Microsoft Office 365 Brandschutzunternehmen erwartet durch Cloud-basierte Lösung Kosteneinsparung von bis zu 36 Prozent

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1 Land: Deutschland Branche: Beratungsdienstleistungn, Brandschutz Kundenprofil: hhpberlin bietet Brandschutzberatung für große Bauvorhaben rund um die Welt. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Berlin sowie weiteren Standorten in München, Hamburg, Frankfurt und Braunschweig beschäftigt 110 Mitarbeiter. Geschäftssituation: hhpberlin wollte feststellen, ob Cloud-basierte Dienste helfen könnten, langfristige Kosten zu reduzieren und gleichzeitig Wachstum und Mitarbeiterproduktivität zu unterstützen. Lösung: Das Unternehmen entschied, mit seinen Diensten auf die Cloudbasierte Microsoft Office 365-Lösung umzusteigen, einschließlich Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online und Office Professional Plus. Nutzen: Hardware- und Beratungskosten vermeiden Kosten für IT-Verwaltung und -Bereitstellung reduzieren Sicherheit und Zuverlässigkeit verbessern Lizenzierungs-Flexibilität und -Compliance verbessern Mitarbeiterausfallzeiten reduzieren Microsoft Office 365 Brandschutzunternehmen erwartet durch Cloud-basierte Lösung Kosteneinsparung von bis zu 36 Prozent Wir gehen davon aus, dass uns Office 365 dabei helfen wird, die IT- Kosten um bis zu 36 Prozent zu reduzieren. Da wir zu den ersten unserer Branche gehören, die gehostete Dienste nutzen, haben wir nicht nur einen Kostenvorteil, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil. Stefan Truthän, Chief Information Officer, hhpberlin hhpberlin ist eines der größten Brandschutz-Beratungsunternehmen weltweit. Das IT-Team hat bereits vor Markteinführung Microsoft Office 2010 und weitere 2010 Microsoft-Serveranwendungen für seine Mitarbeiter bereitgestellt und konnte so ihre tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit bedeutend effizienter und einfacher gestalten. Angesichts des steten Firmenwachstums wollte das Unternehmen prüfen, ob Cloud-basierte Dienste dabei helfen könnten, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig Wachstum und Mitarbeiterproduktivität zu unterstützen. hhpberlin nahm daher am Microsoft Office 365 Rapid Deployment Program teil, um Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online und Microsoft Lync Online zu testen. Nach einer kurzen Pilotphase entschied sich das Unternehmen, einen Office 365 Enterprise Subscription License Plan zu erwerben, der Microsoft Office Professional Plus beinhaltet und es dem Unternehmen erlaubt, lokale Microsoft-Serverlösungen in Kombination mit Cloud-basierten Diensten zu nutzen. hhpberlin erwartet, seine IT-Kosten mit Office 365 um bis zu 36 Prozent zu senken und gleichzeitig die Zuverlässigkeit zu verbessern, während das Unternehmen weiterhin wächst.

2 Mit Office 365 ändert sich das Benutzererlebnis nicht. Die Software wird eben von Microsoft gehostet was die Verwaltungslast erleichtert und Hardwareabhängigkeiten verringert. Stefan Truthän, Chief Information Officer, hhpberlin Situation hhpberlin bietet Brandschutz-Beratungsleistungen während der Entwurfs-, Bauund Betriebsphasen von Projekten, die vom Bürogebäude bis hin zu Stadien und Flughäfen reichen. Die 110 Mitarbeiter des Unternehmens sind über fünf Bürostandorte in ganz Deutschland verteilt. Seit seiner Gründung im Jahr 2000 ist hhpberlin permanent gewachsen und hat sich als eines der größten und innovativsten Brandschutz-Beratungsunternehmen zum Marktführer entwickelt. Als Beratungsdienstleister glaubt hhpberlin daran, dass seine Mitarbeiter und ihr Wissen das wichtigste Gut sind. Durch Bereitstellung von Microsoft Office 2010, Microsoft Exchange Server 2010, Microsoft SharePoint Server 2010 und Microsoft Lync Server 2010 hat das IT-Team des Unternehmens die Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit geschaffen, die Mitarbeiter benötigten, um weltweit operierende Kunden bei komplexen Projekten zu unterstützen. Mit dieser Microsoft- Plattform konnte das Unternehmen Microsoft SharePoint Workspace 2010 nutzen, um seine Lösung namens Project Center bereitzustellen. Dank dieser Lösung konnte der Umsatz seiner Fachbauleiter um 10 bis 25 Prozent gesteigert werden, indem die Zeit für die Dokumentation von Projekten reduziert wurde. Stefan Truthän, Chief Information Officer bei hhpberlin, erläutert: Die Microsoft-Plattform war entscheidend für unsere Möglichkeiten, Wissen unter den Spezialisten zu teilen, den Kundendienst ebenso wie die Projektausführung zu verbessern. Als Beleg für diesen Produktivitätsaufschwung stieg der Umsatz von hhpberlin im vergangenen Jahr um 1 Million Euro und die Projektauslastung stieg um 50 Prozent. hhpberlin reduzierte seine IT-Kosten durch Standardisierung auf eine Microsoft- Plattform, geht aber davon aus, dass seine Verwaltungs- und Hardware-Kosten angesichts des Unternehmenswachstums weiter steigen werden. Daher wollte das Unternehmen prüfen, ob Cloud-basierte Dienste dabei helfen könnten, Kosten auf lange Sicht zu reduzieren und die Zuverlässigkeit der Infrastruktur zu verbessern, dabei aber gleichzeitig Wachstum und Mitarbeiterproduktivität zu unterstützen. Da hhpberlin nur ein Rechenzentrum betreibt, war das Unternehmen außerdem an geografischer Redundanz und Backups wichtiger Projektdaten interessiert, die ein Cloudbasierter Dienst bieten könnte. hhpberlin wendete sich an Microsoft, um mehr über Microsoft Office 365 zu erfahren, der nächsten Generation der Cloudbasierten Dienste für Kommunikation und Zusammenarbeit von Microsoft. Office 365 vereint die vertraute Microsoft Office- Desktop-Suite mit Cloud-basierten Online -Versionen von Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint und Microsoft Lync. Truthän erinnert sich: Office 365 schien die einzige Lösung gehosteter Dienste zu sein, die es uns ermöglichen würde, Dienste in unserer eigenen Geschwindigkeit in die Cloud zu verschieben und gleichzeitig von allen herausragenden Fähigkeiten in Office 2010 und den Microsoft-Serverlösungen zu profitieren, die wir bereits im Einsatz hatten. Lösung hhpberlin nahm am Microsoft Office 365 Rapid Deployment Program (RDP) teil, um die Cloud-basierten Lösungen zu testen. Über das Office 365-Portal konnte das IT- Team von hhpberlin problemlos 20 Prozent seiner Mitarbeiter auf Online-Dienste umstellen. Das Pilotteam testete alle Dienste von Office 365, wozu Exchange

3 Online, SharePoint Online, Lync Online und Microsoft Office Professional Plus gehören. Mit nur ein paar Klicks stellten wir Mitarbeiter von lokalen Servern auf Office 365 um ganz ohne Ausfallzeit für unsere Mitarbeiter. Es war kein zusätzliches Training erforderlich, denn unsere Anwender waren bereits mit Microsoft Office, SharePoint, Exchange und Lync vertraut. Und wir benötigten auch keinerlei neue Hardware oder Beratung zur Unterstützung bei Bereitstellung oder Backup- und Wiederherstellungsmaßnahmen, so Truthän. Zunächst bat das Unternehmen das Pilotteam, wesentliche Geschäftsprozesse in Office 365 zu testen, die es täglich mit seinen aktuellen lokalen Microsoft-Lösungen durchführt. Das Pilotteam prüfte die folgenden Kommunikations- und Zusammenarbeitsszenarien: Durchführung von Projektausführung und Wissensvermittlung mit Microsoft OneNote 2010-Teamnotizbüchern, die in SharePoint Online gespeichert sind Offlinezugriff auf SharePoint Online-Inhalte über Microsoft SharePoint Workspace 2010 für die mobile Produktivität seiner Prüfer vor Ort Von ihren Microsoft Windows Phone 7-Geräten aus schnellere Reaktion auf Kundenanfragen durch Nutzung der - und Kalenderfähigkeiten wie Unterhaltungsansicht, Kalendervorschau und Mailbox-zu- Text-Vorschau über Exchange Online, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Outlook Web App und Microsoft Outlook Mobile Verbindung mit Kollegen über Microsoft Lync 2010 und Lync Online, und Testen von Fähigkeiten wie Präsenz und Instant Messaging, PC-zu-PC-Anrufe und Videokonferenzen. Truthän dazu: Die meisten unserer Geschäftsprozesse werden durch Microsoft Office 2010 als unsere wesentliche Mitarbeiterschnittstelle zu Exchange, SharePoint und Lync-Fähigkeiten ermöglicht. Mit Office 365 ändert sich das Benutzererlebnis nicht. Die Software wird eben von Microsoft gehostet was die Verwaltungslast erleichtert und Hardwareabhängigkeiten verringert. Selbst wenn unsere Internetverbindung für ein paar Stunden ausfällt, ist das Risiko für unser Geschäft niedrig, denn wir haben immer noch Offlinezugriff auf unsere SharePoint-Dateien in SharePoint Workspace sowie auf unsere und Kalender in Outlook. Nachdem das Unternehmen das Pilotprojekt abgeschlossen hatte, kam das IT-Team zu dem Schluss, dass Office 365 seine langfristigen Anforderungen erfüllen würde. Das Unternehmen wird seine anwendbaren Microsoft-Lizenzen von herkömmlichen Volumenlizenzen auf einen Office 365 Subscription Service Plan umstellen, der Office Professional Plus auf dem Desktop beinhaltet. Diese Lizenzgestaltung bietet hhpberlin die Flexibilität, nach seinem eigenen Plan auf die Cloud-basierten Lösungen umzusteigen, denn dieser Rahmen bietet Lizenzrechte für lokale Lösungen; das beinhaltet auch die VoIP-Bereitstellung mit dem Lync Server. hhpberlin beginnt die Umstellung, indem es die Postfächer der Pilotphase permanent nach Exchange Online verschiebt, gefolgt von den Postfächern der weiteren Mitarbeiter. Um den Nutzen aufrecht zu erhalten, den hhpberlin aus den lokalen Bereitstellungen von SharePoint Server und Lync Server in Verbindung mit seinen Cloud-basierten Diensten zieht, hat das IT- Team Microsoft Active Directory Federation Services bereitgestellt. Damit wird die Identifizierung von Anwendern über Server und Dienste hinweg gehandhabt. Truthän erklärt: Die Benutzererfahrung ist für Mit-

4 On-premises Office 365 arbeiter nahtlos, wenn sie mit Exchange Online in Verbindung mit lokalen Lösungen wie SharePoint und Lync arbeiten. Die Mitarbeiter wissen nicht, ob sie gerade in der Cloud arbeiten oder nicht; und das ist ihnen im Prinzip auch egal, solange das Ganze funktioniert. Mitarbeiter können auch weiterhin Anwesenheitsinformationen in -Nachrichten sehen und auf die funktionsreiche Visitenkarte zugreifen, um einen Chat oder ein Telefonat zu beginnen. Nutzen hhpberlin vertraut Microsoft als seinem Partner für das Hosten wichtiger Kommunikations- und Zusammenarbeitsdienste in der Cloud. Das Unternehmen geht davon aus, dass die gehostete Office 365-Lösung, die ein Abonnement für Office Professional Plus beinhaltet, ihm dabei helfen wird, seine IT-Kosten angesichts des Unternehmenswachstums zu kontrollieren. Truthän dazu: Wir gehen davon aus, dass uns Deployment Administration Software Hardware Office 365 dabei helfen wird, die IT-Kosten um bis zu 36 Prozent zu reduzieren. Da wir zu den ersten in unserer Branche gehören, die gehostete Dienste nutzen, haben wir einen Wettbewerbsvorteil sowohl aus Kostenperspektive als auch aufgrund der erweiterten Zusammenarbeitsmöglichkeiten. In seiner Analyse schloss Truthän Kosteneinschätzungen für Hardware, Software, Verwaltung und Bereitstellung in Bezug auf die Kommunikations- und Zusammenarbeitsplattform über die nächsten sechs Jahre mit ein. Hardware- und Beratungskosten vermeiden Die Experten von hhpberlin gehen davon aus, dass sie durch den Umstieg auf Office 365 Hardware- und Beratungskosten vermeiden können. Beispielsweise gab das Unternehmen in den letzten zwei Jahren etwa Euro für Hardware aus, um seine Bereitstellung von SharePoint, Exchange und Lync zu unterstützen. Durch den Umstieg des Unternehmens von einer lokalen Lösung auf Office 365 wird es Hardwarekosten für zukünftige Bereitstellungen vermeiden. Truthän erläutert: Mit dem Umstieg auf Office 365 werden unsere bestehenden Server nicht eingestellt. Die Hardware findet in unserer High-Performance-Computerumgebung eine neue Verwendung, die wir brauchen, damit Brandschutzexperten komplexe Berechnungen zu Gebäudeentwürfen durchführen können. Kosten für IT-Verwaltung und -Bereitstellung reduzieren Angesichts des jüngsten Unternehmenswachstums hatte sich der Zeitaufwand des IT-Teams für administrative Aufgaben zur Unterstützung der Desktop- und Serverumgebungen auf fast 70 Prozent seines Arbeitstags erhöht. Da der Großteil dieser administrativen Verantwortlichkeiten nun auf die gehosteten Rechenzentrumsressourcen bei Microsoft verschoben wird, geht das IT-Team von hhpberlin davon aus, dass es über 50 Prozent mehr Zeit für die Unterstützung geschäftsorientierter Projekte verfügen wird, die dem Unternehmen dabei helfen werden, sein starkes Wachstum fortzusetzen. Diese Zeiteinspa-

5 Office 365 wird uns helfen, die aktuelle Größe unseres IT-Teams beizubehalten, während unsere Mitarbeiterzahl, Bürostandorte und Kunden zunehmen Stefan Truthän, Chief Information Officer, hhpberlin rung entspricht wenigstens einem Vollzeitmitarbeiter oder Euro an jährlichen Betriebskosten. Truthän dazu: Office 365 wird uns helfen, die aktuelle Größe unseres IT-Teams beizubehalten, während unsere Mitarbeiterzahl, Bürostandorte und Kunden zunehmen. Das IT-Team hat keine Angst vor dieser Änderung. Ganz im Gegenteil sehen sie ihr positiv entgegen, denn sie wird für sie die Möglichkeiten schaffen, mehr Zeit mit der Unterstützung von Mitarbeitern und der Leitung geschäftsorientierter IT-Projekte zu verbringen. Wenn beispielsweise, nachdem hhpberlin alle Dienste online gestellt hat, ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt, erstellt der IT-Administrator ein neues Verzeichniskonto in Active Directory. Dann, mit nur einem zusätzlichen Klick, wird der Mitarbeiter mit Office 365 verbunden. Alle anderen Aktivitäten, einschließlich Sicherheit, Betriebszeit, Backup und Wiederherstellung, werden von Microsoft im Rechenzentrum verwaltet und gewartet. Dadurch, so Truthän, gewinnt mein IT- Team Zeit, um sich auf die Geschäftsaktivitäten von hhpberlin zu konzentrieren und nicht auf die Serveradministration. hhpberlin wird außerdem seine Kosten durch die Einsparung von Beratungsgebühren für die Unterstützung bei Bereitstellung, Upgrade und Patches von Software für seine lokalen Anwendungen deutlich reduzieren. Truthän erläutert: Da die Experten von Microsoft weitestgehend für unsere tägliche Wartung in der gehosteten Umgebung zuständig sind, geht hhpberlin von einer Kostenvermeidung zwischen und Euro pro Bereitstellungsprojekt aus. Sicherheit und Zuverlässigkeit verbessern Mit Office 365 profitiert hhpberlin von Premium-Antispam- und Antivirenschutz, georedundaten Rechenzentren, telefonischem IT-Support rund um die Uhr und einer finanziell gesicherten Vereinbarung zum Servicelevel mit 99,9 Prozent Verfügbarkeit. Und Truthän fügt hinzu: Wir sind zuversichtlich, dass Microsoft über die Ressourcen verfügt, unsere Daten in der Cloud zu schützen und uns mehr stabile Sicherheit und Zuverlässigkeit zu bieten, als wir selbst das könnten. Lizenzierungs-Flexibilität und -Vorschriftenkonformität verbessern Mit der Flexibilität und Verwaltung des Abonnement-basierten Lizenzmodells von Office 365 erlangt hhpberlin mehr Kontrolle über seine IT. Der nutzerabhängige monatliche Service ermöglicht es dem IT- Team, die Lizenzbestimmungen problemlos einzuhalten, indem das Abonnement entsprechend skaliert wird, wenn Mitarbeiter neu eingestellt werden oder das Unternehmen verlassen. Truthän berichtet: Auch wenn wir kein ganz so großes Unternehmen sind, war es für uns in der Vergangenheit doch eine Herausforderung, die Lizenzen zu verwalten. Durch Office 365 sind unsere Lizenzkosten vorhersagbarer und skalierbar, wenn unser Unternehmen wächst. Die Abonnementmethode pro Mitarbeiter ist ebenfalls einfach zu bezahlen ähnlich wie eine monatliche Mobilfunkrechnung. Und darüber hinaus kann unser IT-Team die Lizenzeinhaltung besser handhaben und sicherstellen, dass wir nur für die Kapazitäten und Dienste bezahlen, die wir auch brauchen. Für den Umzug seiner Lösungen auf Office 365 kann das IT-Team von hhpberlin flexiblere Bereitstellungspläne erstellen. Egal, ob das Team die Mitarbeiter nach und nach auf Cloud-Dienste wie SharePoint Online oder Lync Online umstellt oder alle auf einmal: Es kann entscheiden, sowohl gehostete Dienste als auch lokale Lösungen einzusetzen. Truthän dazu: Mit Office 365 können wir in unserem eigenen Tem-

6 Weitere Informationen Für weitere Informationen über Microsoft-Produkte und -Dienste wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Microsoft oder besuchen Sie Weitere Informationen über die Produkte und Dienstleistungen von hhpberlin erhalten Sie telefonisch unter oder im Internet unter: Microsoft Office 365 kombiniert die Cloud-Versionen unserer bewährten Kommunikations- und Zusammenarbeitsprodukte Microsoft SharePoint, Exchange und Lync mit der neuesten Version unserer Office-Desktopsuite und der begleitenden Webanwendungen für Unternehmen jeglicher Größe. Office 365 hilft, Zeit und Kosten zu sparen, und setzt wertvolle Ressourcen frei für Kernaufgaben. Die Software ist einfach in der Nutzung und Verwaltung, und ist finanziell abgesichert durch eine Vereinbarung zum Servicelevel mit 99 Prozent garantierter Verfügbarkeit. Office 365 bietet Stabilität und Sicherheit, Telefonsupport auf IT-Niveau, Georedundanz, Notfallwiederherstellung sowie Datenschutzkontrollen und -standards auf höchstem Niveau, wie Sie es von einem Dienstanbieter der Weltklasse erwarten. Weitere Informationen über Microsoft Office 365 finden Sie unter: po auf die Cloud-Dienste umsteigen. Während wir Mitarbeiter und Dienste umstellen, kann das IT-Team unsere Infrastruktur kontrollieren und das Geschäft mit den angebotenen Verwaltungsmöglichkeiten betreiben. Diese Flexibilität erlaubt es hhpberlin auch, für Lizenzen basierend auf den Jobbeschreibungen der Mitarbeiter zu bezahlen. Beispielsweise kann hhpberlin einem Praktikanten eine Lizenz mit einem weniger teuren Plan anbieten, der für seine Aufgaben ausreichend ist. Sollte der Praktikant dann fest angestellt werden, so kann das IT-Team ihn in kürzester Zeit auf denselben Unternehmensplan umstellen, den der Rest des Unternehmens für Office 365 abonniert hat. Mitarbeiterausfallzeiten reduzieren Während des Umstiegs auf Exchange Online berichtete das IT-Team von keinerlei Supportanrufen in Bezug auf Kommunikationsausfallzeiten oder Verzögerungen bei der Projektausführung. Truthän bestätigt: Software und Dienste Microsoft Office 365 Microsoft Exchange Online Microsoft Lync Online Microsoft SharePoint Online Microsoft Office Professional Plus Active Directory Federated Services Microsoft Office 2010 Microsoft Lync 2010 Microsoft OneNote 2010 Microsoft Outlook 2010 Microsoft SharePoint Workspace 2010 Da unsere Mitarbeiter dieselbe Outlook 2010-Benutzeroberfläche sehen, haben wir keine Fehler bei der -Kommunikation erlebt. Es ist entscheidend für unser Umsatzmodell und unsere IT-Strategie, dass unsere Mitarbeiter produktiv und in Kontakt mit unseren Kunden bleiben. hhpberlin vertraut auf Microsoft, sie auf dem Weg zu einer kostengünstigen Cloud-basierten Lösung zu unterstützen, die seinen Mitarbeitern dabei hilft, produktiver zu sein. Abschließend sagt Truthän: Wir vertrauen auf Microsofts Erfahrung, Ressourcen und Fähigkeiten, unsere wichtigen Kommunikations- und Zusammenarbeitsdienste sicher zu hosten. Unsere Teilnahme am Office 365 RDP-Programm machte es uns möglich, in unserer Branche eines der ersten Unternehmen zu sein, die auf Office 365 umgestiegen sind. Da innovative Technologielösungen ein starkes Verkaufsargument sind, gehen wir davon aus, mit dem Umstieg auf Office 365 einen Wettbewerbsvorteil im Markt zu erlangen. Microsoft Server-Produktportfolio Microsoft Exchange Server 2010 Microsoft SharePoint Server 2010 Microsoft Lync Server 2010