Belegungslisten im Campus-Portal (Stand )

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1 Belegungslisten im Campus-Portal (Stand ) Im Campus-Portal gibt es zwei grundsätzliche Belegungsansichten: die bunte Liste über den Link Platzvergabe und die graue Liste über den Link Belegungs-Info bzw. Belegungsinformation Berechtigungen Die Campus-Rolle Fachbereich kann die Belegungen sämtlicher Veranstaltungen ihrer Einrichtungen bearbeiten, die Campus-Rollen Lehrender und Dozent hingegen nur die Belegungen ihrer eigenen Veranstaltungen. Wichtiger Hinweis! Aufgrund der Komplexität der Belegungsverfahren ist es zwingend erforderlich, dass diese mit dem Campus-Team des ZDV, Abt. IVS abgesprochen und entsprechend umgesetzt werden. Auch das hier beschriebene manuelle Eingreifen in die Belegungsverfahren darf nur gemäß Absprachen durchgeführt werden, um einen reibungslosen Ablauf der Belegung und Vergabe über das Campus-Portal zu gewährleisten. Tooltipps An verschiedenen Stellen bieten Tooltipps eine kurze, hilfreiche Erklärung zu den in den Belegungslisten verwendeten Abkürzungen und Begriffen. Abb. 1 Positionieren Sie den Mauszeiger auf einer bestimmten Abkürzung (im Beispiel wurde der Mauszeiger auf ST positioniert), so wird der Hilfetext in einer kleinen Box angezeigt. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 1

2 Die bunte Liste Die bunte Liste können Sie im Campus-Portal an verschiedenen Stellen über den Link Platzvergabe aufrufen. Beispielsweise über Meine Teilnehmer in der Auflistung bei der jeweiligen Veranstaltung in der Detailansicht einer Veranstaltung ganz oben bei den Funktionen im Vorlesungsverzeichnisbaum rechts neben der Veranstaltung Abb. 2 Abb. 3 In der Kopfzeile wird die maximale Teilnehmerzahl der Veranstaltung insgesamt angezeigt. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 2

3 Veranstaltung ohne Parallelgruppen Abb. 4 1) Mit dem Klick auf AllZU können alle Teilnehmer einer Veranstaltung auf einmal zugelassen werden, ohne den Status jedes einzelnen Teilnehmers auf ZU setzen und dann speichern zu müssen. 2) Mit Klick auf zeigen können Sie sich sämtliche Leistungen, d.h. die Anmeldungen und Zulassungen eines Studierenden zu beliebigen Veranstaltungen anzeigen lassen (siehe weiter unten unter Leistungen eines Teilnehmers). 3) Der ausgefüllte Radio-Button zeigt den aktuellen Status der Belegung für den Studierenden an. Wenn Sie den Status ändern wollen, klicken Sie auf den entsprechenden Radio-Button und speichern diese Änderung. 4) a) In der Spalte Priorität wird die vom Studierenden bei der Belegung gewählte Modulpriorität und Gruppenpriorität angezeigt. Bei Belegungsverfahren mit Modulprioritäten kann der Studierende nur die Modulpriorität wählen, die Gruppenpriorität ist hier immer 1. b) Bei Teilnehmern, die der Veranstaltung manuell hinzugefügt wurden, wird keine Modul- oder Gruppenpriorität angezeigt. Abb. 5 1) Mit dem Klick auf Listen in der Fußzeile der bunten Liste gelangen Sie zu der grauen Liste. 2) Mit Klick auf speichern werden die Status-Änderungen in der bunten Liste dauerhaft gespeichert. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 3

4 Veranstaltung mit Parallelgruppen Bei Veranstaltungen mit Parallelgruppen bietet die bunte Liste eine Übersicht über die Belegungen zu allen Parallelgruppen. Abb. 6 1) Bei Veranstaltungen mit Parallelgruppen werden in der obersten Zeile der Belegungstabelle die Gruppenbezeichnungen angezeigt. 2) Mit dem Klick auf AllZU können alle Teilnehmer einer Parallelgruppe auf einmal zugelassen werden, ohne den Status jedes einzelnen Teilnehmers auf ZU setzen und dann speichern zu müssen. 3) Mit Klick auf zeigen können Sie sich sämtliche Leistungen, d.h. die Anmeldungen und Zulassungen eines Studierenden zu beliebigen Veranstaltungen anzeigen lassen (siehe weiter unten unter Leistungen eines Teilnehmers). 4) a) In der Spalte Priorität wird die vom Studierenden bei der Belegung gewählte Modulpriorität und Gruppenpriorität angezeigt. b) Bei Teilnehmern, die der Veranstaltung manuell hinzugefügt wurden, wird keine Modul- oder Gruppenpriorität angezeigt. 5) Der ausgefüllte Radio-Button zeigt den aktuellen Status der Belegung für den Studierenden an. Wenn Sie den Status ändern wollen, klicken Sie auf den entsprechenden Radio-Button und speichern diese Änderung. Bei einer Zulassung wird nach dem Speichern die entsprechende Tabellenzelle zusätzlich farblich markiert. Abb. 7 1) In der Zeile Summen der Gruppen werden Ihnen die Anmeldungen und Zulassungen je Gruppe aufsummiert dargestellt. 2) In der Zeile Summe der Veranstaltungen werden Ihnen die Anmeldungen und Zulassungen zur Veranstaltung insgesamt angezeigt. 3) In der letzten Zeile wird Ihnen die maximale Teilnehmerzahl je Gruppe angezeigt. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 4

5 4) Mit dem Klick auf Listen in der Fußzeile der bunten Liste gelangen Sie zu der grauen Liste der jeweiligen Gruppe. 5) Nach dem Ändern und Speichern einer Belegung wird Ihnen die entsprechende Änderungsmeldung angezeigt. Teilnehmer zulassen Um einen Teilnehmer zur Veranstaltung zuzulassen, klicken Sie in der Teilnehmer-Zeile in der entsprechenden ZU -Spalte auf den Radio-Button und speichern Ihre Änderungen mit Klick auf speichern. Teilnehmer stornieren Um die Anmeldung oder Zulassung zu stornieren, klicken Sie beim gewünschten Teilnehmer auf den Radio-Button in der Spalte ST und speichern diese Änderung. Teilnehmer, deren Anmeldung storniert wurde (bei Veranstaltungen mit Parallelgruppen: deren Anmeldungen zu sämtlichen Parallelgruppen storniert wurden), werden in der bunten Liste nicht (mehr) angezeigt. In der grauen Liste hingegen werden auch die stornierten Teilnehmereinträge weiterhin angezeigt. Neuen Teilnehmer manuell erfassen Um einen neuen Teilnehmer manuell zu erfassen, verwenden Sie bitte die Einzelerfassung ganz oben in der bunten Liste. Abb. 8 Geben Sie die Matrikelnummer des Studierenden ein und klicken dann auf Teilnehmer erfassen. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 5

6 Abb. 9 Es werden Ihnen die Daten des neuen Teilnehmers angezeigt. In der Drop-Down-Box können Sie den gewünschten Beleg-Status (AN angemeldet oder ZU zugelassen) für den neuen Teilnehmer wählen. Abb. 10 Nach dem Speichern wird Ihnen erneut die bunte Liste angezeigt, in der nun auch Ihr neu erfasster Teilnehmer aufgeführt ist. Abb. 11 Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 6

7 Leistungen eines Teilnehmers Abb. 12 Um auf individuelle Belegungsprobleme eines Studierenden eingehen zu können, lassen Sie sich über den Link zeigen sämtliche Belegungen incl. Status des Studierenden anzeigen. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 7

8 Die graue Liste Die graue Liste können Sie im Campus-Portal an verschiedenen Stellen über den Link Belegung-Info bzw. Belegungsinformation aufrufen, beispielsweise über Meine Teilnehmer in der Auflistung bei der jeweiligen Veranstaltung oder in der Detailansicht einer Veranstaltung unterhalb des jeweiligen Termins. Abb. 13 1) Bei Veranstaltungen mit Parallelgruppen zeigt die graue Liste immer nur die Belegungen der gewählten Parallelgruppe, jedoch nicht die Belegungen aller Parallelgruppen. 2) Es werden die Anzahl der Anmeldungen nach Fachsemestern aufgeschlüsselt. Hierbei ist zu beachten, dass dieses Ergebnis bei Studierenden mit mehreren Studiengängen irreführend sein kann, da das Fachsemester nur eines Studiengangs ausgewertet wird. 3) In der Fußzeile der grauen Liste finden Sie Links zu weiteren Auswertungen und Funktionen: a) Spezielle Information: Ihnen werden sämtliche Belegungsinformationen angezeigt. Siehe weiter unten. b) Kontrollliste: Sie erhalten eine Liste über sämtliche Belegungsinformationen, auch Stornierungen. c) Aushang: Sie erhalten eine Liste der Zulassungen, in denen lediglich die Matrikelnummern der Studierenden aufgeführt werden zum Ausdrucken. d) Namen_Details: Sie erhalten eine Liste der Zulassungen mit Matrikelnummer sowie Vor- und Nachname der Studierenden zum Ausdrucken. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 8

9 e) Liste-HTML: Sie erhalten eine HTML-Tabelle mit Termin-Spalten, in der alle zugelassenen Studierenden mit Matrikelnummer, Vor- und Nachname aufgeführt sind zum Ausdrucken. f) Liste-PDF: Sie erhalten eine Tabelle mit Termin-Spalten, in der alle zugelassenen Studierenden mit Matrikelnummer, Vor- und Nachname aufgeführt sind als PDF- Datei. g) Nachweise drucken: Sie erhalten eine PDF-Datei mit den Scheinen für alle zugelassenen Studierenden. h) Mail-Liste WL: Sie erhalten eine komma-separierte Liste der -Adressen der Teilnehmer mit Status WL (Warteliste). Zusätzlich gibt es auf dieser Liste einen Link, der diese adressen automatisch in das BCC-Feld Ihres -Programms auf Ihrem PC übernimmt. Dieser Link erscheint nur, wenn es Teilnehmer mit Status WL zu der Veranstaltung gibt. i) Mail-Liste AN: Sie erhalten eine komma-separierte Liste der -Adressen der angemeldeten Teilnehmer. Zusätzlich gibt es auf dieser Liste einen Link, der diese adressen automatisch in das BCC-Feld Ihres -Programms auf Ihrem PC übernimmt. Dieser Link erscheint nur, wenn es bereits Anmeldungen zu der Veranstaltung gibt. j) AN-Liste als Excel: Die Daten der angemeldeten Teilnehmer der Veranstaltung bzw. der Parallelgruppe (bei Veranstaltungen mit Parallelgruppen) werden in eine Excel-Datei exportiert. Dieser Link erscheint nur, wenn es bereits Anmeldungen zu der Veranstaltung gibt. k) Mail-Liste ZU: Sie erhalten eine komma-separierte Liste der -Adressen der zugelassenen Teilnehmer. Zusätzlich gibt es auf dieser Liste einen Link, der diese adressen automatisch in das BCC-Feld Ihres -Programms auf Ihrem PC übernimmt. Dieser Link erscheint nur, wenn es bereits Zulassungen zu der Veranstaltung gibt. l) ZU-Liste als Excel: Die Daten der zugelassenen Teilnehmer der Veranstaltung bzw. der Parallelgruppe (bei Veranstaltungen mit Parallelgruppen) werden in eine Excel- Datei exportiert. Dieser Link erscheint nur, wenn es bereits Zulassungen zu der Veranstaltung gibt. m) EvaSys: Die adressen der zugelassenen Teilnehmer werden im EvaSys- Format in eine Excel-Datei exportiert. Siehe auch Anleitung Funktion EvaSys- Export. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 9

10 Spezielle Information Der Link Spezielle Information erweitert die graue Liste, so dass Ihnen sämtliche Belegungsinformationen, auch die Stornierungen, angezeigt werden. Diese Informationen werden bei der grauen Liste bei Veranstaltungen mit Parallelgruppen immer nur für die gewählte Gruppe angezeigt. Abb. 14 1) Je Teilnehmer wird Ihnen der aktuelle Status der Belegung über den ausgefüllten Radio-Button angezeigt. Sie können diesen Status ändern, indem Sie den Radio- Button in der gewünschten Spalte anklicken und dann Ihre Änderung(en) speichern. AN angemeldet; ZU zugelassen; ST storniert; TE (erfolgreich) teilgenommen; NE nicht erschienen ; WL Warteliste (Einträge auf Warteliste erscheinen nicht im Stundenplan der Studierenden) 2) Um einen Schein als Einzelnachweis für einen Studierenden zu drucken, klicken Sie auf den PDF -Button. Der entsprechende Schein wird dann als PDF-Datei angezeigt. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 10

11 Abb. 15 1) Nachdem Sie Änderungen an den Belegungen vorgenommen haben, müssen Sie diese noch speichern. 2) Über den Link Zurück zur Platzvergabe kommen Sie wieder auf die bunte Liste. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 11

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