Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha JAHRESBERICHT

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1 Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha JAHRESBERICHT 1999 / 2000

2 Bei der Schreibung männlicher und weiblicher Pluralformen hat sich die Redaktion zu folgender Sprachregelung entschlossen: Bibliotheksmitarbeiterinnen erscheinen immer in der (vorherrschenden) weiblichen Form; zum Ausgleich werden alle anderen Personen nur in der männlichen Pluralform genannt. Herausgeber: Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha Nordhäuser Straße Erfurt Redaktionsschluss: November 2001 Bildnachweis: oben: Neubau der Universitätsbibliothek Erfurt (Foto: Stefan Müller-Naumann) unten: Forschungsbibliothek Gotha auf Schloss Friedenstein (Foto: J. Trübenbach) Umschlaggestaltung: Druckerei: Pressestelle der Universität Erfurt City Druck GmbH Erfurt 2

3 Inhaltsverzeichnis Seite 0. Vorwort Schritte zur Integration Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt Ehemalige Kirchliche Hochschule Naumburg Forschungs- und Landesbibliothek Gotha Raumsituation und Baumaßnahmen Universitätsbibliothek Erfurt Ausgangssituation Neubau Umzug Forschungsbibliothek Gotha Medienbearbeitung Universitätsbibliothek Erfurt Bestandsaufbau und Erwerbung Katalogisierung Sacherschließung Projekte Bestandserhaltung Forschungsbibliothek Gotha Bestandsaufbau und Erwerbung Katalogisierung Bestandserhaltung

4 4. Benutzung Universitätsbibliothek Erfurt Benutzung vor Bezug des Neubaus Benutzungsbetrieb im Neubau Information, Lesesaal und Mediothek Ausleihe Fernleihe Forschungsbibliothek Gotha Schriftliche Auskünfte Ausstellungen mit Leihgaben EDV und Neue Medien Universitätsbibliothek Erfurt EDV Neue Medien Forschungsbibliothek Gotha Benutzerschulung und Öffentlichkeitsarbeit Universitätsbibliothek Erfurt Benutzerschulung Öffentlichkeitsarbeit Forschungsbibliothek Gotha Führungen Schülerprogramm Tagungen Ausstellung Veröffentlichungen

5 7. Personal und Organisation Universitätsbibliothek Erfurt Forschungsbibliothek Gotha Mitarbeiterinnen in Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen Aus- und Fortbildung der Mitarbeiterinnen Chronik Verzeichnis der Abkürzungen

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7 0. Vorwort An der Universität Erfurt waren die Jahre 1999 und 2000 geprägt durch die Aufnahme des allgemeinen Studienbetriebs zum Wintersemester 1999/2000 an der Philosophischen Fakultät und zum Wintersemester 2000/2001 an der Staatswissenschaftlichen Fakultät. Innerhalb von Forschung und Lehre der Universität versteht sich die Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha als Blutkreislauf, der alle Organe versorgt. Je besser dies funktioniert, desto besser können die verschiedenen Organe der Universität arbeiten. Die Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha ist seit dem Beginn ihres Aufbaus im Jahre 1994 in der ungewöhnlich schwierigen Lage gewesen, neben dem Neuaufbau einer eigenen Struktur mehrere andere Bibliotheken zu integrieren, wodurch beträchtliche Sach- und Personalmittel gebunden wurden wurde die Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule in Naumburg übernommen und im Jahr 2000 die Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt/ Mühlhausen kam die ehemalige Forschungs- und Landesbibliothek Gotha mit über einer halben Millionen Bänden dazu (davon ca Bände aus dem 16. bis 19. Jahrhundert und ca Handschriften). In Bezug auf eine Übernahme der Sondersammlungen der Stadt mit der Amploniana werden intensive Verhandlungen mit der Stadt geführt und Vertragsentwürfe erarbeitet. Außerdem laufen Vorarbeiten für die beabsichtigte Integration der Bibliothek der Theologischen Fakultät Erfurt. Ein Meilenstein innerhalb des Berichtszeitraums 1999/2000 war die Errichtung und Fertigstellung des ersten Bauabschnitts des Bibliotheksneubaus auf dem Campus der Universität Erfurt, der am 3. November 2000 feierlich eröffnet wurde. Trotz der zahlreichen Zusatzaufgaben, die sich durch Bibliotheksübernahmen neben dem Neuaufbau einer modernen Universitätsbibliothek in einer sich gänzlich verändernden Bibliothekswelt ergaben, konnten wir ein Fundament schaffen für eine leistungsfähige Bibliothek. Dies war nur möglich durch den weit über die Pflicht hinausgehenden engagierten Einsatz der Bibliotheksmitarbeiterinnen und mitarbeiter und dank der Unterstützung durch die Verantwortlichen in Universität und Ministerien. 7

8 Wichtige Beiträge zum Erfolg verdanken wir unserem EDV-Systembetreuer Herr Tilman Faßbender, der nach schwerer Krankheit am 2. Mai 1999 starb, und unserer Diplombibliothekarin Frau Stephanie Müller, die unerwartet an ihren Leiden am 29. April 2000 verstorben ist. Ihnen gilt unser Gedenken. Christiane Schmiedeknecht 8

9 1. Schritte zur Integration Als der Neubau der Universitätsbibliothek am für die Leser seine Türen öffnete, standen dort Bände fertig bearbeiteter Literatur zur Verfügung. Für die Eröffnung einer neugegründeten Hochschulbibliothek war dies sicherlich ein ungewöhnlicher Vorgang. Möglich war diese Leistung nur durch eine Vorbereitungsphase von über 6 Jahren und durch den Einsatz von zahlreichen zusätzlichen Kräften aus Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen und einer Fremdfirma. Etwa die Hälfte des bei Eröffnung bereitstehenden Bestandes konnte auf diese Weise bearbeitet werden. Überwiegend stammten diese Bestände aus der Integration der Bibliotheken der Pädagogischen Hochschule Erfurt und der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg a. d. S Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt Die Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt (PHB) war während der Jahre 1999/2000 unter Aufrechterhaltung des Benutzungsbetriebes in die Universitätsbibliothek (UB) zu überführen. Aufgrund einer Vereinbarung vom war mit den Arbeiten bereits zuvor begonnen worden. Grundsätze des Vorgehens waren, dass nach dem Standard der UB bearbeitete Bücher auch nach den Bedingungen der UB verwaltet wurden. Entsprechend wurden mit Hilfe zahlreicher zusätzlicher Mitarbeiterinnen aus Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen wesentliche Teile der in Zentral- und Institutsbibliotheken gegliederten PHB nach den Standards der UB umgearbeitet. Dies ermöglichte zum einen, dass die Bestände schon frühzeitig ineinander sortiert werden konnten, so dass für den Bezug des Neubaus ein schon nahezu vollständig nach der systematischen Aufstellung geordneter Gesamtbestand verlagert werden konnte, zum anderen, dass noch vor Bezug des Neubaus die Ausleihverwaltung auf elektronische Verbuchung umstellbar war. Für den Bezug des Neubaus war es deshalb nur für drei Tage erforderlich, die Publikumsbereiche zu schließen. Um die Geschäftsgänge sowohl in der Buchbearbeitung als auch in der Benutzungsabteilung auf die zukünftige Vorgehensweise umzustellen, wurde das Personal der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule dann auch rechtlich zum in die Universitätsbibliothek überführt. Alle Mitarbeiterinnen wurden übernommen und für alle ließen sich Aufgabenfelder finden, in denen sie ihre Qualitäten 9

10 mit vielfältigem Erfolg zum Einsatz bringen. Für die Arbeit der UB und die Verhältnisse unter den Mitarbeiterinnen erwies sich dies als ausgesprochener Gewinn Ehemalige Kirchliche Hochschule Naumburg Die Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg wurde ab dem 11. Mai 1999 nach Erfurt verlagert. Bis dahin standen die Bestände noch in Naumburg den Benutzern zur Verfügung. Die Verlagerung wurde notwendig, weil aufgrund der doppelreihigen Regalbelegung die Etikettierung und Neusortierung des Bestandes für die systematische Aufstellung der UB nicht effektiv möglich war. Nach der Verlagerung wurden diese Arbeiten erfolgreich beendet und noch vor Bezug des Neubaus der Bestand in den Hauptbestand der UB einsortiert. Ohne die engagierte und tatkräftige Unterstützung zahlreicher zusätzlicher Mitarbeiterinnen aus Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen sowie der Naumburger Kolleginnen hätte diese Aufgabe nie bewältigt werden können. Leider konnte aus persönlichen Gründen keine der Naumburger Kolleginnen das Übernahmeangebot der Universität Erfurt annehmen. Die Universitätsbibliothek ist ihnen dankbar für die unter sehr schwierigen Bedingungen bis zum Ende konstruktiv geleistete Arbeit Forschungs- und Landesbibliothek Gotha Mit Inkrafttreten der Novelle des Thüringer Hochschulgesetzes zum 22. Mai 1999 ist die bisherige Forschungs- und Landesbibliothek Gotha mit ihren historischen Beständen im Umfang von ca Bänden (davon ca Bände aus dem 16. bis 19. Jahrhundert und ca Handschriften) Teil der Universität Erfurt geworden. Verbunden mit einem internationalen Forschungszentrum der Universität, das in Gotha angesiedelt werden soll, wird die Forschungsbibliothek (FB) am Standort Gotha ausgebaut und bildet zusammen mit der Universitätsbibliothek Erfurt die Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha (UFB). Vorausgegangen war ein längerer Prozess: Das Thüringer Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur (TMWFK) war zu der Einschätzung gelangt, dass die bestehende Selbständigkeit der Forschungs- und Landesbibliothek Gotha in mehrfacher Hinsicht nicht befriedigend sei. Sie berief deshalb eine Expertenkommission mit dem Auftrag zu untersuchen, ob und in welcher Art eine Eingliederung in 10

11 die Universität Erfurt die Nutzung und Erhaltung der wertvollen Sammlung verbessern könnte. Die im wesentlichen aus erfahrenen Bibliotheksdirektoren bestehende Kommission entwickelte ein Modell für die Bildung einer Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha. Es wurde empfohlen, die Forschungsbibliothek Gotha solle als Bestands- und Kompetenzzentrum für Handschriften und historische Buchbestände (bis 1850) ausgebaut werden und neue Aufgaben, insbesondere auf dem Feld der Digitalisierung ihrer wertvollen Bestände, übernehmen. Zugleich wurde eine Reduzierung um acht Stellen vorgeschlagen, wovon vier Stellen jedoch erst nach Abschluss der Rekatalogisierung (frühestens 2008) entfallen sollen. Ausgehend von den Festlegungen des Gutachtens der Expertenkommission wurde in den folgenden Monaten im Auftrag des TMWFK unter Federführung der Universitätsbibliothek ein Strukturkonzept erarbeitet. Da die Universität Erfurt beabsichtigt, in Gotha ein internationales Forschungszentrum einzurichten, das seinen Sitz in unmittelbarer Nähe zur Bibliothek im ehemaligen Landtagsgebäude (Schlossberg 2) finden soll, ist die vorgesehene Struktur weitgehend auf die Erfüllung der Aufgaben einer Forschungsbibliothek ausgerichtet. Entsprechend den Empfehlungen der Expertenkommission ist vorgesehen, dass der Geschäftsgang für nach 1850 erschienene Literatur nach Erfurt verlagert wird. In Gotha werden Arbeitsgruppen gebildet, welche sich der Erschließung der Altbestände und der spezifischen Betreuung der Forscher widmen. Entsprechend bestehen die Aufgaben der Mitarbeiterinnen des höheren Dienstes nicht in der Betreuung einzelner Fächer, sondern bestimmter zeitlicher oder regionaler Abschnitte der Überlieferung. Die Umsetzung dieses Personalkonzeptes wird allerdings einige Jahre benötigen. Ein zweiter Schwerpunkt des Strukturkonzeptes bildet die Erschließung des Bestandes: Angestrebt wird eine mittlere Erschließungstiefe, welche den meisten Anforderungen der Forschung gerecht wird und bibliographische Eindeutigkeit in sehr großem Umfang gewährleistet. Verknüpft werden sollen die Katalogisate mit digitalisierten Abbildungen der wichtigsten Seiten des Druckes (Titelblatt, Kolophon etc.). Schon bei der Erstellung des Erschließungskonzeptes für den Druckschriftenbestand wurde deutlich, dass die Erschließung kaum mit den verbliebenen eigenen Kräften zu bewerkstelligen ist, handelt es sich doch um eine Arbeitsvolumen von nahezu 110 Mannjahren. 11

12 Den dritten Schwerpunkt des Strukturkonzeptes bildet ein Konzept zur Raumnutzung. Die Bibliothek nimmt mit mehr als qm Nutzfläche auf Schloss Friedenstein abgesehen von einigen Räumen im Erdgeschoss den gesamten Ostflügel und Ostturm ein. Das derzeitige Haupttreppenhaus befindet sich jedoch am entgegengesetzten Ende des Ostflügels. Entsprechend sind die verschiedenen Funktionsbereiche (Benutzung, Magazin, Verwaltung, Schauräume, Veranstaltungsbereich) ungünstig miteinander verflochten, schwer zugänglich zu machen bzw. personalintensiv zu betreuen. Außerdem besteht für die Benutzung nur ein Lesesaal von 48 qm Grundfläche. Das Konzept sieht vor, das zwischen Turm und Ostflügel gelegene Treppenhaus als Erschließung zu nutzen und über einen Aufzug auch den Keller einzubeziehen. Hierdurch könnten die verschiedenen Funktionsbereiche voneinander getrennt und bessere Nutzungs- und Magazinbereiche geschaffen werden. Allerdings sind hierfür erhebliche Mittel erforderlich. Bislang bestehen keine Erkenntnisse zu den offenkundigen statischen Problemen und zur schützenswerten Denkmalsubstanz, so dass keine genaueren Aussagen möglich sind. Die Umsetzung des Strukturkonzeptes wurde seitens des TMWFK mit Schreiben vom empfohlen. Die Jahre 1999 und 2000 waren davon geprägt, neue Strukturen aufzubauen und die Geschäftsgänge beider Bibliotheken aufeinander abzustimmen. In diesen Jahren verfügte die Forschungsbibliothek noch über ein eigenes Kapitel im Landeshaushalt. Der große Unterschied zur Integration der Bibliothek der Kirchlichen Hochschule Naumburg und der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt liegt neben dem Umfang der Gothaer Bibliothek darin begründet, dass sie mit ihrem Bestand an alten Drucken und Handschriften eine betreuungsintensivere Nutzerschaft aufweist und nicht mit Hilfskräften oder Mitarbeiterinnen aus Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen erschlossen werden kann. Einheitliche Benutzungsbedingungen wird es nie geben, und bis der Bestand in den Datenbanken erfasst ist, wird wesentlich längere Zeit vergehen. Außerdem besteht die Verantwortung, die kostbaren Sammlungen auch der Öffentlichkeit mit Ausstellungen und Führungen zugänglich zu machen. Altbestände bedürfen einer wesentlich intensiveren Vermittlung, angefangen mit Kursen für Studenten bis hin zur Mitwirkung bei Editionsvorhaben. 12

13 2. Raumsituation und Baumaßnahmen 2.1. Universitätsbibliothek Erfurt Ausgangssituation Mit dem Wachstum des Buchbestands hatte sich der Raumbedarf der UB in den Jahren 1994 bis 1998 auf drei Magazinstandorte im Stadtgebiet und auf dem Campus ausgedehnt. Anfang 1999 kam noch ein viertes und vorläufig letztes Außenmagazin am Sorbenweg dazu. Außerdem wurde der UB ein weiterer Magazinraum am Standort Gotthardtstraße vom Stadtarchiv mietfrei überlassen. Durch diese Vergrößerung der Magazinkapazität wurde es möglich, den Bestand der Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg, der zwar durch die Retrokonversion schon katalogmäßig in den Bestand der UB aufgenommen und teilweise nach der Regensburger Verbundklassifikation (RVK) systematisch geordnet und etikettiert, aber überwiegend ( Bände) noch in der Othmarskirche in Naumburg aufgestellt war, nach Erfurt zu holen und in die einheitliche systematische Aufstellung in Erfurt zu integrieren. Dadurch waren die Naumburger Bestände rechtzeitig zu Beginn des Studienbetriebs der Universität im Wintersemester 1999 vor Ort verfügbar. Außerdem wurde die Umzugsplanung wesentlich erleichtert, indem beim Bibliotheksumzug in den Neubau im Jahr 2000 nicht mehrere, in sich systematisch aufgestellte Bestände ineinandersortiert werden mussten, sondern der Gesamtbestand fachgruppenweise in der vorhandenen Folge, nur mit mehr Luft, d.h. mit definierten Lücken in den Neubau umgesetzt werden konnte. Auch das Bibliothekspersonal war bis zum Umzug auf vier Standorte verteilt. Die meisten Mitarbeiterinnen (Buchbearbeitung, Fachreferentinnen, Direktion/Verwaltung, EDV) arbeiteten immer noch in der Gotthardtstraße, aber die gesamte Benutzungsabteilung, das Zeitschriften- und das Medien-Team, das Baubüro und die ABM-Projekte zur Einarbeitung des PH-Bestands befanden sich bereits auf dem Campus. Alle übrigen Standorte wurden zumindest halbtags von Magazinpersonal betreut. 13

14 Neubau Der erste Bibliotheksbau auf dem Campus und zugleich der erste Neubau der Universität konnte im Jahr 2000 bezogen werden. Vorangegangen war eine Planungsphase von mehr als sechs Jahren, die von den ersten Entwürfen des Raumprogramms (1993) über den Architektenwettbewerb (1994/95), die Entwurfs- und Ausführungsplanung ( ) zur Realisierung des 1. Bauabschnitts führte. Die Planung sowie die überwachende Bauleitung lag beim Architekturbüro Koch+Partner (München), das im Architektenwettbewerb einstimmig den 1. Preis erhalten hatte. Die Bauausführung im Frühjahr 1998 wurde vergeben an eine Arbeitsgemeinschaft (ARGE) Universitätsbibliothek, bestehend aus DYWIDAG und Walter Bau AG, als Generalunternehmer. Der Bau begann im Juli Am 9. Juni 1999 fand das Richtfest statt. Genau eine Woche vorher war das Dachgeschoss durch einen Brandanschlag beschädigt worden, wobei glücklicherweise niemand zu Schaden kam. Dieses Ereignis trug aber zur Verzögerung des Bauablaufs bei, in deren Folge die vertraglich vereinbarte Bauzeit von 16 Monaten ( bis ) sich auf 21 Monate verlängerte. Am wurde der Neubau an die Bibliothek übergeben. In den Wochen danach glich er wegen der zahlreichen Restarbeiten immer noch einer Baustelle, während zugleich die Möblierung und die ersten Umzugsaktivitäten begannen. Die ersten Bewohner des Neubaus waren die Magazinerinnen: Mit Beginn des Bücherumzugs am wurde der Neubau zunächst zum geschlossenen Magazin, aus dem die Bücher wie bisher über die Ausleihtheke in einem Lehrgebäude auf dem Campus bereitgestellt wurden. Das Verfahren zur Ausschreibung und Vergabe der Ersteinrichtung entsprechend der vorliegenden Haushaltsunterlage (HU-Gerät) oblag dem Staatsbauamt Erfurt, die funktionalen und gestalterischen Vorgaben kamen von der UB und vom Architekturbüro Koch+Partner. Dadurch dass der Architekt an der Planung und Vergabe der Einrichtung beteiligt war, konnte in vielen Bereichen eine gestalterische Einheit von Bau und Möblierung erreicht werden, die viel zum überzeugenden Gesamteindruck des Gebäudes beiträgt. Ein Teil der Möbel (insbesondere Lesetische und andere Holzmöbel im Freihandbereich) wurde nach Architektenentwurf angefertigt, in den Büroräumen kamen Standardmöbel zum Einsatz. 14

15 In enger Abstimmung mit dem Staatsbauamt wurde ein Zeitplan aufgestellt und umgesetzt, der die verschiedenen Phasen und Abhängigkeiten von Einrichtung und Umzug berücksichtigte. Nach der Übernahme des Gebäudes mussten zunächst die aktiven Netzkomponenten für die EDV installiert werden, da sie im Auftrag des Generalunternehmers nicht enthalten waren. Ab Mai 2000 wurden zuerst die Büros möbliert, damit Telefone und PCs aufgestellt und eingerichtet werden konnten, um die Voraussetzungen für den Mitarbeiterumzug zu schaffen. Tatsächlich war die Infrastruktur für die Arbeit der Mitarbeiterinnen, die im Juni in den Neubau einzogen, von Anfang an funktionsfähig. Nach und nach sammelte man Erfahrungen mit den technischen Anlagen: die Aufschaltung der Brandmeldeanlage zur Feuerwehr, die ersten Probealarme, der Betrieb der Buchförderanlage, die Einregulierung der Klimaanlagen, die Tücken der Licht- und Jalousiesteuerung, die vielfältigen Funktionen der Einbruchmeldeanlage alles erforderte viel Zeit, Geduld und zähes Ringen um die notwendigen Nachbesserungen. Besonders hilfreich war es in dieser Situation, einen einschlägig qualifizierten Diplomingenieur als Betriebstechniker zur Seite zu haben, der im Februar 2000 von der Universität eingestellt wurde, zu spät für eine Mitwirkung an der Planung, aber rechtzeitig für die Übernahme der Anlagen und Einweisung in die sehr komplexe Betriebstechnik des Bibliotheksneubaus. Durch den Neubau veränderte sich die innere und äußere Organisation der Bibliothek beträchtlich, da es vorher ja kein gemeinsames Bibliotheksgebäude gab und nur ein kleinerer Teil der Mitarbeiterinnen unmittelbar mit dem Benutzungsbetrieb zu tun hatte. Zugleich wurden mit dem Umzug auch die Teams der Buchbearbeitung neu strukturiert, so dass das neue Gebäude für viele Mitarbeiterinnen zugleich neue Zimmernachbarn, veränderte Arbeitsabläufe und neue Aufgabengebiete mit sich brachte. Ende August waren die Möblierung und EDV-Ausstattung der Öffentlichkeitsbereiche so weit abgeschlossen, dass die Benutzungsstellen in den Neubau umgesetzt und die Bibliothek am für die Benutzung geöffnet werden konnte. Auch für die Nutzer bot der Neubau völlig veränderte Arbeitsbedingungen: weitläufige Lese- und Freihandbereiche (ca Bände in systematischer Freihandaufstellung unter einem Dach) mit großzügigen Öffnungszeiten (Mo-Fr 8-24 Uhr), dafür teilweise reduzierte Ausleihmöglichkeiten gegenüber dem Provisorium. Die lichte, offene 15

16 Bauweise des Gebäudes bringt wegen der durchgehenden Lufträume akustische Probleme mit sich, auf die sich alle Besucher zunächst einstellen müssen, um den Geräuschpegel in erträglichen Grenzen zu halten. Die steigenden Benutzerzahlen und viele positive Reaktionen zeigen jedoch insgesamt eine starke Resonanz auf die architektonische und funktionale Qualität des Gebäudes. Vier Wochen nach der eher beiläufigen Eröffnung veranstaltete die Bibliothek am einen Tag der offenen Tür, der durch ein buntes Programm viele interessierte Besucher aus der Stadt anzog. Die feierliche Einweihung in Anwesenheit des Ministerpräsidenten, der Ministerin für Wissenschaft, Forschung und Kunst und zahlreicher geladener Gäste fand am statt. Parallel zum Bau lief die Planung und Realisierung der Außenanlagen. Für den Umzug war die Erschließung von Westen (Lieferanfahrt) notwendige Voraussetzung und wurde dank der abgestimmten Zeitplanung rechtzeitig fertig. Als zweiter Teilbauabschnitt folgte die Gestaltung des Vorplatzes, der auch pünktlich zur Eröffnungsfeier im November 2000 begehbar war. Zuletzt wurde die Magistrale vom Haupteingang der Bibliothek zur Nordhäuser Straße mit der anschließenden Grünfläche angelegt, die den Campus zur Stadt hin öffnet und eine neue, großzügige Eingangssituation schafft. Zur Kunst am Bau gab es 1999 einen Wettbewerb mit 53 Teilnehmern, bei dem die Rauminstallation von Dietrich Förster (Feldkirchen) den 1. Preis gewann. Das Kunstwerk besteht aus 100 rotlackierten Aluminiumröhren, die in einer zunächst strengen, sich nach oben immer mehr auflockernden Ordnung im zentralen Luftraum des Freihandbereichs schweben Umzug Die Planung für den Bibliotheksumzug begann mit einem Vorlauf von etwa 1½ Jahren. Aufgrund einer Ausschreibung für die Logistik und Projektleitung des Umzugs wurde der Zuschlag im Februar 1999 an die Firma Grohmann GmbH (Berlin) vergeben. Mit dem beauftragten Projektleiter begann im Frühjahr 1999, also ein Jahr vor dem Umzug, eine stetige und intensive Planungsarbeit. Besonders großen Raum nahm die Planung des Medienumzugs (Bücher und sonstige Medien) ein. Insgesamt waren ca Bände (einschließlich der noch in Bearbeitung befindlichen Bestände) 16

17 von den vier Magazinstandorten in den Neubau umzusetzen. Der zahlenmäßig größte Bestand war der systematisch nach den Fachgruppen der RVK geordnete Lesesaalbestand (ca Bände mit dem Standort LS, zunächst ohne den Bestand des PH-Lesesaals und der Lehrbuchsammlung). Dieser sollte im Neubau mit definierten Lücken möglichst gleichmäßig auf die verfügbaren Regale verteilt werden, wobei die inhaltliche Gliederung des Bestandes den baulichen Strukturen entsprechen sollte. Bei der Berechnung der Lücken war außerdem der zu erwartende Zuwachs pro Fach in unterschiedlichem Maße zu berücksichtigen. Die Rechnung zur Zieladressierung der Bücher basierte auf einem PICA-Datenabzug des gesamten Lesesaalbestandes an einem Stichtag zwei Wochen vor Umzugsbeginn. Gleichzeitig wurde der mit diesem Stichtag eingefrorene Bestand am Regal ausgemessen, um den Platzbedarf der Bände zu ermitteln. Für die Aufstellung im Neubau waren pro Regalboden eine Standardlücke (in der Regel 40 cm) sowie bestimmte inhaltliche Zäsuren vorgesehen, bei denen nach Wunsch des Fachreferentinnen ein neuer Regalboden bzw. ein neues Regal beginnen sollte. Aufgrund dieser Daten konnte der aktuelle PICA- Datenabzug mit Excel so bearbeitet werden, dass für jeden Band definiert war, auf welchem Regalboden im Neubau er landen sollte. Dieses Verfahren der Zieladressierung ermöglichte die Erstellung von Vorgabelisten, anhand derer sich das Ein- und Auspacken gut überwachen ließ und auch an mehreren Stellen gleichzeitig gearbeitet werden konnte. Im Verlauf der Planung entstand außerdem der Ausschreibungstext für den Umzug einschließlich einer Umzugsdatenbank, die sämtliche Arten und Massen des Umzugsgutes mit Ausgangs- und Zielort auflistete. Hinzu kam ein Zeitplan der einzelnen Umzugsphasen, der bis ins Detail mit dem Zeitplan für Bau, Einrichtung und Außenanlagen koordiniert war, und zuletzt ein Umzugsleitfaden für die Mitarbeiterinnen der UB. Im November 1999 wurde ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben, aufgrund dessen 5 Bewerber für die Teilnahme am beschränkten Ausschreibungsverfahren für den Umzug ausgewählt wurden. Diese 5 Teilnehmer, bei denen eine spezielle Qualifikation für einen Bibliotheksumzug dieser Größenordnung aufgrund der Referenzen anzunehmen war, erhielten Ende Januar die Ausschreibungsunterlagen und hatten Anfang Februar bei einem Ortstermin Gelegenheit, sich selbst ein Bild von den örtlichen Verhältnissen zu machen. 17

18 Nach Eingang, Prüfung und Wertung der Angebote wurde Anfang März 2000 der Auftrag an die Firma Deuerling GmbH (mit Paul v. Maur GmbH als Subunternehmer) vergeben. Es blieben also ca. 6 Wochen für die Feinplanung des Umzugs in Abstimmung mit den ausführenden Firmen. In dieser Zeit konstituierte sich das Umzugs-Team, das später während der gesamten Umzugsphase Tag für Tag zusammenarbeitete und alle auftretenden Probleme mit verteilten Zuständigkeiten gemeinsam zu lösen hatte. In unmittelbarer Nähe zum Neubau, neben dem Baubüro, wurde eine Umzugsleitstelle eingerichtet, die für Besprechungen und als Stützpunkt für die praktische Arbeit diente. Das Umzugs-Team bestand aus den Umzugsplanerinnen der UB (1-3 Personen), dem Projektleiter (Logistik) und den Vertretern der Umzugsfirmen. Außerdem waren für jeden Standort der UB, von dem Mitarbeiterinnen in den Neubau umziehen sollten, rechtzeitig vorher 1-2 Umzugsbeauftragte benannt worden, die sich mit dem Umfang und der Zieladressierung des Büroumzuges beschäftigt hatten. Dies war beim Mitarbeiterumzug eine unentbehrliche Hilfe, weil Teile des Mobiliars sowie umfangreiche Akten- und Buchbestände aus den Dienstzimmern transportiert und teilweise neu zugeordnet werden mussten und sowohl präzise Vorbereitung als auch schnelle Entscheidung in Zweifelsfällen gefragt waren. Hilfreich war auch die enge Zusammenarbeit mit der Büroleiterin der UB im Hinblick auf die Inventarisierung bzw. Verschiebungen von Inventar zwischen den Räumen der Universität (ehemals PH) und der Bibliothek, die nicht immer leicht nachzuvollziehen waren. Insgesamt dauerte der Medienumzug sechs Wochen (von Mitte April bis Ende Mai), wobei zwischendurch in mehreren Etappen die freigewordenen Regale in den angemieteten Ausweichmagazinen demontiert und im Magazin des Neubaus wieder aufgebaut werden mussten, bevor dort die entsprechenden Magazinbestände eingelagert werden konnten. Pro Umzugstag wurden durchschnittlich ca. 750 lfd. Meter Buchbestand umgesetzt. Für die Benutzung waren die Bücher trotzdem verfügbar, da man immer nachvollziehen konnte, ob sie sich noch am Ausgangsort, im Transportwagen oder am Zielort befanden. Im Juni folgte der Mitarbeiterumzug. Ganz zuletzt, eine Woche vor der Eröffnung des Neubaus, waren die Benutzungsbereiche auf dem Campus umzusetzen. Das bedeutete noch einmal mehrere kleinere Medienumzüge: der Lesesaal-Bestand (4.500 Bände) wurde als erster umgezogen und von den Bibliothekarinnen der UB innerhalb von 2 18

19 Tagen in den Freihandbestand im Neubau einsortiert; danach folgte der Bestand des Zeitschriftenlesesaals, dann die Lehrbuchsammlung. Als letzte zogen die Mitarbeiterinnen der Benutzungsabteilung in den Neubau um, wo sie nicht nur ihre eigenen Arbeitsplätze, sondern alle Theken und Funktionen im Öffentlichkeitsbereich in Betrieb nahmen. Nach nur dreitägiger Schließung öffnete die Bibliothek am Montag, den im Neubau ihre Türen Forschungsbibliothek Gotha Der Berichtszeitraum ist dadurch geprägt, dass erste Schritte in Bezug auf die Entflechtung von Magazinräumen, Büroräumen und Öffentlichkeitsbereich begonnen werden konnten. Da nicht abzusehen war, wann es zu einer Einigung zwischen Herzogshaus, Freistaat Thüringen und Stadt Gotha zu den Eigentumsrechten an der Immobilie kommt, wurde eine Interimskonzeption entwickelt, welche eine Umnutzung von Räumen ermöglicht, diese aber nur in einem geringen Grad ausstattet, so dass sie auch bei Realisierung der endgültigen Nutzungskonzeption ohne Fehlinvestitionen anderen Zwecken zugeführt werden können. Notwendig war es insbesondere, Platz für die zum Teil in Magazinabschnitten untergebrachten Mitarbeiterinnen sowie für zusätzliche Kräfte zu schaffen. Bis zu einer endgültigen räumlichen Reorganisation der Forschungsbibliothek nach den Grundsätzen des Strukturkonzeptes kann der Prozess der Trennung der Funktionsbereiche Benutzung, Verwaltung und Magazin im Jahr 2001 voraussichtlich abgeschlossen werden. Ende des Jahres 1999 wurden die aufwendigen Instandsetzungsarbeiten nach der Schwammsanierung von vier historischen Räumen abgeschlossen: der Fußboden wurde komplett aufgenommen und teilweise die Deckenbalken ausgewechselt, das Parkett wurde erneuert, und die Regalierung überarbeitet. Diese Sanierung wurde von der Stadt Gotha aus Mitteln des Landesdenkmalamtes durchgeführt. Die im Zuge der Sanierung dieser Räume nötig gewordene Erneuerung der Zwischendecke zum 1. OG führte dazu, dass das in dem darunter liegenden Raum eingebaute Stahlmagazin komplett geräumt werden musste. Nach dieser Räumung und der abschließenden Renovierung des Raumes zu einem Büro mit allen erforderlichen Elektround EDV-Installationen, der Aufarbeitung des Fußbodens und der malermäßigen Instandsetzung konnte die Handschriftenabteilung 19

20 sowie die Diplombibliothekarinnen, die die Drucke des 16. Jahrhunderts betreuen, dort einziehen. Sechs Räume im EG, in denen zuletzt die Bibliothek der Museen der Stadt Gotha untergebracht war, wurden nach mehrjährigen Verhandlungen der Forschungsbibliothek zugesprochen und konnten im Jahr 2000 als Arbeitsräume hergerichtet werden. Da eine grundhafte Sanierung der Wände auch wegen eines Hausschwammbefalls nötig war, konnte auf die Raumaufteilung Einfluss genommen werden: aus zwei kleinen Räumen wurde ein großer, besser vom Tageslicht versorgter Raum. Teilweise wurde der Fußboden komplett erneuert, teilweise wurden die vorhandenen alten Dielen aufgearbeitet. Die Beheizung der Räume wurde durch eine Sockelleistenheizung realisiert. In Bezug auf die Elektro- und EDV-Installation und die Brandmelde- und Sicherheitstechnik wurde in diesen Räumen alles auf den neuesten Stand gebracht. Im ehemaligen Clubraum des in DDR-Zeiten bestehenden Methodischen Zentrums, wurde eine Rollregalanlage eingerichtet. Diese umfasst 769 laufende Meter und bietet Platz für Bände. Die unzureichenden räumlichen Bedingungen der zwei Mitarbeiterinnen der Verwaltung und des Leiters der Forschungsbibliothek, der in einem Durchgangszimmer innerhalb des Flures untergebracht war, wurden durch Umzug in zwei Räume, in denen vorher die Mitarbeiterinnen der Handschriftenabteilung und des VD 17-Projektes gesessen hatten, nach Aufarbeitung des Dielenfußbodens sowie Anpassung der EDV-Technik, wesentlich verbessert. In das frei gezogene Zimmer der Verwaltung wird der EDV- Mitarbeiter einziehen, welcher bisher in einem Raum von 6 m² Grundfläche untergebracht war. Dieser wird fortan als abgeschlossener Raum nur für die Servertechnik genutzt. Im Jahr 2000 wurde eine EDV-Anlage zum Klimamonitoring installiert, die es von zentraler Stelle aus ermöglicht, das Magazinklima in Bezug auf Luftfeuchtigkeit und Temperatur zu überwachen. Die entsprechenden Daten werden mittels Funktechnik an die zentrale Station übertragen, an der eventuelle Abweichungen der Sollwerte sofort gemeldet werden. Schwierigkeiten bereiten noch die dicken Wände und die Stromversorgung der erforderlichen Signalverstärker, so dass noch keine optimale Positionierung der Geräte möglich war. Im Jahr 2000 wurden zwanzig verwitterte Fenster im Turmmagazin (Ostturm 3.OG) und zehn in der Handschriftensammlung (Ostturm 20

21 1.OG) ersetzt. Ein historisch wertvolles Fenster wurde nach den Auflagen der Denkmalpflege überarbeitet. Dringend ersetzungsbedürftig waren Ende 1999 insgesamt 90 Fenster. Im 3. OG konnten zwei Räume mit je zwei Arbeitsplätzen durch eine komplett neue EDV-Installation als Büroräume gewonnen werden. 21

22 3. Medienbearbeitung 3.1. Universitätsbibliothek Erfurt Bestandsaufbau und Erwerbung Bestandsaufbau Jeweils zum Wintersemester haben die Philosophische Fakultät (1999/2000) und die Staatswissenschaftliche Fakultät (2000/2001) der Universität Erfurt ihren Studienbetrieb aufgenommen. Die Ankunft der neuen Universitätsprofessorinnen und professoren prägt den Bestandsaufbau der Universitätsbibliothek entscheidend. Neben den fortlaufenden Aufbau eines Grundbestandes in den Fachreferaten tritt verstärkt die Beschaffung spezialisierter, den Lehrstuhlprofilen entsprechender Literatur. Durch Vermittlung einzelner Lehrstühle konnten wichtige Tauschbeziehungen zur Bibliothek der Waseda- Universität in Tokio sowie zur Bibliothek der Universidad Pontífica in Peru geknüpft werden. Ebenso sind wertvolle Geschenke (Bibliothek Erich Weis, Bibliothek Minahiko Ogino, Japan Foundation, Grants der Kanadischen und der US-Botschaft, Rezensionsexemplare des Harvard Business Manager) und der Ankauf eines Teils der Bibliothek Ulrich Haarmann der umsichtigen Vermittlung einzelner Professoren zu verdanken. Für den vorgesehenen fachübergreifenden Themenschwerpunkt Böhmen wurde die Bibliothek Josef Hrabak erworben. Monographienerwerbung In engem Zusammenhang mit der geschilderten Entwicklung der Universität und dem gemeinsamen Bestandsaufbau durch Fachreferentinnen und Lehrstühle stehen folgende Neuerungen in der Monographienerwerbung: 1999 wurde die 1997 eingeführte Fächerbudgetierung durch eine Lehrstuhlbudgetierung erweitert. Die neuen Lehrstühle erhielten dazu aus den Grundbestandsmitteln der Bibliothek eigene Lehrstuhlmittel. Um die Literaturbedürfnisse von Lehrstühlen mit besonderen Profilen (Islam, Judentum, Lateinamerikanische Geschichte, Ostasiatische und Westasiatische Geschichte) erfüllen zu können, hat die UB Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten im außereuropäischen Ausland aufgenommen. Auf dem antiquarischen Sektor verlagerte sich der Schwerpunkt vom angebotsorientierten Erwerb zur Beschaffung von Desiderata via Internet-Antiquariatsbuchhandel oder Reproduktion. Den im Internetbuchhandel auftreten 22

23 den Schwierigkeiten (fehlende Kreditkarte, nicht angekommene oder eingelöste Schecks bei eigens ausgehandelter Zahlung nach Lieferung, Zoll) begegnete die Bibliothek mit der Übertragung des Geschäftes an einen Library Supplier, bevor sie Ende 2000 durch einen inländischen Antiquar das Angebot erhielt, dessen private Kreditkarte leihweise benutzen zu können. Darüber hinaus können folgende Entwicklungen und Fortschritte verzeichnet werden: Im Kontext der Integration der PHB sind die monographischen Fortsetzungen dieser Bibliothek in die Verwaltung der UB übergegangen konnte ein Aussonderungsgeschäftsgang für Monographien beschlossen und in der Praxis erprobt werden. Die Überwachung des Mittelabflusses einschließlich der gebundenen Mittel und die Führung der erwerbungsrelevanten statistischen Daten erfolgt in der Zeitschriften- und Monographienerwerbung der UB seit 2000 ausschließlich über das PICA-Erwerbungsmodul ACQ. Auf eine parallele konventionelle Erfassung wird seitdem verzichtet. In diesem Zusammenhang hat sich die Abteilung Buchbearbeitung intensiv um eine Verbesserung und Verstetigung der Qualität der Dateneingabe bemüht. Ein Outsourcingprojekt im Bereich Vorakzession und Bestellkatalogisierung im Verbundkatalog mit einem erfahrenen und innovativen Library Supplier hat zu dem Ergebnis geführt, dass dieses Outsourcingkonzept konventionell arbeitenden Bibliotheken und Erwerbungsabteilungen dienlich sein kann, elektronisch und integriert organisierten Bibliotheken jedoch wenig Entlastung und Freiraum verschafft. Zeitschriftenerwerbung Der Bestand an laufenden Zeitschriften wurde von Abonnements (UB und PH) im Jahre 1998 auf Abonnements (Standort Erfurt) Ende 2000 ausgebaut. Die neu eingerichteten Abonnements betrafen vor allem die Fächer Allgemeine und vergleichende Sprachund Literaturwissenschaft, Geschichte, Recht, Philosophie, Psychologie, Religionswissenschaft und Wirtschaftswissenschaft wurden von 93 Zeitschriftentiteln ältere Jahrgänge in einem Volumen von ,- DM erworben. Im Jahr 2000 belief sich das Rückergänzungsvolumen auf ,- DM für 120 Zeitschriftentitel. Der Bestand an laufenden CD-ROM-Abonnements ist von 71 im Jahre 1999 auf 110 am Jahresende 2000 angewachsen. 23

24 1999 wurde die erste Online-Zeitschrift erworben. Ende 2000 waren insgesamt 121 elektronische Zeitschriften und 12 Online-Datenbanken für die Bibliotheksnutzer direkt zugänglich. Der Schwerpunkt liegt auf der Kombination von Printabonnements mit Online-Ausgaben. Es gibt aber auch Zeitschriftentitel, die nur online kostenpflichtig bereitgestellt werden. Ende des Jahres 2000 wurde die Nutzungsberechtigung für das USamerikanische elektronische Zeitschriftenarchiv JSTOR (Arts & Science I Collection) erworben. Die Arts & Science I Collection von JSTOR stellt 115 geistes- und sozialwissenschaftliche Zeitschriften von ihrem ersten Jahrgang an bis zu einem moving wall (je nach Titel 2-5 Jahre vor dem aktuellen Jahrgang) online zur Verfügung. Seit der Bibliothekseröffnung im Jahr 2000 werden 28 deutsche und internationale Tages- und Wochenzeitungen angeboten. Für 12 Titel wurden in größerem Umfang ( ,- DM) ältere Jahrgänge als Mikrofilm erworben. Mit der vollständigen Übernahme der Abonnements der Pädagogischen Hochschule in das PICA-Erwerbungsmodul ACQ wie auch in die gemeinsame Rechnungsbearbeitung und Haushaltsüberwachung wurde die Integration der PH-Abos abgeschlossen. Um die Nachweissituation der Zeitschriften insgesamt zu verbessern, wurden die Abodaten in den verschiedenen PICA-Modulen (ACQ, OUS, NMN) abgeglichen. Darüber hinaus wurden die Abodatensätze im ACQ und die Erfassung von Erwerbungsdaten (Rechnungseingabe) an die Erfordernisse der maschinellen Gewinnung von statistischen Daten angepasst. Ab 1999 werden CD-ROM und E-journals im ACQ verwaltet. 24

25 Statistik Erwerbung (Standort Erfurt) Stand: Berichtsjahr UB 1999 PH 1999 UB (inkl. PH 1 ) 2000 Bestand Buchbinderbände Dissertationen (gedruckt) Karten (Blätter) Noten (physische Einheiten) Normen (physische Einheiten) Tonträger (Einzelstücke) Dias (Ausleiheinheiten) Filme und Videos (physische Einheiten) Mikromaterialien (Einzelstücke) Sonstige Materialien (physische Einheiten) Summe (physische Einheiten) Zugang Buchbinderbände Dissertationen (gedruckt) Karten (Blätter) Noten (physische Einheiten) Tonträger (Einzelstücke) Dias (Ausleiheinheiten) Filme und Videos (physische Einheiten) Mikromaterialien (Einzelstücke) Sonstige Materialien (physische Einheiten) Summe (physische Einheiten) Zugang nach Erwerbungsarten (physische Einheiten) Kauf Tausch Geschenk Summe Zeitschriften laufend gehaltene Zeitschriften davon elektronische Zeitschriften (CD-ROM, Online) Dabei ist zu berücksichtigen, dass nicht alle Bestände der PH (z.b. Dubletten, naturwissenschaftliche Literatur) in den Bestand der UB übernommen wurden. 25

26 Stand: Berichtsjahr UB 1999 PH 1999 UB (inkl. PH) 2000 Ausgaben Erwerbung (in DM) Erwerbung insgesamt darunter: HBFG laufend gehaltene Zeitschriften Fortsetzungen elektronische Medien Einband Ausgaben für Erwerbung nach Fächern insgesamt (in DM) Allgemeines Philosophie Psychologie Religion und Theologie Soziologie Politik Wirtschaft Recht Erziehung Volks- und Völkerkunde Naturwissenschaften allgemein Informatik Chemie Geowissenschaften Biologie Medizin Technik allgemein Elektrotechnik Land- u. Hauswirtschaft Chemische Technik, Versch. Technologien Bildende Kunst, Photografie Musik, Theater, Tanz, Film Sport, Spiele Allg. u. Vergl. Sprach- u. Literaturwissenschaft Anglistik Germanistik Romanistik Klassische Philologie Slawistik Sonstige Sprachen (Sprach- und Lit.wiss.) Belletristik, Kinder- u. Jugendliteratur Archäologie, Vorgeschichte, Geschichte Sozial- und Wirtschaftsgeschichte Geographie

27 Katalogisierung Monographienkatalogisierung Das Berichtsjahr 1999 war innerhalb der Abteilung Buchbearbeitung durch die Festigung der Organisationsform in Fachteams und durch die Intensivierung der Zusammenarbeit mit den Fachreferentinnen gekennzeichnet. Die Anforderungen an die Fachteams waren hoch, da sich aufgrund des Aufbaus der Universität neue Lehrstühle und neue Fächer bildeten. Daraus resultierte die notwendige Einarbeitung in neue Systematikbereiche und teilweise eine neue Zuordnung von Fachreferentinnen zu Fachteams. Im Zusammenhang mit dem Umzug in den Bibliotheksneubau im Jahr 2000 wurde die Abteilung Buchbearbeitung neu strukturiert und insgesamt in 6 Teams gegliedert (4 Fachteams, ein Team zur Bearbeitung Neuer Medien und ein Zeitschriften-Team). Aus der Neustrukturierung resultierten umfangreiche Modifizierungen der internen Geschäftsgänge (Angleichen der internen Katalogisierungsrichtlinie für die Monographien- und Zeitschriftenerschließung; Entwicklung gemeinsamer Schnittstellen für die technische und buchbinderische Bearbeitung von Monographien und Zeitschriften). Neben der weiteren Einbindung des PICA-Erwerbungsmoduls (ACQ) im Monographien- und Zeitschriftenbereich (Erweiterung der Funktionalität; Erweiterungen der statistischen Abfragemöglichkeiten) wurde das Programm zur internen Prüfung der Katalogisate modifiziert. Das Abprüfen formaler Aspekte der zentralen bibliographischen Ebene und der Syntax der Systemkategorien der Lokal- und Exemplardatenebene führte zu einer kontinuierlichen Qualitätssteigerung der formalen Erschließung. Die durch die Integration umfangreicher Bibliotheken notwendige Erhaltung der Lokal- und Exemplardatenebene konnte somit parallel zur Normierung nach den Standards der UB gewährleistet werden. Darüber hinaus wurde innerhalb der Prüfroutine auch den Modifizierungen des GBV (Einführung neues Datenmodell für mehrbändige Werke) Rechnung getragen. Alle Festlegungen der Lokal- und Exemplardatenebenen finden ihren Niederschlag in der Lokal- und Exemplardatendokumentation der Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha, in der für alle Mitarbeiterinnen die Syntax der Kategorien in normierter Form vorgestellt und erläutert wird. 27

28 Mit der Aufnahme des gesamten Spektrums der Service- und Benutzungsdienstleistungen im Neubau der UB wurde ein Teil der Mitarbeiterinnen neben der Arbeit in der Abteilung Buchbearbeitung auch in die Sachgebiete Ausleihe, Information, Lesesaal und Mediothek eingebunden. Trotz dieser Verlagerung von Aufgabenbereichen der Mitarbeiterinnen in die Benutzung konnten im Berichtsjahr 2000 insgesamt Monographien formal erschlossen werden. Zeitschriftenkatalogisierung Die Normierung und Anpassung des separaten Zeitschriftengeschäftsganges an die Dokumentationen der Monographienbearbeitung wurde im Jahr 1999 abgeschlossen. Die Behandlung der Schnittstelle zur Monographienbearbeitung, Fragen der Datenverwaltung, Statistik und Mahnvorgänge wurden in speziellen Arbeitsanleitungen fixiert. Parallel zur Abonnementbetreuung der UB wurden die abgeschlossenen Zeitschriftenbestände, die Magazinbestände und die katalogtechnische Bearbeitung der Zeitschriftenbestände der PHB weitgehend zum Abschluss gebracht. Die aus der Provenienz der PHB stammenden Zeitschriften wurden nach dem UB-Standard umgearbeitet, etikettiert und mit dem Bezug des Bibliotheksneubaus gemeinsam in der Freihandaufstellung präsentiert. Im Bereich der elektronischen Medien wurden erste Erfahrungen in der Erwerbung von Online-Datenbanken gesammelt, die Verzeichnung von CD-ROM und Online-Datenbanken im Erwerbungssystem ACQ weiterentwickelt und erste Datensätze zur Verzeichnung von Online-Zeitschriften im GBV-Verbundkatalog angelegt. Parallel mit der Verzeichnung von elektronischen Zeitschriften im GBV-Verbundkatalog wurde die UB Teilnehmer der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek Regensburg, innerhalb derer sie den Online-Zugang zum eigenen Zeitschriftenbestand und zu einem ausgewählten Fremdbestand nutzt. Auch der Zeitschriftenbestand der Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg konnte mit Unterstützung von ABM- Mitarbeiterinnen weiter aufgearbeitet werden wurden Titel und im Jahr Titel in der GBV-Verbunddatenbank verzeichnet. Die formale Erschließung erfolgte durch Mitarbeiterinnen der Zeitschriftenstelle. Diese wurden im Bereich der Einzelbanderfassung im PICA-Ausleihmodul (OUS) von ABM-Mitarbeiterinnen unterstützt. 28

29 Katalogisierung von Nicht-Buch-Materialien Im Ergebnis eines kontinuierlichen Aufbaus eines Grundbestandes an Neuen Medien wurden im laufenden Berichtszeitraum zahlreiche Nicht-Buch-Materialien erworben und der Benutzung zur Verfügung gestellt. Schwerpunkte lagen in der Erwerbung von Mikroformen, CD-ROMs und Medienkombinationen. In Vorbereitung des Bezuges des Bibliotheksneubaus und der damit verbundenen Einrichtung des Bereiches Neue Medien wurde in Zusammenarbeit mit der Abteilung Benutzung eine Konzeption zur Präsentation der Nicht-Buch-Materialien innerhalb des Freihandbestandes sowie zu Serviceangeboten an den Multimedia-Arbeitsplätzen und Medien-Carrels erarbeitet. Gemeinsam mit dem Zeitschriftenteam wurde ein Geschäftsgang für CD-ROM im Netz und ein Geschäftsgang für die Bearbeitung von Mikrofiches und Mikrofilmen als Voraussetzung für die Einarbeitung großer Bestände an Mikroformen entwickelt. Katalogisierung von Schrifttum in außereuropäischen Sprachen Die Erwerbung umfangreicher Bestände an japanischsprachiger und arabischsprachiger Literatur erfordert eine sachgerechte formale Erschließung im GBV. Jeweils zwei bibliothekarische Mitarbeiterinnen eigneten sich beim Landesspracheninstitut Nordrhein-Westfalen Grundkenntnisse der japanischen bzw. arabischen Sprache an. Mit den jeweiligen Lehrstühlen wurde eine enge Zusammenarbeit hergestellt. Die bibliothekarischen Mitarbeiterinnen nutzten den lesenden Zugriff via Internet auf relevante Fremddaten aus unterschiedlichen Online- Katalogen. Die formale Erschließung der japanischsprachigen Literatur erfolgte unter Zuhilfenahme des Kataloges der Bibliothek der Waseda-Universität Tôkyô, des NACSIS Webcat (Japanischer Vebundkatalog) und des Kataloges der National Diet Library in Tôkyô. Am häufigsten wurde auf den Online-Katalog der Bibliothek der Waseda-Universität zurückgegriffen, da in ihm die bibliographischen Beschreibungen in Kanji, Katakana und Hepburn-Umschrift vorliegen. Nicht ermittelte Titel wurden von den bibliothekarischen Mitarbeiterinnen mit Hilfe der Zeichenwörterbücher transkribiert bzw. von Mitarbeitern des Lehrstuhls für Ostasiatische Geschichte nach Hepburn umgeschrieben. Die Verzeichnung in der GBV-Verbunddatenbank erfolgt derzeit ausschließlich in lateinischer Schrift (Hepburn-Umschrift), da die der 29

30 Datenbank zugrunde liegende Software keine Mehrschriftlichkeit darstellen kann. Die formale Erschließung der arabischsprachigen Literatur erfolgte unter Nutzung des Virtuellen Kataloges Sondersammelgebiet 6.23 Vorderer Orient einschließlich Nordafrika bzw. durch direkten Zugriff auf den Katalog der Universitäts- und Landesbibliothek Halle bzw. der Universitätsbibliothek Tübingen Sacherschließung Die Sacherschließung erfolgte wie in den vorangehenden Jahren als Bestandssystematisierung nach der Regensburger Verbundklassifikation (RVK). Ein großer Teil der Signaturen konnte als Fremddaten aus dem Bayerischen Bibliotheksverbund gewonnen werden; die übrigen Signaturen wurden durch die Fachreferentinnen vergeben. Die Sacherschließung wurde zeitweise insbesondere für übernommene Bestände in den Fachgebieten Religionswissenschaft/Theologie, Geschichte, Vergleichende Sprach- und Literaturwissenschaft, Soziologie und Pädagogik durch wissenschaftliche Hilfskräfte unterstützt. Ende 1999 wurde die Regensburger Verbundklassifikation zur systematischen Freihandaufstellung von Teilbeständen in der FB Gotha eingeführt. Die sachliche Erschließung des Bestandes nach 1945 (Numerus currens) wurde fachlich von Fachreferentinnen der UB begleitet. Die Referentin für Sacherschließung nahm am an der Konferenz der Anwenderbibliotheken der RVK in Regensburg teil. Im Bereich der japanischsprachigen Literatur wurden in der GBV- Verbunddatenbank sowohl die RVK-Notationen als auch die Notationen der Nippon Decimal Classification auf lokaler Ebene erfasst. 30