Change Management. Hilda Tellioğlu, Hilda Tellioğlu

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1 Change Management,

2 Methoden für den 7 Stufenplan (CKAM:CM2009, S.29)

3 Prozessmanagement (CKAM:CM2009, S.87-89) eine Methode, mit deren Hilfe die Prozesse im Unternehmen systemansch auf die Kundenforderungen ausgerichtet werden bereits bestehende Prozesse entsprechend der strategischen Ausrichtung werden opnmiert opnmieren = Bestehendes verbessern und weiterentwickeln wird auf Arbeitsebene direkt mit den MitarbeiterInnen durchgeführt Prozess = ein System von TäNgkeiten, das Eingaben mit Hilfe von MiWeln in Ergebnisse umwandelt alle Arbeitsabläufe können als Prozesse betrachtet werden, bestehend aus Eingaben (z.b. Material, InformaNonen) TäNgkeiten (z.b. ProzessschriWe, Verfahren) Ergebnisse (z.b. Produkte, Dienstleistungen)

4 Prozessmanagement (CKAM:CM2009, S.87-89) Differenzierung von Prozessen Schlüsselprozesse erbringen die unmiwelbare Wertschöpfung für den Kunden z.b. Produktentwicklung, ProdukNon, Service Supportprozesse unterstützen die Schlüsselprozesse z.b. Öffentlichkeitsarbeit, Rechnungswesen Prozesse in Unternehmen für jeden ProzessschriW gibt es mindestens 1 Lieferanten und 1 Kunden jede/r MitarbeiterIn ist somit gleichzeing Kunde und Lieferant viele kleine Kunden- Lieferanten- Beziehungen im gesamten Unternehmen

5 Prozessmanagement (CKAM:CM2009, S.87-89) Prozessmanagement wird durchgeführt, wenn die Neuausrichtung des Unternehmens am Markt erfolgen soll, z.b. globale Präsenz Prozesse unterschiedlicher Unternehmen harmonisiert werden müssen, z.b. Unternehmenszusammenschlüsse, Outsourcing neue IT- Systeme eingeführt werden, z.b. SAP Defizite nach einem Benchmarking beseingt werden sollen der ständige Verbesserungsprozess etabliert werden soll

6 Prozessmanagement (CKAM:CM2009, S.87-89)

7 Prozessmanagement (CKAM:CM2009, S.90)

8 Zur Durchführung der ProzessopNmierung sollte ein Projekt gestartet werden 1. ArbeitsschriW: Prozessarbeit vorbereiten 2. ArbeitsschriW: Prozesse beschreiben 3. ArbeitsschriW: Prozesse strukturieren, lenken und ständig verbessern

9 1. ArbeitsschriW: Prozessarbeit vorbereiten Struktur mit klar definierten Rollen klären für ein erfolgreiches Projektmanagement Projektaugraggeber, der auch Entscheider sein kann, z.b. Vorstand Lenkungs- oder Entscheidungsteam, das aus den Prozesseignern bestehen sollte Projekt- Team, das aus MitarbeiterInnen, die am Prozess beteiligt sind, besteht (in der Regel aus verschiedenen Abteilungen) ProjektleiterIn, der/die das Projekt koordiniert und verantwortet ggf. Berater/ModeratorInnen, die das Projekt begleiten und mit Workshops unterstützen Projekt- Support, die die Vorbereitung, Durchführung und DokumentaNon unterstützt

10 1. ArbeitsschriW: Prozessarbeit vorbereiten Rollen definieren und für jede Rolle Aufgaben im Projekt beschreiben à Verantwortlichkeiten: wichng für das Verständnis und die Erwartung der Personen Ziele, AusgangssituaNon (Aufgabe, Voraussetzungen und Ressourcen) und Rahmenbedingungen klären Kick- off- Veranstaltung als Startschuss für die Veränderungen für alle Projektbeteiligten, das Management und Schlüsselpersonen aus der LinienorganisaNon zu Beginn erläutert der Augraggeber den Zweck und die Ziele Grundlagen, ProjektorganisaNon und Zeitrahmen vorstellen zum Abschluss eine MoNvaNons- Maßnahme, z.b. eine Stehparty

11 2. ArbeitsschriW: Prozesse beschreiben Beschreibung des IST- Prozesses sollte mit den am Prozess beteiligten Personen stajinden in einem Workshop IST- Prozessbeschreibung kommen die Prozessteams dafür zusammen im Prozess enthaltenen Probleme idennfizieren und Lösungsmöglichkeiten aufzeigen

12 2. ArbeitsschriW: Prozesse beschreiben: Workshop gemeinsames Prozessverständnis erzeugen abklären, dass ein Prozess eine Abfolge von ArbeitsschriWen mit Input und durch Handlungen erzeugter Output ist Mapping des Ist- Prozesses Mapping = etwas bis ins Detail strukturiert darstellen Prozesse bzw. Teilprozesse von den Prozessteams visualisiert und analysiert IST- Prozess wird ArbeitsschriW für ArbeitsschriW dargestellt jeder AkNvität werden die entsprechenden HilfsmiWel bzw. Medien, Zeitdauern, Verantwortlichkeiten und Output zugeordnet ermöglicht augretende bzw. potenzielle Probleme der ursächlichen Stelle genau zuzuordnen und erleichtert das Ableiten konkreter AkNvitäten dem Team dabei ausreichend Zeit für Diskussionen lassen

13 2. ArbeitsschriW: Prozesse beschreiben: Workshop Aufzeigen von Barrieren im Ist- Prozess parallel zum Mapping vom Team alle Probleme, die eine Verbesserung verhindern an der Stelle im Prozess visualisieren, wo sie augreten Probleme nummerieren und im Problemspeicher aufschreiben und priorisieren Probleme sind meist dort, wo erhöhter Diskussionsbedarf besteht BeseiNgen von Barrieren beginnt direkt nach dem Ist- Prozess- Workshop MitarbeiterInnen lernen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und aus eigener Krag umzusetzen Führungskräge sollten die MitarbeiterInnen bei den AkNvitäten unterstützen wichng, dass Verantwortliche sich selbst zur BeseiNgung der Barriere verpflichten

14 2. ArbeitsschriW: Prozesse beschreiben Darstellung des Prozessmappings

15 3. ArbeitsschriW: Prozesse strukturieren, lenken und ständig verbessern Prozesse auf die Anforderungen der Kunden ausrichten KonzepNon eines Soll- Prozesses mit Review der BarrierebeseiNgung PräsentaNon der Verantwortlichen ihrer Ergebnisse der BarrierebeseiNgung zu Beginn des Soll- Prozess- Workshops DefiniNon von Prozesszielen Festlegen folgender Punkte für Teilprozesse Ziele Anfangs- und Endpunkte verantwortliche Person

16 3. ArbeitsschriW: Prozesse strukturieren, lenken und ständig verbessern Planung und Mapping des Soll- Prozesses wird wie das Ist- Prozess- Mapping durchgeführt bei jedem ArbeitsschriW soll im Team folgende Fragen beantwortet werden Welche ArbeitsschriWe müssen unbedingt durchgeführt werden? Wie müssen diese SchriWe durchgeführt werden? Was ist das Ergebnis des ArbeitsschriWes? Wer ist für diesen SchriW verantwortlich? Wer ist an diesem ArbeitsschriW beteiligt? Womit soll der SchriW unterstützt werden? Wie lange darf der ArbeitsschriW dauern? Ergebnis = verkürzter und transparenter Prozess, den das Team als ihren neuen Soll- Prozess versteht

17 3. ArbeitsschriW: Prozesse strukturieren, lenken und ständig verbessern AkNvitäten für die ImplemenNerung entwickeln, umsetzen und überprüfen überprüfen, ob nicht beseingte Barrieren für die ImplemenNerung des neuen Prozesses relevant sind Ja als AkNvität in den neu zu erstellenden AkNvitätenkatalog übernehmen klären, was, wie von wem, bis wann getan werden muss regelmäßige Reviews, um den Status der AkNvitäten zu überprüfen und geben Hilfestellung bei augretenden Problemen

18 3. ArbeitsschriW: Prozesse strukturieren, lenken und ständig verbessern konnnuierliche Verbesserungen der Prozesse alle Prozessbeteiligten müssen ständig etwas lernen, um flexibel auf sich permanent ändernde Anforderungen reagieren zu können das Bisherige permanent zu verbessern dabei geht es nicht um große InnovaNonen, sondern kleine konnnuierliche FortschriWe

19 3. ArbeitsschriW: Prozesse strukturieren, lenken und ständig verbessern

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