Projektmanagement. im Rahmen des 5-Euro- Business-Wettbewerbs. 19. November Dr. Gerald Böhm Dr. Marcela Fajardo-Moser

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1 Projektmanagement im Rahmen des 5-Euro- Business-Wettbewerbs 19. November 2008 Dr. Gerald Böhm Dr. Marcela Fajardo-Moser Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 1

3 Was bedeutet Projektmanagement? einmalige, umfangreiche Vorhaben zur Lösung von komplexen Aufgaben werden mit Hilfe eines Teams bewältigt Nach DIN : Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbauund ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines Projektes Kosten- und Zeitersparnis klare Kontrollmöglichkeiten bezüglich Ergebnissen, Terminen, Kosten und Produktivität Verbesserung der fachbereichsübergreifenden Zusammenarbeit konsequente Ausrichtung der vorhandenen Ressourcen Förderung der Selbstorganisation, der Selbstkontrolle und der Eigenverantwortlichkeit von MitarbeiterInnen Projektmanagement als Basis für die Personalauswahl und für die Entwicklung zukünftiger Führungskräfte Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 3

4 Projekteigenschaften Komplexität Einmaligkeit Risiken zeitlich begrenzt Projekt Neuartigkeit Termin klare Zielsetzung begrenzte Ressourcen Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 4

5 Ideale ProjektleiterInnen besitzen Überzeugungskraft Durchsetzungsvermögen Belastbarkeit / Zuverlässigkeit Fachwissen Verantwortungsbewusstsein Kontaktfähigkeit Teamgeist Kreativität Entscheidungsfähigkeit Eigeninitiative Präsentationsgeschick Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 5

6 Grundlagen des Projektmanagements Projekte sind einmalig, keine regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben die Entwicklung eines neuen Automobils ist ein Projekt die Herstellung eines Autos ist eine Routinetätigkeit ( Qualitätsmanagement) Auftraggeber Projektauftrag Projektleitung Projektteam Projektausschuss / Lenkungsausschuss Berater / Beratungsausschuss Projektziel Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 6

8 Die sieben Arbeitsschritte beim Projektmanagement Überzeugung der Geschäftsführung Einbindung der Betroffenen Konzepterstellung Training Umsetzung Überprüfung der Ergebnisse Standardisierung Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 8

9 Leitfaden für das Projektmanagement zwingend: die Beschreibung der Projektorganisation die Beschreibung des Projektablaufs die Methoden des Projektmanagements die Regelung des Informationswesens die Dokumentation optional: ein Vorwort der Unternehmensleitung Definitionen eine Beschreibung der Arbeitshilfen die Verantwortlichkeit für die Pflege des Projektmanagement-Leitfadens Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 9

10 Systematik der Planung Problemdefinition Entwicklung Projektziel Situationsanalyse Zielformulierung Projektdefinition Projektprüfung Projektplan Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 10

13 Projektplanung Grundsatz: vom Groben zum Detail Meilensteine definieren und setzen Teilprojekte auf Basis der Grobplanung definieren und abgrenzen Aufwand zuordnen Ablaufplanung Terminplanung Ressourcenplanung Kostenplanung Plan-Optimierung Risikoanalyse Zielkonflikte typischerweise zwischen Sachziel, Kostenziel, und Terminziel Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 13

14 Grundsätze der Planung Wenn Du wenig Zeit in einem Projekt hast, nimm Dir am Anfang viel davon Erarbeitung und Dokumentation von Vorgaben für die Projektdurchführung eindeutige Formulierung der Projektziele Strukturierung der Tätigkeiten Strukturplan Schätzen der Aufwendungen Planung von Terminen und Kosten Zuordnung von Aufgaben an die einzelnen MitarbeiterInnen Strukturplan ist Grundlage für die Projektkontrolle und die Projektsteuerung Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 14

16 Der Projektauftrag Definition der Rahmenbedingungen Kompetenzen des Projektleiters Einbindung der Projektgruppen Bestimmung der Projektmitarbeiter Aufgabenstellung Zielsetzung Verantwortlichkeiten Problemfeld Beginn- und Endtermin Budget ggf. für einzelne Projektstufen unterschiedliche Projektaufträge erstellen ( Übersichtlichkeit) Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 17

17 Der Projektstrukturplan (work breakdown structure) Zerlegung des Hauptauftrags in einzelne Teilaufgaben Beschreibung der Beziehungen der einzelnen Teilaufgaben zueinander prozessorientierte Strukturierung: chronologische Abläufe alternativ: objektorientierte Strukturierung (Zerlegung in Geschäftsprozesse oder Untersysteme) Vorteil: Arbeitspakete können unabhängig voneinander bearbeitet werden Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 18

18 Arbeitspakete (work packages) Basis aller weiterer Projektplanungen können als Bestandteile der übergeordneten Projektaufgabe jeweils eigenständig bearbeitet werden Mindestangaben: Kurzbezeichnung angestrebtes Ergebnis einfließender Input (Dokumente, Ergebnisse aus vorgeschalteten Paketen) Aufzählung der durchzuführenden Aktivitäten involvierte Personen und deren Rollen Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 19

19 Der Personaleinsatzplan bestimmt jeweils die Verantwortlichen für die einzelnen Arbeitspakete Bestimmung der Spezialisten aus den jeweiligen Bereichen Zuordnung je nach Qualifikation und vorgesehener Arbeitskapazität Bestimmung von Arbeitspaketverantwortlichen Überwachung von Terminen und Aufwand / Kosten Verantwortung für die Dokumentation der Arbeitspakete ggf. Festlegung von Ausbildungs- und Weiterbildungsmaßnahmen (Qualifikationsdefizite) Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 20

20 Der Projektablaufplan Darstellung der logischen Zusammenhänge der Arbeitspakete Aufzeigen der Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete welche Prozesse / Arbeitspakete können parallel (unabhängig voneinander) laufen, welche müssen sequenziell (nacheinander) abgearbeitet werden? welche Zeitabstände werden benötigt? die frühzeitige Festlegung der Abläufe und Schnittstellen der Arbeitspakete zueinander ist eine zentrale Herausforderung des Projektmanagements! Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 21

21 Der Aufwandsplan Hard- und Softwareanforderungen externe Beratungsleistungen Reiseaufwendungen Personalaufwand Kalkulation auf Basis der bis dahin definierten Arbeitspakete unter Berücksichtigung von zusätzlichen Erschwernissen (Innovationsgrad) gravierendes Problem ist die bestehende Unsicherheit in einem noch sehr frühen Stadium des Projekts Mut zur Schätzung Schnelligkeit geht vor Genauigkeit Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 22

22 Der Termin- und Kapazitätsplan Festlegung der Durchführungstermine der einzelnen Arbeitspakete Grundlage: Bearbeitungsdauer des jeweiligen Arbeitspaketes und dessen Abhängigkeiten Ziel: gleichmäßige Auslastung der MitarbeiterInnen zu jeder Zeit Kapazitäts-Engpässe durch flexible Aufgabenverteilung auf gleichwertige MitarbeiterInnen vermeiden Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 23

23 Meilensteinplanung besonders wichtiges Element der Projektplanung Darstellung von Zwischenergebnissen Beurteilung des Projektfortschritts durch Dritte / Lenkungsgruppe möglich Berichterstattung an den Lenkungsausschuss Entscheidungsgrundlage für den weiteren Projektverlauf Darstellung der Meilensteine für den Auftraggeber in einer angemessenen Form (Meilensteinplanung) Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 24

24 Projektkosten und Projektbudget einheitliche Festlegung der direkt zuordenbaren Kostenarten Personalkosten Sachkosten sonstige Kosten Gemeinkosten (kalkulatorische Mieten, Strom, etc.) mit berücksichtigen, ggf. via Verrechnungssätze zu den Personalkosten schätzen Projektleiter ist verantwortlich für die Einhaltung von Zeit- und Kostenplanung sowie der Zielerreichung im Rahmen des vorgegebenen Budgets im Rahmen der Meilensteine: Zusammenfassung der kumulierten Projektaufwendungen ggf. frühzeitiges Gegensteuern bei Überschreitung der Vorgaben Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 25

25 Planung Projektrisiken systematische Fragen nach potenziellen Störgrößen werden im Vorfeld des Projekts evaluiert und laufend ergänzt / kontrolliert mögliche Ursachen für unabsehbare Kosten darstellen vorbeugende Maßnahmen zur Vermeidung etwaiger Risiken einschränkende Maßnahmen zur Abschwächung von etwaigen Risiken stets einen Plan B in der Tasche haben Ziel: im Ernstfall soll man schnell wieder handlungsfähig sein je größer das Projekt, umso höher sind die Risiken und die Ungewissheit über den Projekterfolg Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 26

27 Der Dokumentationsplan gezieltes Ablegen und Wiederauffinden aller Schriftstücke (elektronisch und auf Papier) im Kontext des Projekts Schaffung einer vollständigen Gesamtdokumentation zum Projekt einschließlich Zwischenberichten und Abschlussdokumentationen Basis für die Kontrolle des Projektforstschritts Schaffung von Transparenz im Projekt ( Zugang in angemessenem Umfang) Bestimmung von Verantwortlichkeiten Bestimmung von Sicherungsmechanismen (Backups) Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 28

28 Projekt-Statusbericht Projekt Logistik (Vorstudie) Nr Arbeitspaket Situationsanalyse Produktionsplanung/Vertrieb Situationsanalyse Beschaffung/Lagerwesen Zielformulierung Logistikkonzept Rahmenkonzept Logistik Aufwand (Plan) Aufwand (IST) Termin (Plan) Seite 1 von 1 Termin (IST) Datum KW 46 Status / / 43 A / / 45 A / /? B / 49? /? P Summe / /? B Status: P = geplant B = in Bearbeitung U = unterbrochen A = abgeschlossen Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 29

30 Terminplanung / Abhängigkeiten (Projektablaufplan) Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 Vorgang 5 Vorgang 6 Arbeitswochen Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 31

31 Kostenplanung Arbeitspaketkosten Projekt- Nr.: Projektbezeichnung: Projektleiter: AP-Nr.: Arbeitspaketbezeichnung AP-Verantwortlicher: Art der Kosten Ressource Einheiten Kosten pro Einheit Kosten Gesamt Fremdleistungskosten Personalkosten Materialkosten Sonstige Kosten Gesamtkosten Projektleiter AP-Verantwortlicher Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 32

32 Formular für die Zielgewichtung ZIELE Mussziele: PRIORITÄTSSTUFEN Erreichung zwingend vorgegeben! Wunschziele: Prioritätsstufe 1: hohe Priorität, Prioritätsstufe 4: keine Priorität Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 33

33 Prozessdokumentationen: Die Informationsfluss-Matrix Wer an wen? Projektleiter Projektteam Auftraggeber Projektausschuss Projektleiter X wöchentliche Sitzung monatlicher Statusbericht monatlicher Statusbericht Projektteam Ist-Daten (wöchentlich) X keine Meldung keine Meldung Auftraggeber Änderungsanträge keine Meldung X keine Meldung Projektausschuss Änderungsinformation Entscheidungen keine Meldung X Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 34

36 Typische Misserfolgspotenziale Weiche Misserfolgspotenziale personale Faktoren Gegensteuerung: Konfliktmanagement, Teambildungsmaßnahmen, Erlernen von Kommunikationstechniken Harte Misserfolgspotenziale Projektziele, Verantwortlichkeiten, Aufgaben sind unklar Lösungen sind nicht brauchbar fehlende Unterstützung durch Leitungsstellen Doppelbelastungen der MitarbeiterInnen unzureichende Kommunikation und Information Unterschätzung der Komplexität des Projekts ineffiziente Gruppenarbeit, Vorgehensweisen unlogisch Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 37

37 Typische personale Faktoren Verhalten Rechtfertigungs- statt Problemlöseverhalten destruktives Verhalten, Kränkungen, Angriffe wenig Abstimmung fehlende Verhaltensqualifikation Einstellungen kein Team, sondern ein Haufen Einzelkämpfer fehlende ganzheitliche Sichtweise und Teamgeist Neurungsbarrieren, Beharren Angst vor Misserfolg Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 38

38 Risikoanalyse: Risikotypen Projektumfeld inhaltliche Risiken Planungs- und Steuerungsrisiken Projektabwicklung technische Risiken wirtschaftliche Risiken politische Risiken soziokulturelle Risiken Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 39

39 Risikomanagement bei Projekten Ermittlung risikoreicher Arbeitspakete anhand des Projektstrukturplans Ermittlung und Quantifizieren möglicher Risiken Ermittlung der möglichen Risikoursachen Vermeidung oder Verringerung der Risiken Maßnahmen zur Gegensteuerung: frühzeitige Information und Kommunikation aller Beteiligten klare Planung der Vorgehensweisen abgegrenzte, überschaubare Arbeitsschritte laufende Kontrolle, schnelles Eingreifen bei Planabweichungen hierarchieübergreifende Problemlösungsgruppen Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 40

41 Weiterführende Hinweise und Links OpenProj, Projektmanagementsoftware (Open Source), V weitere Software unter E-Book Organisationsgestaltung (kostenfrei, PDF-Format) Handbuch zum Projektmanagement: Leitfaden für Projektmanager Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 42

42 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Innovations- und Gründerzentrum Würzburg Science Park Friedrich-Bergius-Ring Würzburg Internet: Urheberrechtlich geschützt 2008 IGZ Innovations- und Gründerzentrum BioMed/ZmK Würzburg Alle Rechte vorbehalten. 43