerung sind noch deutliche Verbesserungspotenziale vorhanden. n = 55 n/n = 0,57 18 ERCIS PICTURE@Banking

20 Notationen für die Prozessmodellierung und Toolunterstützung Weiterempfehlungswahrscheinlichkeit des eingesetzten Tools lichkeit ungswahrscheinl Weiterempfehl 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Stichpro obenumfang Weiterempfehlungs WS Stichprobenumfang Um die angegebene Weiterempfehlungswahrscheinlichkeit einschätzen zu können, wurde der jeweilige Stichprobenumfang zusätzlich im Diagramm abgetragen. Deutlich wird, dass die oft genutzten Tools nur mit einer geringen Wahrscheinlichkeit weiterempfohlen werden. Besonders deutlich wird diese Diskrepanz bei der Anwendung ARIS. n = 52 n/n = 0,54 19 ERCIS PICTURE@Banking

21 Notationen für die Prozessmodellierung und Toolunterstützung Argumente gegen die Toolnutzung Zu hoher Zeitaufwand (z.b. Einarbeitung, Nutzung) Mangelnde Integrationsmöglichkeiten / Schnittstellen zu hauseigener IT Zu hohe Komplexität der Software Kosten (z.b. Lizenzen, Schulungen) Fehlender Standard Ungenügende Eignung für eigene Modellierungszwecke Sonstiges 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Anteil Studienteilnehmer Die Gründe dafür, dass kein Tool genutzt wird, liegen hauptsächlich an dem hohen Zeitbedarf. Ebenso werden mangelnde Integrationsmöglichkeiten zur hauseigenen IT, zu hohe Komplexität der Software und die mitunter hohen Kosten genannt. n = 14 n/n = 0,14 20 ERCIS PICTURE@Banking

22 Erhebung und Nutzung der Kennzahlen Nutzung der Prozessmodelle Nutzung von Kennzahlen regelmäßig gelegentlich nie nie gelegentlich Erhebung von Kennzahlen regelmäßig Das Diagramm verdeutlicht den konsequenten Zusammenhang zwischen der häufigen Erhebung und der häufigen Nutzung von Kennzahlen. n = 55 n/n = 0,57 21 ERCIS PICTURE@Banking

23 Genutzte Kennzahlen zur Prozesssteuerung Nutzung der Prozessmodelle 60% 50% 40% Anteil 30% 20% 10% 0% Operative Kennzahlen Keine Kennzahlen zur Prozessmodellierung und nutzung Strategische Kennzahlen Sonstige Kennzahlen Sofern Kennzahlen erhoben werden, sind diese meist im operativen Bereich angesiedelt. n = 55 n/n = 0,57 22 ERCIS PICTURE@Banking

24 Art der Kennzahlen in Abhängigkeit der Tools Nutzung der Prozessmodelle 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% ARIS Toolset Prometheus Excel Powerpoint Visio Word 0% Strategische Kennzahlen Operative Kennzahlen Kennzahlen zur Prozessmodellierung und nutzung Keine Sonstige Im Bereich der operativen Kennzahlen hat ARIS einen Vorsprung. Die strategischen Kennzahlen werden im Gegensatz dazu auffällig häufig mit Standardsoftware erhoben. n = 46 n/n = 0,47 23 ERCIS PICTURE@Banking

25 Potenziale der Prozessmodelle Nutzung der Prozessmodelle 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Haben die Mitarbeiter die Möglichkeit die Prozessmodelle einzusehen? Sind Zuständigkeiten anhand der Modelle ersichtlich? (Organisationssicht) Werden die Prozesse regelmäßig überprüft und ggf. aktualisiert? Ist erkennbar, welche Ressourcen (z.b. IT System) für den Prozess benötigt werden? Ja Keine Kenntnis Nein Ist erkennbar, welche Geschäftsobjekte (z.b. Anträge) bei der Ausführung des Prozesses genutzt werden? Werden Mitarbeiter mit Hilfe der Prozessmodelle in neue Aufgaben eingeführt? Trotz der Möglichkeit der Einsichtnahme in die Prozessmodelle für die Mitarbeiter, werden diese nicht zwingend zur Einführung in neue Aufgaben genutzt. Eine darauf basierende regelmäßige Überprüfung der Prozesse wird nicht von allen Studienteilnehmern genutzt. n = 72 n/n = 0,74 24 ERCIS PICTURE@Banking

26 Nutzung der Prozessmodelle Zusammenhang zwischen der Bankgröße und dem Modellierungsnutzen 50% 45% 40% 35% 30% Anteil 25% 20% 15% 10% 5% 0% sehr gut gut befriedigend ausreichend schlecht sehr schlecht Kleine Banken (bis 51 MA) Mittlere Banken (52 bis 1001 MA) Großbanken (1002+ MA) Während die Erfahrung mit dem Nutzen der Prozessmodellierung in großen Banken unterschiedlich ausfallen, scheinen speziell die mittelgroßen Banken einen großen Nutzen in der Prozessmodellierung zu sehen. Weitere Potenziale sind bei allen Größenklassen vorhanden. Nur Großbanken haben sehr gute, aber auch sehr schlechte Erfahrungen mit der Prozessmodellierung gemacht. n = 71 n/n = 0,73 25 ERCIS PICTURE@Banking

27 Stufen des Reifegradmodells Reifegradmodell Das Reifegradmodell soll einen prägnanten Überblick über den Status Quo im Bereich der Prozessmodellierung im Bankensektor bieten. Die an der Studie beteiligten Banken konnten maximal 22 Scoring-Punkte in den folgenden vier Kategorien erreichen: 1. Modellierung in Planung 2. Begrenzte Dokumentation 3. Umfassende Dokumentation 4. Semantische Auswertbarkeit und kontinuierliche Optimierung 26 ERCIS

28 Stufen des Reifegradmodells Reifegradmodell Das Reifegradmodell soll einen prägnanten Überblick über den Status Quo im Bereich der Prozessmodellierung im Bankensektor bieten. Die an der Studie beteiligten Banken konnten maximal 22 Scoring-Punkte in den folgenden vier Kategorien erreichen: Modellierung in Planung Diese Reifegradstufe wird lediglich von den Banken nicht erreicht, die ihre Prozesse nicht modellieren und dies auch derzeit nicht planen. Begrenzte Dokumentation Diese Reifegradstufe umfasst Prozessmodellierung in eingeschränkten Umfang, beispielweise lediglich in wenigen Abteilungen. Umfassende Dokumentation Banken die ihre Prozesse unternehmensweit erheben und die Mitarbeiter aktiv einbeziehen erreichen Scoring-Punkte in dieser Reifegradstufe Semantische Auswertbarkeit und kontinuierliche Optimierung In dieser Stufe können Banken Scoring-Punkte erreichen, wenn sie Kennzahlen zur Prozessbeurteilung und -steuerung erheben und nutzen und wenn sie ihre Prozessmodelle regelmäßig aktualisieren. 27 ERCIS

29 Der Reifegrad der Prozessmodellierung der Umfrageteilnehmer Reifegradmodell Scoring Modellierung in Planung Umfassende Dokumentation max. max. max. max. Banken, sortiertnachihrem ihrem Reifegrad Begrenzte Dokumentation Semantische Auswertbarkeit und kontinuierliche Optimierung Das Diagramm zeigt die teilnehmenden Banken nach ihrem individuellen Reifegrad-Scoring. Die in jeder Stufe maximal erreichbare Punktzahl ist auf der rechten Seite abgetragen. Die erreichten Punkte in den jeweiligen Kategorien werden addiert. Der relativ schmale Korridor, den die letzte Stufe bildet, ist ein Indiz dafür, dass sich viele Banken in diesem Bereich noch weiterentwickeln können. 28 ERCIS PICTURE@Banking

30 Verteilung der Scoringpunkte auf Länderebene Reifegradmodell 100% 80% Modellierung in Planung 60% 40% Begrenzte Dokumentation Umfassende Dokumentation Auswertung und kontinuierliche Optimierung 20% 0% Deutschland Österreich Schweiz Zwischen Deutschland und der Schweiz sind kaum Unterschiede im Reifegradscoring festzustellen. Insbesondere für die Studienteilnehmer aus Österreich bestehen noch Potenziale in allen Reifegradbereichen. n = 97 n/n = 1 29 ERCIS PICTURE@Banking

31 Hier Studienkontakte kommt Überschrift rein (im Tool einzugeben!) Kontakt Dipl. Wirt.-Inform. Burkhard Weiß Michael Räckers, MScIS Dipl. Wirt.-Inform. Philipp Bergener Herausgeber Prof. Dr. Jörg Becker Adresse: Leonardo-Campus 3 Universität Münster Dr. André Coners Horváth & Partner GmbH Münster Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) joerg.becker@ercis.uni-muenster.de ensterde 30 ERCIS