Qualitätsmanagement Zertifizierungen Audits Outsourcing

Transkript

1 Integrierte Managementsysteme Qualitätsmanagement Zertifizierungen Audits Outsourcing

2 Qualität ist kein Zufall; sie ist immer das Ergebnis angestrengten Denkens John Ruskin 2 S e i t e

3 Inhalt Was ist Qualitätsmanagement?... 4 Einsatz... 4 Struktur... 5 Regelkreis des Qualitätsmanagements... 5 Die Norm ISO Die acht Hauptkapitel der Norm... 6 Die neue ISO 9001: Was wir für Sie tun können... 8 Zertifizierungen... 8 Der Zertifizierungsprozess... 8 Eine einfache Struktur... 8 Ihre Vorteile... 9 Audits... 9 Der Auditprozess Outsourcing Classic Paket Integrietes Paket Über Qualium S e i t e

4 Was ist Qualitätsmanagement? Qualitätsmanagement (QM) bezeichnet alle organisatorischen Maßnahmen, die der Verbesserung der Prozessqualität, der Leistungen und damit den Produkten jeglicher Art dienen. Der Begriff Leistungen umfasst im QM die Dienstleistungen, geht aber über den üblichen Begriff hinaus und betrifft vor allem die innerorganisatorischen Leistungen. Qualitätsmanagement ist eine Kernaufgabe des Managements. In Branchen wie der Luftund Raumfahrt, Automobilindustrie, Medizintechnik, Teilen der Gesundheitsversorgung, der medizinischen Rehabilitation oder der Arznei- und Lebensmittelherstellung ist ein Qualitätsmanagementsystem vorgeschrieben. Bereits seit etwa 1900 wurden verschiedene Modelle zur Standardisierung des Qualitätsmanagements entwickelt. Einsatz Die Wirtschaftswissenschaften sehen Qualitätsmanagement als Teilbereich des funktionalen Managements, mit dem Ziel, die Effektivität und Effizienz einer Arbeit (Arbeitsqualität) oder von Geschäftsprozessen zu erhöhen. Dabei sind materielle und zeitliche Vorgaben zu berücksichtigen sowie die Qualität von Produkt oder Dienstleistung zu erhalten oder weiterzuentwickeln. Inhalte sind etwa die Optimierung von Kommunikationsstrukturen, professionelle Lösungsstrategien, die Erhaltung oder Steigerung der Zufriedenheit von Kunden oder Klienten sowie der Motivation der Belegschaft, die Standardisierungen bestimmter Handlungs- und Arbeitsprozesse, Normen für Produkte oder Leistungen, Dokumentationen, Berufliche Weiterbildung, Ausstattung und Gestaltung von Arbeitsräumen. Bei der Gestaltung von Arbeitsabläufen in Organisationen soll Qualitätsmanagement sicherstellen, dass Qualitätsbelange den zugewiesenen Platz einnehmen. Qualität bezieht sich dabei sowohl auf die vermarkteten Produkte und Dienstleistungen, als auch auf die internen Prozesse der Organisation und ist definiert als das Maß, in dem das betrachtete Produkt oder der betrachtete Prozess den Anforderungen genügt. Diese Anforderungen können explizit definiert sein, sie können aber auch implizit vorausgesetzt werden (Erwartungen). Qualitätsmanagement führt somit nicht zwangsläufig zu einem höherwertigen Ergebnis, sondern stellt nur die vorgegebene Qualität sicher. Auch der Herstellungsprozess eines Billigprodukts kann einem vollständigen Qualitätsmanagement unterliegen. 4 S e i t e

5 Qualitätszertifizierungen etwa nach ISO sagen somit nichts über die Produktqualität aus, wie teilweise durch Werbung suggeriert, sondern nur über das Qualitätsmanagement im Herstellungsprozess. Struktur Qualitätsmanagement ist ein selbstreferenzieller Prozess, das heißt, die Verfahren zur Verbesserung des jeweiligen Gegenstands lassen sich auch auf den Qualitätsmanagementprozess selbst anwenden. Im QM als Managementaufgabe werden festgelegt: Qualitätspolitik Ziele Verantwortungen Dabei liegt es im Interesse des Managements, eindeutige Beschreibungen niederzulegen, andernfalls kann es persönlich für die durch das Produkt eingetretenen Schäden zur Verantwortung gezogen werden. Regelkreis des Qualitätsmanagements Großer Wert wird auf die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse gelegt. Erfahrungen daraus fließen wieder zurück in die Planung, so dass ein Regelkreis (Demingkreis) entsteht: Qualitätsplanung Qualitätslenkung Qualitätssicherung Qualitätsgewinn es wird ein Ist- Zustand ermittelt und die Rahmenbedingungen für das Qualitätsmanagement festgelegt. Danach werden Konzepte und Abläufe erarbeitet. die in der Planphase gewonnenen Ergebnisse werden umgesetzt (QFD, FMEA). Auswerten qualitativer und quantitativer Qualitätsinformatione n (Kosten-Nutzen- Betrachtungen, Überprüfen von gemachten Annahmen). aus vorheriger Phase gewonnene Informationen werden für Strukturverbesserun gsmaßnahmen und Prozessoptimierung eingesetzt. Erfolge und Ergebnisse werden kommuniziert. Die Norm ISO 9001 EN ISO 9001 legt die Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QM- System) fest, denen eine Organisation zu genügen hat, um Produkte und Dienstleistungen bereitstellen zu können, welche die Kundenerwartungen sowie allfällige behördliche Anforderungen erfüllen. Zugleich soll das Managementsystem einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegen. Die sechs allgemeinen Anforderungen an ein Qualitätsmanagement sind in der Norm in Kapitel 4.1 aufgelistet. 5 S e i t e

6 Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems ist eine strategische Entscheidung für eine Organisation. Wenn die Organisation eine vermehrte Kundenfreundlichkeit anstrebt, bietet die EN ISO 9001 einen zertifizierungsfähigen Rahmen dafür, die kontinuierliche Verbesserung des Managementsystems und damit meist verbundene wirtschaftliche Vorteile voranzutreiben. Der prozessorientierte Ansatz basiert auf den vier Hauptprozessen einer Organisation, welche einen Input in einen Output umwandelt. Die Norm betrachtet diese Prozesse (Vorgänge) und vergleicht die Sollvorgaben (Planungen) mit den Istwerten. Bei Abweichungen werden Verbesserungen und Veränderungen definiert und geplant. Somit schließt sich der Kreis Plan Do Check Act, auch PDCA-Zyklus genannt. Die aktuelle EN ISO 9001 wurde letztmals im Jahr 2008 überarbeitet (EN ISO 9001:2008). Als Amendment tituliert, handelt es sich dabei um keine größere Änderung, sondern meist um Klarstellungen (etwa durch Wortwahl gesetzliche und behördliche Anforderungen, Definition ausgegliederter Prozess, Wortwahl Kompetenz statt Schulung, Einführung des Begriffs Risiko in der Einleitung). Die acht Hauptkapitel der Norm Kap. 1-3 enthalten Vorwort und Allgemeines Kap. 4: Qualitätsmanagementsystem Kap. 5: Verantwortung der Leitung Kap. 6: Management von Ressourcen 4.1 Allgemeine Anforderungen 4.2 Dokumentationsanforderungen (dokumentierte Anforderungen, QM-Handbuch, Lenkung von Dokumenten, Lenkung von Aufzeichnungen) 5.1 Selbstverpflichtung der Leitung 5.2 Kundenorientierung 5.3 Qualitätspolitik 5.4 Planung 5.5 Verantwortung, Befugnis und Kommunikation 5.6 Managementbewertung 6.1 Bereitstellung von Ressourcen 6.2 Personelle Ressourcen 6.3 Infrastruktur 6 S e i t e

7 6.4 Arbeitsumgebung Kap. 7: Produktrealisierung Kap. 8: Messung, Analyse und Verbesserung 7.1 Planung der Produktrealisierung 7.2 Kundenbezogene Prozesse 7.3 Entwicklung (dieser Punkt kann bei einer Zertifizierung ausgeschlossen werden) 7.4 Beschaffung 7.5 Produktion und Dienstleistungserbringung 7.6 Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln 8.1 Allgemeines 8.2 Überwachung und Messung 8.3 Lenkung fehlerhafter Produkte 8.4 Datenanalyse 8.5 Verbesserung Die neue ISO 9001:2015 Seit 2012 wird die internationale Norm für Qualitätsmanagement ISO 9001 überarbeitet. Ende 2015 wird die Revision erwartet, welche die derzeitige Version aus 2008 ersetzen soll. Das Thema Qualitätsmanagement gemäß ISO 9001 ist weltweit und branchenübergreifend für Unternehmen aller Größen relevant. Update ISO 9001:2015 März 2014 sollte dann die Abstimmung zum DIS (Draft International Standard) und im Jänner 2015 die Abstimmung zum FDIS (Final Draft International Standard) erfolgen. Mit der Herausgabe der neuen ISO 9001:2015 ist im letzten Quartal 2015 zu rechnen. Bis dahin können sich jedoch die Inhalte noch erheblich verändern. Deshalb gibt es einige Fragen rund um die Norm für Unternehmen. Welche Änderungen wird es geben? Was muss ich beachten? Der neue Standard soll, unabhängig von Größe und Sektor, nach wie vor für alle Organisationen relevant sein und in gleicher Form gelten. Der Fokus liegt auf effektivem Prozessmanagement und einer weiteren Verbesserung der Kompatibilität mit bestehenden Managementsystemen wie ISO oder OHSAS Die bisherigen Veränderungen in der Qualitätslandschaft sowie die immer komplexer werdenden globalen Einflüsse werden aufgenommen. 7 S e i t e

8 Was wir für Sie tun können Unsere persönlichen Beratungspakete werden individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt. So erhalten Sie genau was Sie brauchen. Wir bieten Ihnen folgende Dienstleistungen für Ihr Qualitätsmanagementsystem an, unabhängig davon ob Sie bereits zertifiziert sind oder sich noch zertifizieren lassen wollen. Ebene 1 Ebene 2 Managementhandbuch Verfahrensanweisungen Arbeitsanweisungen Zertifizierungen Falls Sie Ihre Firma nach ISO 9001 zertifizieren lassen wollen, unterstützen wir Sie gerne auf dem Weg zur Zertifizierung und stellen einen raschen Zertifizierungsprozess sicher. Vor Ort bei Ihnen und im Rahmen persönlicher Besprechungen mit der Geschäftsführung, dem Qualitätsmanager und den Mitarbeitern, wird Ihre persönliche Qualitätsdokumentation vorbereitet und erstellt. Wenn Sie wollen vereinbaren wir auch die Termine mit der Zertifizierungsstelle für Sie. Stammordner den Prozess sowie andere wichtige Aspekte informiert. Der Zertifizierungsprozess Aufzeichnungen Vorlagen und Formulare Ungültige Dokumente In nur wenigen Tagen werden die Schritte des Zertifizierungsprozesses umgesetzt und Ihre Firma kann so erfolgreich nach ISO 9001 zertifiziert werden. Eine einfache Struktur 4 Zertifizierung Eine einfache und logische Struktur der Dokumentation in nur zwei Ebenen ermöglicht ein gutes Verständnis Ihres Managementsystems und erleichtert zudem die notwendige Überarbeitung der Qualitätsdokumentation. In nur vier Ordnern wird die gesamte Qualitätsdokumentation erstellt, einschließlich Ihrer eigenen Vorlagen und internen Arbeitsanweisungen. Während des Zertifizierungsprozesses und im Rahmen einer Schulung werden alle Mitarbeiter über 3 Zertifizierungsaudit 2 Internes Audit 1 Dokumentationsvorbereitung 8 S e i t e

9 Ihre Vorteile Steigerung der Prozessleistung Erhöhung der Marktchancen Die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens wird gesteigert - ein Qualitätsmanagementsystem erhöht in der Regel und optimaler Weise die Kundenzufriedenheit. Dies hilft sowohl dabei Potentiale bei Bestandskunden auszubauen, da zufriedenere Kunden in der Regel mehr und häufiger kaufen, als auch bei der Gewinnung von Neukunden. Die Durchlaufzeiten von zum Beispiel Anfragen oder Reklamationen wird gesenkt und die Produktivität insgesamt erhöht. Es werden Systeme zur ständigen Verbesserung eingeführt und optimiert. Durch systematische Ablaufbeschreibungen werden einerseits doppelte Arbeiten und andererseits Versäumnisse vermieden. Audits Steigerung der Gewinne Optimierte Abläufe und Fehlervermeidung helfen dabei, Kosten zu reduzieren. Durch die Einführung von Kennzahlen werden Potentiale und Verluste aufgezeigt. Und eine Steigerung der Qualität, führt zu einer Umsatzerhöhung, womit wir wieder beim Thema der Kundenzufriedenheit wären. Ihr Qualitätsmanagementsystem muss mindestens einmal pro Jahr von einem unabhängigen Auditor intern auditiert werden, um den Ablauf Ihrer Qualitätsprozesse zu bewerten, sowie den aktuellen Stand Ihrer Qualitätsdokumentation zu prüfen. Wir auditieren Ihr Qualitätsmanagementsystem nach dem aktuellsten Stand der Norm ISO Beim Audit erhalten Sie ein ausführliches Feedback sowie Verbesserungsempfehlungen für Ihr Managementsystem. Im Rahmen des internen Audits erhalten Sie zudem: Ausbau strategischer Erfolgsfaktoren Eine ISO 9001 Zertifizierung bedeutet einen Imagegewinn für das Unternehmen, weil es sein Qualitätsstreben dokumentiert und nachweist. Die Transparenz der Abläufe erhöht das Verständnis der Mitarbeiter und vereinfacht zum Beispiel die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern. Ein Qualitätsmanagement und eine ISO 9001 Zertifizierung bieten Risikominimierung und Rechtssicherheit im Schadensfall, da in der Regel der Vorwurf der groben Fahrlässigkeit (häufig ein Argument von Versicherung für Nichtzahlung der Schadenssummer). Vorbereitung von spezifischen Checklisten für ein effektives Audit. Abstimmung des Audittermins mit allen beteiligten Abteilungen. Abschlussbesprechung, in der die wichtigsten Feststellungen diskutiert werden. Erstellung eines detaillierten Auditberichts, den wir Ihnen in nur wenigen Tagen danach zukommen lassen. 9 S e i t e

10 Erstellung eines sinnvollen und effektiven Maßnahmenplans. Der Auditprozess Zusammen mit den zuständigen Mitarbeitern und Abteilungen wird einen Audittermin vereinbart. Wir bereiten alles Notwendige für ein effektives Audit. Der Auditprozess beinhaltet dabei: 4 Maßnahmenplan 3 Erstellung des Auditberichts 2 Audit-Durchführung 1 Audit-Vorbereitung Outsourcing Falls Ihre Firma schon zertifiziert ist, gratulieren wir Ihnen herzlich! Wir bieten Ihnen an, uns um Ihre Qualitätsdokumentation zu kümmern und somit Ihr Qualitätsmanagementsystem ständig aktuell zu halten. Aus Erfahrung wissen wir wie arbeitsintensiv die ständige Überwachung des Managementsystems sein kann und es oftmals schwer ist die dafür notwendige Zeit aufzubringen. Lassen Sie uns diese Aufgaben für Sie machen. Dafür bieten wir Ihnen unser attraktives Outsourcing Paket an, welches wir auf Ihre Bedürfnisse abstimmen. Classic Paket Wir Aktualisieren jährlich Ihre Managementsystem und garantieren ein erfolgreiches externes Audit. Unsere Aufgaben sind dabei: Aktualisierung der Handbuch, Verfahrensanweisungen, Auszeichnungen, Checklisten und Formblätter. Durchführung des internen Audits und Erstellung der Auditberichte. Umsetzung der Korrekturmaßnahmen. Erstellung der Managementbewertungen. Begleitung bei externen Audits (Überwachungsaudit oder Rezertifizierungsaudit). Integrietes Paket Mit einer preiswerten Pauschale erhalten Sie eine persönliche integrierte Pflege und die ständige Aktualisierung Ihres Managementsystems, sowie weitere komplementäre Unterstützung, das ganze Jahr über. Dieses komplette Dienstleistungspaket umfasst: Ständige Pflege Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumentation. Aktualisierung der Handbücher, Verfahrensanweisungen, Auszeichnungen, Checklisten und Formblätter. 10 S e i t e

11 Durchführung der internen Audits und Erstellung der Auditberichte. Management der Abweichungen. Management des Wartungsplans. Analyse der Daten und Kennzahlen. Beratung bei der Umsetzung prozessverbessernder Maßnahmen. Beratung bei der Umsetzung von Energieeffizienzmaßnahmen. Erstellung der Managementbewertungen. Durchführung notwendiger Schulungen. Begleitung bei externen Audits (Überwachungsaudit oder Rezertifizierungsaudit). 11 S e i t e

12 Über Qualium Mit über 10 Jahren Erfahrung als Qualitäts- und Umweltmanager kann ich Ihre Bedürfnisse auf dem Weg zur Zertifizierung und im beruflichen Alltag sehr gut verstehen. Darüber hinaus helfe ich Ihnen gerne bei der praxisorientierten Erstellung der vollständigen Dokumentation, die für Sie und Ihre Mitarbeiter verständlich sind und jederzeit von Ihnen bearbeitet werden können. Seit 2012 arbeite ich als Unternehmensberater und unterstütze erfolgreich Firmen verschiedenster Branchen in Österreich aber auch international auf dem Weg zur Zertifizierung. Gerne stelle ich Ihnen meine Erfahrung in der Zusammenarbeit mit kleinen und mittleren Unternehmen zur Verfügung. Dabei ist es mir besonders wichtig, dass Ihre Bedürfnisse erfüllt werden und ich Ihre Zufriedenheit sicherstellen kann. Ich freue mich auf die gemeinsame Zusammenarbeit! Mit freundlichen Grüßen Mag. Juan A. Verdú Berater und Geschäftsführer 12 S e i t e

13 Integrierte Managementsysteme Qualium Consulting Integrierte Managementsysteme e.u. Anton Seidl-Gasse 136, A-2345 Brunn am Gebirge Tel: 0043 (0)