Verarbeitung der -Adressen

Transkript

1 Verarbeitung der -Adressen A) Auswertung aus dem Infotyp Kommunikation zur Feststellung, welche -Adressen gespeichert sind Aufruf über direkte Eingabe der Transaktion (notfalls Transaktionsfenster öffnen) Oder über Menüpfad: Benutzermenü für. - Personal OIS Operatives Informationssystem PA-Berichte Persönliche Daten Kommunikation Es erscheint folgender Startbildschirm: Die Voreinstellung heute kann überschrieben werden, ist für die Überprüfung der Aktualität der Daten aber nicht notwendig. Eine sofortige Ausführung für alle Personen einer Schule wäre möglich, dauert aber sehr lange! Daher bitte folgende weitere Einschränkungen vornehmen! Landesschulrat für Steiermark Version Seite 1 von 8

2 Der Einfachheit halber wurde eine Variante mit einem handlichen layout erstellt. 1) Klick auf Variante holen 2) Eingabe von Pers- Nr und Klick auf ausführen Nach Eingabe aller Daten: Klick auf Ausführen Mit dieser Variante werden Voreinstellungen (auch hinsichtlich der Darstellung der Daten) getroffen, um den Aufwand zu minimieren. Sollten Sie bei der Vorauswahl noch kein layout ausgewählt haben, können Sie dieses nun in der Trefferliste wie folgt auswählen: * Klick auf den button layout auswählen * Klick auf das gewünschte Layout Ergebnis: Liste der aktuell gespeicherten -Adressen! Landesschulrat für Steiermark Version Seite 2 von 8

3 B) Auffinden von Personen, für die noch keine -Adresse erfasst ist Aufruf über direkte Eingabe der Transaktion Oder über Menüpfad: Benutzermenü für. - Personal OIS Operatives Informationssystem PA-Berichte Persönliche Daten - Persönliche Grunddaten Es erscheint folgender Startbildschirm: Die Voreinstellung heute muss belassen werden! 1) Klick auf Variante holen (vor jeder Auswertung) 2) Eingabe von Pers- Nr und Klick auf ausführen Landesschulrat für Steiermark Version Seite 3 von 8

4 3) Wählen Sie die markierte Variante Personen ohne Mail- Adressen aus und danach 4) Klick auf den grünen Haken Mit dieser Variante werden Voreinstellungen hinsichtlich der Darstellung der Daten getroffen bzw. Mengenoperationen durchgeführt, um die Personen gezielt ausfindig zu machen, bei denen aktuell keine - Adressen erfasst sind! Die Auswertung kann daher einige Minuten benötigen! 5) Klick auf Ausführen Ergebnis: handliche Liste der Personen ohne -Adresse: Landesschulrat für Steiermark Version Seite 4 von 8

5 C) Abgrenzen einer nicht mehr aktuellen Mail-Adresse Durch Versetzungen, Dienstzuteilungen oder auch Änderung der Nomenklatur der Mail-Adressen kann es vorkommen, dass die in SAP gespeicherten Mail-Adressen nicht mehr aktuell sind. Eine nicht mehr aktuelle Mail-Adresse wird wie folgt abgegrenzt : Auswahl der gewünschten Person in der Transaktion PA30 oder über Personalstammdaten pflegen 1) Eingabe der Personalnummer oder Auswahl über Namenssuche 2) Eingabe 0105 im Feld Informationstyp 3) Klick auf Überblick Abgrenzen des Datensatzes 1) Markieren der nicht mehr aktuellen Eintragung durch Klick auf das Auswahlfeld 2) Klick auf den Bleistift zur Änderung von Daten Landesschulrat für Steiermark Version Seite 5 von 8

6 3) Eintragung des bis-datums (Ende der Gültigkeit) 4) Klick auf das Diskettensymbol zum Speichern Ergebnis: der unaktuelle Datensatz wurde mit einem Endedatum versehen, bleibt jedoch im System vorhanden. D) Anlegen einer neuen Mail-Adresse Jedem Mitarbeiter ist eine dienstliche -Adresse zur Verfügung zu stellen. Diese muss im Infotyp 0105 Kommunikation als Subtyp 0010 erfasst werden. Auswahl der gewünschten Person in der Transaktion PA30 oder über Personalstammdaten pflegen 1) Eingabe der Personalnummer oder Auswahl über Namenssuche 2) Eingabe 0105 im Feld Informationstyp 3) Klick auf Überblick Landesschulrat für Steiermark Version Seite 6 von 8

7 Erfassung eines neuen Datensatzes 1) Klick auf Neu 2) Auswahl ) Klick auf grünen Haken 4) Erfassung des VON- Datums (Datum ab Gültigkeit) Im BIS-Datum bleibt ( bis unendlich ) 5) Erfassung der E- Mail-Adresse in das Feld ID/Nummer 6) Klick auf das Diskettensymbol zum Speichern Ergebnis: zeitgenaue Aufstellung der -Adressen! Landesschulrat für Steiermark Version Seite 7 von 8

8 Erstellung von Ausdrucken: Ausdrucke der Auswertungen erstellen Sie im Normalfall durch Klick auf das Drucksymbol oder über das Menü Liste Drucken Sollte der gewünschte Ausdruck nicht erstellt werden, können Sie das Problem insofern umgehen, als Sie in eine Datei ausgeben: Kick auf Liste Exportieren Lokale Datei Danach sind noch der Ablageort und der Dateiname zu bestimmen. Vorzugsweise verwenden Sie das Citrix-Laufwerk V: (= Ihre Festplattenpartition C:) Anschließend kann die so erstellte Datei mit MS-Excel geöffnet und ausgedruckt werden. Landesschulrat für Steiermark Version Seite 8 von 8