HERZLICH WILLKOMMEN! VIVENDI PEP WORD-FORMULARDRUCK GEZEIGT ANHAND DES BEWERBERMANAGEMENTS. x-tention Informationstechnologie GmbH

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1 HERZLICH WILLKOMMEN! VIVENDI PEP WORD-FORMULARDRUCK GEZEIGT ANHAND DES BEWERBERMANAGEMENTS x-tention Informationstechnologie GmbH

2 IT with care. INHALT WORD FORMULARDRUCK Allgemeines zum Word-Formulardruck Dateiablage und Archivierung von Dokumenten Erstellen und Importieren einer Word-Vorlage Bearbeiten einer Word-Vorlage Stammdaten für den Formulardruck Word-Formulardruck NEUERUNGEN IM PEP

3 ALLGEMEINES ZUM WORD-FORMULARDRUCK SERIENBRIEF VS. FORMULARDRUCK Vorteil des Formulardrucks Dokument auch ohne Datenquelle vollständig Daten werden aus Datenbank gelesen Es stehen mehr Felder zur Verfügung als früher Durch Einsatz von XML Übernahme von größeren Datenmengen möglich Automatische Konvertierung alter Vorlagen Seriendruckverfahren steht weiterhin zur Verfügung

4 DATEIABLAGE UND ARCHIVIERUNG VON DOKUMENTEN INTEGRIEREN DER DATENBANK & ERSTELLEN DER ORDNERSTRUKTUR PEP / Extras /Dateiablage konfigurieren Datenbank: VivendiDateiArchiv

5 DATEIABLAGE UND ARCHIVIERUNG VON DOKUMENTEN ZUSAMMENHANG DER DATEIABLAGE Word-Vorlagen werden unter der erstellten Struktur abgelegt und später aufgerufen Erstellte Word-Dokumente werden in der selben Struktur abgelegt Die Word-Dokumente können einem bestimmten Mitarbeiter / Bewerber zugeordnet sein und über die Stammdaten eingesehen werden

6 ERSTELLEN UND IMPORTIEREN EINER WORD-VORLAGE IMPORTIEREN DER WORD-VORLAGE Außerhalb von Vivendi PEP Ändern des Word-Dokuments in eine Vorlage Speichern von *.docx auf *.dotx In Vivendi PEP Button Neue Vorlage erstellen in Ordnerstruktur Importieren der Word-Vorlage Hinterlegen von Eigenschaften

7 ERSTELLEN UND IMPORTIEREN EINER WORD-VORLAGE IMPORTIEREN DER WORD-VORLAGE

8 BEARBEITEN EINER WORD-VORLAGE REGISTER VIVENDI IN DER WORD-VORLAGE Öffnen der bereits importierten Word-Vorlage Bearbeiten der Vorlage -> Word-Vorlage öffnet sich Register Vivendi im Word

9 BEARBEITEN EINER WORD-VORLAGE MÖGLICHE FUNKTIONEN XML Daten importieren Felder aktualisieren Feld einfügen Steuerelement bearbeiten Felder konvertieren Optionale Abschnitte

10 BEARBEITEN EINER WORD-VORLAGE FUNKTION XML DATEN IMPORTIEREN Über diesen Button kann eine bereits existierende XML- Datei (*.xml) eingefügt werden. Beispiel- Vorlage: VM_Personal Wird über VBA gesteuert (Visual Basic Editor) Es handelt sich hierbei nicht um Vivendi-spezifische Funktionen!

11 BEARBEITEN EINER WORD-VORLAGE FUNKTION XML DATEN IMPORTIEREN

12 BEARBEITEN EINER WORD-VORLAGE FUNKTION FELDER AKTUALISIEREN Aktualisieren der Felder einer alten Vorlage (zb *.dot) Aktualisieren der verborgene Funktionalitäten hinter den Feldern

13 BEARBEITEN EINER WORD-VORLAGE FUNKTION FELDER EINFÜGEN Setzen des Cursors in der Vorlage Menü / Vivendi / Feld einfügen Button Textfeld einfügen Button Wenn Dann Leere Felder

14 BEARBEITEN EINER WORD-VORLAGE FUNKTION STEUERELEMENT BEARBEITEN Formularexport funktionierte bisher über Textfelder Ab Microsoft Word 2007 lassen sich die verwendbaren Felder mit beliebigen XML-Daten füllen, die in das Dokument eingebettet sind. Ab Microsoft Word 2013 werden zudem Wiederholungen von Mehrfachvorkommen ermöglicht

15 BEARBEITEN EINER WORD-VORLAGE FUNKTION FELDER KONVERTIEREN Vorlage enthält Seriendruckfelder Werden in XML-Felder konvertiert

16 BEARBEITEN EINER WORD-VORLAGE FUNKTION OPTIONALE ABSCHNITTE Durch Markierung werden optionale Passagen gekennzeichnet Beim Start des Dokuments können die nötigen Passagen ausgewählt werden So wird s gemacht: Word-Vorlage starten Textpassage / Absatz markieren Button Optionale Abschnitte drücken Aussagekräftigen Namen vergeben

17 BEARBEITEN EINER WORD-VORLAGE FUNKTION OPTIONALE ABSCHNITTE

18 STAMMDATEN FÜR FORMULARDRUCK BEZUG ZU STAMMDATEN Bezug zu den Stammdaten wird über Ordnerstruktur festgelegt Bezug legt fest, welche Felder in der Vorlage Verwendung finden Mögliche Bezüge Bereiche Bewerber Fortbildung Mitarbeiter Ohne Bezug

19 STAMMDATEN FÜR FORMULARDRUCK BEZUG ZU STAMMDATEN Felder, über die die Stammdaten in das Word-Dokument ausgelesen werden

20 WORD FORMULARDRUCK ANSTOßEN DES WORD-FORMULARDRUCKS IN VIVENDI Markieren eines oder mehrerer Stammdaten Klicken auf Stammdaten / Formulardruck Setzen der Parameter-Einstellungen in Ordnerstruktur Starten der Vorlage Schnellauswahl: Vorlage aufrufen Word-Dokument mit Vivendi Daten Vorschau der Daten Vornehmen von Textänderungen (keine Synchronisation)

21 WORD FORMULARDRUCK AUTOMATISCHES SPEICHERN IN DER DOKUMENTENABLAGE Voraussetzungen Setzen der Optionen für automatisches Speichern Zu finden sind die Dokumente: Dateiablage konfigurieren / Vorlagen-Auswahl-Dialog Dateiablage (Aufgaben / Dateiablage) Stammdaten (zb Bewerber / Register Dateiablage)

22 WORD FORMULARDRUCK FORMULARDRUCK MIT MEHREREN BEZÜGEN Mehrere Stammdaten werden in Vivendi ausgewählt Formulardruck wird angestoßen Einsehen der einzelnen Briefe im Word Word / Sendungen / Vorschau Ergebnisse mit Pfeil-Tasten Speichern der Dokumente

23 NEUERUNGEN IM PEP x-tention Informationstechnologie GmbH

24 NEUERUNGEN IM PEP Neuer Planungsstatus Zustimmung Zusätzliche Einstellmöglichkeiten in den Dienstplanformaten Neues Design der Kontenverwaltung Layout-Gestaltung für weitere Stammdaten möglich Prüfungen ohne zusätzlicher Bestätigungsmeldung Änderungen an der Benutzerverwaltung

25 BENUTZERVERWALTUNG GRUNDEINSTELLUNGEN DEFINIEREN

26 BENUTZERVERWALTUNG BENUTZERANLAGE BEI MITARBEITERN

27 BENUTZERVERWALTUNG ANSICHT DER NG UND PEP ROLLEN

28 BENUTZERVERWALTUNG ZUWEISUNG VON MEHREREN ROLLEN GLEICHZEITIG

29 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT DAS TEAM WÜNSCHT IHNEN EINEN SCHÖNEN TAG UND WEITERHIN VIEL SPAß AM VIVENDI DAY!