Automatisierung und Effizienzsteigerung

Transkript

1 Automatisierung und Effizienzsteigerung in der Buchhaltung Ulf Schneider Geschäftsführender Gesellschafter, SCHNEIDER GROUP 2. CFO-Konferenz der Deutsch-Russischen AHK St. Petersburg, 16. November 2015

2 Agenda 1. Elektronischer Dokumentenaustausch 2. Automatisierung in 1C accounting erp import legal tax 2

3 Agenda 1. Elektronischer Dokumentenaustausch 2. Automatisierung in 1C accounting erp import legal tax 3

4 Elektronischer Dokumentenaustausch (EDI) Faktura-Rechnung Lieferschein (Nakladnaya) Protokoll über erbrachte Leistungen (Akt) EDI zwischen Unternehmen (B2B) Universelles Übergabedokument accounting erp import legal tax 4

5 Elektronischer Dokumentenaustausch (EDI) Steuererklärungen, Bilanz etc. Ein- und Verkaufsbücher EDI mit Steuerbehörden (B2G) accounting erp import legal tax 5

6 Wie funktioniert das? Elektronische Unterschrift Elektronische Unterschrift Verkäufer Zertifizierter Provider Käufer Elektronisches Archiv Elektronisches Archiv Elektronisches Archiv accounting erp import legal tax 6

7 Zertifizierte Provider Derzeit ca. 100 zertifizierte Provider Größte Anbieter: accounting erp import legal tax 7

8 Vorteile von EDI B2B Garantierte und sofortige Zustellung / Bestätigung Zeitersparnis bei Erfassung von Primärdokumenten Transparenz Schneller Zugang zu Dokumenten Umweltschutz / weniger Papierunterlagen accounting erp import legal tax 8

9 Obligatorisches Roaming EDI-Provider werden verpflichtet, die Kompatibilität ihrer Systeme untereinander zu gewährleisten Entwurf einer entsprechenden Verordnung liegt derzeit zur Expertise im Finanzministerium Einige Provider bieten Roaming aber bereits an accounting erp import legal tax 9

10 EDI-Anbieter mit Roaming Normaler Betrieb Testbetrieb Entwicklungsphase Test fehlgeschlagen Quelle: Ассоциация «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг»,

11 Arbeitsgruppe AHK-FNS 11

12 Agenda 1. Elektronischer Dokumentenaustausch 2. Automatisierung in 1C accounting erp import legal tax 12

13 Beispiele für effektive Automatisierung Automatische Abschreibung Kontrolle rückwirkender Buchungen Automatisierte Überleitung zu IFRS / HGB Spesenabrechnung Upload Tool 1C 13

14 Automatische Abschreibung Nutzer kann wählen: o Datum o Material-Konto Das System: o Identifiziert Materialbestände o Erstellt und bucht automatisch Dokumente für Abschreibung der Materialien 14

15 Kontrolle rückwirkender Buchungen Kontrolle rückwirkender Buchungen o o Zusätzliche Funktion um Änderungen in abgeschlossenen Perioden nachzuverfolgen Detailiertes Tracking (Report) 15

16 Automatisierte Überleitung zu IFRS / HGB 1. Russische Handelsbilanz / Steuerbilanz in 1C 2. Mapping russischer und Firmen-Kontenplan 3. Transformation der russischen Zahlen zu IFRS / HGB 4. Upload der IFRS/HGB-Kontensalden in SAP Russische Buchführungsstandards 16

17 Spesenabrechnung Upload Tool 1C Spesenabrechnung nach PBU: Zeitaufwändig für Angestellten und Buchhalter Zwingend Untereichnung des ausgedruckten Formulars Detailierte Informationen mit Begründung von Ausgabe und Belegen notwendig Der Upload mit 1C bietet Vorteile: Einmalige Datenerfassung Einfache Auswahl von Vorlagen: o Angestelltendaten, Kostenarten, Belege Automatische Kalkulation Dreistufiges Verfahren: 1. Einmalige Einrichtung in Excel: o Erstellung spezifischer Vorlagen in 1C 2. Angestellte füllen Vorlage in Excel aus 3. Der Buchhalter lädt die Datei in 1C Responsible Accountant Data entry expense form Data entry 1C 1 Company 2 Expense holder Expense holder 3 Document date Document date 4 Currency Currency 5 Assignation Assignation 6 Amount received Amount received 7 Amount expensed Amount expensed 8 Numbering 9 Type of cost 10 Description Description 11 Supplier Supplier 12 Quantity Quantity 13 Unit Unit 14 Amount with VAT Amount with VAT 15 Amount w/o VAT Amount w/o VAT 16 Expenditure document Expenditure document 17 Number Expenditure document Number Expenditure document 18 Expenditure document date Expenditure document date 19 VAT invoice (if appliacble) Number VAT invoice (if 20 appliacble) 21 Date VAT invoice (if 17 appliacble)

18 Ulf Schneider Geschäftsführender Gesellschafter Das ausschließliche Recht am Inhalt dieser Präsentation, inklusive des Rechts zur Übersetzung, Wiedergabe, Überlassung, Verbreitung oder Verwendung dieser Präsentation, sowie Teile daraus, auf jeglicher Art, einschließlich des Rechts am Firmenlogo und dem Firmennamen SCHNEIDER GROUP, wie auch das Recht zur Veröffentlichung in ausgedruckter oder elektronischer Form in bestehenden und zukünftigen Publikationen in schriftlicher oder elektronischer Form, sowie das Recht zur Gewährung von Rechten an Dritte steht SCHNEIDER GROUP zu. Die Wiedergabe, Änderung, Überlassung oder Verbreitung oder Verwendung dieser Präsentation oder ihrer Teile, sowie des Firmenlogos oder des Firmennamens SCHNEIDER GROUP auf jegliche Weise ist nur nach schriftlicher vorheriger Genehmigung durch SCHNEIDER GROUP erlaubt und hat einen Verweis auf die Internetseite von SCHNEIDER GROUP und die Copyright-Genehmigung zu enthalten. SCHNEIDER GROUP accounting erp import legal tax 18

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