Sitzungen effizient leiten

Größe: px

Ab Seite anzeigen:

Download "Sitzungen effizient leiten"

Friedrich Wolf
vor 8 Jahren
Abrufe

1 Sitzungen effizient leiten Workshop: procure.ch Region Ost

2 Sind Sie einsam? Sind Sie es leid, alleine zu arbeiten? Hassen Sie es, Entscheidungen zu treffen?

3 Gehen Sie doch öfter zu Besprechungen! Besprechungen die praktische Alternative zur Arbeit

4 Leute treffen sich wohl fühlen Flip-Charts malen Kollegen beeindrucken Der Sekretärin beim Servieren von Getränken nachträumen...und das alles während der Arbeitszeit!

5 Nach dem Motto: Viele gehen hinein, wenig kommt heraus Herzlich Willkommen

6 Name: Rosmarie Aegerter Firma: wissen.bilden gmbh Jahrgang: 1971 Wohnort: Büetigen (im Seeland) Ausbildung: eidg. dipl. Einkäuferin Ausbildnerin mit eidg. Fachausweis

7 Lernziele Die Workshop Teilnehmerinnen können Sitzungen effizient strukturieren Sitzungen ziel- und teilnehmerorientiert leiten

8 Inhalte und Schwerpunkte Grundsätzliche Überlegungen zu Sitzungen Zielorientierte Sitzungsvorbereitung Effiziente und erfolgreiche Sitzungsleitung Nachhaltige Nachbearbeitung Die 12Tipps und Tricks für erfolgreichere Sitzungen

Effiziente und erfolgreiche Sitzungsleitung Nachhaltige

9 Grundsätzliche Überlegungen zu Sitzungen

10 Diskussion erinnern sie sich an ihre letzte Sitzung: Hat sie Sinn und Zweck gehabt? Wurden die Ziele erreicht? Hat die Sitzung Spass gemacht? Wie fühlten Sie sich, als sie den Sitzungsraum verlassen haben? Was kann/sollte/müsste man bei Sitzungen in Ihrer Unternehmen ändern bzw. verbessern?

Wie fühlten Sie sich, als sie den Sitzungsraum verlassen haben?

11 Grundsätzliche Überlegungen zu Sitzungen Zahlen und Fakten: Besprechungen kosten Millionen Vergeudung der Ressource Arbeitszeit Ø s pro Jahr 15 % Meetings-Zeit 5 Min verspäteter Beginn = 8 % Kosten 20 % der TN senden während Sitzung Ø alle 30 Minuten drei oder mehr s

30.000 E-Mails pro Jahr 15 % Meetings-Zeit 5 Min verspäteter Beginn = 8

12 Fazit

13 Das grosse Palaver Jeden Tag treffen sie sich aufs Neue, die Zeitdiebe und Selbstdarsteller, die Nörgler und die Schweiger, bei Kafi und Gipfeli fühlen sich die einen wichtig die anderen sind schwer genervt

Nörgler und die Schweiger, bei Kafi und Gipfeli

14 Doch die Wahrheit ist Viele Sitzungen sind komplett überflüssig dauern zu lange haben oft zu viele Teilnehmende sind schlecht geführt und, und, und... Kurz und nicht gut: Viel zu viele Sitzungen sind auch heue noch ein Zeitfresser und alles andere als effizient

15 Die 6 R s des Sitzungs-Managements Produkt Menge Ort Zeit Qualität Kosten

16 Die Sitzungsphasen 1. Vorbereitung 2. Durchführung 3. Nachbearbeitung

17 Phase 1: Vorbereitung

18 Zielorientierte Sitzungsvorbereitung

19 Zielorientierte Sitzungsvorbereitung Warum? Notwendigkeit prüfen Fragen Sie sich: Was würde passieren, wenn sie gar nicht stattfände?

20 Sitzungsgrund Information Probleme lösen Entscheidungen treffen

21 Überblick Sitzungsarten Informationssitzung informieren, anweisen, antworten Motivationssitzung, überzeugen, Konfrontationssitzung - aushandeln Problemlösungssitzung - kooperieren

22 Zielorientierte Sitzungsvorbereitung Welche Absichten verfolge ich? Welche Ergebnisse sollen geliefert werden eindeutiges und klares Sitzungsziel definieren

23 Zielorientierte Sitzungsvorbereitung Teilnehmerkreis wer soll teilnehmen Direkt betroffene zu Beteiligten machen Verbündete finden (Schlüsselpersonen) Gruppengrösse beachten Zeitliche Beanspruchung beachten

24 Zielorientierte Sitzungsvorbereitung Themen bekannt geben Ablauf Traktanden Zeitplanung (1/3 für Pufferzeiten)

25 Vollständige Sitzungseinladung Einladungsschreiben mit den Zielen Start und Ende Ort Traktandenliste mit den Themen Vorbereitungsaufgaben Alle für die Vorbereitung nötigen Dokumente

26 Tipps: Meetings professionell vorbereiten 1) Keine Sitzung ohne konkrete Ziele 2) Es gibt keine Sitzungsautomatik 3) Teilnehmerzahl begrenzen - Jeder zweiter TN kann gehen 4) Agenda aufsetzen nicht jedes Traktandum ist geeignet 5) Räumlichkeiten wählen Grösse, Typ, Ausstattung beachten 6) An zusätzliche Vorbereitungen denken 7) Alternativen in Betracht ziehen 8) Höchstens zwei Stunden Dauer 9) Die effizienteste Sitzung ist eine Stehung

27 Phase 2: Durchführung

28 Phase 2: Durchführung Sitzungsleitung Zeitmanagement Spielregeln Verbindlichkeiten schaffen Konstruktiver Kommunikationsstil wahren Umgang mit Störungen / schwierigen TN Einsatz von Hilfsmittel

29 Aufgaben Sitzungsleiter / Moderator Moderieren, strukturieren, leiten Sachorientierung im Sitzungsverlauf aufrechterhalten Zeitmanagement

30 Der Sitzungsleiter ist streng, aber gerecht Bereiten Sie sich gut vor Ziel und Themen sind definiert und klar Steuern Sie die Besprechung moderat Bleiben Sie neutral Führen Sie durch Fragen (Unterschiedliche Fragetypen) Visualisieren Sie für alle sichtbar mit! Bleiben Sie beim Thema Achten Sie auf konkrete Vereinbarungen Schließen Sie positiv ab Sie sind das Vorbild!!!

31 Zeitmanagement 2 x pünktlich Ablauf / Zeitplan bekannt geben

32 Spielregeln definieren Störungen haben Vorrang Ich-Botschaften Nur für sich selber sprechen Nur einer spricht die anderen hören zu Andere Meinungen zulassen Sich kurz fassen Mitverantwortung tragen

33 Spielregeln

34 ERROR: stackunderflow OFFENDING COMMAND: ~ STACK:

Ähnliche Dokumente

Sitzungsleitung. Dr. Urs-Peter Oberlin www.oberlin.ch 1/5

Sitzungsleitung. Dr. Urs-Peter Oberlin www.oberlin.ch 1/5 Führungskräfte aller Ebenen verbringen einen grossen Teil ihrer Arbeitszeit an Sitzungen, Meetings und Besprechungen. Viele dieser Veranstaltungen werden von den Teilnehmern selbst als pure Zeitverschwendung