Projekt kontrollieren. Projekt steuern

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1 Projekt vorbereiten Projektmanagement Projekt starten Projekt organisieren Projekt planen Projekt kontrollieren Projekt steuern Projekt beenden 1

2 Organisation von Projekten Grundsatz: damit ein Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, muss es optimal in die vorhandene Linienorganisation des Unternehmens eingebettet werden wegen der speziellen Eigenschaften eines Projektes z.b. Einmaligkeit, zeitliche Begrenzung, Interdisziplinarität, schnelle Ressourcenbildung usw. sind Projektorganisationen, andere Formen der Organisation notwendig nach DIN sind dies alle Organisationseinheiten und die dazugehörigen aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung des anstehenden Projekts Aufbauorganisation: was wird von wem gemacht Ablauforganisation: was wird wann wie gemacht alle Projektbeteiligten und alle betroffenen Stellen müssen deshalb in einem temporären Organisationsplan eingebunden werden außerdem werden die relevanten Projektgremien, die Entscheidungs- und Informationswege festgelegt Ziel: das Konfliktpotential zwischen Auftraggeber, Linie und Projekt gering halten 2

3 Linienorganisationen Ertragszentren Kostenzentrum Geschäftsbereiche Fertigung zwei Ertragszentren Vertrieb und Werke 3

4 Organisation von Projekten die Aufbauorganisation eines Projektes regelt die personelle und disziplinarische Zuordnung oder anders, was wird von wem, in welcher Verantwortlichkeit gemacht es gibt fünf Möglichkeiten für die Aufbauorganisation eines Projekts reine Projektorganisation Stabsorganisation Matrix Projektorganisation Auftragsprojektorganisation Projektmanagement in der Linie sie unterscheiden sich im Wesentlichen durch den unterschiedlichen Gebrauch von Weisungsrechten und Befugnissen fachliches Weisungsrecht Projektleiter hat die Verantwortung für alle fachlichen Entscheidungen disziplinarisches Weisungsrecht Projektleiter hat auch disziplinarische Entscheidungsgewalt dispositives Weisungsrecht Projektleiter kann Urlaub genehmigen, kann aber keine neuen Mitarbeiter einstellen 4

5 reine Projektorganisation alle Projektmitarbeiter unter einem Projektleiter mit Linienautorität der Projektleiter hat alle Weisungsund Entscheidungsbefugnisse nur bei Personalbeschaffung und Rückgliederung auf Linie angewiesen langfristige Entwicklungsprojekte effektiv problematisch bei Auflösung dann KnowHow Verlust 5

6 Stabsprojektorganisation auch Einflussprojektorganisation kein echter Projektleiter Projektkoordinator von einer Stabsstelle aus Projektmitarbeiter bleiben in der Linie Projektkoordinator nur kontrollieren und lenken Informant für Linie Entscheidungen in der Linie keine Personalversetzungen sind nötig Projektkoordinator mangelnde Befugnisse klappt bei klarer Aufgabenteilung mit geringem Konfliktpotential 6

7 Matrix Projektorganisation Mischform zwischen reiner- und Stabsprojektorganisation Projektleiter für die Dauer des Projekts außerhalb der Linie Projektmitarbeiter disziplinarisch ihrem Vorgesetzten unterstellt Projektleiter ist fachlich und für die Termine verantwortlich Abteilungsleiter verantwortlich für die fachtechnische Durchführung und Personalstellung schnelle Personalbeschaffung, bei geeigneter Qualifikation schwierige Kompetenzabgrenzung benötigt oft Schiedsgremium 7

8 ist matrixorientiert keine Doppelunterstellung von Projektmitarbeitern eigene Organisationseinheit Projektmanagement (Projektmitarbeiterstammmannschaft) Projektmanagement hat Gesamtverantwortung für das Projekt zwischen Linien- und Projektorganisation klare Zuständigkeiten, wie Auftraggeber Auftragnehmerverhältnis für Personalführung optimal, Projektmitarbeiter können sowohl im Projektmanagement als auch in der Linie organisiert sein Auftragsprojektorganisation 8

9 Projektmanagement in der Linie nicht grundsätzlich ist bei der Erledigung z.b. einer Entwicklungsaufgabe eine eigene Projektorganisation von Nöten für eine Entwicklungsaufgabe wird ein Projektleiter benannt Termine werden festgelegt und das Budget wird vorgegeben der Projektleiter ist dann oft der Laborleiter oder auch der Abteilungsleiter das Projektteam besteht dann aus den Mitarbeitern des Labors bzw. der Abteilung kleinere Entwicklungsaufgaben, wo alle für das Projekt notwendigen Mitarbeiter bereits in einer bestehenden Organisationseinheit vorhanden sind 9

10 Wahl der Organisationsform was ist die adäquate Organisationsform? große Projekte reine Projektorganisation oder Auftragsprojektorganisation kleine Projekte Projektmanagement in der Linie oder Einflussprojektorganisation mittelgroße und überbereichliche Projekte Matrixorganisation 10

11 Wechsel der Organisationsform der Projektmitarbeiterkreis ändert sich die Aufgaben in den Phasen ändern sich Nachlese Organisationsform Organisationsform wechseln ist daher selbstverständlich möglich bzw. sogar erforderlich z.b. am Ende einer Projektphase sachdienlicher Hinweis die Organisationsform stellt nur den erforderliche Rahmen für ein gelungenes Projekt wesentlich entscheidender für den Projekterfolg sind dagegen Kooperationfähigkeit Kompetenz der Projektmitarbeiter Unterstützung durch den Auftraggeber Rückhalt in der eigenen Organisation Darstellung und Durchsetzungsvermögen 11

12 Welche Gremien sollen begleiten? projektabhängig Steuerungsgremien Produktentwicklungsgruppe ChangeControlBoard Nutzergremien Planungsgremien Planungsausschuss Produktarbeitskreis Beratungsgremien Anwenderkreis Fachausschuss Kommunikationsgremien Fachausschuss Presseclub Entscheidungsgremien Lenkungsausschuss Phasenentscheidungssitzung Produktkommission projektbegleitende Gremien Aufgaben strategisches Planen und Steuern sicherstellen Informationsfluss Projektinhalte kommunizieren und darstellen gremien Entscheidungsgremien Projektleiter Projektteam Steuerungsgremien Planungsgremien Beratungsgremien Kommunikations- 12

13 Projekt vorbereiten Projektmanagement Projekt starten Projekt organisieren Projekt planen I Projekt kontrollieren Projekt steuern Projekt beenden 13

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