AnNoText eakte. Webplattform für die Kommunikation mit Mandanten. Besserer Service für Ihre Kunden. Mehr Erfolg für Ihre Kanzlei.

Transkript

1 AnNoText eakte Webplattform für die Kommunikation mit Mandanten Besserer Service für Ihre Kunden. Mehr Erfolg für Ihre Kanzlei.

2 Inhalt Seite 3 Setzen Sie Maßstäbe bei Kundenorientierung und Effizienz. Seite 4 Ein Erfahrungsbericht. Seite 5 Die Highlights der AnNoText eakte im Überblick. Seite 6 AnNoNet Online: die Sicherheitsarchitektur für AnNoText eakte. Seite 7 AnNoNet Online: alle Vorteile des Internets, ohne die Nachteile. 2 AnNoText eakte

3 Setzen Sie Maßstäbe bei Kundenorientierung und Effizienz. AnNoText eakte wird die Kommunikation mit Ihren Mandaten revolutionieren. Über das Web-Portal können sich Ihre Mandanten vollkommen selbstständig über den aktuellen Stand ihrer Fälle informieren. Zu jeder Zeit. Von jedem Computer mit Internet-Anschluss aus. Bei maximaler Datensicherheit. Die Vorteile liegen auf der Hand: AnNoText eakte entlastet Ihre juristische Organisation von alltäglichen Routineanfragen. Gleichzeitig präsentieren Sie sich gegenüber potentiellen Mandanten als serviceorientiert und innovativ - Merkmale, die gewinnbringend bei der Akquise von neuen Mandaten eingesetzt werden können. AnNoNet-Online- Sicherheitsarchitektur Ganz ähnlich wie Online-Portale von Banken kann AnNoText eakte mit jedem herkömmlichen Internet-Browser aufgerufen werden. Der Schutz der sensiblen Daten erfolgt durch die Sicherheitsarchitektur von AnNoNet Online. Ein mehrstufiges Sicherheitsverfahren schützt die Datenübertragung zuverlässig und verhindert wirksam jeden unberechtigten Zugriff. Alle Vorgänge auf einen Blick AnNoText eakte fasst alle wichtigen Mandatsvorgänge auf einer übersichtlichen Benutzeroberfläche zusammen: So können sich Ihre Mandanten über anstehende Termine und die aktuelle Korrespondenz informieren. Alle Dokumente und Dateien, die von Ihnen freigegeben wurden, stehen zum Download bereit. Auch eine aktive Kontaktaufnahme seitens Ihrer Mandanten ist möglich: Sie können Ihnen kurze Nachrichten schreiben oder eigene Dokumente in AnNoText eakte hochladen. Ein-Klick-Freigabe Die Freigabe von Daten und Dokumenten erfolgt individuell per Mausklick durch berechtigte Mitarbeiter Ihrer Organisation. Die Bereitstellung und Information Ihres Mandanten erledigt AnNoText eakte automatisiert und selbsttätig. So können Sie Ihren Mandanten diesen neuen Service anbieten, ohne dass Ihnen zusätzlicher Arbeits- oder Zeitaufwand entsteht! Übersichtlich und komfortabel: Nach dem Einloggen können sich Ihre Mandanten über den letzten Stand ihres Mandats informieren. Info: Aktenzeichen, Sachgebiet, Ansprechpartner etc. Beteiligte: Adress- und Kontaktdaten der beteiligten Parteien Aktivitäten: Fristen, Wiedervorlagen, Termine Schriftsätze: freigegebene Dokumente zum Download AnNoText eakte 3

4 Die AnNoText eakte entlastet mich und meine Kollegen. Eine alltägliche Situation macht den Vorteil der AnNoText eakte schnell deutlich: Ein Mandant ruft an, weil er eine Auskunft möchte. Ich selbst bin im Gespräch oder in einem Termin, also muss ein Rückruf vereinbart werden. Wenn dann wie so häufig ein Mandant lediglich wegen einer kurzen Information anruft, ist der entstandene Zeitaufwand für alle Seiten unnötig hoch: Für den Mandanten, weil er auf eine simple Information lange warten muss. Für mich, weil ich am Tag mehrere solcher Rückrufe tätige und dafür kostbare Arbeitszeit aufwenden muss. Mit der AnNoText eakte sieht dieselbe Situation folgendermaßen aus: Wenn ein Mandant mich nicht erreicht, kann er über das Internet Einsicht in seine eakte nehmen. Dort bekommt er jederzeit den aktuellen Stand der Dinge. Das ist ein großer Pluspunkt in Sachen Mandantenbetreuung für meine Kanzlei. Dies ist aber nicht der einzige Vorteil der AnNoText eakte: Auch bei der Gewinnung von Neumandaten kann ich durch die innovative und unkomplizierte Möglichkeit der Kommunikation mit meiner Kanzlei überzeugen! 4 AnNoText eakte

5 Die Highlights der AnNoText eakte im Überblick: Für Ihre Organisation SICHERHEIT wird großgeschrieben Alle Daten und Dateien, die ein Mandant abruft, werden über die hochsichere AnNoNet-Online- Verbindung mit dem AnNoText-Rechenzentrum bereitgestellt. Dabei verbleiben die Daten im Netzwerk Ihrer Organisation, werden also nicht ausgelagert ein wichtiger Aspekt in puncto Datensicherheit. Der gesamte Datenverkehr erfolgt durchgängig mit 128-Bit-SSL-Verschlüsselung. Keine Mehrarbeit nötig Elektronische Akten werden direkt in der AnNoText- Software angelegt. Gleiches gilt für die Überarbeitung. Dadurch entlastet AnNoText eakte juristische Organisationen von Routineanfragen! Individuelle Zugriffsrechte Jeder Nutzer von AnNotext eakte kann nur die Dokumente sehen, bearbeiten oder herunterladen, für die ihm entsprechende Zugriffsrechte erteilt wurden. Für verschiedene Ansprechpartner können pro Mandant mehrere Logins vergeben werden. Einfache Bereitstellung von Dokumenten Um ein Dokument für einen Mandanten verfügbar zu machen, wird dieses einfach per Mausklick freigegeben. AnNoText eakte stellt es dann automatisch bereit und benachrichtigt den Mandanten per . Anfrage für neue Mandate Mit AnNoText eakte können juristische Organisationen von online vergebenen Mandaten profitieren. Dafür stellt AnNoText eakte ein ausführliches Online-Formular bereit, über das Mandanten neue Mandate einstellen können z. B. wenn sie während des Wochenendes in einen Verkehrsunfall verwickelt wurden. Diese Anfrage kann dann per Mausklick als Akte in der AnNoText-Software angelegt werden - oder auch abgelehnt werden. Für Ihre Mandanten Der besondere Service Mandanten erleben juristische Organisationen, die AnNoText eakte anbieten, nachweislich als serviceorientiert und innovativ. Sie fühlen sich besser betreut und informiert ohne dass dadurch mehr Arbeit anfällt. Terminübersicht Über den praktischen Kalender sieht Ihr Mandant sofort, wann der nächste Termin ansteht bzw. eine Frist fällig wird. Mehrere Kunden-Logins Falls es für ein Mandat mehrere Ansprechpartner auf Mandantenseite gibt, können für diese persönliche Logins mit individuellen Nutzerrechten vergeben werden. Schadensmeldung und Inkasso-Service AnNoText Software verbindet das fachliche Know-how und den Qualitätsanspruch von Rechtsanwälten und Rechtsabteilungen mit der Effizienz moderner Internet-Technologie. Über einen herkömmlichen Web-Browser werden alle notwendigen Daten einfach und sicher zur elektronischen Weiterbearbeitung zur Verfügung gestellt. Übermittlungsfehler sind dabei praktisch ausgeschlossen! Einfacher Up- und Download von Dokumenten Fotos vom Unfall? Eingegangene Schreiben vom Gegner? Mandanten können Dokumente und Nachrichten komfortabel in die entsprechende Akte hochladen. Genauso einfach ist der Download von Dokumenten, die für sie bereitgestellt werden: Einloggen. Anklicken. Fertig. Akten- und Konteneinsicht Mandanten können neben ihrer Akte auch ihr Mandantenkonto und eventuell existierende Forderungskonten einsehen. AnNoText eakte 5

6 AnNoNet Online: die Sicherheitsarchitektur für AnNoText eakte. Wer sich für AnNoText eakte entscheidet, bekommt die Vorteile von AnNoNet Online gleich mitgeliefert. Denn um im Internet allerhöchsten Sicherheitsanforderungen genügen zu können, haben wir das Schutz- und Sicherheitspaket von AnNoNet Online zum Fundament von AnNoText eakte gemacht. Lassen Sie Ihre Mandanten mit AnNoText eakte bequem und einfach Einsicht in ihre laufenden Mandate nehmen während im Hintergrund das ausgeklügelte Sicherheitssystem von AnNoNet Online dafür sorgt, dass Missbrauch durch Unbefugte oder Datenverlust fast ausgeschlossen sind. So funktioniert die Sicherheitsarchitektur von AnNoNet Online: 1. Ihre Mandanten gehen auf die Website die auf einem Sicherheitsserver im AnNoText-Rechenzentrum liegt. Auf diesem Server loggen sich die Mandanten mit ihren geheimen Zugangsdaten über eine verschlüsselte Verbindung ein. 2. Nach erfolgreicher Identifikation des Mandanten öffnet der Sicherheitsserver einen eigens eingerichteten VPN-Tunnel zu Ihrem lokalen Server. Ein VPN-Tunnel ist eine besonders geschützte Netzwerk-Verbindung, getrennt vom normalen Internet. 3. Ihr Server erlaubt dem AnNoText-Sicherheitsserver den Zugriff auf die angefragten Mandate, Informationen und Dateien, die dann verschlüsselt zum Web-Browser des Mandanten übertragen werden. Eine Zwischenspeicherung Ihrer Daten in unserem Rechenzentrum findet nicht statt. Entscheidend am Sicherheitskonzept von AnNoNet Online ist, dass Ihre Datenbank zu keinem Zeitpunkt direkt mit dem Internet verbunden ist. Jede Anfrage oder Datenübertragung erfolgt grundsätzlich über die Sicherheitsserver im AnNoText-Rechenzentrum. Erst wenn alle Kontrollinstanzen und Filter ihre Freigabe erteilen, werden die angeforderten Daten innerhalb von Sekundenbruchteilen weitergeleitet. Sichere Internetverbindung mit AnNoNet 6 AnNoText eakte

7 AnNoNet Online: alle Vorteile des Internets ohne die Nachteile. Vom sicheren Internet-Zugang über das Hosting Ihrer Website bis hin zu verschlüsselten -Konten für alle Mitarbeiter: AnNoNet Online ist das Rundum-Sorglos-Paket für juristische Organisationen. Mit AnNoNet Online wird Ihr gesamter Internet- und verkehr vom AnNoText Rechenzentrum überwacht. Für höchste Sicherheit im Internet und Schutz vor allen potentiellen Bedrohungen. Optimaler Schutz vor Spam Im Spam-Firewall-Cluster werden die fortschrittlichsten Algorithmen verwendet, um Spam erfolgreich zu entdecken und zu filtern. Dadurch wird auch die Rate fälschlicherweise als Spam erkannter s minimiert. Höchster Virenschutz AnNoNet Online setzt einen dreistufigen Viren-Filter auf kombinierten Ebenen ein. Dateiarchive werden analysiert und Anlagen können nach bestimmten Dateitypen geblockt werden Das Virenarchiv wird kontinuierlich aktualisiert. Schutz gegen Phishing AnNoNet Online bietet gegen Phishing-Angriffe hoch entwickelten Schutz und verhindert so den Verlust von vertraulichen Unternehmens- oder Benutzerinformationen. Schutz vor Spyware Das System schützt zuverlässig vor Spyware also Programmen, die sich heimlich auf Computern einnisten und Daten ausspionieren. AnNoText eakte 7

8 AT Wolters Kluwer Deutschland GmbH Software + Services Legal Robert-Bosch-Str Hürth Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) info@annotext.de