Vereine online verwalten. Warum gemeinnützige Organisationen von Software-as-a-Service profitieren

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1 Vereine online verwalten Warum gemeinnützige Organisationen von Software-as-a-Service profitieren

2 Summary Mit einer professionellen Branchensoftware lässt sich im Verein vieles schneller und einfacher erledigen von der Adressverwaltung bis zur Beitragsabrechnung. Eine relativ junge Entwicklung auf dem Markt sind Cloud-Lösungen für die Vereinsverwaltung. Wie gerade Nonprofits von Cloud-Software profitieren, zeigt dieses Whitepaper auf. Dabei geht es nicht nur um Kostenvorteile, die durch die Einsparung von IT-Ressourcen entstehen. Vor allem gewinnt die Vereinsorganisation an Flexibilität. Die Ehrenamtlichen können mobil über das Internet auf die Software zugreifen und den Datenbestand zentral verwalten. Doch Mitgliederdaten sind sensible Daten und müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Umso wichtiger ist es, einen Anbieter zu wählen, der hohe Sicherheitsstandards bietet. Inhalt Seite Was Sie über Cloud und SaaS wissen sollten 3 Rechnen in der Wolke 3 ein Prinzip, viele Anwendungsmöglichkeiten Eine Software auf Abruf: Wie das SaaS-Modell funktioniert 4 Und was ist mit dem Datenschutz? 4 Die Vorteile einer Online-Software 5 Kommt Vereinen entgegen: Das Gebührenmodell 5 Mehr Flexibilität durch zentrale Datenhaltung 6 Leichtes Handling in jeder Hinsicht 6 Kurz & bündig: Wie Vereine von einer Online-Software profitieren 7 Sicherheit: Hohe Standards für sensible Mitgliederdaten 7 Wer ist der Anbieter? 7 Sicherheit bei einer Online-Software worauf kommt es an? 7 Fazit: Websoftware wie gemacht fürs Ehrenamt 9 Kompetenz-Check: So prüfen Sie Ihren Cloud-Service-Anbieter 9 Literaturtipps Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

3 Was Sie über Cloud und SaaS wissen sollten Die Cloud liegt im Trend. Auch wenn die NSA-Affäre dem Hype einen Dämpfer verpasst hat Cloud-Dienste haben inzwischen eine ähnliche Bedeutung erlangt wie soziale Netzwerke und mobile Endgeräte. So zählen die Analysten der Unternehmensberatung Gartner Cloud-Computing neben Social und Mobile zum drittwichtigsten übergreifenden Technologietrend 2014 (Gartner Prognose 2014). Doch was bedeutet Cloud bzw. Cloud- Computing eigentlich? Rechnen in der Wolke ein Prinzip, viele Anwendungsmöglichkeiten Beim Cloud-Computing werden dem Kunden mittels moderner Web technologien IT-Dienstleistungen über ein Netz in der Regel das Internet zur Verfügung gestellt. Es gibt Dienste für Verbraucher ebenso wie für Organisationen und Unternehmen. Der Vorteil: Wenn die eigenen IT-Ressourcen nicht ausreichen, können sie dauerhaft oder vorübergehend in die Cloud ausgelagert werden. Dem Cloud Monitor 2014 von Bitkom Research und KPMG zufolge nutzen in Deutschland bereits 40 Prozent der Unternehmen solche Webdienste. Beispiele: Cloud-Computing Speicherlösungen, Office-Anwendungen, Business-Apps, Kundenmanagement-Systeme, Anwendungen für das Projektmanagement, Hardware-Ersatz, also Rechnerleistung, bis hin zum kompletten Rechenzentrum in der Cloud scheinen die Möglichkeiten unbegrenzt. Man unterscheidet drei Modelle von Cloud-Services, je nachdem, ob IT-Infrastuktur, Plattformen oder Software bereitgestellt wird. Im letzteren Fall spricht man von Software on Demand, häufiger jedoch von Softwareas-a-Service, abgekürzt SaaS. Dieses Modell kann für Vereine besonders interessant sein. Auf dem Markt gibt es Cloud-Software, die speziell auf den Bedarf von Vereinen und anderen Mitgliederorganisationen abgestimmt ist. Es handelt sich um Standardprogramme zum Beispiel für das Vereinsmanagement, die Finanzbuchhaltung, die Mitglieder- und Beitragsverwaltung, das Adressmanagement oder das Spendenmanagement. Auf der Webseite des Softguide können Sie sich einen Überblick über SaaS- Lösungen verschiedener Anbieter verschaffen (http://www.softguide.de/ software/verbaende-vereine) Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

4 Eine Software auf Abruf: Wie das SaaS-Modell funktioniert Schon der Weg zur Software ist recht einfach: Wollen Sie beispielsweise Ihre Mitgliederverwaltung online erledigen, suchen Sie nach einem Anbieter. Haben Sie den passenden gefunden, schließen Sie mit ihm einen Nutzungsvertrag ab. Gegen die Entrichtung einer monatlichen Gebühr erhalten Sie eine festgelegte Anzahl an Zugängen zum Programm (Accounts). Mit Ihrem persönlichen Nutzernamen und Passwort können Sie sich dann jederzeit in die Software einloggen. Ob von einem PC, einem Notebook, einem Smartphone oder Tablet aus, ist egal es sollte nur ein gängiger Webbrowser installiert und eine stabile Internetverbindung vorhanden sein. Der Anbieter seinerseits sorgt dafür, dass Ihnen das Programm stets zur Verfügung steht und aktuell ist. So müssen Sie sich auch keine Gedanken mehr über Speicherkapazitäten machen. Denn alle Daten werden zentral in der Cloud gespeichert. Und was ist mit dem Datenschutz? Datenspeicherung auf fremden Servern dieser Punkt ruft die Kritiker auf den Plan: Wie sicher sind Cloud-Lösungen? Sind die sensiblen Daten, wie Adressen und Bankverbindungen der Vereinsmitglieder, ausreichend vor fremdem Zugriff und vor Hackerangriffen geschützt? Wer garantiert, dass kein anderer mitliest, wenn Datensätze angelegt oder abgerufen werden? Gerade nach dem NSA-Skandal sind solche Bedenken allzu verständlich. Seriöse Hersteller treffen jedoch umfangreiche Vorkehrungen gegen Datendiebstahl und Datenverlust (mehr dazu ab S. 7). Insofern wäre es unklug, die Frage nach der Sicherheit über alles andere zu stellen. Denn Software aus der Cloud hat viele Vorteile, die andere Lösungen nicht oder nicht in dem Maße bieten Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

5 Die Vorteile einer Online-Software Vereine müssen sparsam mit ihren Geldern umgehen und sind auf die Mitarbeit Ehrenamtlicher angewiesen. Unter diesen zwei Bedingungen kann eine Cloud-Software ihre Stärken ausspielen. Kommt Vereinen entgegen: Das Gebührenmodell Um ihren in der Satzung festgelegten Zweck erfüllen zu können, sind gemeinnützige Organisationen von staatlicher Förderung, privaten Spenden und Beitragszahlungen abhängig. Verschwendung in der Verwaltung verbietet sich da von selbst. Jeder Schatzmeister wird darauf achten, für die IT nicht mehr auszugeben als nötig. Kosten und Nutzen der gewählten Lösung müssen in einem gesunden Verhältnis stehen. Hier ist SaaS eine echte Alternative zu herkömmlicher Software. Zum einen, weil Sie sofort wissen, welche Kosten auf Ihren Verein zukommen. Denn Sie zahlen über die Nutzungsgebühr hinaus keinen Cent mehr. Die Höhe der Gebühr bemisst sich dabei nach der Nutzungsintensität, was zu fairen Konditionen für Vereine jeder Größe führt. Beispiel: Preisgestaltung Bei einer Online-Software zur Mitglieds- und Beitragsverwaltung staffelt der Hersteller den Preis nach der Anzahl der Vereinsmitglieder bzw. der Datensätze, die zu verarbeiten sind. Ein großer Verein mit über Mitgliedern zahlt die Maximalgebühr. Ein Verein mit nur 750 Mitgliedern zahlt fünf Sechstel dieses Betrags. Bei einem 400 Mitglieder starken Verein beläuft sich die Gebühr auf die Hälfte, bei einem kleinen Verein mit nur 50 Mitgliedern auf ein Sechstel der höchstmöglichen Gebühr. Ähnlich wie beim Leasing verteilen sich die Kosten für die Software über die Zeit, was die Finanzierung erleichtert. Viele Hersteller sehen in ihren SaaS-Verträgen zudem kurze Kündigungsfristen vor, womit sich das finanzielle Risiko einer Fehlentscheidung verringert. Neben- und Folgekosten, zum Beispiel für Hardware-Ressourcen oder eine fachgerechte Betreuung der Software, entfallen bei Cloud-Software ebenfalls, da dies der Hersteller inklusive leistet. Natürlich kalkuliert er die Kosten dafür ein, aber er kann sie auch auf viele Kunden umlegen Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

6 Mehr Flexibilität durch zentrale Datenhaltung Die Idee ist bestechend: Ehrenamtliche, die Verwaltungsaufgaben mit der Software erledigen, sind nicht mehr auf den PC im Vereinsbüro angewiesen, sondern können alles von zu Hause aus erledigen oder von unterwegs aus. Dabei ist das Programm nicht nur schnell und leistungsfähig, es ist auch zu jeder Tages- und Nachtzeit verfügbar. Der Verein selbst gerät nicht in die Abhängigkeit eines Ehrenamtlichen, der ein Verwaltungsprogramm (als Client-Lösung) auf seinem Rechner installiert hat. Dass alle Daten zentral gehalten werden, sorgt für Klarheit und erleichtert die Zusammenarbeit. Jeder, der Zugriff auf das Programm hat, kann sich rasch informieren oder die Daten bearbeiten. Damit lassen sich die Aufgaben problemlos auf mehrere Schultern verteilen. Die Mitgliederadressen sind immer aktuell; manuelle Abgleiche zwischen verschiedenen Versionen gehören der Vergangenheit an. Wenn ein Wechsel der Nutzer ansteht, weil zum Beispiel der Vorstand oder Kassenwart sein Ehrenamt abgibt, ist das bei einer Online- Software wesentlich unproblematischer als bei einer Client-Lösung. Jetzt müssen die Daten nicht mehr von einem Rechner auf den anderen übertragen werden. Der Account des Vorgängers wird gelöscht, und für den Nachfolger ein neuer angelegt. Mit einer Online-Lösung wird ein Verein also flexibler in seiner Organisation ein Vorteil vor allem für kleinere oder noch junge Vereine, die sich kein zentrales Büro leisten können. PRAXIS TIPP Denken Sie bei der Entscheidung für die eine oder andere Software an die späteren Nutzer. Ist die Lösung intuitiv gestaltet und leicht zu erlernen, sind womöglich mehr Ehrenamtliche bereit, damit zu arbeiten. Auch der Wechsel von Verantwortlichen wird damit weniger problematisch sein. Verwaltungsprofis hingegen kommen auch mit einer komplexeren Lösung zurecht. Leichtes Handling in jeder Hinsicht Anwendungen in der Cloud bieten eine gute Performance, da die Systeme, auf denen sie laufen, genau auf sie abgestimmt sind. Doch es gibt noch einen anderen Vorteil, der sie für Vereine besonders attraktiv macht: Cloud-Lösungen sind häufig sehr userfreundlich gestaltet denn die Hersteller haben Interesse daran, ihre Software einem großen Kundenkreis zugänglich zu machen. Eine Programmlogik, die sich an Webstandards anlehnt, eine Navigation mit Browserelementen, eine portalartige Oberfläche all diese Merkmale sollen dazu dienen, dass der Nutzer die Software möglichst problemlos bedienen kann. Was das Handling bei Cloud-Software zusätzlich erleichtert: Der Verein muss sich nicht mehr um Updates kümmern. Sollten sich gesetzliche oder technische Rahmenbedingungen ändern, wie kürzlich durch die Einführung des SEPA-Lastschriftenverfahrens, passt der Hersteller seine Online- Vereinslösung rechtzeitig an. Anstatt Updates erhalten Sie bei SaaS eine Ankündigung, beispielsweise direkt im Programm, wann das nächste Update bevorsteht. Die neuen Funktionen werden integriert und sind ab dem angekündigten Termin sofort verfügbar Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

7 Kurz & bündig: Wie Vereine von einer Online-Software profitieren» Hohe Performance und permanente Verfügbarkeit ohne zusätzliche Hardwarekosten» Zugriff von jedem internetfähigen Endgerät aus, was besonders Ehrenamtlichen entgegenkommt» Fairer Preis durch nutzungsabhängige Gebührenstruktur, keine Zusatzkosten, kein zusätzlicher Betreuungsaufwand» Programme in der Regel intuitiv gestaltet und leicht zu erlernen» Der zentrale Datenbestand erleichtert die Arbeit im Team und verhindert Probleme bei Wechsel der ehrenamtlichen Helfer.» Umfassende Sicherheitsmaßnahmen sorgen für hohe Ausfallsicherheit, Schutz vor Datenverlust und Datendiebstahl. Sicherheit: Hohe Standards für sensible Mitgliederdaten Doch es gibt auch Vorbehalte gegenüber einer Cloud-Lösung. Die Angst vor Datendiebstahl, die Abhängigkeit von einem Anbieter und der daraus folgende Kontrollverlust sind Argumente, die häufig ins Feld geführt werden. Tatsächlich hat die Organisation bei einer Cloud-Software nicht mehr die Hoheit über ihre Daten. Daher ist das Vertrauen in den Anbieter enorm wichtig. Doch welche Anhaltspunkte haben Sie hier? Wer ist der Anbieter? Fragen Sie sich als Erstes: Wer stellt den Dienst wem und wo zur Verfügung? Hier können Sie einen grundsätzlichen Unterschied feststellen zwischen öffentlichen und nicht-öffentlichen Diensten (Public vs. Private Cloud). Firmen wie Google oder Apple sind große Player bei den öffentlichen Webdiensten. Private Nutzer speichern hier z.b. Fotos, Musik und Filme, um auf diese mobil zugreifen zu können und Speicherplatz zu sparen. Auf welchem Server die Daten genau liegen, und was in der Cloud eigentlich passiert, weiß der Kunde nicht. Er liest ja auch in den seltensten Fällen die Nutzungsbedingungen, die schon durch ihre Länge abschrecken. Solche Dienste sind für sensible Daten nicht geeignet. Sie sollten den Anbieter und die Vertragsbedingungen schon genau kennen. Transparenz ist gefragt! Sicherheit bei einer Online-Software worauf kommt es an? Je offener ein Hersteller agiert, umso besser. Sehen Sie sich auf seiner Webseite um oder fragen Sie direkt nach den Sicherheitsstandards Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

8 PRAXIS TIPP Ob eine verschlüsselte Verbindung besteht, erkennen Sie an der URL, die mit https beginnt, und an einem Schloss-Symbol im Browser. Achten Sie einmal darauf, wenn Sie sich im E-Banking-Programm Ihrer Bank befinden. Ausführliche Hinweise zur Verschlüsselung finden Sie zudem auf den Seiteninformationen einer Webseite. Um diese zu lesen, fahren Sie mit dem Cursor in einen leeren Bereich, klicken Sie auf die rechte Maustaste und dann auf Seiteninformationen anzeigen. Informiert der Hersteller über sein Sicherheitsmanagement oder kann er Zertifikate nachweisen? Einen hohen Standard bietet zum Beispiel die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001, eine internationale Vorgabe für Informationssicherheitsmanagement, die auch die Absicherung gegen Störungen und Notfälle enthält. Einen weiteren Standard stellen die IT-Grundschutz- Kataloge des BSI dar (www.bsi.de). Beispiel: Sicherheitsmaßnahme Verschlüsselung Beim Einsatz einer SaaS-Lösung werden zwischen dem Server und dem Gerät des Nutzers ständig Informationen ausgetauscht, was über Schnittstellen und Protokolle geschieht. Ein Protokoll mit hohem Sicherheitsstandard ist das SSL-Protokoll. Damit werden die Daten verschlüsselt und sind als sinnloser Informationssalat für Hacker ohne Wert. Standard ist ein 256-bit-Schlüssel. Je höher die Bit-Angabe, umso schwerer ist der Schlüssel zu knacken. PRAXIS TIPP Im Internet gibt es Tools, die Kennwörter auf ihre Sicherheit hin überprüfen, zum Beispiel auf Setzen Sie nie nur ein Passwort für alle persönlichen Accounts ein und ändern Sie Ihre Passwörter regelmäßig. Es gibt Software, die Passwörter generiert und verwaltet. Sie müssen sich dann nur noch ein Masterpasswort merken. Negativ dürfte es sich auswirken, wenn der Hersteller nicht deutlich macht, welche Dienste er an Dritte auslagert. Denn das Unternehmen, das die Software entwickelt hat und betreut, muss nicht unbedingt identisch mit dem Betreiber des Servers sein, auf dem die Software läuft und die Mitgliederdaten gespeichert werden. Legt der Anbieter offen, in welchem Rechenzentrum die Daten landen? Ein seriöser Hersteller wird immer mit einem Cloud-Partner zusammenarbeiten, der hohe Sicherheitsstandards garantiert, und er wird dies auch an seine Kunden kommunizieren. Werfen Sie auch einen Blick auf die Webseiten der Partner. Liegt das Rechenzentrum in Deutschland? Für wen arbeitet das Unternehmen noch, gibt es Referenzen? Sicherheit erschöpft sich übrigens nicht im Schutz vor fremdem Zugriff und Datendiebstahl. Es geht auch um die Gefahren Datenverlust und Systemausfall. Hier werden von einem deutschen Cloud- Betreiber viel höhere Standards geboten, als es ein Verein leisten könnte. Als Kunde können Sie zur Sicherheit beitragen, indem Sie beispielsweise den Zugriff auf einzelne Programmbereiche reglementieren (nicht alle User dürfen alles). Wichtig ist auch die Passwort-Sicherheit. Ein Kennwort sollte immer nur dem User selbst bekannt sein der Hersteller kennt es natürlich auch nicht. Leider entscheiden sich viele Nutzer für äußerst leicht zu knackende Varianten wie oder passwort. Ein sicheres Passwort ist mindestens acht Zeichen lang und kombiniert Buchstaben in Kleinund Großschreibung, Zahlen und Sonderzeichen, ohne Sinn zu ergeben Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

9 Fazit: Websoftware wie gemacht fürs Ehrenamt Die Entscheidung für eine Software sollte nie übers Knie gebrochen werden. Kommt eine Cloud-Lösung zum Beispiel für Ihre Mitgliederverwaltung infrage, weil sie Ihre Anforderungen genauso gut abdeckt wie eine Client- Lösung, sollten Sie die Gesamtkosten beider Alternativen gegenüberstellen und sich den Cloud-Anbieter genauer ansehen. Im Kasten finden Sie wichtige Kriterien zusammengefasst. Kompetenz-Check: So prüfen Sie Ihren Cloud-Service-Anbieter» Wie lange agiert der Anbieter am Markt, welchen Ruf genießt er, kennen Sie andere Produkte von ihm?» Legt er, wenn er das Rechenzentrum nicht selbst betreibt, offen, wo Hosting und Applikationsbetrieb der Online-Software stattfinden?» Wer ist sein Partner?» Liegt der Standort des Rechenzentrums in Deutschland?» Liegt ein Sicherheitskonzept vor?» Nennt der Hersteller explizit Sicherheitsmaßnahmen und/oder weist er Sicherheitsstandards wie Zertifizierungen nach?» Gibt der Serverbetreiber Auskunft, wie er sich gegen Stromausfall oder andere Risiken schützt, die zur Vernichtung des Datenbestandes führen können?» Nennen der Anbieter und seine Dienstleister Referenzkunden?» Bietet der Anbieter Support zu den üblichen Geschäftszeiten an?» Besteht die Möglichkeit, die Online-Software vorab zu testen?» Können Sie Ihren Datenbestand ohne großen Aufwand exportieren und lokal speichern? Wenn Ihr Urteil positiv ausfällt und die vertraglichen Rahmenbedingungen stimmen, spricht nichts dagegen, die Mitgliederverwaltung online zu bewältigen. Eine SaaS-Lösung kann nicht nur preislich, sondern auch organisatorisch die bessere Alternative sein. Wer viel Zeit investiert, um einen Verein ehrenamtlich zu unterstützen, wird eine leistungsstarke Online-Lösung zu schätzen wissen, mit der sich einfach und effizient arbeiten lässt Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

10 Literaturtipps Weiterführende Informationen zum Thema Cloud-Computing finden Sie auf den Internet-Seiten folgender Institutionen: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: https://www.bsi.bund.de, unter dem Reiter Themen, Stichwort Cloud Computing Bundesministerium für Wirtschaft und Energie: cloud-computing.html Fraunhofer-Allianz Cloud Computing, eine Kooperation von acht Instituten der Fraunhofer-Gesellschaft: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

11 Über Lexware Mit den Produkten von Lexware, einer Marke der Haufe Gruppe, bringen Anwender ihre geschäftlichen und privaten Finanzen in Ordnung. Vereine und Verbände nutzen Lexware-Angebote bei der Mitgliederverwaltung, Finanzbuchhaltung und allen Aufgaben der Vereinsarbeit. Über Vereine vertrauen auf die hochwertigen Vereinslösungen von Lexware. Mit komfortabler Software, kompetenter Beratung und rechtssicherem Vereins- Know-how bietet Lexware Rundum-Versorgung bei der Vereinsführung. Weitere Informationen unter Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

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