Mehrwert durch Rundum-Service im Dokumenten-Management

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1 Hintergrundinformation der ALPHA COM Unternehmensgruppe zu kombinierten Services: RZ-Betrieb/SaaS für earchive + Input Mehrwert durch Rundum-Service im Dokumenten-Management Aktuelle Wirtschaftskrise und anziehender Wettbewerbsdruck veranlassen Unternehmen dazu, immer mehr Leistungen in der Informationslogistik auszulagern. Dabei rufen sie nicht nur die klassischen Services rund um s Scannen ab, sondern auch angrenzende Bereiche wie den RZ-Betrieb für elektronische Archive oder SaaS-Modelle. Pressekontakt: Dipl.-Ing. Corinna Scholz (geb. Linke) Redaktionsbüro & Agentur Paul-Sorge-Straße 66a Hamburg Tel. 040/ Fax 040/ Der Lopez-Effekt aus der Automobilbranche schwappt auf andere Branchen über: Unternehmen suchen konsequent nach Alleinstellungsmerkmalen, um sich vom Wettbewerb abzusetzen und Marktanteile zu gewinnen. Sie wollen ihre Endkunden bestens bedienen oder möglichst günstig sein, wobei gleichzeitig deren Ansprüche steigen. Konsequenz: Der Druck wächst, effizienter zu arbeiten. Dazu muss jedoch das interne Dokumenten-Management einen Service Level erreichen zu gleichzeitig transparenten Kosten, den nur wenige Unternehmen mit ihrer vorhandenen Organisation selbst erreichen können. Daher binden sie zunehmend externe Dienstleister ein, wobei sie den Preisdruck weiterreichen: Der Partner wird daran bemessen, welchen Wettbewerbsvorteil er bringt. Zu den abgerufenen Leistungen gehören nicht nur die Klassiker wie zeitnahes Scannen, OCR und Klassifizierung, sondern zunehmend auch Services in verwandten Bereichen. Soweit sie der Partner denn beherrscht. Nach den Erfahrungen von ALPHA COM, einem der größten Dienstleister rund um s Dokument, werden zurzeit zwei kombinierte Service-Konzepte verstärkt nachgefragt: Rechenzentrums-Betrieb für earchive + Input Hier übernimmt der Dienstleister den Betrieb eines oder mehrerer digitaler Archive für den Kunden, der per Thin Client über eine Standleitung darauf zugreift. Der Kunde ist Inhaber der Lizenz(en), muss sich jedoch um Installation, laufende Wartung und Administration nicht selbst kümmern. Die Anwendungen laufen in einer hochsicheren Umgebung mit kontrollierten Zugriffsmöglichkeiten, einem so genannten Kunden- DMZ (Demilitarized Zone). Der Dienstleister ALPHA COM bietet zudem eine Spiegelung der Systeme (Replikation) in einem anderen, räumlich entfernten Rechenzentrum (RZ), siehe Grafik auf der Folgeseite. Der hohe Sicherheitsstandard ermöglicht eine Verfügbarkeit der Archive von 99,9 Prozent und mehr. Klar definierte Service Level regeln die garantierten Betriebszeiten und den Support per Hotline

2 oder remote. Bei Bedarf erfolgt ein Release-Wechsel bzw. die Migration auf neue Technologie. Optimierter Ablauf für den Betrieb digitaler Archive durch ALPHA COM in hochsicherer Umgebung. Als Option übernimmt der Dienstleister auch die Konvertierung analoger Dokumente in digitale Form, damit der Kunde durchgängig elektronisch arbeiten kann. Grafik: ALPHA COM Ergänzender Service: Input Zudem sorgt der Dienstleister für die Konvertierung der Papierdokumente, damit der Kunde ohne eigenen Aufwand durchgängig digital arbeiten kann. Der Input kann den täglichen Posteingang umfassen und/oder eine zeitnahe Migration großer Aktenbestände bedeuten. Das Portfolio an Input-Leistungen reicht von Vorbereitung & Scannen über elektronische Signatur & Zeitstempel bis hin zu Texterkennung per OCR und automatisierter Klassifizierung. Nach einem Soll-Ist- Abgleich werden die Image- und Indexdaten nach Wunsch aufbereitet und an die earchive im Rechenzentrum übergeben. Vorteile für den Kunden Zu den Vorteilen dieses kombinierten Service-Konzeptes gehören: Entlastung der IT-Abteilung I: Der Kunde muss kein eigenes Fachwissen über die eher komplexeren Systeme für Dokumenten-Management (DMS) bzw. Enterprise-Content- Management (ECM) aufbauen. Denn diese gehören i.d.r. nicht zum Standard-Repertoire der eigenen IT-Abteilung.

3 Entlastung der IT-Abteilung II: Der Kunde ist vom laufenden Betrieb der Applikation mitsamt speziell benötigter EDV- Umgebung befreit. Damit übernimmt der Partner die möglichen Risiken des Systembetriebs wie Hardware-Ausfall, zeitnahe Beschaffung von Ersatzteilen, Auslastung der Infrastruktur oder Datensicherung. Transparente Kostenstruktur: Für den Service fällt lediglich eine monatliche Pauschale an. Damit kann der Kunde sicher kalkulieren. Der Dienstleister ALPHA COM arbeitet mit einem speziellen Produktions-Steuerungs-System, das ein detailliertes Controlling erlaubt. Günstiges Preis-Leistungs-Verhältnis: Durch seine Spezialisierung kann der Dienstleister eine hohe Systemverfügbarkeit zu Kosten anbieten, die deutlich günstiger ausfallen als der Eigenbetrieb. Entlastung der Fachbereiche: Mit der Option Input werden die Fachabteilungen von lästigen Routineaufgaben entlastet. Zudem sind zeitnahe Migrationen möglich, die sich mit eigenen Ressourcen gar nicht bewältigen lassen würden. Pressekontakt: Dipl.-Ing. Corinna Scholz (geb. Linke) Redaktionsbüro & Agentur Paul-Sorge-Straße 66a Hamburg Tel. 040/ Fax 040/ Software as a Service für earchive + Input Nach Wikipedia.de ist Software as a Service (SaaS) ein Geschäftsmodell, Software als Dienstleistung mittels Internettechnologien bereitzustellen, zu betreuen und zu betreiben. Der Nutzer benötigt nur noch minimale EDV-Infrastruktur für den Zugriff: PC oder Notebook mit Internetanbindung oder respektive ein Endgerät, das Terminal-, Webbrowser- oder Java-fähig ist und keine Festplatte besitzt. Der SaaS-Service für earchive ähnelt dem RZ-Betrieb für earchive mitsamt seinen vielen Vorteilen wie der hochsicheren Umgebung, weitere Infos und Grafik siehe oben. Der Unterschied zeigt sich lediglich juristisch bzw. steuerrechtlich: Der Dienstleister erwirbt die Lizenz für ein oder mehrere digitale Archive und nicht der Kunde. Dieser nutzt die Systeme auf Mietbasis. Entscheidungskriterien Welche der beiden o.g. Lizenz-Varianten zum Einsatz kommt, hängt von mehreren Faktoren ab. Hier sind einige beispielhaft aufgeführt: Je nach Finanzstrategie investiert ein Unternehmen einmalig in eigene IT-Systeme und profitiert von steuerlichen Abschreibungen oder agiert lieber mit laufenden aber höheren Kosten. Je nach IT-Strategie baut ein Unternehmen eigene IT-Infrastruktur auf oder greift lieber auf die externer Dienstleister zurück. Letzteres kann ein Entscheidungskriterium für Töchterbetriebe internationaler Konzerne sein, die strenge, einheitliche IT-Standards vorgeben.

4 Optimierter Ablauf für den SaaS-Betrieb digitaler Archive durch ALPHA COM in hochsicherer Umgebung. Zusätzlich übernimmt der Dienstleister die Konvertierung analoger Dokumente in digitale Form, damit der Kunde durchgängig elektronisch arbeiten kann. Grafik: Alpha Com Ergänzender Service: Input Zudem sorgt der Dienstleister für die Konvertierung der Papierdokumente, damit der Kunde ohne eigenen Aufwand durchgängig digital arbeiten kann. Der Input kann den täglichen Posteingang umfassen und/oder eine zeitnahe Migration großer Aktenbestände bedeuten. Das Portfolio an Input-Leistungen reicht von Vorbereitung & Scannen über elektronische Signatur & Zeitstempel bis hin zu Texterkennung per OCR und automatisierter Klassifizierung. Nach einem Soll-Ist- Abgleich werden die Image- und Indexdaten nach Wunsch aufbereitet und an die earchive im Rechenzentrum übergeben. Ein weiterer kombinierter Service wird von Unternehmen verstärkt nachgefragt: Input + Sachbearbeitung Hier übernimmt der Dienstleister den laufenden Posteingang eines Kunden mitsamt klassischen (Teil-)Aufgaben der Sachbearbeitung. Kunde und Dienstleister entwickeln gemeinsam die optimale Arbeitsteilung mitsamt Ablauf. Das Kerngeschäft verbleibt i.d.r. beim Auftraggeber, während der Partner vorbereitende Tätigkeiten ausführt.

5 Der Dienstleister ALPHA COM kann dank seiner Größe sehr flexibel agieren und selbst stark schwankende Umfänge im engen Zeitfenster verarbeiten. Dazu bildet er so genannte Flexible Teams, die je nach Bedarf für unterschiedliche Kunden aktiv werden. Wo bzw. für wen die speziell geschulten Mitarbeiter arbeiten, kann sich also jeden Tag ändern. Vorteile für den Kunden Zu den Vorteilen dieses kombinierten Service-Konzeptes gehören: Mehrwert als Wettbewerbsvorteil: Der Kunde profitiert von der Spezialisierung des Dienstleisters. Das reicht von der höheren Datenqualität bis hin zur Verarbeitung über Nacht, die der Kunde mit der eigenen Mannschaft nicht selbst realisieren kann z.b. bei Lastspitzen oder aufgrund von Tarifverträgen. Entlastung der Fachbereiche: Durch die Aufgabenverteilung werden die Sachbearbeiter von lästigen Routineaufgaben entlastet oder können sich auf die Kernaufgaben bzw. die Tätigkeiten mit der größten Wertschöpfung konzentrieren. Günstiges Preis-Leistungs-Verhältnis: Durch seine Spezialisierung kann der Dienstleister ein Preisniveau bieten, das deutlich günstiger ausfällt als das interne. Transparente Kostenstruktur: Der Partner erbringt den Service i.d.r. auf Basis vereinbarter Stückpreise, womit der Kunde sicher kalkulieren kann. Der Dienstleister ALPHA COM arbeitet mit einem speziellen Produktions-Steuerungs-System, das ein detailliertes Controlling erlaubt. Pressekontakt: Dipl.-Ing. Corinna Scholz (geb. Linke) Redaktionsbüro & Agentur Paul-Sorge-Straße 66a Hamburg Tel. 040/ Fax 040/ Diese Hintergrundinformation finden Sie zum Download im Internet unter im Bereich Presse/Hintergrundinfos. Die Text- und Bilddateien fordern Sie bitte an unter: Bei redaktioneller Erwähnung freuen wir uns über ein Belegexemplar bzw. einen Link an unseren Pressekontakt. Über ALPHA COM Unternehmensgruppe: Das Dienstleistungsunternehmen und Systemhaus agiert seit über 30 Jahren auf dem Sektor der optischen und inhaltlichen Speicherung von Belegen, Daten und Zeichnungen. Über 600 Mitarbeiter sind an zehn Standorten in Deutschland beschäftigt; die Zentrale ist in Hamburg. Weitere Standorte in Österreich und der Schweiz sind geplant. ALPHA COM Deutschland GmbH arbeitet medienneutral und übernimmt die Speicherung von Dokumenten und Daten auf CD, DVD, Festplatte, WORM oder Mikrofilm. Dazu betreibt der Dienstleister rund ums Dokument eigene elektronische Archiv- und Vorgangsbearbeitungssysteme im Dreischichtbetrieb, um mehr als eine Million Belege am Tag zu verarbeiten. Fast Kunden nutzen den Service von ALPHA COM für Posteingang, Archivierung, Vervielfältigung und Verteilung von Informationen. Zudem übernimmt der Dienstleister den Rechenzentrums-Betrieb sowie Software as a Service für digitale Archive (DMS) in hochsicherer Umgebung mitsamt Replikation.

6 Der Unternehmensbereich ALPHA COM Consulting berät seine Kunden über den Einsatz komplexer EDV-unterstützter Speichersysteme, erstellt Bestandsanalysen, entwickelt alternative Lösungen und begleitet Reorganisations-Maßnahmen. ALPHA COM Sachsen GmbH führt u.a. als Kompetenz-Center für Archiv-, Bibliotheks- und Verlagsbereiche national und international Sicherheitsverfilmungen im Rahmen der Bestandssicherung durch. Zudem bietet es das schonende Digitalisieren auch großformatiger gebundener Werke an speziellen, mit Buchwippen ausgerüsteten Scannern inkl. spezieller Nachbearbeitungen (z.b. Buchfalz- Entzerrung, Ausschnittsbildung, Seitentrennung) an. ALPHA COM Dokumenten Service Center GmbH ist auf informationsbasierte Geschäftsabläufe spezialisiert und übernimmt mit ihrem Service Business Process Outsourcing (BPO) ganze Prozesse eines Unternehmens. Weitere Informationen:

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