PRESSEMAPPE. MobileXpense. Januar 2013

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1 PRESSEMAPPE MobileXpense Januar 2013 MobileXpense Ihr europäischer professioneller und unabhängiger Partner für eine vollintegrierte und alle rechtlichen Auflagen erfüllende Reise- und Kostenmanagement-Lösung. Weitere Informationen oder Anschauungsmaterial erhalten Sie bei: MobileXpense SA Ansprechpartner: Patrick Billiet Square Sainctelette Brüssel Belgien Tel.: +32 (0) Mobiltelefon:

2 PRESSEZUSAMMENFASSUNG 1 PROFIL MANAGEMENT VON REISE- UND BEWIRTUNGSKOSTEN DIE LÖSUNG 3 2 VORABAUTORISIERUNGS- UND GENEHMIGUNGS- WORKFLOW VORABGENEHMIGUNG VOR DER REISE IMPORT PRÜFUNG GENEHMIGUNG AUSWERTUNGEN 5 3 DIE VORTEILE IM ÜBERBLICK XPENSEXPRESS MOBILEXPENSE CORPORATE MOBILEXPENSE ENTERPRISE 8 4 WICHTIGE KONTAKTINFORMATIONEN 9 5 DIE MEILENSTEINE 10 6 LITERATURANGABEN GESCHÄFTSPARTNER SCHNITTSTELLEN- PARTNER DIREKTKUNDENREFERENZEN 11 7 NEUESTE PRESSEMITTEILUNGEN 12 2

3 1 Profil MobileXpense bietet eine einzigartige und umfassende, webbasierte Lösung für Reisekostenmanagement. Diese Anwendung ist konform mit allen Gesetzen und Steuervorschriften, Buchhaltungs- und Mehrwertsteuerrichtlinien in allen Ländern, in denen unsere Kunden tätig sind. Unser zielorientierter Ansatz gewährleistet eine einfache, schnelle und problemlose Implementierung. Bereits nach durchschnittlich fünf Monaten dürfen unsere Kunden mit einem ROI rechnen. Bei Kunden in mehr als 70 Ländern beweist MobileXpense nicht nur globales Know How, sondern auch die Fähigkeit für flexible lokale Anpassungsmöglichkeiten. 1.1 Management von Reise- und Bewirtungskosten Das herkömmliche Reise- und Bewirtungskosten-Management mit manuellen Abläufen auf Papierbasis ist ein komplexer, träger und ineffizienter Unternehmensprozess. Dabei geht viel Zeit und Geld verloren (auf unterschiedlichen Ebenen: für die Reisenden, den Buchhalter...). Weiterhin besteht ein hohes Fehlerund Missbrauchsrisiko. 1.2 Die Lösung MobileXpense bietet eine einfache und äußerst effiziente Lösung. Eine webbasierte Anwendung, die die komplette Automatisierung der Reisekostenmanagements ermöglicht. Diese Anwendung optimiert Ihre Rückerstattungsprozesse, setzt die Einhaltung Ihrer Richtlinien durch und ermöglicht eine umfassende Kostenanalyse. Alle relevanten Informationen werden automatisch in das Buchhaltungssystem des Kunden exportiert. Das Angebot von MobileXpense besteht aus einem SaaS-Modell mit Schnittstellen zu allen ERP-Systemen. MobileXpense stellt zudem externe Schnittstellen zu Drittanbietern, wie beispielsweise Kreditkartenherausgebern, für den Import von Kartentransaktionen bereit. Wechselkurse werden ebenfalls täglich importiert. Darüber hinaus verwalten wir in unserer Anwendung die Regeln und Tabellen, um gesetzliche und steuerrechtliche Auflagen der Länder einzuhalten, in denen unsere Kunden tätig sind. 3

4 2 Vorabautorisierungs- und Genehmigungs-Workflow 2.1 Vorabgenehmigung vor der Reise. Der MobileXpense-Vorabautorisierungs-Prozess ermöglicht die Steuerung von Reiseanträgen, Vorschussauszahlung und Reisebuchungen. Offline-Buchung In MobileXpense wird ein Reiseantrag ausgefüllt und per an das Reisebüro gesendet (die s können so aufgebaut sein, dass sie vom Reisebüro automatisch verarbeitet werden können, es besteht zudem die Möglichkeit, einen Anhang beizufügen. Online-Buchung Reiseanträge lassen sich mühelos in ein elektronisches Reisebuchungstool integrieren, sodass die Benutzer oder Reiseplaner die Reise direkt innerhalb derselben Umgebung buchen können. Derzeit verfügt MobileXpense über Schnittstellen zu Anbietern, wie AeTM von Amadeus, Cytric von ifao, HRS.Com und Meetingselect. 2.2 Import MobileXpense Importiert elektronische Transaktionen von Corporate-Cards, Tankkarten und ausgewählten Anbietern, wie Mobiltelefonanbietern, Reisebüros und Leasing-Unternehmen. 2.3 Prüfung Alle Ausgaben werden automatisch hinsichtlich der vorhandenen Reisekostenrichtlinie geprüft und abgeglichen. Die Kunden können für jede Ausgabenart ihre eigene(n) Richtlinie(n) festlegen oder wählen sie aus unseren Best-Practice-Vorlagen aus. Das System prüft vor dem einreichen jede Ausgabe anhand dieser Regeln, informiert den Benutzer über alle Abweichungen und leitet die Ausgaben an den entsprechend zuständigen Genehmiger/in weiter. Die Belege werden separat geprüft. 2.4 Genehmigung Der Genehmiger erhält eine klare Übersicht über jeden gestellten Reiseantrag oder jede eingereichte Reisekostenabrechnung: Anhand eines Ampel-Systems ist ersichtlich, ob bei den Ausgaben die Unternehmensrichtlinien eingehalten wurden. Erfüllt eine Ausgabe die Richtlinien nicht, kann der Supervisor die Details einsehen und die vom Benutzer eingegebene Anmerkung lesen. Jeder Genehmiger kann sein System so einrichten, dass automatisch alle Ausgaben, die der Firmenrichtlinie entsprechen, genehmigt werden. In diesem Fall sieht er nur jene Ausgaben, die nicht mit der Richtlinie übereinstimmen. 4

5 Abschließend werden alle genehmigten und geprüften Ausgaben in die Buchhaltungssysteme unserer Kunden exportiert. Dort werden sie zur Verbuchung und Zahlungsabwicklung auf die von dem Kunden angegebenen Sachkonten mit den erforderlichen Steuerkennzeichen gebucht. 2.5 Auswertungen MobileXpense bietet umfassende Reporting-Funktionen. Standardberichte und - diagramme sind direkt online verfügbar. Daten lassen sich für Analysen mit Standard-Software, wie MS Access oder durch Integration in OLAP-Tools On Demand im Format.csv oder im MS-Excel-Format abrufen. 5

6 3 Die Vorteile im Überblick MobileXpense Einfach o Einfache Einrichtung o Einfache Bedienung o Benutzerfreundlich Individuell o Angepasste Lösungen, speziell für Ihre Anforderungen Internationale Compliance o Ein globales System, das alle länderspezifischen und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt. Integriert und offen o End-to-End-Lösung mit den ausgewählten Partnern des Kunden. Wir halten, was wir versprechen o Pragmatische, ergebnisorientierte No Nonsense -Herangehensweise Drei Varianten: 1. XpenseXpress: XpenseXpress ist die MobileXpense-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen Sie vereint die Leistung, die Benutzerfreundlichkeit sowie landesspezifische bestimmungs- und gesetzeskonforme Vorlagen der MobileXpense Kostenmanagement- Komplettlösung als einfaches, selbstkonfigurierbares Tool. 2. MobileXpense Corporate: MobileXpense Corporate ist die MobileXpense-Lösung für Unternehmen, die ihren Geschäftsreiseprozess optimieren wollen. MobileXpense Corporate umfasst Vorlagen zu den Best-Practice-Richtlinien und ermöglicht so ein aktives Richtlinienmanagement. 3. MobileXpense Enterprise: MobileXpense Enterprise ist eine umfassende, flexibel konfigurierbare Lösung für Unternehmen mit weitreichenden Richtlinien und mehrstufigen Abläufen. Mit MobileXpense Enterprise profitieren Sie von der einzigartigen Flexibilität der MobileXpense-Plattform. 6

7 3.1 XpenseXpress MobileXpense XpenseXpress Einige Hauptfunktionen Reiseantragsgenehmigung Reisekostenabrechnungen Verpflegungspauschalenberechnungen Berechnung von Kilometergeld Genehmigung und Prüfung Auswertungen Täglicher automatischer Import von Kreditkartendaten und Währungskursen Export von genehmigten und geprüften Abrechnungen in die Buchhaltungssoftware 3.2 MobileXpense Corporate MobileXpense Corporate Einige Hauptfunktionen Integration von Reisestellen-/Hotelkarten Konfigurierbare Formulare zur Reiseantragsgenehmigung- und Reisekostenabrechnung Vorschussverwaltung Kostenzuordnung auf mehreren Ebenen Unterstützung für mehrere Sprachen Mehrere Genehmigungsstufen Mehrere Reisekostenrichtlinien Landesspezifische Best-Practice-Regeln Maßgeschneiderte Buchhaltungsschnittstelle Synchronisierung von Stammdaten Vollständige Reiseverwaltung Erweiterte Berichtsfunktionen Scannen von Belegen Intelligente stichprobenartige Abrechnungskontrolle Schnittstelle für Web und mobile Geräte Hotline Support 7

8 3.3 MobileXpense Enterprise MobileXpense Enterprise Einige Hauptfunktionen Automatischer Import von allen anderen mobilitätsbezogenen Zahlungssystemen (Tankkarten, Mobiltelefonen...) Kundenspezifische Formulare zur Reiseantrags- und Reisekostenabrechnung Regelbasierte Kostenzuordnung Mehrsprachige individuelle Anpassung von Maskentexten Mehrstufige Genehmigungsprozesse Best-Practice-Regeln, basierend auf Ländern, Branchen, Präzedenzfällen, steuerlichen Anforderungen Einrichtung und Pflege kundenspezifischer Pauschalen für unterschiedliche Personengruppen Individuell anpassbare Buchhaltungsschnittstellen. Vereinfachtes Buchen von Reisen mit integrierten Online-Buchungssystemen Vollständig flexible und individuell anpassbare Reporting-Funktion mit integrierten Layouts und Vorlagen Erinnerungs- s, Warnungen und Mitteilungen Single Sign-On Telefonischer Hotline Support 8

9 4 Wichtige Kontaktinformationen MobileXpense Gegründet: 2000 Hauptniederlassung: Zielsetzung: Brüssel Wir helfen unseren Kunden die Effizienz und die Richtigkeit ihrer Geschäftsreiseprozesse kontinuierlich zu verbessern. Adresse: Square Sainctelette, 12 B-1000 Brüssel Belgien Tel. : +32 (0) Internet: Xavier Deleval Managing-Partner, Mitbegründer Als Mitbegründer und Managing Director von MobileXpense ist Herr Deleval verantwortlich für die Unternehmens- und Produktstrategie. Zuvor arbeitete er in verschiedenen internationalen Management-Positionen bei Shell, unter anderem als Vorsitzender der internationalen Abteilung von EuroShell, wo er für das Management der Tankkarten in Europa zuständig war. Er hat seinen Master in Angewandter Mathematik an der renommierten Universität UCL Louvain-la-Neuve absolviert. Patrick Billiet Managing-Partner, Mitbegründer Als Mitbegründer und Managing Director von MobileXpense ist Herr Billiet verantwortlich für Vertrieb und Marketing. Auch er war zuvor bei Shell tätig, wo er für die Tankkarten und Treueprogramme in Benelux verantwortlich war. Er absolvierte seinen Master in Angewandten Wirtschaftswissenschaften (VUB Brüssel). Vonig Caudal Chief Operating Officer Herr Caudal arbeitet seit 2011 als Chief Operating Officer bei MobileXpense. Vor seinem Wechsel zu MobileXpense arbeitete Vonig in verschiedenen IT-Management- Positionen bei Belgacom. Er ergänzt das Team mit seinem reichen Erfahrungsschatz und praktischen Ansätzen, dank derer wir unsere hohen Standards halten und neue Serviceebenen anstreben können. Er absolvierte seinen Master in Informatik an der Université Rennes 9

10 5 Die Meilensteine 2012: Leistung: MobileXpense ist auf allen Kontinenten präsent 2011: Auszeichnung: FujiFilm Europe Triple P (Excellence in Purchasing) Award 2009: Erste globale Implementierungen 2007: Auszeichnung: SEAL Auszeichnung: Golden Bridge Award 2006: Auszeichnung: E-excellence in Belgien (Beste in der Kategorie e-content & e- Business Technologies ) 2004: Beginn der multinationalen Umsetzung 2003: Auszeichnung: Grand Prix Entreprendre Auszeichnung: Golden e-trends Award 2002: Auszeichnung: Best E-Business Application (Beste ebusiness-anwendung) 2001: Erster Kunde 2012: Kunden auf allen Kontinenten Rückerstattungen in Höhe von 370 Mio. EUR/Jahr 10

11 6 Literaturangaben 6.1 Geschäftspartner MobileXpense bietet seit 2003 White-Label-Lösungen für Partner wie Ceridian (eines der führenden Gehaltsmanagementunternehmen in Großbritannien), Logica (Großbritannien) und Meridian (Outsourcing von Geschäftsprozessen in Irland). 6.2 Schnittstellen-Partner MobileXpense verfügt zudem über eine Vielzahl von Schnittstellen zu Anbietern von Online-Buchungsmaschinen, wie Amadeus etravel, ifao Cytric, HRS.COM und MeetingSelect. Wir entwickeln zudem aktiv neue Schnittstellen für bestehende Kunden und Neukunden. 6.3 Direktkundenreferenzen FORTUNE 500 CANON GROUP FUJIFILM DENSO GROUP PANASONIC EMEA FUJITSU ELECTRONICS COCA-COLA CONOCOPHILLIPS SHELL MITTELSTÄNDISCHE MULTINATIONALE UNTERNEHMEN PANALPINA TAKEDA PHARMA VF EUROPE NIDERA TERUMO BELDEN THOMAS COOK LOGICA TOP 20 IN BELGIEN BELGACOM UCB PHARMA BARCO TRACTEBEL ENGINEERING 18 Länder 9 Länder 6 Länder 5 Länder 4 Länder 3 Länder 1 Land 1 Land 40 Länder 24 Länder 18 Länder 16 Länder 10 Länder 10 Länder 2 Länder 1 Land 1 Land 10 Länder 4 Länder 2 Länder 11

12 7 Neueste Pressemitteilungen Januar 2013 Januar 2012 November 2011 Oktober 2011 MobileXpense ist bei Kunden auf allen Kontinenten präsent! Für Nutzer von MobileXpense geht die Sonne niemals unter. Ein neues Rekordjahr für MobileXpense: 30 % Wachstum im Jahr 2011 Einzigartige Meeting-Management-Partnerschaft zwischen Meetingselect, AirPlus International und MobileXpense HRS-Hotelbuchungen über MobileXpense möglich April 2011 MobileXpense, Gewinner des FUJIFILM EUROPE 2011 Triple P Award 12

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