Arbeitsunterlage für Mütterzentren

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1 Arbeitsunterlage für Mütterzentren Stand: Inhaltsverzeichnis Arbeitsunterlage für Mütterzentren... 1 Ansprechpartner... 2 Antrag... 2 Aufwandsentschädigung... 2 Betriebskostenpauschale... 3 Differenzierung Vereinsarbeit / Projektarbeit... 4 Eigenmittel... 4 Festanstellung... 4 Förderung... 5 Geringfügige Beschäftigung... 5 Hygienebeauftragte... 6 Kinderbetreuung... 6 Kommunale Zuwendung... 7 Kooperation... 7 Materialkosten... 7 Minijob... 7 Nicht zuwendungsfähige Ausgaben... 7 Offener Treff... 8 Öffnungszeiten... 9 Richtlinie... 9 Rücklagenbildung... 9 Sachbericht Steuer- und Sozialversicherungspflicht für Ehrenamtliche Stundennachweise Verwendungsnachweis Zuwendung Dritter Anlagen:

2 Ansprechpartner In allen Belangen des Antrags-, Förder- und Verwendungsnachweisverfahren steht Ihnen im Zentrum Bayern Familie und Soziales, Hegelstraße 2, Bayreuth Herr Carsten Jahn (Tel. 0921/ ; als Ansprechpartner zur Verfügung. Beratung zur praktischen Umsetzung im Mütterzentrum bietet der Landesverband Mütter- und Familienzentren in Bayern e.v. (Tel. 089/ ; Antrag Antragsformulare erhalten Sie (auch per ) beim Zentrum Bayern Familie und Soziales, Hegelstr. 2, Bayreuth oder im Internet unter (siehe Anlage 1). Falls Sie Fragen zum Antrag haben, wenden Sie sich bitte an den o. gen. Ansprechpartner. Ist zu erwarten, dass sich die Zahl der Stunden Ehrenamtlicher gegenüber der Angabe im Antrag erhöht oder verringert, teilen Sie dies bitte umgehend Herrn Jahn mit. So können durch freiwerdende Mittel evtl. neue Zentren im laufenden Jahr in die Förderung aufgenommen werden. Aufwandsentschädigung Die staatliche Förderung für die Aufwandsentschädigung beträgt höchstens 5 Euro pro Stunde. Dieser Betrag kann aus Eigenmitteln des Trägers aufgestockt werden. Wir weisen Sie darauf hin, dass für den Aufstockungsbetrag eine Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt besteht. Zum Begriff der Aufwandsentschädigung im Steuerrecht ist lt. Finanzministerium zu bemerken: 2

3 3 Die als Aufwandsentschädigung gezahlten Beträge müssen dazu bestimmt sein, Aufwendungen des Empfängers abzugelten, die steuerlich als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abzugsfähig wären. Eine Aufwandsentschädigung liegt deshalb insoweit nicht vor, als - die Entschädigung für Verdienstausfall oder zur Abgeltung eines Haftungsrisikos gezahlt wird oder - dem Empfänger ein abziehbarer Aufwand nicht oder offenbar nicht in Höhe der gewährten Entschädigung erwächst oder - die Entschädigung nicht überwiegend im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers (Auftraggebers) gewährt wird. Weitere Erläuterungen hierzu finden Sie im Merkblatt zu Zahlungen für ehrenamtliche Tätigkeiten Ehrenamtspauschale des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat ( Anlage 7). Betriebskostenpauschale Seit 2005 werden die staatlichen Zuwendungen als Betriebskostenpauschale für den Betrieb des Mütterzentrums gewährt. Die Zuwendungshöhe orientiert sich an den ehrenamtlich erbrachten Mitarbeiterstunden zur Betreuung offener Treffs und Kinderbetreuung. Den Mütterzentren steht es jedoch frei, ob bzw. inwieweit sie die Zuwendung an die ehrenamtlichen Helfer weiterreichen. Um eine vertrauensvolle Zusammenarbeit innerhalb der Einrichtung zu ermöglichen, empfehlen wir, den ehrenamtlich Tätigen die Verwendung der Mittel zu erläutern. Einschränkung bei der Verwendung: Die Zuwendung darf nur für Ausgaben verwendet werden, die im Zusammenhang mit dem Betrieb des Mütterzentrums stehen (z. B. ehrenamtliche Helferstunden, Secondhand-Laden, Miete, Strom, Unterhalt des Gebäudes, Ausgaben für pädagogische Fachkräfte). Gibt es verschiedene förderfähige Einrichtungen (z. B. Netz für Kinder -Einrichtung, Familienstützpunkt, Mehrgenerationenhaus) unter einem Dach bzw. unter gleicher Trägerschaft, müssen die jeweiligen Ausgaben und Einnahmen strikt getrennt werden. 3

4 Differenzierung Vereinsarbeit / Projektarbeit Im Förderbereich Mütterzentrum ist darauf zu achten, dass die Arbeit des Vereins losgelöst vom Projekt Mütterzentrum betrachtet wird. Ein Verein kann neben dem Projekt Mütterzentrum auch noch andere Projekte (etwa Netz für Kinder -Einrichtung, Familienbildungsstätte) betreiben. Eine klare Abgrenzung ist daher für die Erstellung des Finanzierungsplanes sowie für den zahlenmäßigen Nachweis bei der Verwendungsbestätigung zwingend notwendig. Dies setzt auch eine klare kaufmännische Trennung zwischen Mütterzentrum und Verein voraus, unabhängig davon, ob der Verein nur das Projekt Mütterzentrum oder noch andere Projekte betreibt. Eigenmittel Nach den Bestimmungen der Bayerischen Haushaltsordnung ist ein angemessener Anteil an Eigenmitteln einzubringen. Er muss nach den Vorgaben der Richtlinie mindestens 10 % der zuwendungsfähigen Ausgaben betragen. Eigenmittel sind z. B. Mitgliedsbeiträge des Vereins, nicht zweckgebundene Spenden (sofern nicht für das Projekt Mütterzentrum deklariert), Einnahmen aus Raumvermietung, Erlöse aus Aktivitäten (sofern nicht aus dem Bereich Mütterzentrum Differenzierung Vereinsarbeit / Projektarbeit) Keine Eigenmittel sind z. B. Einnahmen aus dem Cafébetrieb oder Teilnehmerbeiträge aus Kursen und Vorträgen oder Kindergruppen des Mütterzentrums. Dies sind Einnahmen aus Kostenbeiträgen. Festanstellung Eine Festanstellung von Mitarbeitern auf max. 450-Euro-Basis ist nach Nr. 3 der Richtlinie möglich, wenn das Prinzip der Selbstorganisation erhalten bleibt. Hierfür darf höchstens ein Drittel des Förderbetrages verwendet werden. Führt nun eine Festanstellung zu einer Verringerung der ehrenamtlich erbrachten Stunden, weil die festangestellte Kraft einen Teil dieser Stunden übernimmt, so wird weiterhin die bisherige Pauschale gewährt ( Besitzstand ). 4

5 Beispiel: Das Mütterzentrum MZ legt eine Stundenliste mit 1910 Stunden vor und erhält demnach eine Förderung in Höhe von Euro. Frau A, die bisher ehrenamtlich mit 150 Stunden die Betreuung einer Spielgruppe übernommen hat, macht dies ab 2010 im Rahmen eines Minijobs. Damit fallen ihre bisher in der Berechnung der Pauschale enthaltenen Stunden weg (da nicht mehr ehrenamtlich erbracht). Die Pauschale würde sich nun nach 1760 Stunden berechnen, statt wie bisher nach 1910 Stunden - die Förderung würde sich also verringern. Um das zu verhindern, greift die Besitzstandsregelung, d. h. es wird weiterhin die Pauschale für 1910 Stunden gewährt. Kommt eine neue ehrenamtliche Kraft B. dazu, ändert sich die Pauschale jedoch erst, wenn durch die ehrenamtlich erbrachten Stunden die nächsthöhere Pauschale erreicht wird - also erst, wenn mehr als 2080 Stunden ehrenamtlich erbracht werden. Förderung Die Höhe der staatlichen Zuwendung orientiert sich an der Zahl der ehrenamtlichen Mitarbeiterstunden für die Betreuung des offenen Treffs und für die Kinderbetreuung einschließlich der hierfür notwendigen Vor- und Nachbereitungszeiten. Fortbildungen, wie z. B. Hygieneschulungen, Schulungen zu Vereinsrecht, Steuern für Vereine oder zur Qualitätssicherung, zählen nicht zu den Mitarbeiterstunden. Ebenso wenig die Organisation und Verwaltung des Mütterzentrums. Je mithelfender Person sind bis zu 600 Stunden im Jahr zuwendungsfähig. Leistet eine Mitarbeiterin / ein Mitarbeiter mehr als 600 Stunden, bleiben die übersteigenden Stunden unberücksichtigt. Aus der errechneten Pauschale kann z.b. auch eine Festanstellung bis max. 450-Euro finanziert werden. Festanstellung Geringfügige Beschäftigung Festanstellung 5

6 Hygienebeauftragte Die Kosten für so gen. Hygienebeauftragte sind nicht förderfähig. Kinderbetreuung Seit werden zwei verschiedene Formen der Kinderbetreuung bei den Mitarbeiterstunden berücksichtigt: 1. Offenes Konzept: Mütter und Väter sollten die Gelegenheit haben ihr Kind betreuen zu lassen, wenn sie beispielsweise am offenen Treff oder an einem Kurs teilnehmen. Die Betreuungsgruppe ist offen zugänglich. Die offene Kinderbetreuung wird in der Regel nicht durch pädagogisches Personal geleitet. 2. Feste Gruppen: Kinderbetreuungsstunden in festen Gruppen werden - auch wenn sie eine Betriebserlaubnis haben oder benötigen - dann berücksichtigt, wenn sich das Angebot überwiegend an Kinder unter 3 Jahren richtet. Es darf keine Förderung nach dem Bayerischen Kinderbildungs- und betreuungsgesetz (BayKiBiG) gegeben sein. Berücksichtigungsfähige Mitarbeiterstunden in der Kinderbetreuung sind: Offene Kinderbetreuungsgruppen, Krabbelgruppen, Spielnachmittage, Ferienangebote, feste Kindergruppen, Vorkindergartengruppen, sofern sich das Angebot überwiegend an Kinder unter 3 Jahren richtet. Bitte beachten: Die Stunden für eine mit mehr als 450 Euro festangestellte pädagogische Kraft sind nicht zuwendungsfähig. Nicht berücksichtigt werden Mitarbeiterstunden in festen Kursangeboten, wie etwa musikalische Früherziehung, Musikgarten. Hinweis: Aufwandsentschädigungen für die nebenberufliche Tätigkeit in der Kinderbetreuung sind bis zu Euro jährlich steuerfrei Steuer- und Sozialversicherungspflicht für Ehrenamtliche 6

7 Kommunale Zuwendung Nach der Richtlinie ist eine kommunale Beteiligung an der Finanzierung des Mütterzentrums zwingend vorgeschrieben. Die Höhe der finanziellen Beteiligung ist nicht näher festgelegt. Eine geringe kommunale Zuwendung reicht aus, um die volle staatliche Zuwendung zu erhalten. Damit soll den Mütterzentren ein möglichst einfacher Weg für die kommunale Beteiligung eröffnet werden. Möglich ist auch ein kommunaler Anteil in Form eines geldwerten Vorteils (z. B. Mietfreiheit). Möglich ist auch eine zweckgebundene Spende einer Firma an die Kommune, die als kommunale Zuwendung an das Mütterzentrum ausgegeben wird. Kommt keine kommunale Beteiligung zustande sind die Voraussetzungen für eine staatliche Förderung nicht oder nicht mehr erfüllt. Fördermittel des Freistaats Bayern können nicht oder nicht mehr gewährt werden. Kooperation Voraussetzung für die staatliche Förderung ist die Kooperation/Zusammenarbeit mit anderen Mütterzentren und anderen Einrichtungen der Eltern- und Familienbildung und/oder der Jugendhilfe. Die Kooperationspartner, die Wirkung der Zusammenarbeit und die Erfahrungen daraus sind im Sachbericht aufzunehmen. Materialkosten Materialkosten für die Kinderbetreuung können erhoben werden. Minijob Festanstellung Nicht zuwendungsfähige Ausgaben Nicht zuwendungsfähig sind Ausgaben, die nicht unmittelbar mit dem Zuwendungszweck also dem Betrieb des Mütterzentrums zusammenhängen. Hierunter fallen beispielsweise Ausgaben für eine Rechtsschutzversicherung. 7

8 Offener Treff Der offene Treff ist das Herzstück eines Mütterzentrums. Er muss für jeden zugänglich sein, d. h. er kann unabhängig von Nationalität, Konfession und Vereinszugehörigkeit zum gegenseitigen Kenntnis- und Erfahrungsaustausch in Anspruch genommen werden. Mindestens an 10 Stunden der gesamten wöchentlichen Öffnungszeit muss ein offener Treff betreut werden. Dies bedeutet, ein/e ehrenamtliche/r Mitarbeiter/in steht insbesondere als Gesprächspartner/in für die Besucher/innen zur Verfügung. Er unterscheidet sich aufgrund des Laien- und des Selbsthilfeprinzips von persönlichen oder telefonischen Beratungsangeboten. Der Besuch ist mit keiner finanziellen Verpflichtung verbunden (im Gegensatz zu Kursangeboten) und kann ohne vorherige Anmeldung besucht werden. Es besteht auch kein Verzehrzwang! Dies sollte in allen Bekanntmachungen auch auf der Homepage, falls vorhanden deutlich hervorgehoben werden. Unter den offenen Treff fallen z. B.: Tee-, Kaffeestubenbetrieb, Themenfrühstück, Brunch, offene Stillgruppen bzw. Stillcafes, offene Eltern-Kind-Gruppen, Flohmärkte, Secondhand-Bazare (werden höchstens 2 x im Jahr berücksichtigt). Nicht unter den offenen Treff fallen z. B.: Angebote gegen Teilnehmergebühr (mit Ausschreibung und Anmeldung), wie etwa Koch-, Sprachkurse, Näh- und Strickkurse, Kurse für Schwangerschaft und Geburt, professionelle Hausaufgabenbetreuung, Nachhilfestunden, Kaffeestubenbetrieb für Senioren, Feste Secondhand-Läden, professionelle Beratungsangebote. Hinweis: Werden Aufwandsentschädigungen geleistet, kann Steuer- und Sozialversicherungspflicht entstehen. Steuer- und Sozialversicherungspflicht für Ehrenamtliche 8

9 Öffnungszeiten Das Mütterzentrum muss an mindestens 3 Tagen und mindestens 15 Stunden in der Woche für alle zugänglich und geöffnet sein und davon mindestens 10 Stunden einen offenen Treff betreuen. Zu den Öffnungszeiten zählen nicht die Zeiten für Kursangebote. Zeiten für Angebote, die gleichzeitig stattfinden, können nicht addiert werden. Richtlinie Die ab geltende Richtlinie wurde mit erläuterndem Schreiben vom allen Mütterzentren, die eine staatliche Förderung erhalten, per zugesandt. Sie kann unter pdf (auf den Seiten 58-59) abgerufen werden. Rücklagenbildung Für die staatlich geförderten Mütterzentren gelten die haushaltsrechtlichen Bestimmungen. Nach dem so gen. Überförderungsverbot darf die Zuwendung nicht höher sein, als der Unterschiedsbetrag zwischen den jährlichen Ausgaben für den Betrieb des Mütterzentrums und allen weiteren zur Verfügung stehenden Finanzierungsmittel (Eigen- und Fremdmittel einschließlich Finanzierungsbeiträge Dritter). Das Projekt Mütterzentrum darf keinen Gewinn erzielen bzw. Überschuss bilden. Es wird empfohlen, dass der Verein (nicht das Projekt Mütterzentrum) Rücklagen bildet, beispielsweise um den Betrieb des Mütterzentrums bis zur 1. Abschlagszahlung vorzufinanzieren Differenzierung Vereinsarbeit / Projektarbeit und Eigenmittel Bitte beachten: Das Projekt Mütterzentrum muss alle Einnahmen zur Finanzierung der Ausgaben einsetzen, ein Außerachtlassen von erzielten Einnahmen, zum Beispiel für zukünftige Investitionen, ist nicht möglich. 9

10 Sachbericht Auch in der Verwendungsbestätigung ist ein Sachbericht vorgesehen. Er soll folgende Angaben enthalten: Öffnungszeiten Zahl der durchschnittlichen monatlichen Besucher/ -innen Zielerreichung / Wirkung der Förderung Darstellung der Angebote des Mütterzentrums und der Erfahrungen daraus: - Café- /Teestubenbetrieb (Zahl der Besucher/ -innen und deren Erwartungen), - Zahl der ehrenamtlichen Mitarbeiter/ -innen, deren Einsatzbereich und jährliche Gesamtstundenzahl - Kinderbetreuung (zeitlicher Umfang, durchschnittliche Zahl der Kinder) - sonstige Angebote, Veranstaltungen, Initiativen (Art, Häufigkeit, Dauer, Zahl der Besucher/ -innen, Zahl der ehrenamtlichen Mitarbeiter/ -innen und deren Tätigkeit, jährliche Gesamtstundenzahl). Kooperation: Partner, Wirkung und Erfahrungen Kooperation Steuer- und Sozialversicherungspflicht für Ehrenamtliche Einnahmen aus nebenberuflichen gemeinnützigen Tätigkeiten für steuerbegünstigte Körperschaften sind bis zu 720 Euro im Jahr steuerfrei (Ehrenamtspauschale). Wird aus derselben Tätigkeit der Übungsleiterfreibetrag für Kinderbetreuung nach 3 Nr. 26 EStG gewährt (steuerfrei bis zu einem Betrag von Euro im Jahr), ist die Ehrenamtspauschale ausgeschlossen. Für unterschiedliche ehrenamtliche Tätigkeiten auch für einen Verein können die Übungsleiterpauschale und die Ehrenamtspauschale nebeneinander gewährt werden ( Anlage 7). Ob ggf. das Mütterzentrum eine pauschale Steuer z.b. nach 40 a EStG leisten muss, klären Sie bitte im Einzelfall mit dem zuständigen Finanzamt. Unter Umständen kann auch eine Sozialversicherungspflicht entstehen. Dies prüft die zuständige Krankenkasse im Einzelfall. Hinweis: Aufwandsentschädigungen werden auch auf das Arbeitslosengeld und auf die Sozialhilfe angerechnet und müssen bei den zuständigen Stellen angegeben werden. 10

11 11 Stundennachweise Anlage 3: Einzelstundennachweis Anlage 4: Stundennachweis offener Treff Anlage 5 a: Stundennachweis Kinderbetreuung offenes Konzept Anlage 5 b: Stundennachweis Kinderbetreuung feste Gruppe Verwendungsnachweis Die Verwendung der Zuwendung wird durch eine so gen. Verwendungsbestätigung (Nr. 6.2 ANBest-P) nachgewiesen. Die zweckentsprechende Verwendung der Mittel wird stichprobenweise eingehender geprüft, ggf. auch unter Anforderung von Belegen. Ein Mustervordruck für die Verwendungsbestätigung wird Ihnen mit der Mittelzuweisung übersandt. Neben der Verwendungsbestätigung einschließlich Sachbericht ( Sachbericht) ist eine Liste der ehrenamtlich tätigen MitarbeiterInnen mit den jeweils geleisteten Stunden vorzulegen, im Falle von Festanstellungen (bis 450-Euro-Jobs) auch die jeweiligen Verträge. Originalbelege (z. B. Stundennachweise, Buchführungsunterlagen, Einnahme- und Ausgabebelege) müssen Sie geordnet für eine jederzeit mögliche Prüfung bereithalten und bei Bedarf die notwendigen Auskünfte erteilen. Das Zentrum Bayern Familie und Soziales ist als Bewilligungsbehörde berechtigt, Bücher, Einzelbelege und sonstige Unterlagen anzufordern, sowie die Verwendung der Zuwendung auch unangemeldet vor Ort zu prüfen. Dies gilt auch für den Obersten Rechnungshof. Hinweis: Unterlagen für das Finanzamt müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Zuwendung Dritter Zuwendungen Dritter, insbesondere der örtlich zuständigen kommunalen Gebietskörperschaften mit anderem Förderzweck, bleiben unberücksichtigt. 11

12 Anlagen: Anlage 1: Anlage 2: Anlage 3: Anlage 4: Antrag Erklärung zum Einzelstundennachweis Einzelstundennachweis Stundennachweis offener Treff Anlage 5 a: Stundennachweis Kinderbetreuung offenes Konzept Anlage 5 b: Stundennachweis Kinderbetreuung feste Gruppe Anlage 6: Anlage 7: Verwendungsbestätigung Merkblatt zu Zahlungen für ehrenamtliche Tätigkeiten - Ehrenamtspauschale des Bayerischen Staatsministeriums für Finanzen, Landesentwicklung und Heimat Stand: Oktober 2013 Die Anlagen 1 bis 6 finden Sie im Internet unter zum Download. Anlage 7 ist auf der Seite des Finanzministeriums abrufbar unter: 12