AGB der Büro-Organisation Vögele

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1 AGB der Büro-Organisation Vögele 1 Allgemeines 1.1 Die nachstehenden Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Lieferungen, Leistungen und Angebote der Büro Organisation Vögele. 1.2 Entgegenstehende Geschäftsbedingungen des Kunden werden auch ohne ausdrücklichen Widerspruch, selbst im Falle der Lieferung, nicht Vertragsbestandteil. 1.3 Abweichungen von diesen Geschäftsbedingungen und/oder Ergänzungen sowie Änderungen und Ergänzungen abgeschlossener Verträge bedürfen immer der Schriftform. 2 Vertragsabschluss 2.1 Alle Angebote von Büro Organisation Vögele sind, besonders hinsichtlich der Preise, Mengen, Lieferfrist, Liefermöglichkeit und Nebenleistungen freibleibend und unverbindlich. Sofern in einem Angebot nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt wird. 2.2 Der Umfang der von Büro Organisation Vögele zu erbringenden Leistungen wird immer allein durch eine etwaige Auftragsbestätigung und durch die beiderseitige Unterzeichnung eines Dienstleistungsvertrages festgelegt. Auch einseitig erteilte Aufträge werden erst durch Bestätigung von Büro Organisation Vögele gültig. 2.3 Büro Organisation Vögele behält sich durch die Berücksichtigung zwingender Änderungen ( möglich durch rechtliche oder technische Normen bedingt), Abweichungen von den Angebotsunterlagen vor bzw. von der Auftragsbestätigung. 3 Vertragsgegenstand 3.1 Vertragsgegenstand ist die Erbringung der im Angebot/Dienstleistungsvertrag vereinbarten Leistungen für die laufende Lohnbuchhaltung/Lohnabrechnung oder die Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle gem. 6 (3) und (4) StBerG. Die Arbeiten werden gem. 6 Ziffer 4 StBerG ausgeführt; es erfolgt keine steuerliche, rechtliche oder tarifliche Beratung. Die AfA-Buchhaltung wird nur nach Ihren Vorgaben oder Einverständnisses des beauftragten Steuerberaters durchgeführt. Für Leistungen, die über die angebotenen Tätigkeiten im Rahmen des 6 Ziff. 3 und 4 StBerG hinausgehen, arbeitet Büro Organisation Vögele eng mit renommierten Steuerberatern zusammen, welche die vollständige Beratung und Problemlösung garantieren. 3.2 Büro Organisation Vögele erbringt die Leistungen ausschließlich auf der Basis des geschlossenen Vertrages. Mitarbeiter von Büro Organisation Vögele sind nicht befugt, mündliche Nebenabreden mit dem Kunden zu vereinbaren bzw. zu ergänzen; es gilt immer die ergänzende Schriftform. 3.3 Büro Organisation Vögele wird mit den vom Kunden bereitgestellten Daten, in dessen Auftrag die gelieferten Stammdaten, Ergänzungsdaten und variable Daten, einrichten, erfassen und in Dateien speichern. Für die richtige und korrekte Datenbenennung und -übermittlung ist der Auftraggeber selbst verantwortlich. Dies gilt vor allem bei Übernahme der Daten von einem vorhergehenden beauftragten Lohn oder Buchhaltungs/Steuerbüros. 1

2 3.4 Büro Organisation Vögele wird die im Dienstleistungsvertrag vereinbarten Leistungen bis zum abgestimmten Abrechnungstermin erbringen und die Abrechnung und Datenträger bzw. Abrechnungsunterlagen an den Kunden per Mail oder auf Wunsch per Post versenden. 3.5 Büro Organisation Vögele wird bei Vorliegen eines wichtigen Grundes den Auftraggeber über einen Verzug rechtzeitig informieren und/oder bei Bedarf, anstelle der geschuldeten Abrechnungen, übergangsweise Abschlagsabrechnungen erstellen. Ein wichtiger Grund liegt z.b. vor, wenn kurzfristig Gesetzes-, Tarif- oder Steueränderungen berücksichtigt werden müssen oder aber durch Aktualisierung der benutzten Software ein Verzug eintritt. Büro Organisation Vögele teilt diese Endauslieferungstermine dem Kunden unverzüglich mit Bekanntwerden dieser Gründe mit. 3.6 Grundsätzlich arbeitet die Büro Organisation Vögele mit der Software von Lexware. Sollte der Kunde eine andere Software wünschen, ist er für die Installation gelieferter Erfassungssoftware selbst verantwortlich. Sowohl die Installation durch Büro Organisation Vögele als auch die Schulung und Einweisung des Kunden oder seiner Bedienung der gelieferten Software gehören nicht zum Leistungsumfang. Diese Leistungen erfolgen nur aufgrund einer entsprechenden und gesonderten Vereinbarung und werden separat berechnet. 3.7 Sofern eine entsprechende Vereinbarung gesondert getroffen wird, sorgt der Kunde dafür, dass die erforderlichen Rahmenbedingungen erfüllt werden. 4 Mitwirkungspflicht des Kunden / Leistungsinhalt 4.1 Der Kunde hat Büro Organisation Vögele alle für die Durchführung des Vertrages wichtigen und notwendigen Informationen, Auskünfte und Unterlagen zeitnah u. in geeigneter Form zur Verfügung zu stellen. 4.2 Der Kunde wird erstmals bei dem vereinbarten Vertragsbeginn bzw. der Dienstleistungsaufnahme und anschließend vor jeder Abrechnung, auf eigene Kosten, die Lohnabrechnungsdaten in schriftlicher oder elektronischer Form an Büro Organisation Vögele übermitteln, verbunden mit der Weisung, die Daten wie gemeldet, im Kundenauftrag zu verarbeiten. Für die richtige und korrekte Datenbenennung und -übermittlung ist der Auftraggeber selbst verantwortlich. Der Auftraggeber meldet unaufgefordert zeitnah alle relevanten Daten, wie: Mitarbeiterneueinstellungen (umgehende Anmeldung bei den Krankenkassen durch Büro Organisation Vögele), Mitarbeiter- und Tarifeinstufungen, Umstufungen, Lohn- und Gehaltserhöhungen bzw. alle Daten die für eine korrekte Abrechnung wesentlich und erforderlich sind und zwar so rechtzeitig, dass Büro Organisation Vögele eine angemessene Be- und Verarbeitungszeit zur Verfügung steht. Büro Organisation Vögele übernimmt keine Personalverwaltung. Gesetzliche Sondermeldungen (statistische Erhebungen, Berufsgenossenschaft, etc.) bearbeitet Büro Organisation Vögele nur auf Anweisung bzw. Bedarf. 4.3 Der Kunde ist für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften selbst verantwortlich und berücksichtigt eigenständig die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sämtlicher Unterlagen, Belege und Auswertungen, sowie die Lagerung der entsprechenden Unterlagen. 5 Preise 5.1 Die Preise verstehen sich netto ausschließlich Verpackungs- und Frachtkosten. Maßgebend sind die Preise der Auftragsbestätigung und/oder des gültigen Dienstleistungsvertrages zuzüglich der jeweiligen gesetzlichen geltenden aktuellen Umsatzsteuer. Lieferungen und Leistungen, für die nicht ausdrücklich feste Preise vereinbart sind, werden zu den am Tage der Erbringung gültigen Listenbzw. Stundenlohnpreise nach Zeitaufwand berechnet. 2

3 5.2 Büro Organisation Vögele stellt seine Dienstleistungen zeitnah in Rechnung. Die Rechnung ist nach Erhalt ohne Abzug, sofort fällig und zahlbar. Alle von Büro Organisation Vögele an den Kunden gelieferten Abrechnungen und Datenträger bleiben bis zur vollständigen Bezahlung der Rechnungen Eigentum von Büro Organisation Vögele. 5.3 Bei verspäteter Zahlung durch den Auftraggeber ist Büro Organisation Vögele berechtigt, alle Leistungen zurückzubehalten bzw. einzustellen. 6 Lieferfrist 6.1 Von Büro Organisation Vögele genannte Fristen, insbesondere Liefertermine, sind nur verbindlich, wenn sie auch schriftlich als verbindlich zugesagt worden sind. 6.2 Auftragsänderungen und Datennachlieferungen führen u. U. zur Aufhebung vereinbarter Termine und Fristen und sollten ggf. vom Auftraggeber, die dann neu mit Büro Organisation Vögele vereinbart werden sollten. 7 Annahmeverzug des Kunden 7.1 Kommt der Kunde mit der Abnahme bestellter Ware oder Dienstleistung in Verzug, so ist Büro Organisation Vögele nach Setzung einer angemessenen Nachfrist von höchstens 14 Tagen berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten oder Schadenersatz wegen Nichterfüllung zu verlangen, insbesondere bei vorzeitiger Vertragskündigung des Auftraggebers. Verlangt Büro Organisation Vögele einen Schadensersatz bzw. eine Vertragsabfindung, so beträgt dieser 70% des zu erwartenden Auftragswertes bezogen auf die Vertragsrestlaufzeit. 8 Gewährleistung und Haftung 8.1 Büro Organisation Vögele gewährleistet, dass ihre Lieferungen und Leistungen nicht mit Mängeln oder Fehlern behaftet sind, die den Wert oder die Tauglichkeit des jeweiligen Vertragsgegenstandes zu dem gewöhnlichen oder nach dem Vertrage vorausgesetzten Gebrauch aufheben oder mindern. 8.2 Der Kunde hat der Büro Organisation Vögele aufgetretene Mängel und Fehler unmittelbar nach ihrer Feststellung in schriftlicher oder elektronischer Form mitzuteilen. Dem Kunden stehen die jeweiligen gesetzlichen Gewährleistungsrechte zu, soweit Büro Organisation Vögele die Beseitigung der angezeigten Mängel oder Fehler im Rahmen der Nacherfüllung nicht innerhalb von zwei Wochen ab Eingang der Mängelanzeige gelingt und sie auch innerhalb von zwei Wochen ab Eingang einer eventuell erneuten Mängelanzeige des Kunden fehlschlägt. 8.3 Fehlerhafte Bearbeitungen, Auswertungen, die durch Büro Organisation Vögele verursacht werden, berichtigt Büro Organisation Vögele kostenlos. Fehlermeldungen müssen vor der nächsten Verarbeitung erfolgen. 8.4 Büro Organisation Vögele haftet für das Verschulden ihrer Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und ihrer gesetzlichen Vertreter auf Grundlage der gesetzlichen Vorschriften. Die Höhe des Schadens ist begrenzt auf Schäden, welche aufgrund etwaiger vertraglicher Vereinbarungen vorhersehbar und typisch sind (Vorsatz, Fahrlässigkeit). Mitverschulden durch den Auftraggeber mindern einen eventuellen Schaden entsprechend. 8.5 Büro Organisation Vögele haftet außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit nicht für 3

4 entgangenen Gewinn, nicht eingetretene Ersparnisse, Schäden aus Ansprüchen Dritter und andere mittelbare Schäden und Folgeschäden. 9 Gefahrübergang, Gewährleistun g bei Erfassungssoftware 9.1 Soweit Büro Organisation Vögele fremde Software gemäß gesonderter Vereinbarung installiert, wird der Kunde diese - auf Verlangen von Büro Organisation Vögele - gemeinsam mit einem Mitarbeiter von Büro Organisation Vögele unverzüglich testen. Läuft die Software im wesentlichen vertragsgerecht, wird er unverzüglich schriftlich die Abnahme erklären. 9.2 Büro Organisation Vögele kann Mängel nach Wahl durch Nachbesserung oder Austausch mit fehlerfreier Ware nach Maßgabe des folgenden Absatzes beseitigen. Mängel der Software kann Büro Organisation Vögele darüber hinaus durch Überlassung einer neuen Version beseitigen. Bei endgültigem Fehlschlagen der Nachbesserung oder des Austausches, hat der Kunde das Recht, Herabsetzung der Vergütung oder Rückgängigmachung des Vertrages zu erlangen. 9.3 Gewährleistungansprüche sind schriftlich geltend zu machen. Sie müssen eine genaue Beschreibung des gerügten Mangels enthalten. Büro Organisation Vögele wird nach Eingang der Mängelrüge, nach eigener Wahl, entweder Hinweise zur Behebung des Fehlers geben oder sonstige zur Fehlerbehebung geeignete Maßnahmen ergreifen, wie beispielsweise die Übersendung von Datenträgern oder Informationsblättern, die eine Fehlerbehebung ermöglichen. 9.4 Werden vom Kunden oder von Dritten Veränderungen an gelieferter Software vorgenommen, so erlischt der Gewährleistungsanspruch, es sei denn, der Kunde weist nach, dass der Mangel nicht auf die Veränderungen zurückzuführen ist. 10 Datenschutz, Geheimhaltung 10.1 Büro Organisation Vögele verpflichtet sich in besonderer Weise alle Daten und ihr bekannt gewordenen Tatsachen des Auftraggebers im Hinblick auf die Verschwiegenheits-Pflicht sorgsam zu schützen und zu bewahren, die jeweils geltenden Datenschutz- und Sicherungsmaßnahmen zu erfüllen und die organisatorischen, schutz- technischen Vorschriften einzuhalten. Büro Organisation Vögele verpflichtet sich immer alle Daten sicher zu speichern, zu verwalten und streng vertraulich aufzubewahren und Dritten nicht unbefugt zugänglich zu machen. Büro Organisation Vögele wird vom Auftraggeber beauftragt, alle technischen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zum Schutz vor Datenverlust zu treffen Die Verschwiegenheitspflicht wird hinfällig, wenn eine behördliche oder gerichtliche Anordnung diese Verpflichtung im Einzelfall aussetzt Die Datenzulieferungen des Kunden werden ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen dieses Vertrages und im alleinigen Auftrag des Kunden und gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen behandelt und gespeichert. Die Daten werden Dritten nicht zugänglich gemacht, es sei denn, dies ist zwingend erforderlich, um Vertragszwecke zu erreichen (Betriebsprüfungen) Im Rahmen des Datenschutzes wurden alle Mitarbeiter der Büro Organisation Vögele, im Sinne des Datenschutzgesetzes und dessen gesetzlicher Bestimmungen schriftlich in gesonderten Vereinbarungen und Erklärungen, auf die Einhaltung des Datenschutzes und auf die absolute Verschwiegenheit verpflichtet Der Auftraggeber versichert, die gemäß Datenschutzgesetz nötigen erforderlichen Einwilligungen zur Datenübermittlung personenbezogener Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, an Büro Organisation Vögele, von den zuständigen und betreffenden Personen, vor Übermittlung, eingeholt zu haben. Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung an Büro Organisation Vögele verantwortlich. 4

5 10.6 Der Auftraggeber ist jederzeit berechtigt die Herausgabe der personenbezogenen Daten zu verlangen. Falls die Zusammenstellung und Aufbereitung dieser Daten mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden ist, ist Büro Organisation Vögele berechtigt, diese Arbeiten gesondert in Rechnung zu stellen Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit besteht immer auch nach Vertragsbeendigung. 11 Maßnahmen zur Sicherheit 11.1 Der Auftraggeber ist verpflichtet durch Büro Organisation Vögele nicht beeinflussbare Gefahrenquellen in eigener Verantwortung auszuschalten: Nichtautorisierte Personen einzusetzen, nicht mehr autorisierte Personen an Büro Organisation Vögele unverzüglich zu melden, nicht zertifizierte Programme aus dem Internet zu verwenden, bekannte Sicherheitslücken in Softwareprodukten zu schließen, etc.. 12 Vertragsdauer und Kündigung 12.1 Es wird ein gesonderter Dienstleistungsvertrag geschlossen. Der Vertrag ist schriftlich gemäß den dort vereinbarten Kündigungsfristen jeweils kündbar Im Falle der Kündigung wird Büro Organisation Vögele alle Dokumente, Unterlagen oder Kopien nach Erledigung aller eventuell anfallenden Abschlussarbeiten dem Kunden zur Abholung bereitstellen oder auf Wunsch an diesen kostenpflichtig übersenden. Auf Wunsch erstellt Büro Organisation Vögele, kostenpflichtig, für die archivierten Daten elektronische Datenträger Anschließend wird Büro Organisation Vögele alle gespeicherten Daten des Kunden sowie die zur Lohnabrechnung übermittelten und personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer auf Wunsch des Kunden löschen Sollte der Auftraggeber für einen zusammenhängenden Zeitraum von drei Monaten die Leistungen von Büro Organisation Vögele nicht in Anspruch genommen haben und hat der Büro Organisation Vögele keinen entsprechenden Übersendungsauftrag erteilt, ist Büro Organisation Vögele berechtigt, alle Dokumente, Unterlagen oder Kopien zu vernichten bzw. alle gespeicherten Stammdaten des Kunden sowie die zur Lohnabrechnung übermittelten personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer des Kunden zu löschen. 13 Verjährung, anzuwendendes Recht, Gerichtsstand 13.1 Ansprüche gegen Büro Organisation Vögele verjähren ein Jahr ab Entstehung der Ansprüche und Kenntnis der Anspruchsumstände Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist Heidelberg, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Gerichtstandvereinbarung vorliegen. Büro Organisation Vögele ist berechtigt am Hauptsitz des Kunden zu klagen. Stand: