Dokumente stets verfügbar. 01:2011. Tablet-PCs erobern die Aktenkoffer. Be ahead in Solutions.

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1 5,90 CHF 8,80 FACHMAGAZIN DER PDV-SYSTEME GMBH ISSN: JAHRGANG 01:2011 PDV-Büro in Berlin eröffnet...03 Im Interview: Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt...04 ITDZ als IT-Serviceunternehmen...08 Das erste VISkompakt-Projekt im Erzbistum Köln...10 ipad-hype im Bundestag...12 Tablet-PCs für eakte...14 Quality Assurance der PDV-Systeme stellt sich vor...16 Impressionen PDV-Anwenderforum VISkompakt-Schulungen mit interaktiven ebooks...22 Einheitlicher Service Desk für sächsische Landesverwaltung...26 Dokumente stets verfügbar. Tablet-PCs erobern die Aktenkoffer. Berufsbegleitende Weiterbildung für moderne Verwaltungen vbundle für den Mittelstand...31 Trainer-Zertifizierungen...34 Bildbearbeitung in Excel Buchtipp...38 Termine...40 Be ahead in Solutions.

2 News: Die elektronische Akte im BVerwG Das Bundesverwaltungsgericht (BVerwG) führt in seiner Verwaltung und im Wissenschaftlichen Dienst die elektronische Akte ein. Zum Einsatz kommt dabei die Dokumentenmanagement-Lösung VISkompakt der PDV-Systeme GmbH. Das im Januar 2011 gestartete und auf ein Jahr angelegte Projekt umfasst die technische Konzeption, Implementierung und Dokumentation. Darüber hinaus werden die Anwender projektspezifisch auf ihre Arbeit mit der elektronischen Akte vorbereitet und vor Ort betreut. Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotierung ist der Rollout geplant. Interaktive ebooks im PDV-Store Über den neuen Store der PDV-Systeme können Kunden VISkompakt-Kursunterlagen der PDV-Akademie als interaktive ebooks für ipads erwerben. Das Angebot umfasst derzeit 20 Titel für Anwender und Fachadministratoren. Die ersten Kunden nutzen bereits die neuen Navigations- und Annotationsfunktionen sowie die Vorteile der integrierten Videos. Europaweite Ausschreibung am ITDZ Die PDV-Systeme GmbH hat in einer europaweiten Ausschreibung des IT-Dienstleistungszentrums Berlin zu Leistungen im Projektservice den Zuschlag für die Fachkategorie 2 Systemberatung und Systemimplementierung erhalten. Das Erfurter Unternehmen wird Konzepte zur Systemberatung liefern. Außerdem wird es bei der Projektdurchführung die Umsetzung des DMS-Basisdienstes für das Land Berlin technisch unterstützen. Die Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate. Editorial. Liebe Leserinnen und Leser, Wer heilt, hat recht., heißt es. Hat auch recht, wer mit einem Produkt in kürzester Zeit traumhafte Verkaufszahlen erreicht? Wenn es in den ersten Monaten nach Verkaufsstart bereits Tausende ipad-nutzer gibt, muss es belastbare Gründe dafür geben. Vielleicht besteht die Faszination darin, dass mit der Form der Bedienung der Sprung von der ernsthaften Arbeit hinein ins Spielerische geglückt ist. Nicht nur, dass das ipad auf Knopfdruck sofort einsatzbereit ist. Keine Anwendungen, die sich unter kompliziertem Namen verstecken, sondern eine bunte Bilderwelt von fröhlich wirkenden und vielfach nützlichen Apps macht den Anwender neugierig auf das, was sich hinter dem jeweiligen Bild verbirgt. Anstelle des Arbeitens mit der Maus darf der erwachsene Anwender mit dem Finger auf Bildchen tippen. Dieser Art der Bedienung folgt zur Freude des Anwenders viel schneller als gewohnt die gewünschte Reaktion. Dass diese Vorgehensweise Fingerabdrücke auf dem Monitor hinterlässt, wird für die wiedererlangte Freude und Effizienz der Bedienung billigend in Kauf genommen bzw. durch eifriges Putzen der Tafel beseitigt. Neue Möglichkeiten auch für die Wahl des Arbeitsortes Nicht mehr nur im vorgeschriebenen Raum, in dem der Schreibtisch mit den verkabelten Geräten steht, sondern an nahezu jedem Ort kann der Akteur ausgerüstet mit seiner kleinen leichten Tafel mit seinem Zeigefinger kreativ werden. Natürlich nur, wenn die Sonne nicht gar zu sehr blendet. Unser Autor Maik Hofmann verweist in seinem Beitrag darauf, dass bei Tablet-PCs wegen der direkten Interaktion mit dem Objekt bereits von einer Evolution von der grafischen Benutzerschnittstelle (GUI) hin zum natürlichen Benutzer- Interface (NUI) gesprochen wird. Alles in allem scheint die zurückgewonnene Freude an der Bildschirmarbeit durch einfache Bildsprache und eine intuitive wie effiziente Bedienung ein Schlüssel für erfolgreiche Entwicklungen der Zukunft zu sein. Hat also recht, wer mit seiner Entwicklung den Nerv Tausender trifft? Wie ist Ihre Meinung dazu? Wir sind gespannt auf Ihre Einsendungen! Ihre Redaktionsleiterin Sabine Kadow Schulungen in Bayern abgeschlossen Im Februar 2011 konnten im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums für Umwelt und Gesundheit die VISkompakt-Schulungen erfolgreich abge-- schlossen werden. Insgesamt wurden durch die PDV-Akademie ca Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter behördenspezifisch und prozessbezogen in der Anwendung des VBS/DMS VISkompakt geschult. Sabine Kadow Germanistin, Dr. phil. Seit 2008 Redaktionsleiterin PDVNews sabine.kadow@pdv.de 2 News Editorial PDV NEWS Ausgabe 01:2011

3 PDV-Büro in Berlin eröffnet. Mit der Eröffnung eines neuen Büros in Berlin hat die PDV-Systeme ihre Aktivitäten auf dem IT-Markt in Berlin und Umland deutlich verstärkt. Das Büro befindet sich im Zentrum Berlins in einem weithin sichtbaren Skyliner, dem Regus-Center am Kurfürstendamm 21. Mehr als 50 Gäste aus Politik, Verwaltung und Wirtschaft waren der Einladung zur Eröffnungsveranstaltung am 3. Februar 2011 gefolgt. In seiner Begrüßungsrede sagte der Leiter des Büros Jürgen Gerlach: Für den Ausbau unserer Geschäftsaktivitäten in den Bereichen Strategische IT-Beratung, DMS, Storage, Virtualisierungslösungen, Open Source, Netzwerk-Infrastruktur, Sicherheit und Schulungen bieten Berlin und die umliegenden Bundesländer ein hervorragendes Potenzial. Bestehenden und neuen Kunden steht nun ein größeres Dienstleistungsangebot zur Verfügung. Anschließend stellten sich die weiteren Mitarbeiter des Berliner Büros vor. Heribert Stiegler berichtete den Gästen, dass das Softwarehaus der PDV-Systeme seit Mitte der 90er-Jahre Öffentliche Verwaltungen, Dienstleistungszentren und Unternehmen aus Berlin und Brandenburg beim Einsatz moderner elektronischer Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) berät. Beispielhaft sei die maßgebliche Beteiligung des Unternehmens am Berliner Senatsinformations- und Dokumentationssystem (SIDOK). Inzwischen würden mehr als Mitarbeiter Öffentlicher Verwaltungen in Berlin mit VISkompakt arbeiten. Besonderes Interesse fanden die Ausführungen zum Einsatz von VISkompakt bei der elektronischen Bearbeitung der Berliner Verkehrsordnungswidrigkeiten (BOWI). Der Leiter der PDV-Akademie Volker Kadow nutzte ebenfalls die Gelegenheit, die Angebote des Unternehmens für Training, Dokumentation sowie PR/Marketing kurz vorzustellen. Der erste Tag mit Kunden und Partnern verlief vielversprechend. Mit der Eröffnung des neuen Büros im Zentrum der Hauptstadt wurden die Aktivitäten der PDV-Systeme im Projektservice, bei Systemhausdiensten sowie bei Beratungsund Schulungsleistungen in der Region gebündelt und zugleich intensiviert. Projekt zur elektronischen Weglage In Gerichten des Bundes und beim Generalbundesanwalt werden Projekte zum Ausbau des Elektronischen Rechtsverkehrs vorangetrieben. Das Bundesarbeitsgericht hat ein Konzept zur elektronischen Weglage entwickelt. Es geht um die rechtskonforme, beweissichere und verkehrsfähige Aufbewahrung elektronischen Schriftguts innerhalb der Gerichte nach Abschluss der aktiven Bearbeitungsphase bis zur endgültigen Archivierung in der archivführenden Behörde. In diesem Jahr soll unter Beteiligung der PDV-Systeme ein entsprechendes Pilotprojekt beim Bundespatentgericht durchgeführt werden. Dabei wird das DMS VISkompakt eingesetzt. Gymnasium testet ebooks Eine 11. Klasse des Carolinum Gymnasiums in Neustrelitz testet im 2. Schulhalbjahr 2010/11 den Einsatz eines interaktiven ebooks auf ipads im Philosophie-Unterricht. Ziel des Projekts ist der Nachweis, dass Bildungsinhalte mit interaktiver Bildungssoftware effizienter vermittelt werden können. Am Projekt beteiligt sind das Bildungsministerium Mecklenburg-Vorpommern, die PDV-Akademie und der Cornelsen Verlag. Success-Stories im Internet Seit Anfang des Jahres veröffentlicht die PDV-Systeme eine Reihe von Anwenderberichten auf ihrem Internetprotal www. pdv.de. Die Beiträge fassen die Erfahrungen einzelner Behörden und Institutionen zusammen, die bei der Implementierung und beim Einsatz von VISkompakt gesammelt wurden. All-Inclusive-Pflege kommt an Viele Kunden interessieren sich für das neue PDV-Wartungs-Paket, das seit November 2010 angeboten wird. Es beinhaltet neben Standardprodukten auch kundenspezifische Add-ons und Leistungen von Softwarepflege über qualitätsgeprüfte Auslieferungen und Installationen bis hin zur Betriebsunterstützung. Mehr Informationen erhalten Sie über Bernd Ulrich von der Actebis Peacock GmbH (rechts) beglückwünscht den Leiter des Büros Jürgen Gerlach PDV NEWS Ausgabe 01:2011 PDV-Büro in Berlin eröffnet 3

4 Ebenenübergreifendes Prozessmanagement ist entscheidend. Interview mit Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt, Sächsisches Staatsministerium der Justiz und für Europa. PDVNews: Herr Staatssekretär, warum steht das Thema Verwaltungsmodernisierung seit einigen Jahren im Freistaat Sachsen ganz weit oben auf der Agenda? Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt: In der Koalitionsvereinbarung zur Bildung einer neuen Staatsregierung vom September 2009 haben sich die Koalitionspartner von CDU und FDP auf eine Staatsmodernisierung verständigt, in deren Rahmen der Freistaat Sachsen einer umfassenden Aufgaben-, Ausgaben- und Strukturkritik unterzogen werden soll. Ziel ist, dass Sachsen bis 2019 finanziell auf eigenen Füßen steht. Dabei ist die umfassende Modernisierung der Verwaltung im Freistaat ein wichtiges Anliegen der Sächsischen Staatsregierung. Wir nehmen uns nun intensiv dieser Aufgabe an. Denn wir benötigen tragfähige, zukunftsfeste Strukturen, um Beschäftigung und Lebensstandard unserer Bürgerinnen und Bürger nachhaltig zu sichern. Insbesondere der demografische Wandel ist für uns eine große Herausforderung. In den kommenden Jahren werden wir deutlich weniger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der sächsischen Verwaltung beschäftigen können. Die Aufgaben und deren Komplexität bleiben dagegen erhalten oder werden zumindest nicht mit gleicher Geschwindigkeit abnehmen. Der Herausforderung begegnen wir mit Verwaltungsmodernisierung. Wir verstehen darunter die Straffung von Strukturen, die Optimierung von Abläufen und vor allem einen passgenauen Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien. PDVNews: Mit effizienteren Strukturen und Abläufen könnte sich allerdings auch der Abstand zwischen Ihrer Verwaltung und den Bürgerinnen und Bürgern vergrößern. Sehen Sie darin nicht eine Gefahr? Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt: Ihre Sorge ist unbegründet, weil wir gerade stärker den Kunden der Verwaltung ins Zentrum der Verfahren rücken wollen. Für uns steht außer Zweifel, dass die Verwaltungsmodernisierung mit der Verbesserung der Servicequalität einhergehen muss. Als Beauftragter der Sächsischen Staatsregierung für Informationstechnologie habe ich anlässlich des Nationalen IT-Gipfels 2010 eine Regionale Arbeitsgruppe für Mitteldeutschland ins Leben gerufen. Die Arbeitsgruppe widmet sich insbesondere der Frage, wie ein geschickter IT-Einsatz nicht nur die Leistungsfähigkeit der Verwaltung stärken und damit auch die Attraktivität für die Ansiedlung von Wirtschaftsunternehmen verbessern, sondern auch ihre Nähe zu den Bürgerinnen und Bürgern erhöhen kann. Die Arbeitsgruppe hat bereits erste Empfehlungen erarbeitet, die in einer Informationsschrift zusammengefasst wurden. Darin finden Sie Überschriften wie Ebenenübergreifendes Prozessmanagement, Bürgerterminal und Elektronische Partizipation. PDVNews: Mit wem arbeiten Sie in der Arbeitsgruppe zusammen? Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt: Ich bin sehr froh, dass Vertreter der kommunalen und staatlichen Ebene sowie der Wirtschaft meiner Einladung gefolgt sind. Zusammen mit meinen Kolleginnen und Kollegen im Sächsischen Staatsministerium der Justiz und für Europa beteiligen sich an der Dr. Bernhardt im Gespräch mit dem Leiter des PDV-Softwarehauses Dirk Nerling und Vertriebsmitarbeiter Heribert Stiegler (v.r.n.l.) 4 Interview mit dem Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt PDV NEWS Ausgabe 01:2011

5 Arbeitsgruppe der Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste, der Sächsische Städte- und Gemeindetag, der Sächsische Landkreistag, der Landkreis Vogtlandkreis, die Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung, der Zweckverband für Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen, die Unternehmen SAP, IBM, Siemens, PDV-Systeme und der Verbund IT Mitteldeutschland sowie aus Sachsen-Anhalt Mitarbeiter der dortigen Staatskanzlei und des dortigen Ministeriums des Innern. PDVNews: Worin liegt das Besondere Ihrer Initiative? Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt: Bislang sind die vielfältigen Aktivitäten auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene im IT-Bereich nicht genügend verzahnt. Die Zusammenarbeit zwischen den Behörden darf aber nicht an den Zuständigkeitsgrenzen scheitern. Um die vorhandenen Effizienzpotenziale zu heben, betrachten wir in der Arbeitsgruppe insbesondere die ebenenübergreifenden Verwaltungsverfahren. Der Artikel 91 c des Grundgesetzes ermöglicht heute vertiefte Formen der Kooperation zwischen den Verwaltungsebenen und eben auch einen ebenenübergreifenden integrierten IT-Einsatz, sowohl um Wissen zu teilen oder Erfahrungen zu nutzen, als auch um in konkreten Projekten unmittelbar zu kooperieren. Wir sind deshalb aufgefordert, über neue Kooperationsformen im Bereich des Prozessmanagements nachzudenken. Das ist für die Teilnehmer der Arbeitsgruppe eine Schwerpunktaufgabe innerhalb der Verwaltungsmodernisierung. Neue Kooperationsformen im Bereich des Prozessmanagements. PDVNews: Woraus leitet sich für Sie die herausgehobene Bedeutung des Prozessmanagements ab? Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt: Egal, ob Sie die Reduzierung von Bürokratielasten, das Angebot von Verwaltungsleistungen aus einer Hand, die Transparenz des Verwaltungshandelns oder andere Herausforderungen an die Verwaltungstätigkeit betrachten: Das Prozessmanagement nimmt stets eine steuernde Rolle ein. Prozessmanagement hilft, das Handeln der Organisation konsequent an der Aufgabenerfüllung auszurichten. Insofern ist Prozessmanagement für uns entscheidend. PDVNews: Das Gleiche gilt für das ebenenübergreifende Prozessmanagement? Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt: Im Prinzip ja. Ebenenübergreifendes Prozessmanagement bezieht allerdings alle an der Erstellung einer Verwaltungsleistung beteiligten föderalen Ebenen mit ein. Dies gilt auch für die europäischen Nachbarregionen und die Ebene der Europäischen Union, für die Wirtschaft sowie die Institutionen und Organisationen außerhalb der Verwaltung. Das macht die Sache natürlich nicht gerade einfacher. PDV NEWS Ausgabe 01:2011 Interview mit dem Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt 5

6 PDVNews: Also ein ideales Feld für den Einsatz von Informationstechnologie? Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt: Es kommt darauf an. Der gezielte Einsatz von IT ermöglicht es, ebenenübergreifende Prozesse medienbruchfrei zu gestalten. Die Nutzung standardisierter Datenformate und Schnittstellen und der Aufbau serviceorientierter IT-Infrastrukturen sind dabei zwingend erforderlich. Auch für den IT-Betrieb gelten die Forderungen nach Standardisierung und Kooperation. Bisherige Erfahrungen des Prozessmanagements zeigen aber auch, dass nicht die Technik allein die bestimmende Kraft zur Erneuerung und Effizienzsteigerung des Verwaltungshandelns sein kann, sondern Organisation und Technik zusammen beachtet und im Einklang miteinander entwickelt werden müssen. PDVNews: Auf welche Erfahrungen bei der Entwicklung des ebenenübergreifenden Projektmanagements können Sie im Freistaat zurückgreifen? Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt: Im Rahmen der Einführung von VIS.SAX, also der landesweiten IT-gestützten Vorgangsbearbeitung, prüfen wir kontinuierlich und umfassend mögliche Verbesserungen der VerwaItungsabläufe. Um ein konkretes Beispiel zu nennen: Der Freistaat hat mit der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie ein zentrales Prozessregister eingeführt. Das Register beinhaltet jetzt ausgewählte Daten zu mehr als 200 Verwaltungsverfahren. 66 Verwaltungsprozesse und 10 Prozessnetze liegen modelliert vor. Die Daten wurden gemeinsam und in Abstimmung mit Kommunen, Kammern und staatlichen Behörden erhoben. Ein weiteres Beispiel ist das Service-Portal Amt 24. Es wurde 2005 aufgebaut und bietet einen zentralen Internetzugang Podiumsdiskussion auf dem Anwenderforum der PDV-Systeme 2010 Viele Projekte sind noch zu stark aus Sicht der Verwaltung und zu wenig aus Kundenperspektive angelegt. zu Informationen über Dienstleistungen und Zuständigkeiten der sächsischen Landes- und Kommunalverwaltung für Bürger und Wirtschaft. Das Amt 24 wurde mit ca Texten zu Verfahren und Lebenslagen gefüllt. Erwähnen möchte ich auch noch das Projekt Kommunale Verwaltungsmodernisierung Sachsen unter Schirmherrschaft der kommunalen Landesverbände. Entstanden ist ein organisationsunabhängiger kommunaler Rahmenproduktplan zu allen kommunalen Produkten und Leistungen mit umfangreichen Kennzahlen. In weiteren Modellprojekten konnten IT-Anforderungsmodelle für die Integrierte Vorgangsbearbeitung zu ausgewählten kommunalen Verwaltungsverfahren entwickelt werden. Zu den genannten positiven Bespielen bleibt kritisch anzumerken, dass viele Projekte noch zu stark aus der Sicht der Verwaltung und zu wenig aus Kundenperspektive angelegt wurden. Das muss korrigiert werden. PDVNews: Wie geht es mit dem von Ihnen angestoßenen Prozess weiter? Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt: Gemeinsam mit den anderen Mitgliedern der Arbeitsgruppe wollen wir die Diskussion zum ebenenübergreifenden Prozessmanagement fortzusetzen. Vielleicht gelingt es uns sogar, das Thema auf die Agenda des diesjährigen Nationalen IT-Gipfels in München zu setzen. Der Freistaat Sachsen und die Region Mitteldeutschland sind im besonderen Maße vom demografischen Wandel und Konsolidierungsdruck öffentlicher Haushalte betroffen. Wir sind davon überzeugt, dass gerade durch ein optimiertes Prozessmanagement über verschiedene Verwaltungsebenen hinweg deutliche Effizienzsteigerungen und signifikante Kosteneinsparungen möglich sind, die auch für andere Länder beispielhaft sein können. PDVNews: Vielen Dank für Ihre Ausführungen! 6 Interview mit dem Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt PDV NEWS Ausgabe 01:2011

7 Gebündelte IT-Kompetenz für öffentliche Verwaltungen Das Kompetenzzentrum egovernment der GISA GmbH Die GISA GmbH bietet für die zahlreichen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung das gesamte Portfolio kompetenter Dienstleistungen für den öffentlichen Sektor an. Das Angebot reicht von Prozess- und IT-Beratung über Entwicklung und Implementierung von innovativen IT-Lösungen bis hin zum Outsourcing kompletter Geschäftsprozesse oder der gesamten IT-Infrastruktur. Die GISA beschäftigt über 450 Mitarbeiter an deutschlandweit sieben Standorten. Unser Portfolio egovernment Im Zuge von Verwaltungsmodernisierung und Umsetzung gesetzlicher Anforderungen hat sich egovernment zu einer Schlüsselfunktion effizienter Verwaltung entwickelt. Dafür bieten wir auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene folgende Dienstleistungen an: Internet- und Intranetservices sowie Portaltechnologie Beratung Programmierung Customizing Webhosting IT-gestützte Vorgangsbearbeitung/DMS VISkompakt (DOMEA -zertifiziert) Beratung Installation Anwenderbetreuung Digitale Archivierung GDPdU-konform ASP-Lösungen oder Aufbau eigener Archive revisionssicher nach GoBS Elektronische Beschaffung und Vergabe AI-Vergabemanager automatisierter Einkaufsprozess Beratung Einrichtung Betrieb EU-Dienstleistungsrichtlinie Beratung, Umsetzung, Betrieb von Fallmanagement und elektronischer Verfahrensakte Neues Kommunales Finanzwesen/Doppik Beratung Konzeption Projektmanagement Entwicklung u. Realisierung Betrieb Personalwesen Personaladministration und Personalabrechnung Beratung Entwicklung Betrieb IT-Servicemanagement Als Experte möchten wir öffentliche Verwaltungen dabei unterstützen, ein optimales IT-Sicherheitsniveau zu erreichen. Durch eine kontinuierliche Umsetzung aktueller und erforderlicher IT- Sicherheitsmaßnahmen. Betriebs- und Servicekonzepte nach ITIL Analyse Einführung Optimierung und Betrieb von IT-Services Sicherheitskonzepte nach BSI-Grundschutz Schutzbedarfsfeststellung Planung Umsetzung aller IT-Sicherheitsmaßnahmen Identitymanagement Authentifizierung und Zugriffskontrolle Planung und Umsetzung Single-Sign-On Aufbau und Betrieb Servicedesk Prozessanalysen Beratung Systemauswahl Implementierung Betrieb GISA GmbH Kompetenzzentrum egovernment Michael Walter Neefestraße Chemnitz Telefon:

8 Das ITDZ Berlin: IT-Serviceunternehmen für die Berliner Verwaltung. Konrad Kandziora Ob Datennetz, egovernment-anwendungen, Telekommunikationshardware und -dienste, Datenspeicherung oder umweltgerechte IT-Infrastruktur: Das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) ist der zentrale IT-Partner der Berliner Verwaltung. Das Portfolio Das Portfolio des IT-Serviceunternehmens umfasst die Beratung und Unterstützung der Verwaltung bei IT-Projekten sowie die Beschaffung von IT- und Telekommunikationshardware und -diensten. Neben dem Landesnetz, das die integrierte Sprach- und Datenkommunikation ermöglicht, stellt das ITDZ Berlin der Berliner Verwaltung ein leistungsfähiges, energieeffizientes Data-Center (Rechenzentrum) sowie ein zentrales Druckzentrum zur Verfügung. Darüber hinaus begleitet das ITDZ Berlin auch den Modernisierungsprozess der Berliner Verwaltung. Unterstützung erhalten die Behörden beispielsweise bei der Zentralisierung der IT-Infrastruktur, indem das ITDZ Berlin Lösungsmöglichkeiten und Preismodelle für die zentrale Datenverwaltung aufzeigt. In den vergangenen Jahren stand das Unternehmen dem Land bei maßgeblichen Reformprojekten wie dem Pilotbetrieb der Behördenrufnummer 115 oder der Einführung der europäischen Dienstleistungsrichtlinie zur Seite. Als Anstalt öffentlichen Rechts gehört das ITDZ Berlin zu hundert Prozent dem Land Berlin. IT- und TK-Servicezentrale für die Behörden Berlins Als Shared Service für die öffentlichen Institutionen im Land Berlin wurde im Service Center des Unternehmens der telefonische Vermittlungsdienst aus den Ämtern der Hauptstadt zusammengeführt. Zudem bündelt und verhandelt der IT- Dienstleister seit August 2010 die IT-Lizenzen für die Behörden des Bundeslandes Berlin. Als zentraler Service unterstützt das ITDZ Berlin die Verwaltung zudem bei der Ausschreibung von IT-Rahmenverträgen. Ein Online-Shop Berlin ermöglicht den öffentlichen Institutionen des Landes die Beschaffung von IT-Hardware ohne eigene Ausschreibung. Schwerpunkt Datensicherheit Die Sicherheit der sensiblen Daten zu gewährleisten, zählt zu den zentralen Aufgaben des ITDZ Berlin. Die Verantwortung für die Sicherheit ihrer IT-Infrastruktur liegt zwar in der Hand der einzelnen öffentlichen Institution, das IT- Serviceunternehmen entwickelt aber auf Wunsch individuelle Sicherheitskonzepte, die gemeinsam umgesetzt werden. Ein mehrstufiges Firewallsystem gewährleistet die Sicherheit des verwaltungsinternen Datennetzes, dem Berliner Landesnetz. Das hochsichere Data Center schützt die zentralen Server der Hauptstadtverwaltung und gewährleistet die Sicherheit der Bürgerdaten. Cloud Computing Bereits heute bietet das ITDZ Berlin den öffentlichen Institutionen des Landes einen IT-Infrastrukturservice, der Hard- und Software zentral bereitstellt und betreibt. 8 Das ITDZ Berlin: IT-Serviceunternehmen für die Berliner Verwaltung PDV NEWS Ausgabe 01:2011

9 Eingang des IT-Dienstleistungszentrums Berlin in der Berliner Straße Um den Service flexibler und für die Kunden kostengünstiger zu gestalten, arbeitet das Unternehmen an einer Private Cloud für die Hauptstadtverwaltung. Mit diesem Engagement unterstreicht das ITDZ Berlin den Anspruch Impulsgeber für technische Innovationen für die Berliner Verwaltung zu sein. Seit Dezember 2010 können die Behörden des Landes Berlin den Cloud Service in einer kostenlosen Teststellung erproben. Für die Zukunft planen: Green-IT und Personalpolitik Nicht nur die zentrale Datenverarbeitung spart mittels Cloud Computing Energiekosten. Das ITDZ Berlin setzt im Sinne seiner Kunden auf einen umfassenden Green-IT-Ansatz. Im Dezember 2009 verpflichtete sich der IT-Dienstleister in einer Klimaschutzvereinbarung gegenüber der Stadt Berlin, seinen Energieverbrauch im Zeitraum 2010 bis 2015 um 27 Prozent zu senken. Auf Basis einer Energieanalyse wurden die Einsparpotenziale für das hochsichere Data-Center, das Druckzentrum und im Gebäudebereich ermittelt. Mit den Green PC und Thin-Client Angeboten ermöglicht das Unternehmen auch der Berliner Verwaltung mehr Energieeffizienz bei der IT. Darüber hinaus bildet das Unternehmen seit zehn Jahren Fachkräfte im eigenen Haus aus. Nach Beendigung ihrer Ausbildung wurden rund 95 Prozent der jungen IT-Fachkräfte vom ITDZ Berlin übernommen. Das Ziel: Lösungsanbieter Die Verwaltung wird in den kommenden Jahren nicht nur ihre papierbasierten Vorgänge auf elektronische Verfahren umstellen. Aufgrund der Altersstruktur der Gesellschaft werden viele IT-Stellen kaum mit fachlich adäquaten Neuzugängen ersetzt werden können. Für diese Umstellungen und Herausforderungen wird das IT-Serviceunternehmen der Verwaltung Lösungen anbieten jederzeit und kostengünstig. Das ist unser Ziel. Konrad Kandziora Diplom-Ingenieur Seit November 2005 Vorstand des ITDZ Berlin Das ITDZ Berlin setzt auf eine familienbewusste Personalpolitik und fördert die Ausbildung im eigenen Haus. Im Juni 2010 erhielt das Unternehmen das Zertifikat zum audit berufundfamilie, mit dem sich das Unternehmen zur Förderung einer familienbewussten Personalpolitik bekennt. PDV NEWS Ausgabe 01:2011 Das ITDZ Berlin: IT-Serviceunternehmen für die Berliner Verwaltung 9

10 Das erste VISkompakt-Projekt im Erzbistum Köln. Die Partnerschaft zwischen der PDV-Systeme GmbH und dem Erzbistum Köln besteht bereits seit Seit dieser Zeit entstand eine Zusammenarbeit, die in vielfacher Hinsicht Früchte trägt. Zum einen werden in einer Reihe von teilweise parallel laufenden Einzelprojekten Effizienzvorteile des Dokumentenmanagements etabliert. Gleichzeitig wird die gesamte Kundenorganisation auf den breiten Einsatz von VISkompakt und VISonMOSS als wesentliche Bestandteile einer portalorientierten Austausch- und Informationsplattform vorbereitet. Wir starten mit einer Artikelserie, die sich mit der vielfältigen Ausprägung von DMS im kirchlichen Bereich befasst. Wie alles anfing Bereits frühzeitig hatte sich das Erzbistum Köln dafür entschieden, Dokumentenmanagement so einzuführen, dass innerhalb Geschäftsgang-abschließender Workflows vollständige Umstellungen in verschiedenen Facheinheiten erreicht werden sollten. Mittelfristig soll durch die schrittweise Umstellung der künftige Austausch von Informationen bis hin zur Geschäftsprozess-Integration möglich werden. Auf diese Weise sollen die Vorteile papierreduzierter Vorgänge, beschleunigter Bearbeitung und eindeutiger, automatisierter Geschäftsgänge gleichermaßen erreicht werden. Als Ziel hatten sich die Kölner zunächst gesetzt, Organisationseinheiten mit hoher Standardisierung bei einem großen Aufkommen an Einzelvorgängen zu identifizieren. So kam es zum ersten Pilotprojekt, das die Stabstelle Kirchenrecht betraf und welches im Herbst 2007 unter Leitung der Abteilung Zentrale Dienste begann. Das erste Pilotprojekt Die Stabsstelle Kirchenrecht im Erzbischöflichen Generalvikariat Köln bearbeitet jährlich ca bis Vorgänge. Diese Aktenvorgänge wurden bisher in papiergebundener Form jahrgangsweise nach Aktenzeichen in Ordner abgelegt und in regelmäßigen Abständen der Zentralregistratur zur Aufbewahrung übergeben. Der mehrere Hundert Regalmeter umfassende Bestand beinhaltete alle Jahrgänge seit dem Ende des Zweiten Weltkrieges von 1945 bis zum laufenden Jahr. Die seitens der Kirchenrechtler wegen ihres Urkundencharakters festgelegte Aufbewahrungszeit der Akten beträgt 80 Jahre. Seit 1997 wurden die Metadaten zu den einschlägigen Aktenvorgängen EDV-gestützt mithilfe einer vom hausinternen DV-Service entwickelten Access-Datenbank verwaltet. Basierend auf dieser Ausgangslage wurde der beschriebene Aktenbestand für die Pilotierung ausgewählt. So wurde entschieden, alle einschlägigen Aktenjahrgänge rückwirkend bis zum Jahr 1996 zu scannen und dieses Verfahren für alle künftigen Vorgänge einzuführen. Die älteren Jahrgänge ( ) wurden dem Historischen Archiv als Fristakten übergeben, wo sie künftig regelmäßig nach Ablauf der vorgesehenen Frist kassiert werden können. Ziel des Projekts: papierärmeres Arbeiten Zielsetzung des Projekts war eine Ablösung der inzwischen in die Jahre gekommenen Metadatenbank (MS Access) durch ein modernes System, das neben den vorhandenen Komponenten Akten- und Journalbuch-Verwaltung auch die Dokumente selbst elektronisch für alle zugriffsberechtigten Mitarbeitenden verfügbar macht, um papierlos bzw. im ersten Schritt papierärmer arbeiten zu können. Die eingescannten Papierakten wurden anschließend ebenfalls dem Historischen Archiv als Fristakten übergeben. In Bezug auf das Aktenvolumen wurden die Registratur und die Fachabteilung hierdurch erheblich entlastet. Kopplung von VISkompakt an KiDat Dr. Weidenweber im Gespräch auf dem PDV-Anwenderforum 2010 Seitens der Anwender wurde als Zusatzmodul eine Schnittstelle zum Zentralen Adresssystem KiDat gewünscht, um oft benötigte Anschriften wie z.b. die der Kirchengemeinden nicht immer wieder neu erstellen zu müssen und jederzeit aktuell verfügbar zu haben. Diese Kopplung von VISkompakt mit KiDat konnte im Februar/März 2009 realisiert werden. 10 Das erste VISkompakt-Projekt im Erzbistum Köln PDV NEWS Ausgabe 01:2011

11 Kölner Dom bei Nacht Foto: Mya Hewitt / pixelio.de Ehesachen-Bearbeitung Die Journalbuchfunktion, d.h. die elektronische Erstellung einer Tabelle mit allen im Laufe eines Jahrgangs bearbeiteten Ehesachen als kirchenrechtlich vorgeschriebene Urkundenrolle konnte als Zusatzfunktion zu Beginn des Jahres 2009 erfolgreich installiert werden. Eine weitere ergonomische Verbesserung erfolgte durch die unter den Partnern realisierte benutzerfreundliche Bildschirmmaske, die es erlaubt, auf 16:9-Monitoren optisch nebeneinander sowohl die Metadaten der Vorgänge als auch die zugehörigen Dokumente abzubilden. Diese Form der Darstellung hat sich in der Praxis sehr bewährt und wird für künftige Anwendungen beibehalten werden. Überzeugende Ergebnisse Als wesentliche und unmittelbar wirksame Vorteile für die Fachseite lassen sich neben den allgemeinen Vorteilen des elektronischen Workflows folgende Aspekte anführen: Verknüpfung der Dokumente mit den Metadaten von Aktenplan und Aktenverzeichnis (Hierarchisierung) Schnellere Servicezeiten durch Wegfall von Aktenaushebungen und Botenwegen elektronische Erstellung des Jahres-Journals (Urkundenrolle) Ab Eingang der Vorgänge bis zum Versand der Bescheide elektronische Bearbeitung an allen Arbeitsplätzen Langzeitarchivierung der Beschluss- und Eheakten unter spezifischen Kassationsvorschriften automatisierte Erstellung der Laufzettel zu den Vorgängen Platzeinsparung durch Wegfall von Aktenregalen in den Büros Die Projektorganisation erfolgte in der Dreiteilung zwischen Facheinheit/Zentralregistratur, dem IT-Referat und dem Projektverantwortlichen der PDV-Systeme GmbH. In dieser Konstellation, die auch in den nachfolgenden Projekten beibehalten wurde, konnten alle spezifischen Interessen so eingebracht werden, dass die Anwendung zur Zufriedenheit aller eingesetzt wird. Auf der Grundlage der mit dem DMS Ehesachen gewonnenen Erfahrungen wurden gegen Ende des Projekts weitere Facheinheiten ausgewählt, um in anderen Umgebungen neue Projekte in Angriff zu nehmen. Davon mehr in der nächsten Ausgabe. Ansprechpartner: Günter Steger Manager Business Development PDV-Systeme GmbH Guenter.Steger@pdv.de PDV NEWS Ausgabe 01:2011 Das erste VISkompakt-Projekt im Erzbistum Köln 11

12 ipad-hype im Bundestag. Wischen, schütteln, regieren. Oliver Sallet Zuerst war es unerwünscht, jetzt hat es fast jeder Zweite: Das ipad ist das neue Lieblingsspielzeug der Bundestagsabgeordneten. Doch nicht jedem Politiker passt die Technik-Revolution im Parlament. Es gibt erste Klagen. Angela Merkel war eine der Ersten. Auf einer USA-Reise bekam die Bundeskanzlerin vom kalifornischen Gouverneur Arnold Schwarzenegger ein ipad geschenkt und nahm es prompt mit in den Plenarsaal des Bundestags. Innerhalb kürzester Zeit hat sich der Mini-Computer zum Lieblingsspielzeug der Abgeordneten entwickelt. Genaue Zahlen will die Bundestags-Verwaltung nicht herausgeben. Doch der CDU-Abgeordnete Thomas Jarzombek, Internet-Experte seiner Fraktion, schätzt, dass inzwischen fast jeder Parlamentarier seiner Partei ein ipad besitzt. Fraktionsübergreifend ist das Apple-Tablet aus dem Alltag der Parlamentarier nicht mehr wegzudenken: Mindestens jeder zweite Abgeordnete im Bundestag hat einen der 24 x 19 Zentimeter großen Tablet-Computer, schätzt die stellvertretende Fraktionsvorsitzende der Linken, Petra Sitte. Viele Abgeordnete nutzen das ipad, um Mails zu verschicken und Nachrichten zu lesen. Man könnte glauben, Apple hätte das ipad für den Bundestag entwickelt, sagt SPD-Fraktionsmitglied Dieter Wiefelspütz. Es erleichtert uns die Arbeit, weil wir uns schneller informieren können, s sofort beantworten können. Kommunikation macht die Hälfte der Politik aus. Das Schöne für die Abgeordneten: Anders als die meisten Bürger bekommen sie das Gerät kostenlos. Die Bundestagsverwaltung erstattet den Parlamentariern die Anschaffungskosten, so wie bei anderen Arbeitsgeräten wie Handys oder Kugelschreibern auch. So sehen es die internen Regelungen vor. Je nach Ausstattung liegen die Kosten zwischen 499 und 799 Euro. Wischen und rütteln in jeder Sitzung Dabei war das ipad für Reden zunächst verboten. Im Juni hatte der FDP-Politiker Jimmy Schulz als Erster im Bundestag eine Rede vom ipad abgelesen und bekam daraufhin einen Rüffel vom Bundestagspräsidium. Zu diesem Zeitpunkt waren im Parlament nur Zettel als Hilfsmittel für Reden erlaubt, weshalb nach der ipad-rede erstmal der Geschäftsordnungsausschuss tagen musste. Seit November dürfen die Abgeordneten im Plenarsaal nun zum Tablet-Computer greifen. Das neue Verfahren sorgt für einen regelrechten ipad-boom im Bundestag: Wo früher Abgeordnete während langatmiger Plenarsitzungen gelangweilt in der Zeitung blätterten, wird heute auf dem Tablet gesurft. Foto: D.Gast/pixelio.de Foto: Siegfried Baier/pixelio.de 12 ipad-hype im Bundestag. Wischen, schütteln, regieren. PDV NEWS Ausgabe 01:2011

13 Abgeordnete mit ipad im Bundestag, Foto: Christian Thiel / Der Spiegel Es vergeht keine Sitzung, in der nicht auf allen Reihen gewischt und gerüttelt wird. Sicherlich ist das ipad zum Arbeiten gut geeignet, es bietet aber auch viele Möglichkeiten der Zerstreuung: twittern, spielen, Fotos und Videos anschauen alles während der Bundestagssitzungen. Das sorgt nicht nur für Begeisterung. Den Vorsitzenden des Innenausschusses des Bundestags, Wolfgang Bosbach (CDU), nervt die Technik-Begeisterung der Kollegen. Ich glaube, einige hätten eine existenzielle Krise, wenn man ihnen das Gerät wegnehmen würde. Viele scheinen ja eine Art magische Beziehung zu diesem Ding aufgebaut zu haben. Darunter leide vor allem die Konzentration der Abgeordneten, glaubt Bosbach. Manche starren in einer Drei-Stunden-Sitzung 180 Minuten lang auf den Bildschirm. Gleichzeitig dem Redner zu folgen, ist meines Erachtens schwierig. Anforderungen an Hard- und Software gestiegen Gegenteil von Individualismus Dieter Wiefelspütz von der SPD-Fraktion sieht das nicht so kritisch. Ein Redner hat die Aufgabe, seine Zuhörer zu fes- seln. Jetzt konkurrieren die Redner zwar mit der Attraktivität des ipads, aber Möglichkeiten sich abzulenken gab es auch schon früher. Das technische Neuheiten im Bundestag großen Zuspruch finden, ist mit dem ipad nicht das erste Mal geschehen. Auch das Handy habe sich wegen der SMS schnell unter den Abgeordneten verbreitet, sagt Wolfgang Bosbach (CDU). Aber so etwas habe ich in meiner Zeit im Bundestag noch nicht erlebt: dass sich etwas so rasant verbreitet hat und so eine Faszination auslöst wie die Tablets. Einer der ersten ipad-besitzer im Bundestag denkt trotz aller Vorteile schon über eine Neuanschaffung nach. Ich finde, wenn alle das gleiche Gerät haben, kann irgendetwas nicht richtig sein. Das ist das Gegenteil von Individualismus, sagt Internet-Experte Thomas Jarzombek (CDU). Übrigens: Das Phänomen hat auch die Landtagsebene erreicht. Der saarländische Ministerpräsident Peter Müller (CDU) wurde im Oktober dabei gesichtet, wie er während einer Sitzung mit seinem Tablet Schach spielte. (Quelle: SPIEGEL ONLINE, Oliver Sallet, 18. Januar 2011) PDV NEWS Ausgabe 01:2011 ipad-hype im Bundestag. Wischen, schütteln, regieren. 13

14 Tablet-PCs für eine ergonomische eakte. Maik Hofmann Der Verkauf von Notebooks und Netbooks ging im letzten Jahr spürbar zurück. Eine wesentliche Ursache dafür ist die zunehmende Popularität von Tablet-PCs wie dem Apple ipad. Das Marktforschungsunternehmen Gartner erwartet in diesem Jahr einen Absatz von 55 Millionen Geräten dieser Familie, was einer Steigerung von 188 Prozent gegenüber 2010 entspricht. Nicht ohne Grund, sind die Tablet-PCs doch für zahlreiche Aufgaben praktischer als ihre großen Brüder. Die PDV-Systeme hat diesen Trend frühzeitig erkannt und zur CeBIT 2011 die PDV-iPad-App ehandakte vorgestellt. Tablet-PCs setzen sich mehr und mehr durch Statt ein mitunter mehrere Kilogramm schweres Notebook mit sich führen zu müssen, dem dann auch noch im entscheidenden Moment der Strom ausgeht, sind die kleinen leichten und langlaufenden Tablet-PCs ein guter Begleiter in Meetings, bei Außenterminen und Dienstreisen. Dass diese Geräte nicht nur ein Spielzeug für Technikliebhaber sind, sondern sich zu einem beliebten und ernst zu nehmenden Medium auch in unserem Umfeld entwickeln, zeigt zum Bespiel die Tatsache, dass im Oktober 2010 die Vorschriften für den Plenarsaal des Deutschen Bundestags eigens zugunsten des Einsatzes von Tablet-PCs verändert werden mussten. Seitdem häufen sich die Medienberichte über die rasante Verbreitung dieser Geräte nicht nur bei unseren Bundestagsabgeordneten. Die nächste Evolutionsstufe der Bedienung Auch wir haben den Mehrwert für die elektronische Akte erkannt. Bei der Entwicklung zum papierlosen Büro ist es bisher nur sehr schwer möglich, vollständig auf einen Medienbruch zu verzichten. Oftmals muss immer noch umfangreiches Schriftgut ausgedruckt werden, um es schnell und einfach auch außerhalb des Büros einsetzen zu können. Häufig wird mit Papierversionen gearbeitet und erst nachträglich veranlasst, die dabei angebrachten Anmerkungen und Änderungen in die elektronische Fassung einzuarbeiten. Durch den Einsatz von Tablet-PCs kann auch die elektronische Bearbeitung ergonomisch ähnlich durchgeführt werden, wie man es von der Arbeit mit Papier her gewohnt ist. Dies wird durch die grundlegend veränderte Bedienung der Tablet-PCs möglich. Statt wie bisher über Tastatur und Maus kann jetzt direkt intuitiv mit den Fingern durch Wischen, Ziehen und Drücken bedient werden. Technisch spricht man daher bereits von einer Evolution von der grafischen Benutzerschnittstelle (GUI) hin zum natürlichen Benutzer-Interface (NUI). Die Verbesserung der Ergonomie fördert den Spaß an der Bedienung des Systems und erhöht somit die gesamte Effizienz. Durch die Unterstützung der neuen Plattform möchten wir Ihnen zukünftig diesen Mehrwert auch bei der Arbeit mit elektronischem Schriftgut erschließen. Die Planung sieht hierfür zunächst die Entstehung einer Apple-iPad-App vor, welche die Mitnahme und Bearbeitung von Schriftgut in Form einer elektronischen Handakte ermöglicht. Eine Reihe von Funktionalitäten wurde bisher umgesetzt: Die PDV-iPad-App ehandakte Aus der gewohnten Bedienoberfläche von VISkompakt kann der Anwender aus Schriftgutobjekten oder auch Recherchen einzelne Elemente oder gesamte Strukturen auswählen und für die mobile Mitnahme vorbereiten lassen. 14 Tablet-PCs für eine ergonomische Akte PDV NEWS Ausgabe 01:2011

15 Maik Hofmann beim Testen der PDV- ipad-app Annotationswerkzeug auf dem ipad Hierfür werden die Metadaten sowie alle enthaltenen Dateien in ein PDF-Dokument überführt. Die entstandene PDF wird anschließend automatisch in einem privaten Bereich zur Veröffentlichung abgelegt. Auf dem ipad muss anschließend unsere App geöffnet werden, was den Abgleich mit dem privaten Bereich auslöst. Nach der erfolgreichen Übertragung ist die exportierte Handakte offline auf dem Gerät verfügbar, sodass auch ohne ständige Internetanbindung mobil gearbeitet werden kann. Bei der ipad-app handelt es sich um ein spezielles PDF-Leseund Annotationswerkzeug. Dieses ermöglicht eine komfortable Navigation durch die elektronische Handakte sowie das Anbringen von: Notizen Hervorhebungen Lesezeichen Stempeln und weiteren Annotationselementen. Die Ablage der exportierten PDF-Dateien innerhalb der App erfolgt in hierarchischer Form, welche die Struktur des DMS wiederspiegelt. Somit wird sichergestellt, dass auch bei Mitnahme eines umfangreicheren Bestands noch eine gute Orientierung und ein leichtes Navigieren möglich sind. Nach der Rückkehr ins Büro kann das Ergebnis der Bearbeitung durch Betätigen der entsprechenden Schaltfläche in der App wieder mit dem privaten Bereich auf dem Desktop-PC des Anwenders synchronisiert werden. die Einarbeitung der Änderungen in das vorhandene Schriftgut an eine Schreibkraft delegiert. Aktueller Stand und Ausblick Die PDV-iPad-App ehandakte mit den beschriebenen Funktionalitäten konnte bereits auf der CeBIT 2011 vorgestellt werden. Wir werden den Markt intensiv beobachten und ggf. vergleichbare Funktionalitäten auch für andere Tablet-Plattformen wie zum Beispiel dem Blackberry Playbook oder für Geräte mit Googles Android-Betriebssystem bereitstellen. Maik Hofmann Product Manager PDV-Systeme GmbH Als Ergebnis wird die annotierte PDF in VISkompakt in einem neuen Schriftgutobjekt abgelegt und dieses auf dem PC geöffnet. Optional kann eine Aufgabe als automatischer Geschäftsgang hinterlegt und gestartet werden, welcher z.b. PDV NEWS Ausgabe 01:2011 Tablet-PCs für eine ergonomische Akte 15

16 Die Quality Assurance der PDV-Systeme stellt sich vor. Stefan Raida Seit zwei Jahren wird die Abteilung Quality Assurance (QA) im Hause PDV-Systeme GmbH systematisch und mit einem hohen Qualitätsanspruch aufgebaut. Die Hauptaufgabe besteht darin, das Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagement-System VISkompakt vor Auslieferung an die Kunden zu testen. Das junge Team besteht heute aus insgesamt sieben Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, darunter drei Studenten. Ständige Fortbildung wichtiger Erfolgsfaktor Die Notwendigkeit zur permanenten Wissenserweiterung ist in unserem jungen Team ein wichtiger Faktor. Allein der Fakt, dass das Produkt VISkompakt ca. 50 verschiedene Technologien vereint, macht deutlich, dass es ohne Fortbildung keine erfolgreichen Tests geben kann. Wir sehen einen guten Weg im Zusammenrücken von Entwicklungs- und Testabteilung. Das ist nicht immer einfach. Derzeit wird viel von agile development oder agile testing gesprochen. Doch kann man so stark ausgelastete Teams von heute auf morgen umstellen? Faktoren wie Räumlichkeiten, die Vielzahl von gleichzeitig laufenden Projekten in unterschiedlichen Status, Arbeiten am Produkt und der organisatorische Aufwand stellen dabei einige zu überwindende Hürden dar, die es zu meistern gilt. Weniger Blackbox-Tests Wir streben an, weniger Blackbox-Tests durchzuführen. VISkompakt ist ein hochkomplexes Produkt, welches auf vielen Client- und Serverplattformen unterstützt wird. Erschwerend kommt hinzu, dass Hersteller der Basistechnologien wie Microsoft sehr dynamisch neue Produkte, wie z.b. den Internet Explorer 9, auf den Markt bringen. Bei fast jedem Produktrelease müssen deshalb ältere Technologien abgekündigt werden, während neue Technologien eine Freigabe benötigen. Die Kombination aus allen Verzweigungen, wie Client-, Server-, Browser- sowie VIS-spezifischen Plattformen und Einstellungen ergibt eine maximale Anzahl von über 700 Möglichkeiten für einen einzigen Testfall. Aber wie ist das mit dem kleinen Testteam zu schaffen? Stefan Raida mit dem QA-Team Matthias Malsch, Christiane Bode, Anne Tümmers und Stefan Humberg (v.l.n.r.) Die bewusste Konfrontation der Tester mit den eingesetzten Technologien soll uns in die Lage versetzen, ein größeres technisches Verständnis zu entwickeln. Mit diesem Wissen kann man nicht zuletzt eine Entscheidung über die tatsächlich notwendigen Testfälle treffen und damit einer Testfallexplosion entgegensteuern. Die Mitgliedschaft im Arbeitskreis Software-Qualität und -Fortbildung e.v. (ASQF) eröffnete mir als Teamleiter der QA neue Wege, Prioritäten für die Fortbildung sowie die Auswahl der Testaufgaben für das Team zu setzen. Regelmäßig stattfindende Expertenrunden aus Kreisen der Software- Qualitätssicherung helfen beim Sammeln von Erfahrungen und bei der Übermittlung von Fachwissen. Hilfreich war auch der Austausch über sinnvolle Zertifizierungen. So stärken seit Mitte des vergangenen Jahres zwei nach ISTQB-Standard zertifizierte Softwaretester unser Team. Zwei weitere Zertifizierungen sind geplant. Was wollt Ihr denn noch alles testen...? Das Testen von Software ist ein vergleichsweise junger Beruf. Der Zweck des Testens und die Frage nach dem vergleichsweise hohen zeitlichen Aufwand dieser Aufgabe stoßen oft auf Unverständnis. Liegen zwischen den Sichtweisen der Tester gegenüber den Entwicklern doch manchmal Welten, so beginnt man fast bei jedem zu entwickelnden Feature erneut, für Verständnis und Akzeptanz zu werben. Dieser Aspekt ist ein nicht zu unterschätzender psychischer Faktor, da man sich als Tester oft auch persönlich für den entstehenden Aufwand verantwortlich fühlt. 16 Die Quality Assurance der PDV-Systeme GmbH stellt sich vor PDV NEWS Ausgabe 01:2011

17 Stefan Raida und Christiane Bode an ihren QA-Arbeitsplätzen»Die Aufgabe unseres Teams ist es, VISkompakt mit all seinen kundenspezifischen Anpassungen einem Qualitäts-Check zu unterziehen, bevor es unser Haus verlässt. Jeder unserer Kunden bekommt die genau auf seine Wünsche angepasste Software. Das macht unsere Arbeit so abwechslungsreich und anspruchsvoll. Es ist schon ein tolles Gefühl, einen Beitrag für die Modernisierung unserer Verwaltung zu leisten und für Kunden wie den Bundesgerichtshof oder das Thüringer Innenministerium zu arbeiten.«als Teamleiter muss ich bei der Schätzung des Aufwands große Zeitbudgets und damit hohe Summen verteidigen, die für die Machbarkeit einzelner Bugfixes oder Features in dem jeweiligen Release entscheidend sein können. Aufwand und Nutzen, letzterer vor allem auch für die Kundenseite, müssen bei jedem Release gegenübergestellt und hart kalkuliert werden. Neue Features für VISkompakt 4.7 im Test Das zuletzt freigegebene Release, mit dem sich nicht nur das Team Quality Assurance der PDV-Systeme GmbH beschäftigt hat, ist VISkompakt 4.7. Die besondere Herausforderung an diesem Release war die hohe Zahl an neuen Features. Insgesamt wurden mit VISkompakt 4.7 nunmehr 16 dieser neuen Funktionen und Werkzeuge freigegeben. Dazu zählen Funktionalitäten, welche die allgemeine Bedienung leichter und komfortabler machen sollen, wie die angepassten Kontextmenüs im VIS-Explorer oder die Anzeige verbleibender Zeichen bei der Eingabe von Text in die Formulare. Im VIS-Explorer hat der Benutzer nun die Möglichkeit, nach bestimmten Ablagen zu filtern. Die Einstellungen sind einfach und übersichtlich. Die Startseite kann genauer konfiguriert werden: So lässt sich nun einstellen, für wie viele Tage im Voraus die eigenen Aufgaben angezeigt werden sollen. Das Handling der Aktenplanfavoriten ist verbessert worden, sodass dem Nutzer beim Öffnen der APL-Recherche die Favoriten vorgeschlagen werden, sofern solche definiert wurden. Ebenso leicht lassen sich neue Favoriten einfach über das Kontextmenü hinzufügen.»die technologische Entwicklung der Produktlinien von VISkompakt erlebte ich seit 2001 mit und konnte mich gut in deren Fortschritt bzw. in die Optimierung des Entwicklungsprozesses einbringen. Als gelernte Diplom-Wirtschaftsinformatikerin und aufgrund meiner langjährigen Erfahrungen im Bereich QA verfüge ich über fundierte Kenntnisse im Bereich Softwaretestmethodik. Zu meinen täglichen Aufgaben gehören die Analyse von Spezifikationen, die Ableitung von Testfällen und Szenarien sowie die Durchführung und Dokumentation von produkt- und projektspezifischen Softwaretests. Die Nähe zur Entwicklung und die aktive Mitwirkung der QA von Beginn des Entwicklungsprozesses an sind mir dabei besonders wichtig.«anzeige noch verfügbarer Zeichen bei der Texteingabe PDV NEWS Ausgabe 01:2011 Die Quality Assurance der PDV-Systeme GmbH stellt sich vor 17

18 Import von großen Listen mit Adressdaten in VISkompakt 4.7 Die Navigation in Listen und Bäumen wurde dahingehend überarbeitet, dass nun viel einfacher mit der Tastatur gearbeitet werden kann. Der strukturierte Export ermöglicht es ab VIS 4.7, dass die exportierten Objekte in Ordnerstrukturen abgelegt werden, die sich dann neben der XML-Datei befinden. Für die Fachadministratoren wurden neue Werkzeuge mit grafischer Bedienoberfläche bereitgestellt. So gibt es nun ein Werkzeug, mit dessen Hilfe große Listen von Adressdaten per Mausklick importiert werden können. Ein weiteres Feature bietet die Möglichkeit, die Benutzereinstellungen eines einzelnen Anwenders auf eine Menge von VIS-Benutzern zu kopieren. Das erleichtert erheblich das Bereitstellen einer Standardkonfiguration für alle Benutzer, ebenso aber auch das einfache Rücksetzen eines Benutzers auf die Standardwerte. Das sind nur einige Features, die es vor Auslieferung von VISkompakt 4.7 zu testen galt. Keine Software ist fehlerfrei auch nicht VISkompakt Über die gesamte Entwicklungs- und Testzeit waren an diesem Release insgesamt 15 Mitarbeiter beschäftigt. Sie haben insgesamt ca. 500 Mann-Tage (MT) an der neuen Version gearbeitet. Das verdeutlicht den Umfang der Arbeiten an der neuen Software. Während Entwicklungs- und Testabteilung nun zum zweiten Mal als dynamisch gesteuertes Team zusammenwirkten, konnten etwa 300 Bugs dokumentiert und vor Releasedatum behoben werden. Die Arbeit hat nicht nur bei den Testern das Verantwortungsbewusstsein dafür gestärkt, dass ein komplexer werdendes Produkt objektiv ein höheres Risiko für auftretende Fehler in sich birgt und deshalb vor Auslieferung umso gründlicher geprüft werden muss. Funktions-, Modul-, Regressions-, Installations- und andere Tests Testen bedeutet nicht, einfach nur zu klicken. Bei jedem Release einer Produktversion, bei jeder Auslieferung einer projektspezifischen Anpassung müssen sowohl der Testumfang als auch Testart neu definiert werden. Wegen der beschriebenen Komplexität des Produkts ist es zeitlich nicht möglich, VISkompakt einmal komplett durchzutesten. Hier liegt es in der Verantwortung des Testers, rechtzeitig Rücksprache mit dem Entwickler zu halten, um die Abhängigkeiten der Anpassungen oder des jeweiligen Features zu erörtern. Diese Gespräche müssen sehr ernst genommen und gründlich ausgewertet werden. Daraus resultiert dann ein ziemlich genauer Testplan. Dieser hilft einerseits dem Entwickler beim Programmieren, andererseits auch dem Tester, beim Testen Zeit zu sparen. Warum? Die Abhängigkeiten und Testfälle stehen vor der Programmierung fest und ersparen so zeitintensive Iterationen. Team-Entwicklung Ein Team kann sich entwickeln, wenn es sich neuen Aufgaben und Vorgehensweisen stellt. So arbeiten wir seit einigen Monaten in unserem Team daran, das Thema Testauto- 18 Die Quality Assurance der PDV-Systeme GmbH stellt sich vor PDV NEWS Ausgabe 01:2011

19 »Ab September 2010 absolvierte ich ein habjähriges Praktikum bei der PDV-Systeme GmbH. In dieser Zeit habe ich mich entschieden, auch meine Bachelorarbeit hier zu schreiben. Im Rahmen dieser Arbeit erarbeite ich derzeit ein Qualitätssicherungskonzept, welches das Ziel verfolgt, anforderungsspezifischeres Testen voranzutreiben. Eine gezielte Analyse der Anforderungen und Anwendungsfälle des Kunden durch die Qualitätssicherung, sowie die Erstellung geeigneter Dokumentationstemplates für die Ergebnisse der Anforderungsanalyse sind Werkzeuge, um das Ziel realisieren zu können.«matisierung im Sinne der Qualitätssicherung zu etablieren. Aus dem großen Angebot der am Markt befindlichen Werkzeuge musste eine Auswahl getroffen werden, um die verschiedenen Automatisierungsziele zu verfolgen. So eignen sich beispielsweise MS Visual Studio 2010 oder Selenium sehr gut für Funktionstests, AutoIT hingegen ist für Messen der Performancewerte von VISkompakt sinnvoll. Lasttests werden wiederum mit dem Werkzeug Proxy Sniffer durchgeführt. Zeit und Fachwissen sind erforderlich, um neue Werkzeuge und Methoden auf ihre Tauglichkeit zu prüfen und entsprechende Erfahrungen zu sammeln. Aus meiner Sicht stehen wir am Anfang einer interessanten Geschichte des neuen Teams Quality Assurance der PDV-Systeme GmbH.»Nach dem Dualen Studium der Informations- und Kommunikationstechnik an der BA Thüringen wurde ich 2006 Mitarbeiter im PDV-Supportteam. Bis Oktober 2010 war ich als SupportEngineer für 2ndLvl- Support und Betriebsunterstützung für VISkompakt verantwortlich. Seitdem arbeite ich im PDV-QA-Team an der Weiterentwicklung automatisierter Testmethoden insbesondere im Hinblick auf Regressionstests.«Stefan Raida Teamleader Quality Assurance bei der PDV-Systeme GmbH PDV NEWS Ausgabe 01:2011 Die Quality Assurance der PDV-Systeme GmbH stellt sich vor 19

20 Anwenderforum der PDV-Systeme 2010 Impressionen. Sie möchten noch mehr Bilder vom Anwenderforum 2010 sehen? Gern senden wir Ihnen auch Fotos von dieser Ver - anstaltung zu. Rufen Sie uns einfach an oder senden Sie eine an: redaktion@pdv.de 20 Anwenderforum der PDV-Systeme 2010 Impressionen PDV NEWS Ausgabe 01:2011