Lieferanten Beschaffungslogistik. 1 Allgemeines zum Ordermanagement Einleitung Browservoraussetzungen PDF-Viewer...

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1 Inhalt 1 Allgemeines zum Ordermanagement Einleitung Browservoraussetzungen PDF-Viewer Erstmalige Anmeldung: Erstanmeldung als Lieferant Erfassung Versandadresse Erstmaliges Anmelden mit personalisierten Anmeldedaten Sendungserfassung Auftragserfassung Übermitteln des Auftrages an die Spedition Etikettendruck Kontakt... 10

2 1 Allgemeines zum Ordermanagement 1.1 Einleitung Das IDS Ordermanagement dient dazu, Ihre Sendungsaufträge online mittels Webzugriffs zu erfassen, die notwendigen Etiketten und Übernahmelisten zu drucken und Ihre erfassten Sendungen an den IDS-Partner zu übermitteln. Somit bietet Ihnen das IDS Portal eine sichere Alternative, Ihre Sendungsaufträge direkt, schnell und elektronisch an den IDS-Partner zu senden und die Fehlerquote aufgrund von Medienbrüchen zu senken. 1.2 Browservoraussetzungen Die Anwendung ist für die nachstehenden Browser optimiert. Windows Internet Explorer 8 oder größer Mozilla Firefox 4 oder größer Apple Safari 4 oder größer 1.3 PDF-Viewer Alle Druckausgaben werden als PDF-Datei ausgegeben. Damit lassen sich alle Dokumente millimetergenau erzeugen. Der Benutzer erhält damit gleichzeitig eine Dokumentenvorschau vor dem Drucken. Die erzeugten PDF-Dateien können Sie mit den aktuellen Versionen zum Beispiel folgender PDF-Viewer anzeigen und drucken. Adobe Reader PDF-Xchange-Viewer Xpdf Eventuell sind bei den PDF-Viewern Einstellungen notwendig, damit in der Datei eingebettete Bilder, Grafiken und Barcodes mit angezeigt und gedruckt werden können. 2

3 2 Erstmalige Anmeldung: 2.1 Erstanmeldung als Lieferant Zur Erstanmeldung am Online-System starten Sie Ihren Internet Explorer (oder einen anderen Webbrowser), gehen auf die Webseite und melden sich einmalig mit dem Benutzer GK- Benutzername und dem Passwort GK-Benutzerpasswort und Drücken des Buttons Anmelden an. WWW-Link: Bild 1: Startseite IDS Portal 3

4 2.2 Erfassung Versandadresse Erfassen Sie bitte auf der nun aufgehenden Internetseite unter dem Menüpunkt GKBelog (Bild 2) Ihre Versandadresse und Ihre Kontaktdaten. Ihren Benutzernamen können Sie frei wählen, sofern er noch nicht vergeben ist. Die Erfassung schließen Sie mit dem linken Speicher-Button ab, danach wird eine Mail mit Ihren Benutzerdaten und einem Passwort an die von Ihnen angegebene Mailadresse gesendet. Mit diesen neuen personalisierten Benutzerdaten melden Sie sich erneut ein. Bild 2: Erstanmeldung Lieferanten Adresserfassung 4

5 2.3 Erstmaliges Anmelden mit personalisierten Anmeldedaten Wenn Sie sich das erste Mal mit Ihren personalisierten Anmeldedaten aus der Mail im IDS Portal anmelden, werden Sie aufgefordert, das Passwort zu ändern (Bild 3). Das von Ihnen gewählte Passwort muss mindestens sechs Zeichen und eine Zahl oder ein Sonderzeichen enthalten und zweimal übereinstimmend eingegeben werden. Tragen Sie Ihr neues Passwort ein und speichern Sie es anschließend mit dem linken Speicher-Button ab. Bild 3: Änderung Passwort beim erstmaligen Anmelden Adresserfassung 5

6 3 Sendungserfassung 3.1 Auftragserfassung Melden Sie sich auf der Homepage mit dem personalisierten Benutzernamen und Passwort an. Unter dem Menüpunkt IDS-ORDER.COM/Standard im Reiter "Erfassung" kann dann ein Auftrag erfasst werden (Bild 4). Grundsätzlich bietet die Erfassung folgende Funktionen: Über die Buttons und können Sie die Anzeige zur Erfassung von weiteren Informationen ein- oder ausblenden, bzw. maximieren oder minimieren. Mit dem Button werden zur Eingabe die Informationen gesucht. Ist das Ergebnis der Suche eindeutig, werden die Daten sofort zurückgeben. Bei mehreren Treffern ist eine Auswahl aus der Ergebnisliste vorzunehmen. Der Papierkorb unterstützt das Löschen von den betreffenden Positionen. Mit dem Button können an diesen Positionen weitere Zeilen zur Erfassung eingefügt werden. Einen unfertigen Auftrag (z.b. fehlendes Gewicht, Anzahl, Art der Verpackungen etc.) können Sie bis zur Erledigung über diese Funktion vorläufig speichern. Eine vollständig erfasste Sendung speichern Sie mit diesem Button. Eventuelle Fehler und Hinweise werden am Ende der Erfassungsmaske angezeigt, die Details dazu können über [Meldungen anzeigen] abgerufen werden. Zusätzlich ist jedes fehlerhafte Feld rot markiert. Im Einzelnen sind zu erfassen: 1. Versenderadresse: Bitte Ihre Versenderadresse auswählen. Soll eine andere Abholadresse erfasst werden, die Adresse mit dem Button aufklappen und eine neue erfassen. Wenn bereits weitere Versandadressen erfasst und gespeichert wurden, können diese analog der Empfangsadresse gesucht und ausgewählt werden. 2. Empfängeradresse: Entsprechende Empfangsadresse aus der Liste auswählen. 3. Angaben zur Sendung: Die Frankatur ist ein Pflichtfeld. Unter den Hinweistexten haben Sie die Möglichkeit, optional sendungsbezogene Zusatzangaben zu erfassen. 4. Abholinformationen: Bei den Abholinformationen kann ein Abholdatum vorgegeben werden. 5. Sendungspositionen: In das Feld Markierung unbedingt die Bestellnummer eintragen. Zusätzlich können unter den Sendungspositionen Gefahrgutpositionen erfasst werden. Nach der endgültigen Speicherung des Auftrages müssen die Aufträge noch aus dem Reiter "Übersicht" an die Spedition übermittelt werden (s. Punkt 3.2). Der Auftrag ist erst übermittelt, wenn er im Reiter "Übersicht" unter der Überschrift "Gesendete Aufträge" erscheint. 6

7 Bild 4: Sendungserfassung 7

8 3.2 Übermitteln des Auftrages an die Spedition Unter dem Reiter "Übersicht" werden die gespeicherten Aufträge verwaltet (s. Bild 5). Die Auftragsübersicht ist in 3 Tabellen aufgeteilt (getrennt nach dem Status des Auftrags). - Offene Aufträge: Hier werden Ihre unfertigen Aufträge angezeigt bei denen noch eine Ergänzung der Sendungsangaben notwendig ist. Ihre Sendungen können Sie in dieser Liste mit einem Doppelklick in der Sendungszeile zur Bearbeitung aufrufen oder durch ein x markieren und mit dem Button löschen. - Komplett erfasste Aufträge: In dieser Übersicht sind Ihre Aufträge gelistet die zum Etikettendruck und zum Senden der Daten bereit stehen. In der Spalte [ES] (=Etikettenstatus) wird der noch nicht erledigte Ausdruck mit und der erledigte mit symbolisiert. Mit einem Doppelklick auf den Auftrag kann dieser detailliert angezeigt und dann mit dem Button bearbeitet werden. Über die Buttons können alle Sendungen markiert, bzw. die Markierung wieder aufgehoben werden, um mit den nebenstehenden Buttons die Funktionen [Etikettendruck], [Daten senden] und [Auftrag löschen] für alle markierten Sendungen aufzurufen. Mit der Funktion [Daten senden] werden Ihre Sendungsdaten an den IDS-Partner übermittelt. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Etiketten/Label zu den ausgewählten Sendungen gedruckt haben, wird jetzt direkt der Etikettendruck aufgerufen. Gesendete Aufträge: Diese Liste zeigt Ihre Sendungen an, für die eine Ladeliste mit dem Button gedruckt werden kann. Der rote bzw. grüne Knopf zeigt Ihnen an, ob der Ausdruck bereits erfolgt ist oder noch offen ist. Es werden auch bei nur einer markierten Sendung alles Aufträge einer Datenübertragung auf der gleichen Ladeliste gedruckt. Mit einem Doppelklick auf einer Sendungszeile kann der Auftrag detailliert angezeigt werden. Zusätzlich ist es möglich, wenn die Sendung im IDS System verladen wurde einen selektierten Auftrag zu markieren und mit dem Button in das Track & Trace zu verzweigen. 8

9 Bild 5: Übersicht 9

10 3.3 Etikettendruck Wurde der Etikettendruck ausgewählt, ist gemäß der Anfangsposition und der Druckrichtung die entsprechende Auswahl für die Druckposition zu treffen (s. Bild 6). Optional können Sie auch bei einem Nachdruck von Etiketten einzelne Label bzw. Packstücknummern auswählen. Mit den Buttons zum Drucken ausgewählt bzw. die Auswahl für alle wieder aufgehoben werden. können alle Packstücknummern Bild 6: Etikettendruck 4 Kontakt Falls Sie weitere Fragen zur Auftragserfassung haben, können Sie sich gerne an unseren Customer Service wenden: IDS Logistik GmbH Tel.: +49 (0) 6027 / oder - 39 oder - 43 Fax: +49 (0) 6027 / Mail: 10

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