IT-Projektbesetzung: Qualität durch Standardisierung von Profilen und Prozessen

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1 Lünendonk -Trendpapier 2014 IT-Projektbesetzung: Qualität durch Standardisierung von Profilen und Prozessen Eine Publikation der Lünendonk GmbH in Zusammenarbeit mit

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3 Inhaltsverzeichnis VORWORT... 4 IT-PROJEKTBESETZUNG: TRENDS IM MARKT FÜR REKRUTIERUNG, VERMITTLUNG UND STEUERUNG FREIBERUFLICHER IT-EXPERTEN IN DEUTSCHLAND... 6 AUSWAHLKRITERIEN FÜR DIE RICHTIGEN IT-FREELANCER DER REKRUTIERUNGS- UND IT-PROJEKTBESETZUNGS-PROZESS: ASSESSMENTS UND QUALITÄT IM FOKUS STANDARDISIERUNGSANSÄTZE AM KONKRETEN BEISPIEL FAZIT UND AUSBLICK INTERVIEW UND FACHBEITRAG GECO AG Bei der Rekrutierung die Qualität sichern! Einheitlicher Qualifizierungsstandard für globale Services UNTERNEHMENSPROFILE GECO AG Lünendonk GmbH

4 Vorwort Ziele bei der Standardisierung einer Vorgehensweise oder von Produkteigenschaften sind vor allem die Steigerung der Qualität, die Erhöhung der Leistungsfähigkeit oder der Produktion sowie die Kostenreduzierung. Diese Ziele lassen durchaus auf die Aufgabe der Projektbesetzung übertragen. Übergreifende Standards im Recruiting- und IT-Projektbesetzungsprozess fehlen am Markt bislang jedoch, während für die Eignungsdiagnostik, die üblicherweise nur für die Prüfung von Kandidaten für Festanstellungen genutzt wird, mit der DIN sogar eine eigene DIN-Norm existiert. Liebe Leserinnen, liebe Leser, Hartmut Lüerßen, Partner, Lünendonk GmbH IT-Projekte mit den richtigen internen und externen Experten zu besetzen, ist eine Standardaufgabe in Unternehmen des gehobenen Mittelstandes und bei großen Unternehmen. Obwohl: Was bedeutet Standard eigentlich in diesem Zusammenhang? Existiert in der IT-Projektbesetzung schon dadurch ein Standard, weil ein Unternehmen regelmäßig Projektteams zusammenstellt? Der Begriff Standard wird üblicherweise im Zusammenhang mit Regeln oder Normen benutzt, die häufig auch in einem Regelwerk beschrieben sind. Beispiele in der IT sind etwa die IT Infrastructure Library für das Service Management (ITIL) oder die verschiedenen Vorgehensmodelle in der Software- Entwicklung wie Rational Unified Process (RUP), V-Modell, Wasserfallmodell oder Scrum. Dabei erscheint der Bedarf aus Sicht der projektbesetzenden Unternehmen an besserer Projektbesetzung groß: Laut einer Untersuchung von McKinsey aus dem Jahr 2012 überschreitet etwa die Hälfte aller IT-Projekte mit einem Volumen von mehr als 15 Millionen Dollar das Budget um 45 Prozent, 7 Prozent bleiben hinter dem Zeitplan zurück und 56 Prozent liefern weniger Funktionalität als versprochen. Die Untersuchung zeigt auch: Je gründlicher die IT- Projektteams zusammengestellt werden, desto größer gestaltet sich die Chance auf einen Projekterfolg in der vorgesehenen Zeit und ohne Überschreitung des Projektbudgets. Der Markt für IT-Beratung und IT-Services wird in Deutschland im Jahr 2014 laut Prognosen des Branchenverbandes Bitkom ein Volumen von mehr 35,7 Milliarden Euro aufweisen. Im IT-Projektmarkt arbeiten dabei neben den festangestellten IT- Beratern auch mehr als IT-Freelancer, die von den Auftraggeberunternehmen bevorzugt in Mixed Teams eingesetzt werden. Bei Mixed-Teams- Projekten arbeiten sowohl interne als auch externe IT-Experten zusammen. Immer häufiger beauftragen Unternehmen des gehobenen Mittelstandes und große Unternehmen die IT- Freelancer nicht mehr direkt, sondern über Anbieter 4

5 von Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT-Experten. Die zehn führenden Unternehmen dieses Marktsegments konnten im Jahr 2012 einen Umsatz von mehr als 1,3 Milliarden Euro auf sich vereinen. Die Rekrutierungskraft dieser Anbieter ist offenkundig groß und steigt weiter an. Aus verschiedenen Gründen verlagern die Auftraggeberunternehmen die Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT-Experten an externe Dienstleister und lassen sich im Rahmen der Projektbesetzung IT-Freelancer empfehlen, die nach Prüfung ihres Profils zu Interviews eingeladen werden. Die Interviews und die letztliche Auswahl des richtigen Kandidaten verbleibt hingegen nachvollziehbarerweise im Hause des Auftraggeberunternehmens. Woran sich jedoch etwas ändern könnte, sind die Methoden in der Kandidatenvorauswahl, nachdem die Profile an das Auftraggeberunternehmen übermittelt wurden. Denn eignungsdiagnostische Verfahren und vor allem Online Assessments setzen sich bei der Besetzung von Festanstellungen immer mehr durch. Weil der Unternehmenserfolg in immer höherem Maße vom Erfolg der IT-Projekte abhängt, drängt sich die Frage auf, warum entsprechende Testverfahren nicht auch bei der Projektbesetzung genutzt werden, um bei der Auswahl dem Bauchgefühl eine objektive Grundlage zur Seite zu stellen. Dieser Frage geht das vorliegende Trendpapier auf den Grund. Wir wünschen Ihnen eine hilfreiche Lektüre. Freundliche Grüße Hartmut Lüerßen, Partner, Lünendonk GmbH 5

6 IT-Projektbesetzung: Trends im Markt für Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT-Experten in Deutschland MODELL DER PROJEKTBESETZUNG Abbildung 1: Mixed Teams werden inzwischen bevorzugt bei den Projekten eingesetzt. Die Zusammenarbeit mit freiberuflichen IT- Experten gehört daher zu den wichtigen Flexibilisierungsinstrumenten, auf die Unternehmen in Deutschland zurückgreifen, wenn es darum geht, Projekte umzusetzen oder Prozesse zu transformieren. Ziel dieser Zusammenarbeit ist es, fehlende interne Ressourcen zu ergänzen, externes Knowhow zeitweise zu nutzen respektive insgesamt mehr Flexibilität in der Mitarbeiterstruktur zu erreichen. Gerade Veränderungsprojekte stellen die Unternehmen vor große Herausforderungen. Denn typischerweise sind die internen Abteilungen in den Fachbereichen sowie in der IT schlank aufgestellt. Das beutet: Die geplanten Veränderungsprojekte kommen zur normalen Arbeitsbelastung hinzu. Sofern in der IT eigene Projektabteilungen vorhanden sind, übersteigen auch hier die Anforderungen meist die Kapazitäten. 6

7 FORMEN DER FLEXIBILISIERUNG Die häufigste Vertragsform für IT-Projekte ist der Dienstvertrag. Dabei schuldet der Auftragnehmer seine Leistung, das Projektrisiko verbleibt beim Auftraggeber. Diese Vertragsform wird sowohl bei der Zusammenarbeit mit festangestellten IT-Spezialisten von klassischen IT- Beratungsunternehmen angewendet als auch bei der Beauftragung von IT-Freelancern, die in den Projektteams eingesetzt werden. Eine weitere Vertragsform bei der Zusammenarbeit mit externen Beratern und IT-Service-Unternehmen sind Werkverträge, bei denen der Auftragnehmer ein zu definierendes Ergebnis das Werk schuldet. Das unternehmerische Risiko liegt in diesem Fall beim Auftragnehmer. Zusätzlich werden externe IT-Fachkräfte auch über die Arbeitnehmerüberlassung (AÜ) in Kundenunternehmen eingesetzt. Bei Outsourcing übernimmt der Outsourcing-Anbieter Assets und Mitarbeiter. PROJEKTBESETZUNG UND MIXED TEAMS Bei der Projektbesetzung übertragen der gehobene Mittelstand und große Unternehmen seit Jahren immer mehr Aufgaben an die Anbieter von Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT-Experten. Vieles treibt diese Entwicklung; im Kern drehen sich aber alle Treiber darum, dass die Auftraggeberunternehmen die Suche nach IT- Freelancern gerne an einen Dienstleister abgeben, der sich auf diese Aufgaben spezialisiert hat. Der Mehrwert für die Auftraggeber: Die Anbieter von Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT-Experten reduzieren den hohen Zeitaufwand für die Suche nach den richtigen Spezialisten für die Projektanforderungen, beschleunigen den Besetzungsprozess und steigern die Reichweite in der Zielgruppe der geeigneten Kandidaten. Zusätzlich spielen Aspekte wie Transparenz bei den Honoraren, Professionalisierung des IT-Einkaufs und Warengruppenstrategien eine Rolle. Der Begriff Warengruppenstrategien wird in diesem Zusammenhang häufig benutzt, um die externen Dienstleistungspartner zu kategorisieren in strategische Partner, Partner der Stufe zwei, die ebenfalls direkt vom Einkauf betreut werden, und sogenannte nicht strategische Dienstleister. Darunter fallen typischerweise die vielen kleinen IT-Beratungsunternehmen mit 50 oder weniger Mitarbeitern sowie die große Gruppe der IT-Freelancer. Dabei signalisiert der Begriff Warengruppenstrategien, dass die Beschaffung von Dienstleistungen einschließlich der Rekrutierung von Freelancern für die IT-Projektbesetzung ein vergleichsweise neues Feld für die Einkaufsfunktion der Auftraggeberunternehmen darstellt. Die Zusammensetzung der Projektteams richtet sich nach der Projektkonstellation. Diese Konstellationen reichen von Projekten, die ausschließlich mit internen Mitarbeitern besetzt werden, bis hin zu Projekten, die komplett extern umgesetzt und nur intern gesteuert werden. Auch die umgekehrte Variante, bei der interne Teams von externen Projektleitern gemanagt werden, kommt in der Praxis vor. Die Gründe dafür, warum Unternehmen eine bestimmte Projektvariante (intern, Mixed Teams, extern) bevorzugen, variieren. Oft liegen bei rein intern durchgeführten Projekten besondere Vertraulichkeitsanforderungen oder firmenpolitische Gründe vor. Bei komplett extern besetzten Projekten handelt es sich häufig um stark standardisierte Themen und Aufgaben, bei denen einerseits die Pflichtenhefte oder Projektanforderungen gut formuliert und sich andererseits die Angebote gut vergleichen lassen. Oft ist bei diesen Projekten auch kein Wissenstransfer erforderlich, etwa beim Rollout einer neuen Gerätegeneration für die Mitarbeiter oder im Service Management bei den klassischen IMAC-Themen (Installation, Move, Add, Change). Aufgrund der Tatsache, dass bei Mixed Teams der Wissenstransfer besonders gut funktioniert und für viele Auftraggeber die Besetzung der Projektteams 7

8 mit den richtigen Experten wichtiger ist als eine formale Projektstrukturvorgabe, haben sich Mixed Teams als bevorzugte Besetzungsvariante in den vergangenen Jahren am Markt etabliert. ENTWICKLUNG DES MARKTES FÜR REKRUTIERUNG, VERMITTLUNG UND STEUERUNG FREIBERUFLICHER IT-EXPERTEN Nach Schätzungen der Lünendonk GmbH waren im Jahr 2012 etwa IT-Freelancer aktiv. Dabei steigt die Zahl der IT-Freelancer seit Jahren an. Zwar kommt es vor, dass IT-Experten nach dem Verlust einer Festanstellung die Zeit bis zur nächsten Festanstellung als Freelancer überbrücken. Die große Mehrheit der IT-Freelancer hat sich aber bewusst für diesen Berufsweg entschieden, so dass nur relativ wenige IT- Experten zwischen einer Festanstellung und der selbstständigen Arbeit als IT-Freelancer pendeln. Das Spektrum der Projekte, in dem die IT-Freelancer für die Auftraggeberunternehmen tätig sind, reicht von der Individual-Software-Entwicklung (19,2%) über Projektmanagement (14,1%), Systemintegration (12,9%) oder Standard-Software-Einführung (12,2%) bis hin zu Training, Schulung (2,8%). Untersuchungen und Gespräche mit führenden Anbietern zeigen, dass IT-Freiberufler sich üblicherweise bei drei bis fünf Anbietern oder Projektportalen registrieren. Die fünf größten Dienstleister in Deutschland erfassen daher in ihren Profildatenbanken mit einer hohen Überschneidungsrate praktisch alle an einer Vermittlung über Agenturen interessierten freiberuflichen IT-Experten in Deutschland. 8

9 KUNDEN SETZEN IT-FREELANCERVOR ALLEM IN DEN BEREICHEN INDIVIDUAL-SOFTWARE- ENTWICKLUNG, PROJEKTMANAGEMENT UND SYSTEMINTEGRATION EIN Abbildung 2: Die Tätigkeiten der freien IT-Spezialisten beim Kunden umfassen viele Aufgabenfelder. 9

10 Profildatenbank, um diese gegebenenfalls wieder den Kunden der Projektvermittler zur Verfügung stellen zu können. Quellen: Bitkom, Statistisches Bundesamt, Bundesagentur für Arbeit, Schätzungen Lünendonk GmbH Wie hoch dabei die Quote der IT-Freelancer ausfällt, die sich überhaupt nicht in den Projektportalen oder bei den Anbietern von Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT-Experten registrieren, ist nach Recherchen der Lünendonk GmbH bisher nicht empirisch untersucht worden. Studien von Projektportalen zeigen jedoch, dass mehr als die Hälfte der IT-Freelancer, die sich bei den Portalen registriert haben, bisher noch nicht mit Projektvermittlern zusammengearbeitet haben. Auch die Hilfskennzahl des rechnerischen Marktanteils der Top 10 im Markt von 17,6 Prozent im Jahr 2012 deutet auf einen weiterhin großen Anteil von IT-Freelancern hin, die ihre Auftraggeber selber akquirieren und direkt beauftragt werden. MASSNAHMEN ZUR REKRUTIERUNG FREIBERUFLICHER IT-EXPERTEN Weil die Rekrutierung aktiver freiberuflicher IT- Experten eine Kernaufgabe der Dienstleister darstellt, um die Chancen zur Projektbesetzung zu erhöhen, ist es wichtig, zu analysieren, welche Maßnahmen die Anbieter ergreifen, um neue IT-Freelancer zu aktivieren. Zu Aktivierung zählen nicht nur Maßnahmen für die Gewinnung von Neukontakten. Ein großer Teil der Maßnahmen richtet sich auch an den Pool der nicht (mehr) aktiven IT-Freiberufler in der Im Rahmen der Lünendonk -Marktsegmentstudie 2013 Der Markt für Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT-Experten in Deutschland wurden die führenden Anbieter in freier Assoziation nach den wichtigsten Maßnahmen gefragt, mittels derer sie neue Freelancer rekrutieren. Anschließend wurden die Antworten nach Oberbegriffen für die Maßnahmen und Werkzeuge geclustert. An erster Stelle rangiert mit insgesamt 14 Nennungen die Aktivierung über Netzwerke generell. Zusätzlich erreichen die spezifischen Themen Social Media/Social Network mit zehn Nennungen Platz 2 der wichtigsten Maßnahmen und Rekrutierungskanäle. Darauf folgen Direktansprache/Rekrutierungs-Teams, die neun Mal genannt wurden. EXTERNE SUCHE, INTERNE INTERVIEWS UND AUSWAHL Es existieren also vielfältige Möglichkeiten, wie Kandidaten für die Projektbesetzung zu den Auftraggeberunternehmen gelangen können. Für die Auftraggeberunternehmen bedeutet diese große Bandbreite an Rekrutierungskanälen, dass es keine Transparenz in Bezug auf die Vorauswahl und Selektierungskriterien für die gelieferten Profile gibt. Weil der Aufwand für persönliche Interviews hoch ist und sich die Besetzungsqualität vor allem durch Standardisierung und objektivierbare Vergleichbarkeit der Profile und Kandidaten steigern lässt, kommt den Assessments und Tests, die vor den persönlichen Interviews eine zusätzliche Validierungsstufe bilden, eine steigende Bedeutung zu. Dabei erscheinen etablierte Methoden aus den fachlichen Tests und Persönlichkeits-Assessments, wie sie bei Festanstellungskandidaten eingesetzt werden, auch für die IT- Projektbesetzung geeignet. Jedoch können diese Online-Assessments oft nicht die unternehmens- oder projektspezifischen Eignungsdimensionen abbilden, so dass der Tool-Auswahl hohe Bedeutung zukommt. 10

11 VOR ALLEM ÜBER PERSÖNLICHE NETZWERKE SOWIE ÜBER SOCIAL-MEDIA-KANÄLE WERDEN FREIBERUFLICHE IT-EXPERTEN REKRUTIERT Abbildung 3: Auch Direktansprachen durch Recruiting-Teamsgelten als beliebte Rekrutierungsmaßnahmen genauso wie Marketing-Aktivitäten. 11

12 Auswahlkriterien für die richtigen IT-Freelancer Die Auswahlkriterien des Auftraggeberunternehmens sowie die detaillierten Profilanforderungen sind die entscheidenden Vorgaben für das interne oder externe Recruiting-Team bei der Suche nach dem oder den richtigen Kandidaten für das Projekt. Je besser diese Anforderungen definiert und beschrieben wurden, desto höher ist die Chance, dass das Recruiting-Team im Markt auch die objektiv am besten passenden Kandidaten für die Projektverantwortlichen findet. Dass an der Schnittstelle zwischen den Projektleitern, die letztlich die persönlichen Interviews und die Auswahl vornehmen, und den internen oder externen Recruitern in der Praxis ein wichtiger Qualitätshebel vorhanden ist, liegt auf der Hand. Damit ein Projektteam mit den richtigen Experten für die Projektanforderungen zusammengestellt werden kann, ist es unerlässlich, die benötigten Kompetenzen und Rollen im Projektteam zu definieren. Diese Anforderungsdefinitionen an die Profile der IT-Experten zu formulieren, kann je nach Projektgröße und Themengebiet eine Stunde oder mehr in Anspruch nehmen. Wenn zusätzliche Abstimmungsrunden und ein mehrstufiger Freigabeprozess hinzukommen, steigt der zeitliche Aufwand für die Organisation schnell an. Von der Erstellung der Profilanforderungen bis zur Freigabe vergehen dann schnell mehrere Tage. Die fachlichen Anforderungen lassen sich dabei oft vergleichsweise gut beschreiben etwa bestimmte Programmiersprachen oder auch Vorgehensweisen in der agilen Software-Entwicklung wie Scrum oder Rational Unified Process (RUP), die der IT- Freelancer für das Projekt beherrschen muss. Komplexer gestalten sich oft die Beschreibung und das Priorisieren der sogenannten weichen Faktoren, also von Persönlichkeitsmerkmalen, Verhaltensweisen und anderen Kriterien, die sich aus biografischen Merkmalen des Kandidaten ableiten lassen. Ein Beispiel: Sucht ein mittelständisches Unternehmen einen Software-Architekten, der für die Umsetzung der Anforderungen oft mit den Ansprechpartnern in den Fachbereichen kommunizieren muss, so wird sich ein Kandidat mit Projekterfahrung in mittelständischen Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit besser eignen als ein Kandidat, der sich in sehr großen Projektumgebungen wohlfühlt und es gewohnt ist, anhand von definierten Vorgaben und Pflichtenheften beschriebene Aufgaben abzuarbeiten. ANFORDERUNGSKATEGORIEN UND PRIORITÄTEN Die Lünendonk GmbH befragt die führenden Anbieter von Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT-Experten in der jährlichen Marktsegmentstudie auch regelmäßig zu den wichtigsten Kriterien der Auftraggeberunternehmen für die Auswahl der richtigen IT-Freelancer. In der Erhebung wurden die Anbieter gebeten, eine Liste von Faktoren für diese Auswahl anhand einer Skala von -2 = völlig unwichtig bis +2 = sehr wichtig zu bewerten. Es ist klar, dass die Rekrutierungs- und Vermittlungsagenturen hier stellvertretend für ihre Kunden antworten. Nichtsdestotrotz lassen sich aus der Perspektive der Anbieter wichtige Erkenntnisse ableiten. 12

13 ALLE BEFRAGTEN UNTERNEHMEN BEWERTEN TECHNOLOGIE-KNOW-HOW ALS WICHTIGES ODER SOGAR SEHR WICHTIGES ENTSCHEIDUNGSKRITERIUM Abbildung 4:Viele Kriterien beeinflussen die Auswahl des Kandidaten. Als bedeutendsten Aspekt bewerten die Anbieter mit einem Durchschnitt von 1,7 das Technologie- Know-how, gefolgt von der Höhe des Stunden- /Tagessatzes (1,3). Damit hat die Höhe des Stunden-/Tagessatzes die Beratungskompetenz im Vergleich zur Vorjahresbefragung überholt. An dritter Stelle der Prioritäten rangiert die Beratungskompetenz (durchschnittliche Bewertung 1,2) vor Prozess-Know-how in den jeweiligen Branchen (1,0). Interessant ist, dass die analysierten Unternehmen Referenzen vergleichsweise niedrig bewerten. Denn bei Befragungen von Anwenderunternehmen werden Referenzen oft höher bewertet und vor allem dann als wichtiges Kriterium herangezogen, wenn das geplante Projekt die erste Zusammenarbeit mit einem Dienstleister darstellt. 13

14 ENTWICKLUNG VON BEST PRACTICES Egal, ob der Projektleiter die Anforderungen und Prioritäten für die Projektausschreibung selber formuliert oder ein Recruiter diese Anforderungen im kurzen Interview aufnimmt: Es empfiehlt sich, innerhalb des Unternehmens einen Verantwortlichen im Recruiting zu bestimmen, der dafür sorgt, dass die Erfahrungswerte aus positiven und negativen Projektbesetzungen für die zukünftigen Projekte genutzt werden können. Das kann im einfachsten Fall über ein Word- Dokument mit Lessons Learned erfolgen. Wichtig ist dabei jedoch, dass diese Erfahrungswerte im gesamten Rekrutierungsprozess genutzt werden. Bei einem hohen Prozessreifegrad arbeitet das Unternehmen jedoch mit Standard-Bausteinen für die Projektausschreibung, beschreibt regelmäßig gesuchte Profile, definiert entsprechende Eignungstests TYPOLOGIEMODELL REKRUTIERUNG IT-FREELANCER Abbildung 5: Die Recruiting-Prozesse unterscheiden sich in der Praxis erheblich. vor und wertet kontinuierlich die Testergebnisse der verschiedenen Kandidatengruppen aus. Je nach Reifegrad des Rekrutierungsprozesses fließen diese Erfahrungswerte als Vorgaben, Richtlinien oder Empfehlungen in alle Phasen des Rekrutierungsprozesses ein: Wichtige Schlagwörter, die für die meisten Profile gelten, müssen in der Projektausschreibung berücksichtigt werden (Standardbausteine). Die Recruiter sollten darüber hinaus mit dem Projektleiter für jedes konkrete Projekt eine Prioritätenliste der Anforderungen abstimmen. Diese Ab- 14

15 stimmung, die für externe Anbieter von Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT- Experten selbstverständlich ist, wird in vielen Unternehmen, bei denen beispielsweise das Recruiting als Shared-Service-Center weit entfernt von den Fachbereichen agiert, in der Praxis nicht vorgenommen. Im Online-Assessment müssen diese Anforderungen und Prioritäten ebenfalls berücksichtigt werden, damit die Rekrutierungsqualität steigen kann. Dafür ist es erforderlich, dass die Testumgebung die Entwicklung unternehmens- und projektspezifischer Fragen unterstützt. Je genauer die Anforderungen 1:1 in den Online-Tests abgebildet werden können, desto besser und eindeutiger lassen sich die geeigneten Kandidaten bereits vor den persönlichen Interviews herausfiltern. Für Unternehmen, die verteilt organisiert sind und an den verschiedenen (internationalen) Standorten gleiche Mitarbeitergruppen einsetzen, entsteht zusätzlich ein hoher Mehrwert, wenn die Testumgebung Multi-Sprachenfähig ist. Dann lassen sich die Tests nicht nur international vereinheitlichen, zusätzlich können die Testergebnisse der Kandidaten über die Ländergrenzen hinweg miteinander verglichen werden. In der Praxis entsteht dadurch eine völlig neue Steuerungsmöglichkeit, die direkt auf die Projekt- und Service-Qualität einzahlt. Es wird deutlich, dass Best Practices besonders dann gut entwickelt und genutzt werden können, wenn IT- Projektbesetzung und Rekrutierung aus der Prozessperspektive betrachtet werden und die Test- Umgebungen flexibel an die spezifischen Unternehmens- und Projektanforderungen angepasst werden können. 15

16 Der Rekrutierungs- und IT-Projektbesetzungsprozess: Assessments und Qualität im Fokus Wenn Auftraggeberunternehmen Projekte für Freelancer ausschreiben, hängt der Prozess der Rekrutierung und Auswahl stark davon ab, ob und an welcher Stelle ein externer Dienstleister in die Suche eingebunden ist. Oft versuchen mehrere Anbieter von Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT-Experten parallel, einen Freelancer in das Projekt zu vermitteln. Die Auftraggeber erhalten dann Profile von den Anbietern, die es zu bewerten und zu vergleichen gilt. Für die Auftraggeberunternehmen bleibt dabei in der Praxis unklar, wie die Suche und das Matching seitens des jeweiligen externen Partners erfolgte. Zwar werben alle führenden Anbieter mit der Qualität des Rekrutierungsprozesses, beschreiben die Teilschritte, die vor dem Versand der Kandidatenprofile an das Auftraggeberunternehmen erfolgen, und legen besonderen Wert auf die Qualität der eigenen Profildatenbank. Dass dieses Modell funktioniert, belegt die Tatsache, dass die Umsätze der führenden Anbieter von Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT-Experten seit Jahren kontinuierlich steigen. Dennoch fehlt aus Kundenperspektive in diesem rein auf persönlicher Empfehlung beruhenden Modell eine empirische und transparente Vergleichbarkeit, wie sie beispielsweise bei der Rekrutierung für fest angestellte Mitarbeiter für viele Kandidatengruppen durch Eignungs-, Verhaltens- und Persönlichkeitstests in Online- oder Präsenz-Assessments umgesetzt wird. Laut der Studie Recruiting in Deutschland 2013 Erfolgsfaktoren und Strategien für die Zukunft des Mittelstandes des Fachmagazins Personalwirtschaft setzt immerhin etwa die Hälfte der befragten Unternehmen eignungsdiagnostische Instrumente ein. Vielfach sind diese Verfahren und eingesetzten Lösungen nur eindimensional ausgelegt, also entweder auf Persönlichkeitsstruktur oder kognitive, mathematische oder sprachliche Test. Im internationalen Vergleich gehört Deutschland damit nicht gerade zu den Vorreitern. Für die Besetzung von Projekten mit IT-Freelancern werden entsprechende Testverfahren bisher hierzulande kaum genutzt. Dabei könnten Eignungstests und Online- Assessments an verschiedenen Stellen die Besetzungszeit verkürzen, Kosten durch weniger und bessere Interviews reduzieren sowie die Gefahr von eignungsbegründeten Projekteskalationen reduzieren und damit einen großen Mehrwert durch mehr Recruiting-Excellence erzeugen. 16

17 HERAUSFORDERUNGEN IN DER IT-PROJEKTBESETZUNG BESTIMMEN DIE MASSNAHMEN Abbildung 6:Der Erfolg in der IT-Projektbesetzung hängt von vielen Faktoren ab. 17

18 BEISPIELHAFTER IT-PROJEKTBESETZUNGSPROZESS Abbildung 7: Online-Assessments sind eine effektive Unterstützung für die Vorauswahl der Kandidaten. Die Analyse des Rekrutierungsprozesses der Projektbesetzung mit IT-Freelancern ergibt aus der Prozessperspektive zwei wichtige Stufen, die stark durch Standardisierung und Online-Assessments profitieren: die Erstellung der Anforderungsprofile für die IT-Freelancer sowie die Phase der Vorauswahl der Profile für persönliche Interviews. Ausgehend davon, dass die Zeit der Projektleiter, die am Ende des Rekrutierungs- und Besetzungsprozesses die Auswahl treffen, für das Unternehmen höheren Wert besitzt als die Kosten für Online-Assessments zur Kandidatenvorqualifizierung, bietet sich durch den Einsatz hochwertiger Testverfahren die Chance, die Qualität der Kandidaten deutlich zu steigern und gleichzeitig die Zahl persönlicher Interviews pro Besetzung zu reduzieren. Gerade bei fachlichen Standardqualifikationen können die Auftraggeberunternehmen die Testergebnisse innerhalb von Qualifikationsgruppen vergleichen und Mindestanforderungen definieren, die die Kandidaten erfüllen sollen. Im Laufe der Zeit entsteht auch die Chance, das Niveau der Kandidaten in der Entwicklung zu vergleichen. Das kann beispielsweise als wertvolle Information für die Auswahl der externen Anbieter von Rekrutie- 18

19 rung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT- Experten genutzt werden. Wenn etwa bei konstantem Honorarniveau die Testergebnisse der Kandidaten absinken, hat der Auftraggeber die Chance, aktiv nachzusteuern und die externen Partner zu besserer Leistung zu bewegen und gleichzeitig ein gutes Argument zur Hand. QUALITÄTSMERKMALE VON MODERNEN ONLINE-ASSESSMENT-VERFAHREN Etwa 2004 wurden Online-Assessment-Verfahren am Markt eingeführt und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Heute steht eine Vielzahl von Systemen am Markt zur Verfügung. Für die Auftraggeberunternehmen kommt es daher darauf an, das geeignete System auszuwählen. QUALITÄTSMERKMALE VON ASSESSMENT-LÖSUNGEN Abbildung 8: Moderne Systeme müssen viele Anforderungen erfüllen. Welche wesentlichen Funktionen und Qualitätsmerkmale sollten moderne Online-Assessment- Verfahren aufweisen? Die Anforderungen richten sich nach den konkreten Bedürfnissen des Unternehmens und der Herausforderung, punktgenau auf die Projekt- und Profilanforderungen hin zu rekrutieren und, das ist neu, dieses Matching auch dokumentieren zu können. Dies kann beispielsweise über Kennzahlenorientierte Testergebnisse im Vergleich zu allen Kandidaten der jeweiligen Kandidatengruppe erfolgen oder Zertifikate, die Kandidaten im Rahmen von Testverfahren erwerben können und sich damit für das Anwenderunternehmen nachweisbar qualifiziert haben, was auch zukünftige Beauftragungen erleichtert. Dabei gilt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen, von der technologischen Basis über das Kandidatenmanagement, die Test-Umgebung einschließlich Autorensysteme und Fragetypologien bis hin zu den Auswertungs- und Analysefunktionen. TECHNOLOGIE In der Vergangenheit haben Anwenderunternehmen die Lösungen für Online-Assessments oder Bewerbermanagementsysteme als Software-Lizenzen gekauft und im eigenen Rechenzentrum gehostet. Inzwischen hat sich der Software- und Services-Markt jedoch stark verändert. Heue bevorzugen immer mehr Unternehmen das Modell Software as a Service (SaaS), bei dem die mandantenfähigen Lösungen auf den Servern des Anbieters laufen und die Kundenunternehmen über Web-Browser mit der Software arbeiten. Je nach Anforderung größerer 19

20 Unternehmen können auch separate Systeme aufgebaut werden, bei denen die Software-Instanz nicht mit anderen Kunden geteilt wird. Aus der Perspektive des Anwenderunternehmens ergeben sich durch das SaaS-Modell verschiedene Vorteile. So ist beispielsweise kein aufwändiges IT- Projekt zur Implementierung der Software auf den eigenen Servern erforderlich. Das reduziert den internen Aufwand nicht nur in der IT, sondern auch im Projektmanagement, das sich vor allem auf die Lösungsauswahl und die Mitarbeiterschulung konzentrieren kann. Weitere Vorteile, die sich durch SaaS ergeben, sind flexiblere Zahlungsmodelle, üblicherweise anhand der registrierten Benutzer, sowie die Tatsache, dass neue Funktionen oder Weiterentwicklungen ohne Upgrade-Projekte für alle Benutzer verfügbar sind. MANAGEMENT Ein zentrales Kandidatenmanagement ist eine der Kernfunktionen, die erforderlich sind, um die gesamte Kommunikation rund um die Tests sowie die anschließende Interaktion effizient erledigen zu können. Dies gilt umso mehr, wenn die Kandidaten über unterschiedliche Kanäle dem Anwenderunternehmen zugeführt werden, beispielsweise über verschiedene externe Anbieter von Rekrutierung, Vermittlung und Steuerung freiberuflicher IT-Experten oder Initiativkontakt der IT-Freelancer über ein Projektportal. Während kleinere Recruiting-Organisationen ein mehrstufiges Rollenmodell als weniger wichtig empfinden, sind diese Funktionen bei größeren Unternehmensehr wertvoll, die die Online-Assessments beispielsweise auch zentral für verschiedene Unternehmensbereiche koordinieren und parallel sowohl für die Rekrutierung von IT-Freelancern als auch für die Eignungstests von Kandidaten für Festanstellungen einsetzen. Terminmanagement einschließlich der Möglichkeit für Kandidaten, selber Termine in vorhandenen Zeitfenstern zu buchen (Self-Scheduling), erleichtern ebenfalls die täglichen Routineaufgaben, die ohne entsprechende Funktionen das Recruiting- Team viel Zeit kosten. Viele Unternehmen bauen im Laufe der Zeit eigene Kandidatenpools auf, die sie bei neuen Projektanfragen ansprechen. Der Vorteil für die Unternehmen liegt auf der Hand: Wenn ein Kandidat einmal für geeignet befunden wurde, kann eine neue Beauftragung viel leichter erfolgen. Wenn die Online- Assessment-Umgebung Funktionen für die Pool- Pflege abbildet und entsprechende Rollen-Profile unterstützt, kann auch ein Outsourcing oder externen Management des (zertifizierten) Kandidaten-Pools aufgebaut werden. TEST Die Bandbreite von Testverfahren in der Personalauswahl ist groß. Unternehmen, die einen hohen methodischen Anspruch an die Tests hegen, achten darauf, dass vorhandene Testkataloge und Methoden in den Online-Assessment-Lösungen die Anforderungen der DIN erfüllen und entsprechend vom Anbieter zertifiziert wurden. Ziele und Dimensionen der DIN betreffen: Standards respektive Vorgaben für die Durchführung von Eignungsbeurteilungen (auch für die an der Beurteilung beteiligten Personen) wissenschaftlich fundierte Informationen zu berufsbezogenen Eignungsbeurteilungen die Verbesserung der Qualität von berufsbezogenen Eignungsbeurteilungen Konkret bezieht sich die DIN auf diese Aspekte: Planung und Management von berufsbezogenen Eignungsbeurteilungen Auswahl, Zusammenstellung, Durchführung und Auswertung von eingesetzten Verfahren in den Tests 20

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