5. Deutscher Kämmerertag, 16./17. September 2009

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1 5. Deutscher Kämmerertag, 16./17. September 2009 Personalmanagement in Zeiten des (demographischen) Wandels Rüdiger Knipp,, Berlin Vortrag im Rahmen des Arbeitskreises Die Personalabteilung als Dienstleister: Personalumbau in Zeiten wachsender Leistungsanforderungen und steigenden Kostendrucks 17. September, Rüdiger Knipp DKT Würzburg

2 Die sich über den demographischen Wandel hinaus verändernden Rahmenbedingungen der kommunalen Dienstleistungserstellung erfordern in den Kommunalverwaltungen ein vorausschauendes und nachhaltiges Personalmanagement. Rüdiger Knipp DKT Würzburg

3 Handlungsfelder des Personalmanagements Rahmenbedingungen für die Zukunftsfähigkeit der Kommune Personalbedarfsplanung Demographie Personalgewinnung Öffentliche Finanzen Personalauswahl Technologieentwicklung Personaleinsatz Gesellschaftliche Umwelt Personalführung Natürliche Umwelt Personalentwicklung Wirtschaft und Arbeitsmarkt Personalkostenmanagement Nachfrageentwicklung Personalfreisetzung Globalisierung Rechte und Normen Rüdiger Knipp DKT Würzburg

4 Im Jahr 2020 werden die Veränderungen in der Bevölkerungsstruktur auch zu gravierenden Veränderungen in der Beschäftigtenstruktur geführt haben. Rüdiger Knipp DKT Würzburg

5 Nach einer Projektion des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) in Nürnberg wird im Jahr 2020 jede 3. Erwerbsperson in Deutschland 50 Jahre und älter sein, der Anteil der Jährigen auf 46% und der Anteil der unter 30-Jährigen von 22% auf 19% zurückgegangen sein. Rüdiger Knipp DKT Würzburg

6 Weil die engen finanzwirtschaftlichen Handlungsspielräume in den Kommunalverwaltungen bereits in den letzten Jahrzehnten zu Verschiebungen in der Altersstruktur der Beschäftigten führten, werden die Folgen der demographischen Entwicklung dort stärker zu spüren sein, als in anderen Branchen. Rüdiger Knipp DKT Würzburg

7 Maßnahmen, die in der Vergangenheit bereits zu Verschiebungen der Altersstruktur geführt haben Folgen der demographischen Entwicklung für die Kommunalverwaltung Einstellungs- und Beförderungsstopps Wiederbesetzungssperren Reduzierung der Ausbildung von Nachwuchskräften Geringere Übernahme ausgebildeter Nachwuchskräfte in Dienst- und Arbeitsverhältnisse steigender Altersdurchschnitt sinkender Anteil der mittelalten Beschäftigten (derzeitige Kern- Belegschaft) Wissensverlust durch das Ausscheiden Älterer fehlender und teilweise nicht hinreichend qualifizierter Nachwuchs fehlende Fachkräfte Rüdiger Knipp DKT Würzburg

8 Um die öffentlichen Aufgaben auch künftig qualifiziert wahrnehmen zu können, müssen die personalpolitischen Maßnahmen der Kommunalverwaltungen sowohl auf die Gewinnung von Nachwuchskräften, als auch auf die Entwicklung des vorhandenen Personals ausgerichtet sein. Rüdiger Knipp DKT Würzburg

9 Maßnahmen zur Gewinnung von Nachwuchskräften Übernahme von Absolventen des allgemeinen Bildungssystems Übernahme von Absolventen der Verwaltungs(fach)hochschulen Interne eigene Berufsausbildung Externe Rekrutierung von berufserfahrenen Mitarbeiter(inne)n Externe Rekrutierung von Spezialisten Rüdiger Knipp DKT Würzburg Handlungsrahmen des Personalmanagements zur Gestaltung des demographischen Übergangs Altersstrukturanalyse Personalbedarfsanalyse Potentialanalyse Personalentwicklungskonzept Personalmarketing Diversitykonzept

10 Die Entwicklung des vorhandenen Personals erfordert eine intensive Auseinandersetzung mit Alternsmanagement und einer alternsgerechten Personalentwicklung. Rüdiger Knipp DKT Würzburg

11 Kernelemente des Alternsmanagements und einer alternsgerechten Personalenwicklung Im Mittelpunkt der Betrachtung stehen nicht allein die älteren Beschäftigten, sondern vor allem der Alternsprozess und der Erhalt der Arbeitsfähigkeit älterer Beschäftigter Die Personalenwicklung muss sich künftig stärker als bisher an unterschiedlichen Lebensphasen und Lernmustern der Beschäftigten ausrichten Die Personalentwicklung ist künftig in größerem Maße individuell auszurichten. Rüdiger Knipp DKT Würzburg

12 Die intensive Auseinandersetzung mit Alternsmanagement und einer alternsgerechten Personalentwicklung wird sich vor allem dann günstig auf die Zukunftsfähigkeit der Kommune auswirken, wenn es gelingt, eine unvoreingenommene Auseinandersetzung über vermeintliche Defizite älterer Arbeitnehmer zu führen. Rüdiger Knipp DKT Würzburg

13 Unvoreingenommene Auseinandersetzung vor allem mit folgenden Fragen: Wie wichtig sind in konkreten Einzelfällen Einschränkungen der körperlichen Leistungsfähigkeit älterer Arbeitnehmer? Was begünstigt oder behindert die Lernfähigkeit älterer Arbeitnehmer? Sind ältere Arbeitnehmer tatsächlich häufiger und länger krank als jüngere Arbeitnehmer? Ist mangelnde Flexibilität wirklich nur altersabhängig? Wie kann die Innovationsfähigkeit auch älterer Mitarbeiter genutzt werden? Ist das Festhalten am Defizitmodell durch den medizinischen Fortschritt überhaupt noch gerechtfertigt? Rüdiger Knipp DKT Würzburg

14 Nur gesunde, qualifizierte und motivierte Beschäftigte sind den Herausforderungen der Zukunft gewachsen. Im Mittelpunkt eines alternsgerechten Personalmanagements steht daher ein ganzheitliches präventives und reaktives Gesundheitsmanagement. Rüdiger Knipp DKT Würzburg

15 Gesundheitsmanagement braucht Ziele ( z. B. Ausbau personengerechter Arbeitsplätze, Erhöhung der Arbeitsqualität, Steigerung der Gesundheitskompetenz der Mitarbeiter, Verbesserung von Betriebsklima und Image, Reduzierung des Krankenstandes) nutzt Analyseinstrumente und das Erfahrungswissen der Mitarbeiter ( z. B. Durchführung von Gesundheitszirkeln) erfordert Qualitätssicherung und Nachhaltigkeit ( Evaluation des Gesundheitsmanagements Gesundheitsmanagement als kontinuierlicher Lernprozess und Bestandteil des Qualitätsmanagements) ist finanzierbar ( Zusammenarbeit z. B. mit Krankenkassen, Unfallversicherungsträgern und Berufsgenossenschaften) Rüdiger Knipp DKT Würzburg

16 Um der demographischen Entwicklung und der zunehmenden Veränderung weiterer Rahmenbedingungen gerecht werden zu können, muss über den Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinaus auch deren Wissen nachhaltig gesichert werden. Rüdiger Knipp DKT Würzburg

17 Hauptbestandteile des Wissensmanagements Instrumente des Wissenstransfers Wissensziele festlegen Vorhandenes Wissen identifizieren Relevantes externes Wissen zielgerichtet importieren Entwicklung von Wissen regeln Wissens(ver)teilung organisieren Zur Wissensnutzung motivieren Bewahrung relevanten Wissens vs. systematisches Vergessen Wissensdokumentation/-transfer Einsatz altersgemischter Teams Einrichtung v. Erfahrungsbörsen Erstellen von Checklisten Implementierung einer Community of Practice Verfassen von Memos Mitarbeiterschulungen durch (ehemalige) Mitarbeiter Einsatz von Paten, Mentoren, Coaches Debriefing Rüdiger Knipp DKT Würzburg

18 Wer nicht weiß wohin er will, darf sich nicht wundern, wenn er ganz woanders ankommt. Robert F. Mager Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und freue mich auf die Diskussion mit Ihnen. Rüdiger Knipp DKT Würzburg

19 Parallelarbeitskreis II: Die Personalabteilung als Dienstleister: Personalumbau in Zeiten wachsender Leistungsanforderungen und steigenden Kostendrucks 5. Deutscher Kämmerertag 2009, Würzburg Volker Halsch, Vivento Mitglied der Geschäftsleitung

20 Demographiefeste Personalpolitik berücksichtigt alle Handlungsfelder des Personalmanagements. Strategisches Personalmanagement Dienstrecht & Vergütung Personalmarketing Arbeitsorganisation Gesundheitsmanagement Indirekte, systemische Managementfunktionen Personalentwicklg. Personalbedarfsplanung Personalgewinnung Personaleinsatz und -erhaltung Personalfreistellung Ehemaligenmanagement Erwerbslebenszyklus Personalführung Organisationskultur Direkte, interaktionelle Managementfunktionen 5. Deutscher Kämmerertag 2009, Würzburg 17. September 2009 Seite 2 Quelle: Prognos AG (2008) aus: Robert Bosch Stiftung: Demographieorientierte Personalpolitik in der öffentlichen Verwaltung. Studie in der Reihe Alter und Demographie, S.55, Stuttgart 2009.

21 Wichtige Herausforderungen an das Personalmanagement vor dem Hintergrund knapper finanzieller Ressourcen. Vor dem Hintergrund der beschriebenen demographischen Entwicklung und den externen Rahmenbedingungen steht die öffentliche Verwaltung vor der Herausforderung den Personalumbau effizient zu managen. Einige konkrete Maßnahmen in den Prozessen Personaleinsatz und -gewinnung sind: 1. Zielgerichtete Flexibilisierung des Personalkörpers 2. Gewinnung von qualifiziertem Fachpersonal 3. Kontinuierliche Steigerung der Effizienz des Verwaltungshandelns 5. Deutscher Kämmerertag 2009, Würzburg 17. September 2009 Seite Kämmerertag Vortrag Halsch final.ppt

22 1. Ressourcenflexibilisierung Beispiel: Stellenbörse interamt.de Startschuss am auf dem Best-Age-Kongress 2008 Seitdem über Aufrufe nach Stellensuchen, registrierte Benutzer Viele Bundesministerien mit ihren zugeordneten Behörden machen bereits mit oder haben ihre Teilnahme angekündigt (BMI, BMF, BMJ, BMG, BMBF) Kontakt zu allen Bundesländern. Testzugänge unter anderem in NRW, Schleswig- Holstein und im Saarland Alle Kommunen im Saarland sind über EGO- Saar in interamt.de vertreten. Erste Großstädte in NRW als Nutzer Kontakte aktuell zu 170 Kommunen 5. Deutscher Kämmerertag 2009, Würzburg 17. September 2009 Seite Kämmerertag Vortrag Halsch final.ppt

23 2. Gewinnung von qualifiziertem Fachpersonal Beispiele: Bundeswehr und Stadt Hamburg IT-Fachleute Verwaltungsfachleute Die öffentliche Verwaltung der freien Hansestadt bietet Interessenten ein breitgefächertes Jobangebot. Das Angebot umfasst alle Bereiche der Verwaltung, der Senatsbehörden und Bezirksämter. Die Verwaltung der Hansestadt will damit nach eigener Aussage neues externes Know-how gewinnen. Vivento hat mit dem Bundesministerium der Verteidigung eine Rahmenvereinbarung geschlossen. Das Ziel: Die dauerhafte Besetzung von vakanten Stellen im IT-Bereich der Bundeswehr mit Telekom Mitarbeitern Gefragt sind Fachkräfte der unterschiedlichsten Fachrichtungen von der Allgemeinen Verwaltung über Finanzen/Controlling bis zum Bereich Personal. 5. Deutscher Kämmerertag 2009, Würzburg 17. September 2009 Seite 5 5

24 3. Effizienzsteigerung innerhalb des öffentlichen Sektors, aber auch übergreifend. Beispiele für den Bereich Finanzen und Controlling Ausgangslage Projekt Ergebnis Bundesbehörde verfügt über hohe öffentlich-rechtliche Forderungsbestände, die noch nicht inventarisiert sind Bereitstellung von qualifiziertem Fachpersonal Systematisierung und Inventarisierung der Forderungen Flexibler, temporärer Einsatz von Beamten per Abordnung Kurzfristige Überbrückung von Ressourcenengpässen an verschiedenen Standorten Bundesland fasst kommunale Vollstreckungsaufgaben für Bußgelder in neuer Landesbehörde zusammen Kommune hat nach Einführung des NKF zusätzlichen Bedarf an Fachpersonal Projektierung der Aufbau- und Ablauforganisation Personalisierung durch Telekom-Beamte Rekrutierung qualifizierter Beamter aus Fachbereichen Unterstützung im gesamten Ausschreibungs- und Bewerbungsverfahren Effiziente Prozesse Kostengünstige Realisierung Temporär verfügbare Ressourcen für hoheitliche Aufgaben Berufserfahrene Beamte Keine aufwändige zusätzliche Ausbildung erforderlich 5. Deutscher Kämmerertag 2009, Würzburg 17. September 2009 Seite Kämmerertag Vortrag Halsch final.ppt

25 Forderungsmanagement: Personelle Unterstützung und Effizienzsteigerung Optimierung des Forderungsmanagements Bonitätsprüfung zur Segmentierung der Forderungen nach Beitreibungswahrscheinlichkeit Insolvenz-Warnservice und Insolvenz-Monitoring Nutzung des langjährigen Know-hows in der Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderungen durch die Beitreibungsstellen der Deutschen Telekom Organisation, Durchführung und Steuerung Prüfung von Aktenbeständen auf potenzielle Forderungen Erhebung bisher unbearbeiteter Rückforderungen Prüfung alter Forderungsausfälle, Aufbereitung und Bewertung Ermittlung von Verzugsadressen unbekannt verzogener Schuldner Telefon-Inkasso und Vor-Ort-Inkasso Steigerung der Erfolgsquote beim Forderungseinzug Herausforderungen im Forderungsmanagement Reaktion auf Ressourcenengpässe durch flexibel einsetzbares Fachpersonal Senkung der Quote nicht erkannter und nicht bearbeiteter Forderungen Unterstützung bei der Binnenoptimierung des Forderungsmanagements Steigerung der Zahlungsmoral und damit Erhöhung der kommunalen Einnahmen 5. Deutscher Kämmerertag 2009, Würzburg 17. September 2009 Seite Kämmerertag Vortrag Halsch final.ppt

26 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Wir freuen uns auf eine angeregte Diskussion! Volker Halsch Mitglied der Geschäftsleitung Vivento, Deutsche Telekom AG Holbeinstrasse 13-15, Bonn Telefon: Fax: Deutscher Kämmerertag 2009, Würzburg 17. September 2009 Seite Kämmerertag Vortrag Halsch final.ppt