Hinweise für die verschlüsselte Kommunikation bei der VHV Verwendung des Z1-Messengers

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1 Hinweise für die verschlüsselte Kommunikation bei der VHV Verwendung des Z1-Messengers So können Sie eine verschlüsselte der VHV erkennen und entschlüsseln. 1. Ankündigung, das eine bereit liegt 2. Vergabe des persönlichen Kennworts 3. Erhalt der Nachricht und Entschlüsselung 4. Kennwort vergessen?

2 1. Ankündigung (1/1) Als Empfänger einer vertraulichen Nachricht werden Sie zunächst gebeten ein persönliches Kennwort zu vergeben Ankündigung vertrauliche Nachricht Aufforderung zur Kennwortvergabe via Link In Ihrem persönlichen -Postfach erhalten Sie eine Ankündigung (als Mail), dass für Sie eine vertrauliche Nachricht bereit liegt Sie werden aufgefordert, dem beigefügten Link zu folgen, um so Ihr persönliches Kennwort zu vergeben (dieses wird benötigt, um das zu erzeugende PDF-Dokument hiermit zu verschlüsseln) Anleitung zur Verwendung des Z1-Messenger / / 1

3 2. Kennwortvergabe (1/3) Sie erhalten im Web-Browser die Möglichkeit zur Kennworteingabe (1/3) Einmalige Vergabe des persönlichen Kennwortes Sie werden aufgefordert, ein persönliches Kennwort zu hinterlegen, welches für die Verschlüsselung verwendet werden kann Zur Vermeidung von Tippfehlern muss dieses zweifach eingegeben werden Das Kennwort muss folgende Zeichen enthalten mind. 8 Zeichen mind. 1 Buchstabe mind. 1 Ziffer Anleitung zur Verwendung des Z1-Messenger / / 2

4 2. Kennwortvergabe (2/3) Zur Wiederherstellung des Kennwortes im Falle eines Verlustes, werden Sicherheitsfragen verwendet (2/3) Einmalige Vergabe des persönlichen Kennwortes Sie werden aufgefordert, eine von sieben Sicherheitsfragen auszuwählen und diese mit einer individuellen Antwort zu erwidern Dieses ist wichtig, um im Falle eines Kennwortverlustes, Sie als Eigentümer des Kennwortes zu identifizieren und Ihnen das Kennwort wieder mitzuteilen Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass jede Mail immer wieder gelesen werden kann (sofern nicht nach Ablauf von 60 Tagen ein neues hinterlegt worden ist) Anleitung zur Verwendung des Z1-Messenger / / 3

5 2. Kennwortvergabe (3/3) Nach Erhalt der Erfolgsmeldung, werden Sie aufgefordert erneut Ihr Mailpostfach zu prüfen (3/3) Einmalige Vergabe des persönlichen Kennwortes Sie erhalten die Info, dass die Einrichtung des persönlichen Kennwortes erfolgreich verlaufen ist Ferner werden Sie darüber informiert, dass dieses Kennwort nun verwendet wird, um die eigentliche Nachricht in ein PDF-Dokument umzuwandeln, mit diesem Kennwort zu schützen und in einer weiteren Mail (Trägernachricht) an Ihre Mailadresse zuzustellen Anleitung zur Verwendung des Z1-Messenger / / 4

6 3. Erhalt der Nachricht und Entschlüsselung (1/2) Mit Hilfe einer sogenannten Trägernachricht erhalten Sie die verschlüsselte Nachricht als PDF-Anhang Mail wird als Kennwort-geschützte PDF-Datei an Sie gesendet Sie erhalten eine Mail mit allen relevanten Dateianhängen als (geschützte) PDF-Datei Die PDF-Datei kann mit einem PDF-Reader (z.b. Adobe Reader) geöffnet werden Mittels des zuvor selbst definierten Passwortes wird die Datei wieder entschlüsselt Anleitung zur Verwendung des Z1-Messenger / / 5

7 3. Erhalt der Nachricht und Entschlüsselung (2/2) Sie können nun die für Sie bestimmte Nachricht lesen, Anhänge öffnen und Antworten verfassen Empfänger entschlüsselt PDF mit dem vergebenen Kennwort Im PDF-Dokument werden im oberen Teil die Kommunikationsinformationen (Absender, Empfänger, Betreff, Datum ) angezeigt Darunter werden die ggf. mitversandten Dateianhänge angezeigt, die durch Doppelklick geöffnet werden können Der Text des Absenders steht im unteren Teil des PDF-Dokumentes Anleitung zur Verwendung des Z1-Messenger / / 6

8 4. Kennwort vergessen? (1/5) Der Link zur Kennwortwiederherstellung ist der Mail beigefügt, mit der er das verschlüsselte PDF erhalten hat Kennwort vergessen Sollten Sie das für die Verschlüsselung der Nachricht von Ihnen selbst vergebene Kennwort nicht mehr zur Verfügung haben, haben Sie die Möglichkeit dem in der Trägernachricht beigefügten Link zu folgen. Anleitung zur Verwendung des Z1-Messenger / / 7

9 4. Kennwort vergessen? (2/5) Mittels Authentifizierung wird sichergestellt, dass nur das Kennwort eines berechtigten Nutzers angezeigt wird Kennwort vergessen Zunächst muss für die Wiederherstellung des Kennwortes die Authentizität des Anfragenden überprüft werden Hierzu werden Sie gebeten, Ihre Mailadresse anzugeben, an die die verschlüsselte Nachricht gesendet worden ist Um die missbräuchliche Nutzung dieses Formulars durch einen Roboter auszuschließen, werden Sie gebeten, den eingeblendeten Sicherheitscode (CAPTCHA-Code) abzutippen Anschließend wird eine Mail an die angegebene -Adresse gesendet Anleitung zur Verwendung des Z1-Messenger / / 8

10 4. Kennwort vergessen? (3/5) Bestandteil der Authentifizierung ist der Erhalt einer Mail und die Aktivierung des darin enthaltenen Links Kennwort vergessen Nach Eingang dieser Mail müssen Sie dem angegebenen Link folgen (zur Anzeige der jeweils hinterlegten Sicherheitsfrage) Anleitung zur Verwendung des Z1-Messenger / / 9

11 4. Kennwort vergessen? (4/5) Um die Vertraulichkeit zu wahren, muss das gemeinsame Geheimnis bestätigt werden (Antwort auf Sicherheitsfrage) Kennwort vergessen Nachdem Sie sich über den per Mail zugestellten Link erneut authentifiziert haben, werden Sie gebeten, die unter 2b angegebene Antwort auf die Sicherheitsfrage einzugeben Wenn die Antwort auf die Sicherheitsfrage mit der bei der erstmaligen Kennworteingabe übereinstimmt, wird Ihnen das Passwort im Klartext angezeigt Anleitung zur Verwendung des Z1-Messenger / / 10

12 4. Kennwort vergessen? (5/5) Letztlich wird dann das Kennwort preisgegeben, mit dem das erhaltene PDF-Dokument verschlüsselt wurde Kennwort vergessen Sie können wieder alle unter diesem Kennwort empfangenen Mails öffnen Anleitung zur Verwendung des Z1-Messenger / / 11

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