Lizenzmetriken im Lizenzmanagement

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1 25 years Innovation Quality Sustainability Lizenzmetriken im Lizenzmanagement Was sind Lizenzmetriken Lizenzmetriken dienen dazu die Nutzung einer Software im Sinne ihrer Lizenzbestimmungen messbar zu machen. Lizenzmetriken sind also ein Bestandteil der Lizenzbestimmungen und werden damit vom Softwarehersteller vorgegeben. Die Hersteller gestalten ihre Metriken um Ertrag und Umsatz zu steigern. Bei sinkendem Neukundengeschäft wird die monetäre Wirkung der Metrik für das Nachlizenzierungsgeschäft immer wichtiger. Daneben zwingt der technische Fortschritt zur Anpassung der Metriken. Zum Beispiel hat die Einführung der Multicore-Prozessoren dazu geführt, dass die meisten Prozessor-basierten Lizenzmetriken zu Core-basierten Metriken verändert wurden. Auch der Siegeszug der Servervirtualisierung hat die Softwarehersteller dazu gezwungen ihre Lizenzmetriken anzupassen. Waren Lizenzmetriken in der Vergangenheit daran orientiert ein- fach messbar zu sein (pro User, pro Gerät), stehen nun Metriken im Vordergrund, die sich an dem Nutzen der Software für den Kunden orientiert. Dieser wird z.b. abgeleitet aus der Häufigkeit der Benutzung (pro Transaktion), anhand der Anzahl der verwalteten Gegenstände in der Software (pro Configuration Item, pro Buchungssatz) oder aus Kennziffern, die die Leistungsfähigkeit der eingesetzten Hardware beschreiben (IBM-PVU, Oracle-Multi- Core). Dies hat den Vorteil für die Softwarehersteller, dass in einer Welt, in der die Anzahl der Arbeitsplätze und Rechner stagniert, neue Wachstumschancen geschaffen werden. Inhalt Was sind Lizenzmetriken 1 Zusammenspiel mit den gekauften Lizenzen 2 Lizenzmetriken im Client und Serverbereich 3 Übersicht Lizenzmetriken 4 Zusammenspiel Lizenzmetriken mit Inventory 5 Was muss beachtet werden 5

2 Zusammenspiel mit den gekauften Lizenzen Zu einer gekauften Lizenz gehört immer zwingend auch die vereinbarte Lizenzmetrik. Nur wenn ich weiss, mit welchen Regeln ein Lizenzverbrauch zu berechnen ist, kann ich eine Aussage darüber treffen, ob ich unter- oder überlizenziert bin. Die Lizenzmetrik gehört damit als einer der wichtigsten Parameter in das Lizenzinventar. Bei einer Compliance-Prüfung werden den erworbenen Lizenzen die Softwareverbräuche gegenübergestellt, die auf Basis der Lizenzmetrik und den ermittelten Softwarenutzungen berechnet wurden. Das Schaubild zeigt diesen Prozess, wie er im Software Assetmanagement Tool Spider Licence der brainwaregroup abgebeildet wird: Lizenzsicht Clearing & Report Installationssicht ERP z.b. SAP Dynamics Verträge und Dokumente Lizenzen SW-Kaufbelege SW-Wartung Lizenz Manager Compliance Report Funktionseinheit Arbeitsplatz Sofware: SOLL Software: NUTZUNG Inventory System z.b. Columbus Inventory NetInventory MS SCCM Matrix42 Centennial LMPs Funktionseinheit Mapping / Fingerprints In der Lizenzsicht werden alle erworbenen Lizenzen mit den zugehörigen Verträgen und den vereinbarten Metriken verwaltet. Die Installationssicht bekommt die Informationen über Softwarenutzungen aus verschiedenen Inventarisierungsquellen (Scanner, Active Directory, Userverzeichnisse der Anwendungen, usw.). Nach dem Mapping der gemeldeten Software (technisches Produkt) auf den Lizenzartikel (kaufmännisches Produkt, u.a. mit SKU) wird der Lizenzverbrauch mit Hilfe von «Licence Metric Procedures» (LMPs) berechnet. Falls notwendig werden von den LMPs weitere Informationen hinzugelesen, um eine Berechnung durchzuführen, z.b. bei der Oracle-Multi-Core-Metrik den Typ und die Anzahl der Prozessorkerne des verwendeten Servers und die aktuellen Umrechnungsfaktoren für Prozessortypen von Oracle. Die LMPs werden laufend durch den Hersteller aktualisiert und können ohne Upgrade in die installierte Spider Software eingebunden werden. 2

3 Lizenzmetriken im Client und Serverbereich Geräte-basierte Lizenzierung bei Microsoft Office Produkten Microsoft unterscheidet bei seinen Metriken für die Office-Produkte nach dem Vertrag, über den die Lizenzen beschafft wurden. Es handelt sich bei allen Verträgen um Geräte-basierte Metriken. Produkte die in einem Enterprise Agreement (EA) mit Microsoft enthalten sind brauchen erst im Nachhinein zum festgelegten True-up-Termin lizenziert werden und können vorher genutzt werden ohne, dass eine Unterlizenzierung vorliegt. Bei Lizenzen, die im Rahmen eines Volumenvertrages erworben worden sind, darf die Software auf zwei Geräten installiert werden, solange der Hauptbenutzer auf beiden Systemen derselbe ist (Zwei Installation, aber nur einen Lizenzverbrauch). Bei der Geräte-basierten Lizenzmetrik ist bei Microsoft zu beachten, dass Lizenzen nicht frei von einem Rechner auf einen anderen transferiert werden können. Nach Zuweisung einer Lizenz auf ein Gerät darf sie frühestens nach 90 Tagen einem anderen Gerät zugewiesen werden, es sei denn das erste Gerät wird dauerhaft ausser Betrieb genommen. Oracle Datenbanklizenzen Oracle Datenbanken können nach einer User-basierten Metrik oder einer CPU-basierten Metrik lizenziert werden. Die User-basierte Metrik heisst bei Oracle Named-User-Plus und verlangt je Benutzer oder Gerät, welches auf eine Oracle Datenbank zugreift eine Lizenz. Abhängig von der eingesetzten Edition muss eine bestimmte Anzahl von Benutzern mindestens lizenziert werden. Die Mindestanzahl hängt wiederum ab von der Anzahl der Prozessorkerne, auf dem die Datenbank betrieben wird. Auch die Edition kann indirekt durch die Server-Hardware bestimmt werden, da bei mehr als 4 Prozessorsteckplätzen immer die Enterprise-Edition zu lizenzieren ist. Oracle-Named-User-Plus ist damit eine User-basierte Metrik, die Prozessorkerne und Steckplätze als Nebenbedingung auswertet. Die Oracle-Multicore-Processor Metrik multipliziert in der Enterprise Edition die Anzahl der Prozessorkerne mit einem Prozessortyp-spezifischen Plattformfaktor, den Oracle vorgibt. In allen anderen Editionen berücksichtigt die Metrik nur die Anzahl der vorhandenen Steckplätze. In virtualisierten Umgebungen ist zu beachten, dass bei allen Oracle Datenbank Metriken immer die Steckplätze und Prozessorkerne des Hostsystems berücksichtigt werden. Nur wenn eine Hardpartitioning vorliegt, werden die zugewiesenen Kerne zur Berechnung verwendet. 3

4 Übersicht Lizenzmetriken Berechnungsgrundlage CI Concurrent User CPU Device MIPS / MSU Node PVU Session Site Transaktion User Erläuterung Lizenziert wird die Anzahl der verwalteten Configuration Items (Cis). Wird oft für Software aus dem Systemmanagement-Bereich verwendet. Lizenziert wird die Anzahl der User, die gleichzeitig die Software nutzen, bzw. gleichzeitig angemeldet sind. Basis der Lizenzberechnung ist die Anzahl der Prozessoren des Rechners, auf dem die Software genutzt wird. Bei dieser Lizenzmetrik ist relevant zu unterscheiden, ob CPUs, Cores oder Steckplätze gezählt werden. Des Weiteren muss bei Nutzung auf virtuellen Systemen unterschieden werden, ob die CPUs des Hostsystems oder nur die zugeordneten CPUs des Gastsystems gezählt werden. Gebräuchlichste Lizenzmetrik bei Desktopsoftware. Berechnet wird der Lizenzverbrauch nach Anzahl der Geräte auf denen die Software genutzt wird. Sonderformen erlauben die Nutzung auf mehreren Geräten des gleichen Users (Zweitnutzungsrecht). Im Grossrechnerbereich wird oft die Lizenzierung auf Basis der Leistungsfähigkeit nach MIPS (Million Instructions per Second) der CPU berechnet. Manchmal wird statt MIPS auch MSU (Million of Service Units) verwendet, wobei 6 MIPS einer MSU entsprechen. Für jedes System (Desktop-, Server- oder Netzwerksystem) muss eine Lizenz erworben werden. Meist ist das System namentlich benannt und kann nicht ohne Einwilligung des Lizenzgebers geändert werden. Metrik mit der IBM bestimmte Produkte lizenziert. Die PVU beschreibt die Leistungsfähigkeit der verwendeten CPU und wird je Prozessortyp von IBM festgelegt. Kommt bei Software-Nutzungen über das Web vor. Gezählt werden hier die Anzahl der aufgebauten Verbindungen im Abrechnungszeitraum. Kann auch ergänzt werden um volumen- und zeitabhängige Komponenten. Die Nutzung der Software ist für jeden Standort (Niederlassung, Land, rechtliche Organisationseinheit) zu lizenzieren. Es werden die Anzahl der durchgeführten Transaktionen gezählt, um den Lizenzverbrauch in einer Periode zu messen. Kommt zum Beispiel bei Web-basierter Software oder in SaaS-Modellen zur Anwendung. Für jeden Benutzer, der die Software nutzt ist eine Lizenz zu erwerben (meistens 1-zu-1). Einige Softwareprodukte unterscheiden verschiedene Nutzertypen. 4

5 Zusammenspiel Lizenzmetriken mit Inventory Das Software-Inventory ermittelt die Nutzung einer Software. Die meisten Inventory-Tools sind in der Lage Software anhand von sogenannten Fingerprints zu erkennen, d.h. anhand von bestimmten Kombinationen von Eigenschaften wie Dateiname, -grösse, Verzeichnisname und Registryeinträgen und ähnlichem wird eine Software mit Edition und Versionskennung ermittelt. Zusätzlich wird in der Regel das Gerät identifiziert, auf dem die Software installiert ist. Diese Informationen reichen in der Regel nur aus um die relativ einfachen Geräte-basierten Metriken abzubilden. Alleine für das Zweitnutzungsrecht wird noch die Information über den Hauptbenutzer des Rechners benötigt und ob die Software schon auf einem anderen Gerät mit demselben Hauptbenutzer gefunden wurde. Lizenzmetriken, die auf die Leistungsfähigkeit des eingesetzten Gerätes abzielen, benötigen weitere Hardware-spezifische Parameter wie CPU-Typ, -Anzahl etc. An ihre Grenzen geraten Inventory-Tools, wenn die Lizenzmetrik auf Objekten basiert, die keine physischen Spuren auf den Rechnern hinterlassen. Microsoft Client-Access-Lizenzen (CALs) müssen für jedes Gerät oder jeden User erworben werden, die auf bestimmte Serverprodukte zugreifen. Der Zugriff ist auf den Clients jedoch nicht ersichtlich. Hier können, z.b. Rechtezuweisungen aus dem Active Directory helfen oder die Definition von kombinierten Produkten (Bundles), d.h. wenn auf einem Gerät ein Outlook gefunden wird, wird auch eine Exchange-CAL benötigt. Im Lizenzmanagement sollte man auch hier Augenmass beweisen und den Aufwand der nötig ist, automatisiert die Parameter zur Lizenzverbrauchsberechnung zu ermitteln, in Relation zur Bedeutung (Einkaufsvolumen, Compliance-Risiko) des Produktes setzen. Wer 80% seiner Softwarenutzung automatisiert in Lizenzverbräuche umrechnen kann, hat auch genug Zeit sich um die verbliebenen 20% manuell zu kümmern. Was muss beachtet werden Lizenzmetriken werden von den Herstellern vorgegeben, können aber durch Verhandlungen angepasst werden. Es ist darauf zu achten, dass eine Metrik vereinbart wird, die mit vertretbarem Aufwand unstrittig messbar ist und dass die Kriterien, nach denen eine Lizenzmessung vom Hersteller anerkannt wird, definiert sind. Für die Durchsetzung dieser Punkte ist in der Regel der Einkauf zuständig, das Lizenzmanagement muss diese Anforderungen jedoch adressieren. Das Lizenzmanagement kann seine Aufgaben nur dann erfüllen, wenn es die Metriken der eingesetzten Software kennt und versteht. Metriken ändern sich häufig. Es sind viel Produkte von verschiedenen Herstellern zu betrachten. Auch Nebenbedingungen in den Lizenzbestimmungen haben Auswirkungen auf die auszuwählende Metrik. Diese Herausforderungen lassen sich vor allem im Mittelstand nicht mehr zweckmässig mit internen Ressourcen bewältigen. Hier ist es wichtig, sich dieses Know-how extern zu beschaffen und bei Bedarf einzusetzen. Das Wissen über die Metriken im Lizenzmanagement hilft nur begrenzt, wenn die Hardwareinfrastruktur unabhängig von diesem Know-how entwickelt wird oder das Lizenzmanagement erst nach einer Umstrukturierung informiert wird und gegebenenfalls eine Nachlizenzierung vornehmen muss. Vor dem Hintergrund, dass Software im Verhältnis zur Hardware einen immer grösseren Kostenblock darstellt, gehört zu einem wertorientierten IT-Management, das bereits bei der Planung der Anwendungsumgebung, diese auf die Lizenzmetrik hin optimiert wird und das Lizenzmanagement bereits in dieser Stufe eingreifen kann. Das heisst auch für den Punkt Lizenzmetrik gilt es eine Aufmerksamkeit ausserhalb des Lizenzmanagements zu schaffen, dass Entscheidungen teilweise gravierende Kostenfolgen im Lizenzmanagement verursachen können, wenn das Lizenz-Know-how nicht rechtzeitig involviert wird. Von Seiten der Hersteller werden immer häufiger Änderungen an den Lizenz und Wartungsmodelle mit den enthaltenen Metriken vorgenommen. Das erschwert einen manuellen Lizenzabgleich, z.b. können für dasselbe Produkt verschiedene Lizenzen mit abweichenden Metriken vorhanden sein. Die Komplexität der Lizenzmetriken und ihre häufigen Änderungen stellen auch eine grosse Herausforderung bei der Lizenzüberwachung (Compliance-Prüfung) im Unternehmen dar. Dies lässt sich schon aufgrund der Vielzahl von vorhandenen Produkten, Versionen und zu prüfenden Downgraderechten kaum manuell durchführen. Mit der Berücksichtigung unterschiedlicher Lizenzmetriken und ihren Ausnahmeregeln kann dieses nur noch mit Hilfe eines Tools erledigt werden, welches Lizenzverbräuche analog zur jeweils gültigen Metrik automatisch berechnen kann. 5

6 Literaturverzeichnis Gordon Jeffrey I., 2008: Software Licensing Handbook Groll, Torsten, 2009: 1x1 des Lizenzmanagements Russmann Steven, 2009: IBSMA, Software License Management Study Guide, 2009 Autoren Marius Dunker, Spider LCM GmbH Wolfgang Stratenwerth, seit über 20 Jahren als IT-Berater in leitenden Funktionen tätig. Bei dem Hamburger Softwarehaus Spider LCM GmbH ist er seit 2009 als Business Development Manager. Smarte Lösungen mit klarem Fokus auf IT- und Vertragsmanagement Die brainwaregroup ist ein international tätiger Hersteller und Anbieter von Softwarelösungen für IT-Servicemanagement und Vertragsmanagement. Seit über 20 Jahren vertrauen Unternehmen aller Grössen auf unsere integrierten, betriebswirtschaftlichen (Assetmanagement, Lizenzmanagement) und technischen (MDM, Softwareverteilung, Patch Management) Lösungen. Ein kompetentes SAM-Team unterstützt Kunden bei der Identifikation von Sparpotenzialen und der Sicherstellung von Lizenz-Compliance. Management Contract Contract IT Management SW Management Mobile Management Kompetenzen Produktgruppen IT Management Vertragsmanagement Contract Contract Management IT Management SW Management Mobile Management Headquarter Brainware Solutions AG Sumpfstrasse 15 CH-6300 Zug Tel Germany Spider LCM GmbH Paul-Dessau-Strasse 8 DE Hamburg Tel sales.de@brainwaregroup.com United Kingdom Brainware Technologies Ltd. 7 Warnham Court, Grand Avenue Hove, East Sussex, Berkshire BN3 2NJ, United Kingdom Tel sales.uk@brainwaregroup.com Asia Brainware Japan Inc. Anzen Building Residence Motoakasaka Minato-ku, Tokyo , Japan Tel sales.jp@brainwaregroup.com Africa Columbus Technologies (PTY) Ltd. Corporate Corner, Block 8 5 Marco Polo street, Highveld 0169, Centurion, South Africa Tel sales.sa@brainwaregroup.com brainwaregroup Alle Rechte vorbehalten