Projekte planen. Einführung des Projektstrukturplans (PSP)

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1 Projekte planen Einführung des Projektstrukturplans (PSP) 1

2 Woran scheitern Projekte? Etwa 50% der Projekte in Schulen und anderen Organisationen scheitern an... - Fehleinschätzung der Ausgangslage - Unterschätzung des Arbeitsaufwandes - Mangelhafter Kostenkontrolle - Unrealistischer Zeitplanung - Unklarer Kompetenzverteilung 2

3 PSP als Konsequenz Ein Instrument zur Projektplanung muss... - die Struktur eines Projekts hierarchisch gliedern (Gesamtprojekt, Teilprojekt, Arbeitspaket); - Verantwortlichkeiten definieren; - Ressourcenkontrolle ermöglichen (Zeit und Geld); - eine Bewertung der Projektrisiken enthalten (Misserfolgsbedingungen) - die Steuerung bei Ablaufstörungen, Budgetüberschreitungen etc. ermöglichen... 3

4 work breakdown structure (objektorientiert) Hochzeitsfeier 1. Einladungen / Gästeliste 2. Raum / Saal 3. Programm / Musik 4. Dokumentation / Fotos 5. Speis & Trank 3.1. DJ / Band suchen 3.2. Musikwünsche klären 3.3. Beiträge d. Gäste sammeln 3.4. Ablaufplan erstellen 4

5 Den PSP aufbauen Sachlogische Hierarchisierung statt chronologischer Aufbau ( Netzplan) Top-down (deduktiv): Teilprojekte Arbeitspakete Bottom-up (induktiv) : Arbeitspakete Teilprojekte Vollständigkeit ist erforderlich! Begriffe für Arbeitspakete vereinheitlichen Statisches Instrument (Termin- und Kostenplan dagegen dynamisch) 5

6 Arbeitspakete beschreiben Arbeitspaketbezeichnung Ggf. Arbeitspaketnummer Verantwortlichkeiten Ergebniserwartung Einsatzmittel Zeitbedarf (Dauer) Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen 6

7 Arbeitspakete beschreiben Arbeitspaket Nr. Bezeichnung Verantwortlichkeit Ergebniserwartung Einsatzmittel Zeitbedarf Schnittstellen 3.1. DJ / Band suchen Herr Müller Begleitung diverser Phasen (Essen und Tanzen) u. Zielgruppen (Verwandte und Freunde) Telefon / Zeitung / Freunde / Honorar (?) 14 Tage siehe Folgeseite 7

8 Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen (auch aus anderen Teilprojekten) Hochzeitsfeier 1. Einladungen / Gästeliste 2. Raum / Saal 3. Programm / Musik 4. Dokumentation / Fotos 5. Speis & Trank 3.1. DJ / Band suchen 3.2. Musikwünsche klären 3.3. Beiträge d. Gäste sammeln 3.4. Ablaufplan erstellen 8

9 Anordnungsbeziehungen klären Welche Arbeitspakete sind Vorgänger oder Nachfolger anderer Arbeitspakete? Hilfreich: Arbeitspakete auf Metaplankarten schreiben und zu einem Gesamtbild legen (Netzplan) + Interdependenzen von Arbeitspaketen werden visualisiert - Netzplanpflege aufwändig (Mondlandung: 20 Personen, Alternative Balkendiagramm) 9

10 10

11 Kritischen Pfad ermitteln Beim kritischen Pfad gibt es keine Pufferzeiten zwischen den Arbeitspaketen. Verzögerungen führen zwangsläufig zu einem späteren Projektabschluss. 11

12 Projekt-Timing Vorwärtsrechnung: FAZ + Dauer = FEZ (FEZ = FAZ des Nachfolgers) Rückwärtsrechnung: SEZ Dauer = SAZ (SAZ des Nachfolgers = SEZ des Vorgängers) Beide Verfahren kombinieren Kalendrierung des Netzplans (WE, Feiertage, Ferien, Krankheitstagen) Unternehmen: 200 Arbeitstage / Jahr 12

13 Projekt-Timing Erstellung eines Balkenplans (bei kleineren Projekten auch als Alternative zum Netzplan) Meilensteine für Ereignisse besonderer Bedeutung mit überprüfbaren Zwischenergebnissen festlegen (Steuerung!) 13

14 14

15 Personalkapazitäten ten planen 15

16 Kostenplanung Top-Down - Fester Budgetrahmen wird auf Arbeitspakete verteilt - Vorteil: Prioritätensetzung - Nachteil: Budgetrahmen wird in der Regel nicht ausreichen Gefahr der Unterfinanzierung von Arbeitspaketen 16

17 Kostenplanung Bottom-up - Voraussetzung: Vorliegen detaillierter Arbeitspaketbeschreibung - Berechnung der Gesamtkosten als Summe der Kosten aller Arbeitspakete - Vorteil: realistische Planungsprämissen - Gefahr: Kostenrahmen weit außerhalb des Budgetrahmens 17

18 18

19 Synthese: Gegenstromplanung - Top-down-Verfahren: Entwurf für eine Rahmenplanung - Bottom-up-Rücklauf auf der Grundlage überarbeiteter Arbeitspaket- Beschreibungen - Zusammenführung zu einem Gesamtbudget 19

20 Gesamtkostenplan Sachkosten und Personalkosten Rückkopplung: Lohnt das Projekt? Bei Differenzen zwischen Kostenplan und Budgetrahmen: Budget nachbessern oder Kosten sparen? 20

21 Literatur Hansel, Jürgen u.a.: Projektleiter-Praxis., 4. Auflage, Berlin u.a Manfred Schulte Zurhausen, Organisation. 3.Auflage, Vahlen, München, 2002 Bremer Hochschulinitiative: Unternehmensberatung: 21

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