Handbuch Groupware - Mailserver

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1 Handbuch

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Ordnerliste Kalender Kontakte Dokumente Aufgaben Notizen Gelöschte Objekte Menüleiste Empfangen Verfassen Neu Suchen Profil Grundfunktionen Neue erstellen Signatur erstellen Kontakt hinzufügen Termine erstellen Neuen Ordner erstellen Autoantwort aktivieren Verteilerliste Kalender freigeben Freigegebene Kalender hinzufügen...13

3 1. Einführung Groupware hilft Ihnen Ihre Daten ( s, Kontakte, Termine, ) auf dem Laufenden zu halten. Es ermöglicht eine Synchronisation zwischen Ihren Arbeitsstations-PCs, Laptops und Smartphone. So können Sie z.b. unterwegs auf s antworten. Dieses Handbuch soll Ihnen die Grundfunktionen für ein erfolgreiches Arbeiten mit dieser Groupware ermöglichen. 2. Ordnerliste 2.1 Sehen Sie alle s welche Sie erhalten, Entwürfe die gespeichert wurden, Gelöschte bzw. Gesendete Objekte usw. 2.2 Kalender Im Kalender werden Termine eingetragen und freigegeben. Zudem kann man die Ansicht nach Tag, Woche, Monat oder einer Liste umstellen. 2.3 Kontakte Erstellen Sie Ihre Kontaktliste. Diese können auch in verschiedene Register (z.b. Privat, Geschäftlich usw.) unterteilt werden. Zudem gibt es auch die Möglichkeit einem Kontakt direkt eine zu schicken. 2.4 Dokumente Hier werden verschiedene Dokumente abgelegt, welche Sie z.b. für den Versand benötigen. 2.5 Aufgaben In diesem Abschnitt können Aufgaben erstellt und auch als versendet werden. 2.6 Notizen Erstellen Sie hier Ihre Notizen. 2.7 Gelöschte Objekte In diesem Ordner sehen Sie alle Objekte, welche Sie gelöscht haben. Falls Sie jedoch ein Objekt aus Versehen gelöscht haben, können Sie dieses einfach wieder in den richtigen Ordner verschieben.

4 3. Menüleiste In der Menüleiste befinden sich die Funktionen «Empfangen», «Verfassen», «Neu», «Suchen». Zudem ist ganz rechts noch Ihr Profil mit diversen Einstellungen. Je nachdem, in welchem Ordner Sie sich befinden hat es noch zusätzliche Funktionen. 3.1 Empfangen Mit diesem Knopf wird das ganze Webinterface aktualisiert. 3.2 Verfassen Hiermit werden neue Nachrichten verfasst. 3.3 Neu In dieser Dropdown-Liste haben Sie die Möglichkeit folgende neue Elemente zu erstellen: Nachricht, Termin, Kontakt, Dokument, Aufgabe, Notiz, Verteilerliste und ein Journal 3.4 Suchen In diesem Feld können Sie, je nach dem in welchem Ordner Sie sich befinden, nach Elementen suchen und filtern. 3.5 Profil Hier werden Details zu Ihrem Profil angezeigt. Zudem hat es in den Einstellungen sämtliche Optionen, welche Sie vornehmen können. Ausserdem gibt es die Funktionen «Zum alten Interface» und «Abmelden».

5 4. Grundfunktionen 4.1 Neue verfassen Um eine neue zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf «Verfassen». Nun erscheint ein neues Fenster, in welchem Sie die verfassen können. Sie können Ihren Text auch mit HTML erstellen, bzw. bearbeiten. Klicken Sie dafür rechts oben auf das Feld «Text» und wählen Sie «HTML», ab sofort stehen Ihnen viel mehr Optionen zur Verfügung: Sie können z.b. die Schriftgrösse, Schriftfarbe oder Zentrierung ändern. Als nächstes bestimmen Sie den Empfänger. Tragen Sie bei «An» die Adresse ihres gewünschten Empfängers ein. Um den Cc usw. anzeigen zu lassen müssen Sie zuerst auf «Alle Einträge anzeigen» klicken. Bei «Cc» können Sie an andere Empfänger eine Kopie Ihres s senden. Bei «Bcc» wird das versteckt versandt, das heisst, die Adresse ist für die anderen Empfänger nicht sichtbar.

6 Bei Betreff schreiben Sie einen passenden Kurztext oder ein Wort zu Ihrer Nachricht. Sie können Ihrer Nachricht auch eine Datei mitschicken. Dies geschieht folgendermassen: Klicken Sie unten in der Mitte auf «Aus Computer anhängen» um auf Ihrem Computer nach Dateien zu Suchen. In dem erschienenen Fenster wählen Sie nun Ihre gewünschte Datei aus, die Sie verschicken möchten. Falls sich diese Datei in Ihrem Webinterface befindet, klicken Sie auf «Aus WebClient anhängen». Im nun aufgegangenen Fenster können Sie die Datei, die Sie verschicken wollen, auswählen und dann auf «OK» klicken. Unter «Anhänge» sehen Sie nun Ihre Datei, die Sie mitschicken. Wenn Sie keine weiteren Einstellungen mehr vornehmen möchten, klicken Sie nun auf «Senden».

7 Einstellungen Sie können noch weitere Einstellungen vornehmen. Klicken Sie dazu ganz unten rechts in Ihrem Fenster auf «Einstellungen». Im geöffneten Fenster können Sie jetzt Einstellungen vornehmen, wie z.b. eine Lesebestätigung anfordern, Nachricht verschlüsseln, usw. Zudem können Sie Priorität und die Rechtschreibkorrektur einstellen. Ausserdem können Sie die Wichtigkeit Ihrer Nachricht einstellen. Klicken Sie dazu auf das «!» rechts oben. Nun können Sie zwischen «Hoch», «Normal» und «Niedrig» auswählen. Wenn der Empfänger die Nachricht erhält, sieht er nun einen roten oder grünen Balken am linken Rand. Rot = Hohe Wichtigkeit Grün = Niedrige Wichtigkeit

8 4.2 Signatur erstellen Um einen automatischen Text bei jedem neuen zu generieren, können Sie eine Signatur erstellen. Dazu klicken Sie in Ihrem Webinterface, oben rechts auf Ihr Profil und anschliessend auf Einstellungen. Klicken Sie nun in der oberen Menüleiste auf « » und anschliessend links auf «Signatur». Jetzt können Sie Ihre Signatur unten in das weisse Feld schreiben. Unter «Erweiterte Einstellungen» können Sie zudem einstellen, wann die Signatur verwendet werden soll und wann nicht. Wenn Sie Ihre Signatur eingetragen haben, können Sie auf «OK» klicken. Anschliessend wird bei jeder Ihre Signatur automatisch eingefügt. 4.3 Kontakt hinzufügen Wenn Sie einen neuen Kontakt hinzufügen wollen, gehen Sie in der Menüleiste auf «Neu» und klicken auf «Kontakt». Nun erscheint ein neues Fenster, in dem Sie alle Angaben zum neuen Kontakt notieren können. Wenn Sie links unten auf «OK» drücken wird der Kontakt gespeichert.

9 4.4 Termine erstellen Es gibt verschiedene Wege um einen Termin zu erstellen, aber der einfachste ist folgender: Klicken Sie links in der Ordnerliste auf den «Kalender», welcher anschliessend rechts erscheint. Klicken Sie jetzt per Rechtsklick auf das entsprechende Feld, welches zu Ihrem neuen Termin passt, wählen Sie «Neu». Sie können ausserdem eine Serie eines Termins erstellen (z.b. jede Woche am Mittwoch). Dieser Termin wird dann automatisch an den ausgewählten Zeitpunkten in Ihrem Kalender eingetragen. 4.5 Neuen Ordner erstellen Je nachdem in welchem Ordner Sie sich gerade befinden können Sie auf das kleine Zeichen neben dem Ordnernamen einen Rechtsklick machen und anschliessend «Neuen Ordner erstellen» auswählen. Jetzt erscheint ein neues Fenster. In diesem Fenster können Sie nun den Namen und den Typ bestimmen. Ausserdem können Sie noch bestimmen wo der Ordner genau erstellt werden soll.

10 4.6 Autoantwort aktivieren Die Autoantwort dient dazu, dass nach Eingang eines s, diese automatisch an den Absender eine Antwort sendet, je nachdem welchen Modus Sie eingeschaltet haben. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profil und anschliessend auf «Einstellungen». Wählen Sie nun in der oberen Menüleiste « » aus und in der linken Menüleiste «Autoantwort». In diesem Fenster können Sie den Modus nach Ihren belieben einstellen. Danach können Sie Ihren gewünschten Text eingeben. Klicken Sie dann auf «OK». 4.7 Verteilerliste Eine Verteilerliste ist dazu da, um eine an eine bestimmte Gruppe von Kontakten zu verschicken. Um solch eine Verteilerliste zu erstellen, gehen Sie oben in der Menüleiste auf «Neu» und klicken auf «Verteilerliste». Im Register «Allgemein» im Feld «Betreff», notieren Sie einen Titel. Unten klicken Sie auf «Hinzufügen». Im Fenster, welches sich nun geöffnet hat, sehen Sie alle Ihre Kontakte. Wählen Sie diese entsprechend aus und klicken anschliessend auf «Ausgewählt». Sie können ausserdem nach einem bestimmten Kontakt im «Suchen» Feld suchen. Klicken Sie auf «OK» um Ihre Auswahl zu bestätigen.

11 Falls Sie eine -Adresse hinzufügen möchten, welche Sie nicht in Ihrer Kontaktliste haben, können Sie unten links auf «Kennzeichnung» klicken und in dem Fenster welches sich öffnet die Adresse eingeben. Bestätigen Sie anschliessend die hinzugefügten -Adressen mit «OK». Die Verteilerliste ist danach bei den Kontakten zu finden. Wenn Sie nun eine an diese Verteilerliste senden möchten, können Sie das auf zwei Wege tun. Sie können entweder auf die Verteilerliste in den Kontakten einen Rechtsklick machen und anschliessend « senden» wählen. Oder die einfachere Variante, Sie klicken auf «Verfassen» und geben anschliessend beim Empfänger den Namen der Verteilerliste ein. 4.8 Kalender freigeben Wenn Sie Ihren Kalender freigeben, können ausgewählte Personen in Ihrer Domäne Ihre Einträge sehen und auf Wunsch auch bearbeiten und löschen. Um Ihren Kalender freizugeben, machen Sie einen Rechtsklick auf Ihren Kalender und wählen anschliessend «Teilen und Berichtigungen».

12 Im aufgegangenen Fenster können Sie nun die gewünschten Benutzer auswählen, welche Sie hinzufügen möchten. Klicken Sie dazu auf «Adressbuch» um einen Kontakt aus Ihrer Liste auszuwählen oder geben Sie oben bei «Adresse eingeben» die gewünschte Adresse ein. Wenn Sie nun Ihren gewünschten Kontakt hinzugefügt haben, können Sie bestimmen, was er für Rechte haben soll. Am einfachsten geht dies, wenn Sie die gewünschte Zugriffsberechtigung per Dropdown-Liste auswählen. Klicken Sie dazu auf «Kein(e)» unter dem Register «Rechte». Die verschiedenen Rechte bedeuten folgendes: Lesen -> Ihre Einträge können nur gelesen werden Schreiben -> Es können neue Einträge unter Ihrem Namen erstellt werden Ändern -> Einträge können abgeändert, jedoch nicht gelöscht werden Löschen -> Die Einträge können entfernt werden Wenn Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, können Sie auf «OK» klicken.

13 4.9 Freigegebene Kalender hinzufügen Wenn nun ein anderer Benutzer in Ihrer Domäne sein Kalender freigegeben hat, können Sie diesen folgendermassen hinzufügen: Machen Sie einen Rechtsklick auf Ihren Kalender und wählen Sie anschliessend «Freigegebenes Konto hinzufügen» In dem Fenster, welches sich nun geöffnet hat, können Sie nun nach freigegebenen Kalendern suchen. Wenn Sie Ihren gewünschten Kontakt gefunden haben, können Sie auf «Ausgewählt» und anschliessend auf «OK» klicken. Um den hinzugefügten Kalender nun anzeigen zu lassen, müssen Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Kontakt klicken und das Häkchen bei «Kalender» setzen. Anschliessend werden Ihnen die Einträge des Kontaktes in Ihrem Kalender angezeigt und je nach Berechtigung, können Sie diese Einträge auch abändern oder löschen.

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