Form- und Inhaltsvorschriften für Rechnungen

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1 Form- und Inhaltsvorschriften für Rechnungen Inhalt 1. Definition Pflicht zur Rechnungsstellung Allgemeine Formvorschriften Notwendige Angaben auf einer Rechnung Rechnungen über Kleinbeträge Musterrechnung Tabellarische Zusammenfassung Kleinunternehmerregelung Übermittlung der Rechnung Aufbewahrung der Rechnung... 7 Stand: Oktober 2014 Rechnungsvorschriften en, / 7

2 1. Definition Rechnungen sind die Belege über Projektkosten im Sinne der Verwendungsnachweise für die Stiftung. Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird. Auch Kaufbelege wie Fahrkarten und Kassenbons bei Bareinkäufen in einem Geschäft sind in diesem Sinne Rechnungen. (Sie sind gleichzeitig Zahlungsbelege.) Nicht als Rechnung zu betrachten sind Papiere, die ausschließlich die Lieferung dokumentieren (Lieferscheine), Mahnungen sowie Dokumente, die nur die Zahlung belegen, z.b. Quittungen, Kontoauszüge. Letztere sind Zahlungsbelege im Sinne der Verwendungsnachweise der Stiftung. Sie belegen, dass die mit der Rechnung belegten Kosten auch tatsächlich bezahlt wurden. 2. Pflicht zur Rechnungsstellung Lässt sich der Projektträger im Rahmen des geförderten Projekts eine kostenpflichtige Lieferung oder Leistung erbringen, so ist er verpflichtet, sich für diese Lieferung oder Leistung eine Rechnung ausstellen zu lassen. Die Rechnung muss der Erbringer der Lieferung oder Leistung ausstellen. Er gilt dann als Unternehmen oder, wenn er eine Einzelperson ist, als Unternehmer. Einzelpersonen, die nur gelegentlich solche Lieferungen oder Leistungen erbringen und dabei niedrige Umsätze machen, können für sich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Näheres dazu unter Abschnitt Allgemeine Formvorschriften Wie auf allen Geschäftsbriefen müssen auch auf Rechnungen angegeben werden: Name und Adresse der Person oder des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt und ggf. der Zusatz, der die Rechtsform angibt (GmbH, KG, AG etc.) bei handelsrechtlichen Kaufleuten oder Handelsgesellschaften das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist. Bei GmbHs, AGs etc. (Gesellschaften, die keine natürliche Person als mittel- oder unmittelbaren Vollhafter haben) müssen außerdem angegeben werden: alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder (mit besonderem Ausweis des Vorsitzenden) der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Bei Personengesellschaften müssen die Namen der Gesellschafter angegeben werden. 4. Notwendige Angaben auf einer Rechnung Eine Rechnung muss außerdem folgende Angaben enthalten: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (des Projektträgers) die Steuernummer, die das Finanzamt dem leistenden Unternehmer oder Unternehmen erteilt hat, oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer das Ausstellungsdatum Rechnungsvorschriften en, / 7

3 eine eindeutige Rechnungsnummer die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung) oder den Umfang und die Art der Leistung den Tag der Lieferung oder Leistung, wenn dieser nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist den Tag, an dem die Zahlung (oder eine Teilzahlung) fällig ist, wenn dieser Zeitpunkt nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist das für die Lieferung oder Leistung zu zahlende Entgelt (Nettoumsatz) ggf. jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag Falls Teile der Lieferung oder Leistung unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen oder von Steuern befreit sind, müssen die einzelnen Teillieferungen und Leistungen nach Steuersätzen und ggf. nach einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden. Im Fall einer Steuerbefreiung muss ein Hinweis aufgeführt werden, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt In Fällen, in denen der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführt, muss ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers aufgeführt werden. Ein Rechnungsbeispiel ist unter 6. abgebildet. 5. Rechnungen über Kleinbeträge Für eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt, gelten vereinfachte Regeln (Kleinbetragsrechnung). Eine solche Kleinbetragsrechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten: Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers oder Unternehmens das Ausstellungsdatum die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Leistung das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe den anzuwendenden Steuersatz im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Somit fallen gegenüber einer vollständigen Rechnung insbesondere der Leistungsempfänger, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum weg. Ähnliche Erleichterungen gelten für Fahrausweise als Rechnungen. Rechnungsvorschriften en, / 7

4 6. Musterrechnung Quelle: Wikipedia Rechnungsvorschriften en, / 7

5 7. Tabellarische Zusammenfassung Rechnungsaussteller: Erforderliche Angaben Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers. 1. Wenn das Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist, muss "Name" aus mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und dem Nachnamen des Unternehmers bestehen 2. Bei Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, muss "Name" aus der im Handelsregister eingetragenen Firma und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und dem Nachnamen des Geschäftsführers bestehen. Rechnungsempfänger: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers. Steuernummer: Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer und / oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Datum: Ausstellungsdatum der Rechnung. Rechnungsnummer: Eine Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. Menge und Artikelbezeichnung: Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung. Datum der Lieferung oder Leistung: Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung oder der Bezahlung des Entgelts (auch wenn es mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist). Nettobetrag: Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt. Steuersatz: bis 150,00 ab 150,01 Der anzuwendende Steuersatz. Rechnungsvorschriften en, / 7

6 Steuerbetrag: Erforderliche Angaben Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. Grund der Steuerbefreiung: Im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Hier reicht es aus, den Grund der Steuerbefreiung zu nennen (z. B. Kleinunternehmerregelung ); eine Benennung der Vorschrift (in diesem Fall 19 UStG ) ist nicht erforderlich. Aufbewahrungspflicht: Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (nur bei Bauleistungen). bis 150,00 ab 150,01 8. Kleinunternehmerregelung Oftmals sind Personen, die dem Projektträger gegen Honorar eine Leistung erbringen, nur gelegentlich unternehmerisch tätig und haben daher nur niedrige Umsätze. Sie können eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht in Anspruch nehmen. Die Kleinunternehmerregelung ist möglich, wenn der Umsatz einschließlich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. Kleinunternehmer können dann auf den Ausweis von Umsatzsteuer auf der Rechnung verzichten. Sie dürfen dann nur den Bruttowert ohne Angabe von Umsatzsteuersätzen und Umsatzsteuer aufführen. Sie müssen dann auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, sind dann aber auch vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen anderer Unternehmer ausgeschlossen. Weist ein Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer offen aus, ist er zur Abführung dieser an das Finanzamt verpflichtet. 9. Übermittlung der Rechnung Eine Rechnung kann unmittelbar mit der Lieferung oder Leistung übergeben werden, per Post geschickt werden oder auch elektronisch übermittelt werden. Ihre Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts können insbesondere gewährleistet sein durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn in der EDI-Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten, oder 3. ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, sofern der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zustimmt. Rechnungsvorschriften en, / 7

7 10. Aufbewahrung der Rechnung Der Unternehmer hat eine Kopie der von ihm ausgestellten Rechnungen sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen sind unzulässig. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Wer nicht Unternehmer ist, hat nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück die erhaltenen Rechnungen oder vergleichbare Belege zwei Jahre aufzubewahren. Zudem ist es sinnvoll, Handwerkerrechnungen über den Neubau, den Umbau oder die Reparatur an einem Gebäude fünf Jahre lang aufzubewahren, um Ansprüche aus der Gewährleistungspflicht geltend machen zu können. Unabhängig von den vorstehenden Regelungen verlangt die Stiftung, dass alle Rechnungen und Zahlungsbelege (Originale), die für ein gefördertes Projekt angefallen sind, vom Fördernehmer mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Rechnungsvorschriften en, / 7

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