Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung

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1 IHRE Ihre Post POST wird WIRD digital. DIGITAL. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung Inputmanagement für Eingangsrechnungen Wien, Artaker Business Breakfast, 9. Oktober 2013 Scanpoint GmbH

2 Scanpoint Das sind wir! Überblick Nummer 1 in Österreich 105 Millionen Images in x in Österreich und 1x in der Slowakei > 250 Mitarbeiter 30 Jahre Erfahrung 100%ige Tochter der Österreichischen Post AG Folie 2. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

3 Viele Eingangskanäle für Ihre Dokumente E-Docs/ E-Rechnung Folie 3. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

4 Scanpoint integriert Ihre Eingangsdokumente Briefpost UNIQA, T-Mobile, H3G, SAP, E-Docs/E-Rechnung ÖBB, DB-Schenker, Agrana, RI-Solution, TMS, Senator, T-Mobile, Vertriebspartner UNIQA, H3G Fax H3G, ABB, T-Mobile, Angst&Pfister, Folie 4. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

5 Dienstleistungen Archivverarbeitung Archivscanning z.b. Personal-, Kranken-, Kundenakten, etc. Archivverwaltung z.b. Übernahme und Lagerung von Archiven Digitale Aktenzustellung Digitaler Umzug NEU Wir strukturieren Ihre Eingangsdokumente! Digitale Postzustellung Eingangspostbearbeitung z.b. Eingangspost, Customer Care, etc. Automatische Rechnungserfassung Automatische Formularerfassung z.b. CRM-Rückläufer, Bestellformulare, etc. Folie 5. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

6 Digitale Rechnungszustellung Briefe Briefzentrum Registrierung Aufbereitung Extraktion Klassifikation Fax Digitalisieren Indizierung Datenbankabgleich Bild- & Metadaten per SSH FTP Kunde Folie 6. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

7 Eingang und Registrierung der Dokumente Business Center Adresse Registrierung und Ermittlung der Stückzahlen Aufteilung laut Positiv-Negativliste Positivliste Kundenanschrift muss vorhanden sein Es ist eine Briefsendung (kein Info.Mail) Negativliste: Zusatz PERSÖNLICH Zusatz NICHT AN POSTBEVOLLMÄCHTIGTE Folie 7. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

8 Aufbereitung und Digitalisierung Öffnen, Entnehmen, Bindematerialien entfernen, Umsortieren Aufbringen des Barcodes am Dokument Aussortieren von nicht zu digitalisierenden Dokumenten Zuführen der Stapel zum Digitalisieren QS Stichproben durch Kontrolle der Imagequalität Folie 8. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

9 Lagerung und Vernichtung Belege werden nach der Digitalisierung in Archivschachteln verpackt Doppelte Sicherheit durch eindeutige Beschriftung und Farbschema Damit eindeutige Kennzeichnung und Übersicht des aktuell zu vernichtenden Monats Vernichtung durch Partner nach Datenschutzregeln Folie 9. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

10 Verarbeitung elektronischer Dokumente Rechnung1.pdf Kopieren und umbenennen der Datei Konvertierung BB0999_ _ pdf SFTP Server Elektronischer Eingang Klassifikation, Extraktion, Indizierung, Datenbankabgleich Verarbeitung BB0999_ _ xml <?xml version= <NAME value= Rechnung1.pdf" /> </document> Datenlieferung Folie 10. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

11 Klassifikation, Extraktion und Indizierung Professionelle OCR-Software Nachbearbeitung durch kompetente Mitarbeiter Datenbankabgleich Anlieferung der Stammdaten über SFTP ZIP File bei mehr als 100MB Verwendung von Deltafiles Klassifikation Indizierung und Vervollständigung Extraktion Folie 11. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

12 Datenlieferung SFTP-Root --- Export --- D _T133425_BB0999.ZIP --- D _T143425_BB0999.ZIP --- D _T144025_BB0999.ZIP --- D _T145425_BB0999.ZIP --- D _T151425_BB0999.ZIP --- D _T153425_BB0999.tmp --- Import -- BB0999_suppliers_BB.zip -- BB0999_suppliers_BB_delta.zip Folie 12. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

13 Ihr Nutzen durch Outsourcing Focus auf Ihre Kernkompetenzen Schnellerer Projektstart Geringere Initialkosten (HW, SW, Know How) Leistungsabhängige und geringere laufende Kosten Weniger Ressourcenbindung bei Ihnen Stets aktuelle Technologien Frühere Lieferung der elektronischen Dokumente Kürzere Durchlaufzeiten - automatische Verarbeitungs- und Buchungsprozesse Ortsunabhängige Verarbeitung von Dokumenten Standardisierte, dokumentierte Prozesse (Compliance Richtlinien) Dokumentenverarbeitung ist unsere Kernkompetenz Folie 13. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

14 Scanpoint als Ihr optimaler Partner Scanpoint 100%ige Tochtergesellschaft der Österreichischen Post AG Als Marktführer in Österreich haben wir die notwendigen Kapazitäten für Ihren Auftrag umgehender Projektstart ist möglich! Flächendeckendes Netzwerk an Produktionsstätten und Logistikzentren Direkte und standardisierte Übergabestellen in den Logistikprozessen Scanpoint und Post garantieren eine langfristige stabile Partnerschaft Größtmögliche Vertraulichkeit - strenger Datenschutz und Postgeheimnis Fundierte technische und fachliche Kompetenz Langjährige Erfahrung mit hochvolumigen Aufträgen durch namhafte nationale und internationale Referenzen Folie 14. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

15 Unsere zufriedenen Kunden Folie 15. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

16 Kontakt Mag. Roland SPITZHIRN Geschäftsführung Scanpoint GmbH Haidingergasse 1, 1030 Wien Mobil: +43(0) Internet: Diese Präsentation kann rechtlich geschützte und vertrauliche Informationen enthalten und ist urheberrechtlich geschützt. Die Verwendung, Weitergabe oder Vervielfältigung dieser Präsentation zur Gänze bzw. auszugsweise ist ausschließlich mit der Genehmigung der/des Verfasserin/Verfassers gestattet. Folie 16. Perspektiven in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Wien. Spitzhirn. 9. Oktober 2013

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