Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr

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1 Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr Ihre begleitet Sie als zuverlässiger Partner Checkliste Stand: Juli 2013 Inhaltsverzeichnis Thema: Seite SEPA-Länderliste 2 SEPA-Überweisung Aufgaben 3 Leerseite 4 SEPA-Lastschrift Aufgaben 5, 6 SEPA-Lastschrift Was ist zu beachten? 7, 8 SEPA-Kartenzahlung Zeitplan 9 SEPA-Kartenzahlung Aufgaben 10 Vordruck-Nr: Vordrucke zur SEPA-Lastschrift SEPA-Firmenlastschrift-Mandat SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat Einzugsermächtigung u. SEPA-Basis-Lastschriftmandat (Kombi-Mandat) Bestätigung der Erteilung eines SEPA-Firmenlastschrift-Mandats Widerruf eines SEPA-Lastschrift-Mandats Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen-Lastschriften 1

2 Der EU-Gesetzgeber schreibt vor, dass zum 1. Februar 2014 die bisher verwendeten nationalen Zahlverfahren (Überweisungen und Lastschriften) eingestellt werden. Die unterstützt und begleitet Sie bei der Umsetzung. SEPA (Single Euro Payments Area) ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem alle inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungen nach gleichen Regeln behandelt werden. Es wird nicht mehr, wie derzeit, zwischen nationalen und grenzüberschreitenden europäischen Zahlungen unterschieden. SEPA-LÄNDERLISTE 2

3 SEPA-Überweisung Aufgaben: Existiert bereits ein SEPA-Projekt in Ihrem Haus? Prüfung und Anpassung der eigenen EDV- Systeme hinsichtlich der Zahlungsverkehrsdateien (DTAUS). Umstellung auf XML- Format. beleghafte Einzelüberweisungen - beleghafte Sammelüberweisungen (zukünftig nicht mehr möglich), - Datenträger (Disketten, CD, USB-Stick) ab nicht mehr möglich, da ungesicherte Datenübermittlung. Überweisungsaufträge über Service- Rechenzentren wie z. B. AKDB, Datev usw. Ich benötige ein Programm zur Umrechnung meiner Empfängerdaten (Kontonummern + Bankleitzahlen) in das neue SEPA-Format (IBAN und SWIFT-BIC). IBAN und BIC auf Rechnungen und Formularen bereits angedruckt? Ja/nein Status Bemerkung/Notiz Wer ist Projektleiter / SEPA- Verantwortlicher? Wann startet das Projekt? Hinweis: verpflichtende Nutzung des SEPA XML-Formates* (ISO20022) ab Internetbanking SFIRM 2.5 (bereits vorbereitet) Star Money 8.0 (bereits vorbereitet) Sonstige ZV-Software Bitte nehmen Sie zur Änderung des Exportformats Kontakt mit Ihrem Programmlieferanten auf. Sie benötigen vermutlich ein aktuelles Update. weiterhin möglich Empfehlung Electronic Banking: Manuelle Erfassung und Pflege der Zahlungen im Internetbanking auf oder Einsatz eines Onlinebanking-Programmes wie z. B. SFIRM 2.5 oder Erstellung einer XML-Datei (ISO20022) mit Hilfe einer sonstigen Software und Upload über Internetbanking. Setzen Sie sich bitte umgehend wegen der Umstellung auf SEPA mit Ihrem Service- Partner in Verbindung. Nutzen Sie unseren SEPA Account Converter unter kostenlos zum Download bzw. erfragen Sie IBAN und BIC bei Ihren Lieferanten bzw. Kunden Eigene IBAN und BIC können Sie bereits jetzt Ihren Kontoauszügen entnehmen. * weitere Informationen zum XML-Format unter 3

4 4

5 SEPA-Lastschrift Aufgaben: Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Abschluß der Inkassovereinbarung für SEPA-Basis-Lastschriften oder/und SEPA-Firmen-Lastschriften mit der. Aufbau einer Mandatsverwaltung für Altund Neukunden z. B. einer Mandatsreferenznummer. Einzug von Forderungen mittels Einzugsermächtigungslastschrift (Textschlüssel 05). Einzug von Forderungen mittels Abbuchungslastschriften (Textschlüssel 04) Abbuchungsaufträge werden zum hinfällig. Prüfung und Anpassung der eigenen EDV- Systeme hinsichtlich der Zahlungsverkehrsdateien (DTAUS). Umstellung auf XML- Format*. Beleghafte Laschrifteinreichungen Ja/nein Status Bemerkung/Notiz Zu beantragen unter der Internetseite https://extranet.bundesbank.de/scp/ Formular: Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschrift Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen- Lastschrift Bis zu 35 Stellen möglich. Hinweis: Die Einzugsermächtigung kann in ein SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat umgewidmet werden (siehe Seite 7), d. h. derzeit bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen können für den Einzug von SEPA- Basis-Lastschrift verwendet werden. Ihre unterstützt Sie bei Fragen zur Umwidmung Ihrer Einzugsermächtigungen. Hinweis: Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist nur bei Nicht-Verbrauchern (z. B. Firmenkunden, Gewerbetreibende) zulässig. Es muss ein neues SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat eingeholt werden und durch den Zahlungspflichtigen vor dem ersten Einzug bei seinem Kreditinstitut bestätigt werden. Hinweis: verpflichtende Nutzung des SEPA - XML-Formates* (ISO20022) ab Internetbanking (ab Juni 2013 möglich) S-Firm 2.5 (bereits vorbereitet) Star Money 9.0 (ab März 2013 erhältlich) Sonstige ZV-Software Bitte nehmen Sie zur Änderung des Exportformats Kontakt mit Ihrem Programmlieferanten auf. Sie benötigen vermutlich ein aktuelles Update. Nicht mehr möglich * weitere Informationen zum XML-Format unter 5

6 SEPA-Lastschrift Augaben: Datenträger (Disketten, CD, USB-Stick) ab nicht mehr möglich, da ungesicherte Datenübermittlung. Einzug von Forderungen mittels Lastschriften über Service-Rechenzentren wie z. B. AKDB, Datev usw. Ich benötige ein Programm zur Massenumrechnung meiner Empfängerdaten in das neue SEPA-Format. Belastung mit Abbuchungslastschriften Ja/nein Status Bemerkung/Notiz Empfehlung Electronic Banking: Manuelle Erfassung und Pflege der Zahlungen im Internetbanking (ab Juni 2013) auf oder Einsatz eines Onlinebanking-Programmes wie z. B. SFIRM 2.5 oder Erstellung einer xml-datei (ISO20022) mit Hilfe einer sonstigen Software und Upload über Internetbanking. Setzen Sie sich umgehend wegen Umstellung auf SEPA mit Ihrem Service-Partner in Verbindung. Nutzen Sie unseren SEPA Account Converter unter kostenlos zum Download Ab nicht mehr möglich. Setzen Sie sich bitte mit Ihrem Geschäftspartner in Verbindung. 6

7 SEPA-Lastschrift Was ist zu beachten? 1. Gläubiger-Identifikationsnummer einholen 2. Abschluss folgender Vereinbarung(en) mit der im Landkreis Schwandorf bei der Deutschen Bundesbank für jede Rechtsperson online anfordern und in Ihrem Zahlungsverkehrsprogramm hinterlegen: https://extranet.bundesbank.de/scp/ Hinweis: der Einzug von SEPA-Lastschriften ist nur mit Angabe der GläubigerIdentifikationsnummer möglich! SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift Hinweis: Kann nur mit Nicht-Verbrauchern abgeschlossen werden Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften unter Vorlage der GläubigerIdentifikationsnummer (entspricht bisheriger Einzugsermächtigung Textschlüssel 05) 3. Mandat Hinweis: Mandatsformulare erhalten Sie von Ihrer Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen- Lastschriften unter Vorlage der Gläubiger-Identifikationsnummer (entspricht bisheriger Abbuchungsvereinbarung Textschlüssel 04) Teilnehmende Banken immer aktuell im Verzeichnis des European Payments Council: Eindeutige Identifikation des Mandats durch Mandatsreferenz und GläubigerIdentifikationsnummer. Mandatart SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat Einholung SEPA-Basis-Lastschrift-Mandate müssen schriftlich eingeholt werden. schriftliche Alt- Ermächtigung Einzugsermächtigung liegt n i c h t vor bis Empfehlung: Kombimandat Vordruck Nr Einzugsermächtigung liegt vor Schriftliche Einzugsermächtigungen mit Datum und Unterschrift des Zahlungspflichtigen gelten als SEPA- Basis-Lastschrift-Mandat. Bisherige Abbuchungsaufträge werden zum ungültig. Wenn der Zahlungspflichtige ein Nicht-Verbraucher ist, kann ein SEPA-Firmen- Lastschrift-Mandat mit dem Zahlungspflichtigen vereinbart werden. ab SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat 7

8 Lastschriftvariante SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift Hinweise: SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat muss durch den Zahlungspflichtigen bei seiner Bank bestätigt werden. Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang) wird vom Zahlungsempfänger (Gläubiger) vergeben. Zusammen mit der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz ist jedes SEPA-Mandat eindeutig. Verfall Verfall bei Nichtnutzung nach 36 Monaten Verfall bei Nichtnutzung nach 36 Monaten 4. Vorabinformation (Pre-Notification) des Zahlungspflichtigen Vorabinformation des Zahlungspflichtigen vor Erst-Lastschrift: spätestens 14 Kalendertage vorher kann z. B. in Form einer Rechnung / eines Zahlplans / eines Kaufvertrags erfolgen eine Verkürzung dieser Frist, z. B. im Mandat ist möglich Mitteilung: Betrag Fälligkeitstag Gläubiger-ID Mandatsreferenz 5. Einreichungsfrist der SEPA-Lastschrift in Geschäftsstagen Erst/Einzel-Lastschrift 6 Geschäftstage vorher bis 14:30 Uhr Folge-Lastschrift 3 Geschäftstage vorher bis 14:30 Uhr Erst-Lastschrift u n d Folge-Lastschrift 2 Geschäftstage vorher bis 14:30 Uhr 6. Weiterleitung Weiterleitung der Daten im XML-Format unter Beachtung o. g. Einreichungsfristen. Hinweis: Das Einreichen von SEPA-Lastschriften ist nur noch beleglos möglich - es ist also zwingend Internetbanking oder eine Onlinebanking-Software notwendig! 7. Buchung und Gutschrift 8. Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen wegen Widerspruch Autorisierte Zahlungen 8 Wochen ab Fälligkeitstag bei Einzug autorisierter Zahlungen Buchung und Gutschriftsvaluta beim Zahlungsempfänger am Fälligkeitstag Nicht autorisierte Zahlungen 13 Monate ab Fälligkeitstag bei Einzug nicht autorisierter Zahlungen Ausgeschlossen durch Verzicht 9. Archivierung Archivierung des Mandates im Original durch den Zahlungsempfänger nach dem letzten Einzug für mindestens 14 Monate. 8

9 SEPA-Kartenzahlung Zeitplan: Das elektronische Lastschriftverfahren (Kartenzahlung ohne Sperrprüfung und Zahlungsgarantie) Das elektronische Lastschriftverfahren (ohne PIN-Eingabe, nur mit Unterschrift) ist kein SEPA-konformes Bezahlverfahren. Die n-finanzgruppe wird dieses Verfahren solange anbieten, wie es die SEPA-Anforderungen zulassen: (voraussichtlich bis Februar 2016) Vorteile der sicheren Kartenzahlungen mit PIN-Eingabe: Das girocard System erfüllt schon heute die Standards, die die Rahmenbedingungen für SEPA- Kartenzahlungen im europäischen Binnenmarkt erfordern Vergrößerung des Kundenkreises Alle Kunden aus dem europäischen Ausland können bargeldlos bei Ihnen bezahlen (any Card at any Terminal) Kartenzahlungen werden sicherer durch einheitliche Sicherheitstechnologien Das alte (links) und das neue (oder zusätzliche) Akzeptanz-Logo des Handels für girocard 9

10 SEPA-Kartenzahlung Aufgaben: Nutzung des elektronischen Lastschriftverfahrens (ELV = ohne PIN, nur mit Kundenunterschrift, d. h. ohne Einlösungsgarantie) Prüfung meines Terminals auf SEPA- und EMV-Fähigkeit (d. h. das Terminal unterstützt die EMV-Chip-Verarbeitung für Debitund Kreditkarten). Ja/nein Status Bemerkung/Notiz Hinweis: Das ELV-Verfahren ist kein SEPAkomformes Verfahren für Kartenzahlungen. Der deutsche Gesetzgeber strebt eine Übergangsregelung für das ELV-Verfahren bis 02/2016 an (deutsches Begleitgesetz erforderlich). Fragen Sie bitte beim Lieferanten Ihres Terminals nach. Bitte prüfen Sie die SEPA- und EMV-Fähigkeit meines Terminals. Meinen bestehenden Vertrag stelle ich Ihnen dazu als Kopie zur Verfügung. 10

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