Unterschätzt, aber mit hohem Potenzial! Auftragsmanagement inklusive Rückmeldung in Facility-Management-Unternehmen

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1 Whitepaper Unterschätzt, aber mit hohem Potenzial! Auftragsmanagement inklusive Rückmeldung in Facility-Management-Unternehmen

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3 Herausforderungen für das Facility Management Als Folge der Wirtschaftskrise herrschte in den letzten Jahren in der Branche Facility Management (FM) ein großer Kostendruck mit schnelleren Ausschreibungszyklen. Die Unternehmen sahen sich damit konfrontiert, dass ihre Kunden Konditionen und Leistungen neu verhandeln wollten. Untersuchungen, Gespräche und Konferenzen mit führenden FM-Branchenexperten wie Prof. Dr.-Ing. Joachim Hohmann (Technische Universität Kaiserslautern, Fachbereich Bauingenieurwesen, Lehrgebiet Facility Management), Prof. Dr.-Ing. Ulrich Bogenstätter (Fachhochschule Mainz, University of Applied Sciences, Professor für Technisches Gebäudemanagement) und Jörg Hossenfelder (Lünendonk GmbH) sowie Mitgliedern von Arbeitskreisen der GEFMA e.v. und der facilitymanagement Fachmesse und Kongress zeigen folgende Tendenzen bei den Marktteilnehmern auf. Marktteilnehmer: FM-Unternehmen Im Bereich Kostenreduktion hat die FM-Branche in der Vergangenheit große Fortschritte erzielt. Auch wenn noch Kostenoptimierungspotenzial vorhanden ist, so beschäftigen die Branche stärker die Anforderungen an Managementleistung, die FM-Kunden an den Dienstleister stellen. Die Zeitdauer der Zusammenarbeit mit dem Kunden ist zweigeteilt. Einerseits werden die Zyklen für kleinere FM-Unternehmen immer kürzer. Andererseits wird die Partnerschaft der großen FM-Unternehmen mit ihren Kunden immer langfristiger. Die Entwicklung, dass FM-Anbieter stärker in die Abläufe der Unternehmen integriert werden, hat sich weiter intensiviert. Inzwischen decken die Anbieter eine breite Leistungspalette ab. Es ist zu erwarten, dass in Zukunft integrierte Facility-Dienstleister den Markt dominieren werden. Anforderung an Managementleistung Langfristige, partnerschaftliche Zusammenarbeit Integration Marktteilnehmer: Kundenunternehmen Aufgrund der Erfahrungen der letzten Jahre legen die Kunden der FM- Unternehmen starken Wert auf integrierte und flexible Dienstleistungen. In Anspruch genommene Leistungen müssen auch kurzfristig variiert werden können. Flexible Dienstleistungen Aareon 2012 Seite 1 von 7

4 Energieeffizienz, Nachhaltigkeit Kostendruck Energieeffizienz und Nachhaltigkeit sind für die Unternehmen keine politischen Modethemen, sondern geldwerte Anforderungen an FM-Dienstleister. Die Professionalisierung der Einkaufsabteilungen der FM-Kunden erzeugt einen immer stärker werdenden Druck auf die FM-Unternehmen. Strategien zur Zielerreichung, Service Level Agreements und Einsparpotenziale werden eingefordert. Marktteilnehmer: IT-Dienstleister Vernetzung von FM- und Kundenunternehmen, um IT-gestützte Prozesse zu optimieren FM-Unternehmen und Kundenunternehmen werden durch IT-Dienstleister stärker vernetzt. Um Kosten zu senken und die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu verbessern, rücken die elektronische Abbildung und Teilautomatisierung ausgewählter Prozesse zur Verarbeitung von Massendaten immer stärker in den Fokus. 1 Das vorliegende Whitepaper richtet sich daher an FM-Unternehmen, die ihre IT-gestützten Prozesse optimieren wollen. 1 Lünendonk-Studien 2011 und 2012 Seite 2 von 7 Aareon 2012

5 Kernprozess: Automatisierung des Auftragsmanagements inklusive Rückmeldung Die FM-Branche ist in der Regel ein Geschäft mit niedrigen Margen. Wie im Folgenden dargestellt, besitzen gerade Optimierungen in kleinteiligen Massenprozessen eine bedeutende Hebelwirkung. 2 Niedrige Margen Großes Optimierungspotenzial in kleinteiligen Massenprozessen Kernprozess: Automatisierung des Auftragsmanagements inklusive Rückmeldung (am Beispiel Rechnung) Je nach Branchenausrichtung des FM-Unternehmens (wie beispielsweise Aviation, Chemical and Pharmaceutical Industries, FMCG, Healthcare) ist die Relevanz der Kosten pro Auftrag, der Anteil externer Beauftragungen und die Notwendigkeit der internen Dokumentation unterschiedlich. Für alle Unternehmen der FM-Branche sind die Anzahl der Aufträge und die Art der Rückmeldung sehr wichtig. Bei der Rückmeldung kann es sich um eine Rechnung oder um den Nachweis einer Leistungserbringung handeln. Beiden gemeinsam ist das Problem der fehlerfreien und kostenoptimalen Massenverarbeitung. Im Hinblick auf die Bewirtschaftungstiefe sollte eine FM-Lösung sowohl interne Beauftragung und Leistungsrückmeldung, die einen höheren Stellenwert besitzt, als auch externe Auftragsvergabe mit Rechnungsstellung abdecken. Diese bildet zugleich die Basis für eine lückenlose Dokumentation, die die Haf- Kosten pro Auftrag, Anteil externe Beauftragungen, interne Dokumentation Anzahl der Aufträge, Art der Leistungsrückmeldung Bewirtschaftungstiefe Haftung 2 FORTUNA/Gegenbauer, Vortrag Papierloser Alltag in Berlin, Aareon Kongress 2012 Aareon 2012 Seite 3 von 7

6 entschärft (Verkehrssicherungs- tungsproblematik für den Auftraggeber 3 pflicht). Transparente FM-Systeme Die unabdingbare Anforderung an ein FM-System ist seine Transparenz. Diese gewährleistet, dass zu jeder Zeit Reports erstellt werden können und Auskunftsfähigkeit gegenüber allen Beteiligten möglich ist. 3 Oliver Arnemann (CEO VHB-Facility Management), Vortrag auf der facilitymanagement Fachmesse und Kongress, März 2012 Seite 4 von 7 Aareon 2012

7 Service-Portal Mareon für Facility Management Mareon für Facility Management (kurz Mareon FM) vernetzt FM-Anbieter mit Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen. Mareon FM ist eine webbasierte Cloud-Lösung, die mit gängigen Browsern bedient werden kann. Die Systemintegration in führende ERP- und Handwerkersoftwaresysteme sowie Archivsysteme ist realisiert. Sicherheit und Zuverlässigkeit garantieren eine Vielzahl von Zertifizierungen und Normierungen (unter anderem PS 880, PS 951, ISO/IEC 27001) sowie die höchste Sicherheitskategorie nach dem SigG. Vernetzung von FM-Anbietern mit Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen Webbasierte Cloud-Lösung Best Practice: Vernetzung der Wohnungswirtschaft mit ihren FM-Dienstleistern Best Practice Seit 2001 ist Mareon im Markt verfügbar und langjährig erprobt. Diese Portallösung gewährleistet dem Auftraggeber eine durchgehende Servicequalität der beauftragten Handwerker und Dienstleister. Mareon ist bundesweit bei 250 wohnungswirtschaftlichen Kunden im Einsatz und über Handwerker/Dienstleister arbeiten mit dem Portal. Hierunter befindet sich auch eine große Zahl von FM-Dienstleistern als Auftragnehmer, die heute schon von diesem immobilienwirtschaftlichen Standard profitieren. Aareon 2012 Seite 5 von 7

8 Durch einen Rollenwechsel wird das FM-Unternehmen vom Auftragnehmer zum Auftraggeber. Dabei verschiebt sich das Verhältnis der internen und externen Aufträge: Während ein Wohnungsunternehmen im Regelfall die übergroße Anzahl der Aufträge extern vergibt, erbringt ein FM-Unternehmen ca. 80 % der Leistungen selbst (hohe Bewirtschaftungstiefe) und vergibt nur ca. 20 % an externe Dienstleister. Schlankere Prozesse, Real- Time-Reports, steigende Datenqualität, Papiereinsparung Mobile Lösungen Keine Installations-, Updateund Supportkosten Fusionen Tiefe Integration in Prozesse von Kundenunternehmen Für die FM-Unternehmen führt der Einsatz von Mareon FM als Auftraggeber zu schlankeren Prozessen und durch die Real-Time-Reportfunktionen zu einer höheren und jederzeit verfügbaren Transparenz. Manuelle Eingaben werden drastisch reduziert und dadurch mögliche Fehlerquellen vermieden. In der Folge steigt die Datenqualität und eine rechnerische Prüfung entfällt. Viele Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Das spart Papier und schont die Umwelt. Für die Zukunft sind mobile Lösungen für das Auftragsmanagement und Leistungsrückmeldungen unabdingbar. Mareon FM ist für ipad und als App für das Auftragsmanagement verfügbar. Weitere Entwicklungen werden plattformunabhängig vorangetrieben. Die internen IT-Abteilungen der FM-Anbieter werden entlastet. Als webbasierte Lösung entstehen keine Hardwarekosten und keine Installations- und Update- Aufwände. Supportkosten entfallen vollständig, da der Hersteller für den reibungslosen Betrieb verantwortlich ist. Im Rahmen der Branchenentwicklung wächst durch Fusionen und Konzentrationsbewegungen einerseits und immer tiefer gehende Integration der FM- Unternehmen in die Ablaufprozesse der Kundenunternehmen andererseits der Bedarf nach einfach handhabbaren Lösungen zwischen den Systemen von FM- Anbietern und deren Kunden. Gefragt ist eine neutrale DV-Schnittstelle. Die Portallösung von Mareon managt die Überleitung in die verschiedenen DV- Systeme. Seite 6 von 7 Aareon 2012

9 Handlungsempfehlungen für FM-Unternehmen Anwender haben ihre Kernprozesse mit breit aufgestellten IT-Standardlösungen (SAP, Planon, Microsoft u. a.) realisiert. Diese haben sich bewährt. Häufig bietet eine hochintegrative Lösung für abgegrenzte, aber großvolumige Teilprozesse von spezialisierten Unternehmen weiteres Verbesserungspotenzial. Es besteht auf der Seite der angebotenen Lösungen ein großer Unterschied hinsichtlich Qualität, Datensicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Integrationstiefe. IT-Konzerne gewährleisten darüber hinaus durch ihre Unternehmensgröße und Marktdurchdringung Investitionssicherheit. Die FM-Branche entwickelt sich immer internationaler. Anbieter und deren Lösungen müssen sowohl nationale als auch internationale Anforderungen abdecken. Hochintegrative Lösung für Teilprozesse ergänzt breit aufgestellte IT-Standards optimal Kriterien bei der Lösungswahl Internationalisierung Fazit FM-Unternehmen können durch die IT-gestützte Abbildung und Teilautomatisierung ausgewählter Prozesse zur Massendatenverarbeitung Kosten senken, Qualität steigern und die Abwicklungsgeschwindigkeit erhöhen. Aareon 2012 Seite 7 von 7

10 Stand: August 2012 AAREON WE MANAGE IT FOR YOU Die Aareon AG, eine 100-prozentige Tochter der Aareal Bank AG, ist Europas führendes Beratungs- und Systemhaus für die Immobilienwirtschaft. Das Leistungsspektrum besteht aus Beratung, Software und Services. Im Fokus der Geschäftsaktivität steht die Optimierung der IT-gestützten Geschäftsprozesse bei Immobilienunternehmen und in deren Umfeld. Das ERP-Produktportfolio für effiziente Prozessgestaltung umfasst Wodis Sigma, GES und Lösungen auf Basis von SAP wie Blue Eagle Individual. Aktuelle Trends, Branchen- und Kundenanforderungen fließen stetig in die Weiterentwicklung aller Aareon-ERP-Systeme. Aareon AG Isaac-Fulda-Allee Mainz Kontakt: Mareike Baltrusch Tel.: Fax: Mareike.Baltrusch@Aareon.com