KURZFASSUNG DES QUALITÄTSMANAGEMENT- OSSIETZKY UNIVERSITÄT OLDENBURG. Stand: Dez KONZEPTS AN DER CARL VON

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1 KURZFASSUNG DES QUALITÄTSMANAGEMENT- KONZEPTS AN DER CARL VON OSSIETZKY UNIVERSITÄT OLDENBURG Stand: Dez Prof. Dr. Bernd Siebenhüner / Dr. Nicola Albrecht / AG QS/QM

2 QM-Konzept der Carl Ossietzky Universität Oldenburg Gesamtstrategie Bereiche Forschung, Nachwuchsförderung Studium, Lehre, Weiterbildung Verwaltung und Service ung der ung der ung der Prozesse/ PDCA-Zyklen der der der Übergreifende Prozesse Kontinuierlicher Verbesserungs- Prozess: Ablauf/Struktur Begleitung, Beratung, Reflexion des Gesamtprozesses Identifizierung Projektideen aus Bedarfsabfrage kumentation Erörterung möglicher Übergeordnete Zielfestlegung Informationsaustausch über und deren Festlegung der Gesamtstrategie Erörterung vorgeschlagener Festlegung der konkreten Ziele, Meilensteine, Bearbeitung der ausgewählten valuation Abb. 1: Konzept des Qualitätsmanagements Koordinierungsgruppe Regelmäßige Gesamttreffen der QM- Beauftragten Präsidium Qualitätszirkel Qualitätsmanagement an der Carl Ossietzky Universität Oldenburg 1

3 1 KONZEPT DES QUALITÄTSMANAGEMENTS Die Carl Ossietzky Universität Oldenburg hat eine auf sie zugeschnittene Variante des Qualitätsmanagements entwickelt und setzt diese um. Im Sinne des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) wird eine stetige Verbesserung der universitären Prozesse mit einer nachhaltigen Wirkung und der Einbindung sämtlicher Bereiche der Universität angestrebt. Realisiert wird der KVP durch die Arbeit in stetigen kleinen Optimierungsschritten (in Anlehnung an Die konkrete Ausgestaltung erfolgt in der Bearbeitung n und sieht für die Universität Oldenburg folgendermaßen aus (Abb. 1): 1. Strukturen/Ablauf des Qualitätsmanagements: Die konkrete Umsetzung des QM-Konzepts wird durch eine sog. Koordinierungsgruppe begleitet und reflektiert, so dass notwendige Optimierungen des Konzepts entsprechend vorgenommen werden können. Die Koordinierungsgruppe hat eine Beratungsfunktion und agiert vorschlagsorientiert. Auch die Begleitung der Teilprojekte ist ein Bestandteil der Arbeit der Koordinierungsgruppe. Sie setzt sich zusammen aus: a. der Vizepräsidentin/dem Vizepräsidenten für Wissenschaftlichen Nachwuchs und Qualitätsmanagement, b. der/dem zentralen QM-Beauftragten (diese Person ist unterstützend tätig im Hinblick auf die Organisation und ung Treffen, Durchführung Erhebungen und Erstellung Berichten) c. je ein/e bis zwei VertreterInnen aus den Bereichen Verwaltung und Service, Forschung, Studium und Lehre sowie perspektivisch ung, Akademisches Controlling d. eine/n oder zwei benannte/n QM-Beauftragte/n aus den Fakultäten, zur Sicherstellung des Informationsflusses in die sechs Fakultäten hinein und zur Einbringung der fakultätsspezifischen Perspektiven und Anforderungen in die Koordinierungsgruppe e. eine/n oder zwei benannte/n QM-Beauftragte/n aus den Zentralen/Wissenschaftlichen Einrichtungen zur Sicherstellung des Informationsflusses in die Einrichtungen hinein und zur Einbringung der einrichtungsspezifischen Perspektiven und Anforderungen in die Koordinierungsgruppe Die Vizepräsidentin/der Vizepräsident für Wissenschaftlichen Nachwuchs und Qualitätsmanagement und die/der zentrale Qualitätsmanagementbeauftragte laden regelmäßig die Koordinierungsgruppe in einem zwei- bis dreimonatigen Rhythmus ein, um sich über zentrale Themen und Teilprojekte des Qualitätsmanagements auszutauschen, den Gesamtprozess zu reflektieren und ggf. optimierend tätig werden zu können. Die zweijährig erfolgende Abfrage in den Organisationseinheiten der Carl Ossietzky Universität bzgl. neuer Projektideen bzw. -notwendigkeiten erfolgt ebenfalls über dieses Gremium. Hier werden auch mögliche Projektideen identifiziert und besprochen. Qualitätsmanagement an der Carl Ossietzky Universität Oldenburg 2

4 Sofern die Verantwortlichen der einzelnen laufenden Teilprojekte, die in den Qualitätszirkeln bearbeitet werden, nicht ohnehin Mitglieder der Koordinierungsgruppe sind, werden sie auf jeden Fall hier mit eingebunden. Protokolle der Sitzungen werden dem größeren Kreis der Qualitätsmanagementbeauftragten zugänglich gemacht, entweder durch die Veröffentlichung im Intranet oder den Versand per . Die konkrete Auswahl neuer, der Koordinierungsgruppe ermittelter und deren Leitlinien-/Zielfestlegung geschehen in regelmäßig mind. halbjährlich erfolgenden Gesamttreffen der QM-Beauftragten, zu denen der Vizepräsident für Wissenschaftlichen Nachwuchs und Qualitätsmanagement einlädt. In diesen Sitzungen werden die aktuell laufenden Vorhaben vorgestellt, neue ausgewählt sowie Rückmeldungen zu abgeschlossenen n gegeben. Des Weiteren dienen die Treffen dem Informationsaustausch der QM- Beauftragten über die in den Fakultäten, Wissenschaftlichen/Zentralen Einrichtungen und Referaten erfolgten und erfolgenden QM-Aktivitäten. Die vorgeschlagenen werden mit dem Präsidium abgestimmt und erörtert. 2. Qualitätszirkel und Teilprojekte: Die ausgesuchten Teilprojekte werden in entsprechenden Qualitätszirkeln bearbeitet. Diese legen die operativen Ziele/Teilziele, die Konkretisierung der Leitideen, sowie die umzusetzenden fest und bringen das jeweilige Projekt auf den Weg. Den Qualitätszirkeln gehören Personen an, die inhaltlich mit der Thematik vertraut sind und aufgrund ihres Erfahrungshintergrundes die Projektarbeit voranbringen. Die Qualitätszirkel können, müssen aber nicht aus den QM-Beauftragten bestehen. 3. Begleitung, Bedarfserhebung, Evaluation und kumentation: Der Projektfortschritt wird in den regelmäßig mit der Koordinierungsgruppe erörtert und diskutiert und in den Gesamttreffen der QM-Beauftragten vorgestellt und besprochen. In einem zweijährigen Rhythmus erfolgt eine Bedarfsabfrage bei den Organisationseinheiten der Universität bzgl. neuer, notwendiger, diese Abfrage wird durch den Vizepräsidenten, die/den QM-Beauftragte/n und die Koordinierungsgruppe initiiert. Die kumentation erfolgt in einem universitätsinternen QM-Portal, das sowohl die laufenden als auch die abgeschlossenen dokumentiert und beschreibt. 4. Information der Universitätsangehörigen: In den Dekanerunden, den Sitzungen der Zentralen/Wissenschaftlichen Einrichtungsleitungen, sowie Präsidiumssitzungen berichten der Vizepräsident für Wissenschaftlichen Nachwuchs und Qualitätsmanagement und/oder die/der zentrale Qualitätsmanagementbeauftragte regelmäßig über den aktuellen Stand der Teilprojekte und des Qualitätsmanagements. Die QM-Beauftragten stellen darüber hinaus das Bindeglied zu den Fakultäten und Wissenschaftlichen/ Zentralen Einrichtungen dar und dienen als Multiplikatoren, so dass auch in diesen Bereichen der Informationsfluss sichergestellt wird. Insgesamt ist die Einbettung des Qualitätsmanagements in die Strategiegespräche zwischen Fakultäten und Präsidium anzustreben. Qualitätsmanagement an der Carl Ossietzky Universität Oldenburg 3

5 Der beschriebene Ablauf kann den einzelnen Phasen des - Kreislaufs (PDCA-Zyklus) zugeordnet werden (vgl. Abb. 2), die in jedem Bereich der Universität zur Anwendung kommen (s. Abb. 1). Die konkrete Umsetzung des KVP erfolgt in Form Teilprojekten, die gemäß dem PDCA-Zyklus gestaltet werden (in Anlehnung an Deming, W.E.: Out of the Crisis. Massachusetts Institute of Technology, Cambridge 1982). PLAN/ZIEL (Zieldefinition, planung) Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse/Abläufe in Forschung, Studium und Lehre, Weiterbildung und Verwaltung/Service kumentation in einem Qualitätsmanagementportal DO (Umsetzung der ) Regelmäßige (zweijährig stattfindende) Erhebung Prozessen/, die optimiert werden sollten Auswahl der Themen/ durch Präsidium in Abstimmung mit AnsprechpartnerInnen (QM- Beauftragten der Fakultäten, Einrichtungen) Bildung QS-Zirkeln zur Bearbeitung ACT (Ableitung Verbesserungsmaßnahmen) Optimierungsschritten CHECK (Überprüfung der ) Evaluation der Regelmäßig stattfindende QM- Beauftragtentreffen PLAN planung DO der Teilprojekt I: ( ) ACT CHECK PLAN planung DO der Teilprojekt II: ( ) ACT CHECK Teilprojekt XX Abb. 2: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess an der Universität Oldenburg Qualitätsmanagement an der Carl Ossietzky Universität Oldenburg 4

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